Poczta głosowa to system przesyłania wiadomości, który umożliwia dzwoniącym pozostawianie wiadomości głosowych, gdy nie możesz odebrać ich połączeń. W dzisiejszym pędzącym świecie poczta głosowa jest niezbędnym narzędziem komunikacji biznesowej. Ten przewodnik zawiera wszystko, co musisz wiedzieć, aby opanować pocztę głosową.
DLACZEGO POCZTA GŁOSOWA JEST TAK WAŻNA DLA FIRM?
Poczta głosowa jest nadal ważna dla firm, nawet w dobie komunikatorów i poczty e-mail. Oto kilka powodów:
Dostępność
Poczta głosowa pozwala firmom na większą elastyczność w komunikacji. Jeśli klient chce się z Tobą skontaktować po godzinach pracy lub gdy jesteś niedostępny, może zostawić wiadomość na poczcie głosowej, na którą odpowiesz po powrocie do biura.
Profesjonalizm
Profesjonalne powitanie w poczcie głosowej może pomóc w stworzeniu pozytywnego wrażenia o Twojej firmie. Pokazuje, że jesteś zorganizowany, rzetelny i zainteresowany kontaktem z klientami.
Efektywność
Poczta głosowa może pomóc firmom zaoszczędzić czas, umożliwiając dzwoniącym pozostawienie szczegółowej wiadomości. Oznacza to, że możesz skuteczniej odpowiadać na ich zapytania lub prośby, zamiast robić notatki podczas rozmowy na żywo.
Bezpieczeństwo
Wiadomości poczty głosowej można zachować do wykorzystania w przyszłości, co jest szczególnie przydatne do celów prawnych lub regulacyjnych. Ponadto system poczty głosowej może zapewnić dodatkową warstwę bezpieczeństwa poufnych informacji, ponieważ tylko upoważniony personel ma dostęp do wiadomości poczty głosowej.
Satysfakcja klienta
Poczta głosowa może pomóc firmom zapewnić lepszą obsługę klienta, zapewniając, że wiadomości nie zostaną pominięte lub zapomniane. Może to poprawić zadowolenie i lojalność klientów, ponieważ czują, że ich potrzeby są traktowane poważnie.
PODSTAWY POCZTY GŁOSOWEJ
Jak działa poczta głosowa
Gdy dzwoniący wybierze numer telefonu, a połączenie nie zostanie odebrane po określonej liczbie dzwonków, połączenie zostanie przekierowane do systemu poczty głosowej. System poczty głosowej nagrywa następnie wiadomość dzwoniącego, która jest zapisywana jako cyfrowy plik audio. Następnie system poczty głosowej powiadamia odbiorcę, że ma nową wiadomość poczty głosowej, odtwarzając dźwięk alarmu w telefonie lub wysyłając wiadomość e-mail lub SMS.
Odbiorca może następnie uzyskać dostęp do swojej wiadomości poczty głosowej, dzwoniąc na swój numer poczty głosowej lub uzyskując do niej dostęp za pośrednictwem portalu internetowego. Następnie odbiorca może odsłuchać wiadomość, a w niektórych przypadkach może mieć możliwość przekazania, usunięcia lub zapisania wiadomości.
Poczta głosowa może być hostowana w dostarczonej usłudze telefonicznej, ale może być również konfigurowana na poziomie urządzenia (smartfon lub telefon stacjonarny).
Rodzaje poczty głosowej
Zasadniczo istnieją dwa rodzaje poczty głosowej: podstawowa poczta głosowa i zaawansowana poczta głosowa.
Podstawowa poczta głosowa
Jest to najprostszy i najbardziej powszechny rodzaj systemu poczty głosowej. Pozwala dzwoniącym zostawić wiadomość dla odbiorcy, gdy nie jest on dostępny, aby odebrać telefon. Podstawowa poczta głosowa zazwyczaj obejmuje następujące funkcje:
Nagrane powitanie, które jest odtwarzane, gdy połączenie jest przekazywane do poczty głosowej.
Możliwość nagrywania i przechowywania przychodzących wiadomości głosowych.
Funkcja odtwarzania, usuwania i zapisywania wiadomości głosowych.
Możliwość zarządzania ustawieniami poczty głosowej, takimi jak powitanie poczty głosowej i numer PIN.
Zaawansowana poczta głosowa
Ten rodzaj poczty głosowej oferuje dodatkowe cechy i funkcjonalność poza podstawową pocztą głosową. Zaawansowana poczta głosowa zawiera zazwyczaj wszystkie cechy podstawowej poczty głosowej, a także:
Transkrypcja: konwertuje wiadomości głosowe na wiadomości tekstowe w celu łatwego czytania i archiwizacji.
Wizualna poczta głosowa: umożliwia użytkownikom wizualne przeglądanie poczty głosowej i zarządzanie nią, na przykład poprzez wyświetlanie wiadomości poczty głosowej jako listy wiadomości tekstowych lub wiadomości e-mail.
Grupowa poczta głosowa: umożliwia wielu użytkownikom dostęp do tej samej skrzynki poczty głosowej i zarządzanie nią.
Poczta głosowa na e-mail: przekazuje wiadomości głosowe na konto e-mail odbiorcy.
Poczta głosowa na tekst: konwertuje wiadomości głosowe na wiadomości tekstowe i wysyła je na telefon komórkowy odbiorcy.
Konkretne funkcje i możliwości systemu poczty głosowej mogą się różnić w zależności od usługodawcy i używanego systemu.
Cechy i funkcje poczty głosowej
Oto kilka typowych funkcji poczty głosowej, które można znaleźć w większości systemów poczty głosowej:
Spersonalizowane powitanie
Powitanie w poczcie głosowej to pierwsza rzecz, którą słyszy dzwoniący, gdy dociera do wiadomości poczty głosowej. Powitanie można dostosować, aby zawierało informacje o osobie lub firmie, takie jak godziny pracy lub inne ważne szczegóły.
Odtwarzanie wiadomości
Wiadomości poczty głosowej mogą być odtwarzane przez odbiorcę, aby odsłuchać wiadomość pozostawioną przez dzwoniącego.
Przekierowanie
Wiadomości poczty głosowej można przekazywać do innej osoby lub grupy w celu kontynuacji lub odpowiedzi.
Zapisywanie i usuwanie wiadomości
Wiadomości poczty głosowej można zapisać do wykorzystania w przyszłości lub usunąć po zaadresowaniu.
Powiadomienie
Systemy poczty głosowej mogą wysyłać powiadomienia do odbiorcy o otrzymaniu nowej wiadomości. Powiadomienia te mogą być wysyłane e-mailem, SMS-em lub w inny sposób.
Poczta głosowa na e-mail
Wiadomości poczty głosowej mogą zostać przepisane na tekst i wysłane do skrzynki e-mail odbiorcy w celu ułatwienia dostępu.
Systemy poczty głosowej mogą umożliwić odbiorcy sprawdzanie połączeń przed podjęciem decyzji o ich odebraniu, co może pomóc w skuteczniejszym zarządzaniu połączeniami przychodzącymi.
Czy poczta głosowa jest bezpieczna?
Bezpieczeństwo wiadomości poczty głosowej może zależeć od wielu czynników, w tym od używanego systemu poczty głosowej, jego konfiguracji i sposobu uzyskiwania dostępu do wiadomości. Istnieje kilka czynników, które mogą mieć wpływ na bezpieczeństwo poczty głosowej: ochrona hasłem, szyfrowanie, zachowanie użytkowników, zgodność i inne luki, takie jak hakowanie.
Większość systemów poczty głosowej oferuje funkcje bezpieczeństwa, które pomagają chronić wiadomości przed nieautoryzowanym dostępem. Ważne jest, aby znać te funkcje bezpieczeństwa, postępować zgodnie z najlepszymi praktykami dotyczącymi zachowań użytkowników i przestrzegać wszelkich obowiązujących przepisów w celu zapewnienia bezpieczeństwa wiadomości poczty głosowej.
ZALETY WYKORZYSTANIA POCZTY GŁOSOWEJ W BIZNESIE
Ulepszona obsługa klienta
Poczta głosowa może być ważnym narzędziem do poprawy obsługi klienta w firmie na kilka sposobów:
Dostępność: Poczta głosowa umożliwia klientom pozostawienie wiadomości poza godzinami pracy lub gdy przedstawiciel jest niedostępny. Oznacza to, że klienci nadal mogą się kontaktować i otrzymywać odpowiedzi, nawet jeśli firma jest zamknięta lub zajęta.
Personalizacja: Pocztę głosową można dostosować za pomocą powitań, opcji menu i innych funkcji, które mogą pomóc w stworzeniu spersonalizowanej obsługi dla klientów. Może to pomóc w budowaniu pozytywnych relacji z klientami i poprawie ich ogólnej satysfakcji z działalności.
Elastyczność: Dostęp do poczty głosowej można uzyskać z dowolnego miejsca, co oznacza, że przedstawiciele mogą odsłuchiwać wiadomości i odpowiadać na zapytania klientów, nawet gdy są poza biurem. Może to pomóc skrócić czas reakcji i zapewnić, że zapytania klientów nie pozostaną bez odpowiedzi.
Gromadzenie danych: Poczta głosowa może służyć do zbierania cennych danych na temat zapytań i skarg klientów, co może pomóc firmom zidentyfikować trendy i obszary wymagające poprawy.
Prowadzenie rejestrów: wiadomości poczty głosowej można nagrywać i przechowywać do wykorzystania w przyszłości, co może być przydatne do celów szkoleniowych lub rozwiązywania sporów. Może to pomóc firmom zapewnić, że zapytania i skargi klientów są odpowiednio dokumentowane i śledzone.
Obsługa wielu języków: systemy poczty głosowej można zaprogramować tak, aby oferowały opcje menu i powitania w wielu językach, co może pomóc firmom w zapewnieniu wsparcia szerszemu gronu klientów. Może to pomóc w zwiększeniu zadowolenia i lojalności klientów, a także pomóc firmom w zdobyciu nowych rynków.
Ogólnie rzecz biorąc, poczta głosowa może być ważnym narzędziem do poprawy obsługi klienta w firmie. Zapewniając klientom wygodny sposób pozostawiania wiadomości i zadawania pytań o produkty lub usługi, poczta głosowa może pomóc firmom poprawić wydajność, personalizację i elastyczność operacji obsługi klienta.
Zwiększona produktywność i wydajność
Pozwalając klientom zostawiać wiadomości poza godzinami pracy lub gdy przedstawiciele są niedostępni, poczta głosowa może pomóc zapewnić, że zapytania i skargi klientów nie zostaną pominięte lub przeoczone. Może to pomóc firmom zaoszczędzić czas i zasoby, unikając konieczności odpowiadania przez przedstawicieli na każde zapytanie w czasie rzeczywistym.
Poczta głosowa może również poprawić wydajność, usprawniając zapytania i skargi klientów. Klienci mogą zostawiać szczegółowe wiadomości, które mogą zostać przejrzane i uszeregowane pod względem ważności przez odpowiedniego przedstawiciela, co może zaoszczędzić czas i zapewnić, że zapytania klientów zostaną rozpatrzone w odpowiednim czasie.
Ponadto poczta głosowa może poprawić elastyczność i dostępność, umożliwiając przedstawicielom odsłuchiwanie wiadomości i odpowiadanie na zapytania klientów, nawet gdy są poza biurem. Może to pomóc skrócić czas reakcji i zapewnić, że zapytania klientów nie pozostaną bez odpowiedzi.
Poczta głosowa może być również wykorzystywana do zbierania cennych danych dotyczących zapytań i skarg klientów, co może pomóc firmom zidentyfikować trendy i obszary wymagające poprawy. Informacje te można wykorzystać do opracowania strategii poprawy obsługi klienta i rozwiązywania typowych problemów, co może jeszcze bardziej zwiększyć produktywność i efektywność.
Oszczędność kosztów
Poczta głosowa może obniżyć koszty dla firm na różne sposoby:
Zmniejszenie konieczności odpowiadania przez przedstawicieli na każde zapytanie w czasie rzeczywistym.
Zmniejszenie ryzyka pominiętych lub zagubionych zapytań i reklamacji klientów.
Optymalizując operacje obsługi klienta, firmy mogą obniżyć koszty i skuteczniej realizować swoje cele.
ALTERNATYWY DLA POCZTY GŁOSOWEJ
Usługa odpowiadania na żywo
Usługi odpowiadania na żywo umożliwiają firmom zapewnienie bardziej spersonalizowanego i ludzkiego podejścia do operacji obsługi klienta. Zamiast zostawiać wiadomość na maszynie, klienci są witani przez żywego przedstawiciela, który może pomóc im w zapytaniu lub reklamacji.
Gdy połączenie nie może zostać odebrane przez pracowników Twojej firmy, zostaje ono przekierowane do zewnętrznej usługi call center, gdzie połączenie odbierze agent. Rozmowa może zostać nagrana lub agent wyśle Ci e-mail z powiadomieniem i szczegółami.
Należy jednak zauważyć, że usługi odpowiadania na żywo są droższe niż poczta głosowa, ponieważ wymagają usług przedstawiciela na żywo. Ponadto mogą nie być odpowiednie dla wszystkich firm, zwłaszcza tych o dużej liczbie połączeń lub ograniczonych zasobach.
Wirtualny recepcjonista
Wirtualny recepcjonista to kolejna alternatywa dla poczty głosowej w biznesie, która oferuje wiele korzyści. Wirtualny recepcjonista to program, który wykorzystuje sztuczną inteligencję (AI) i przetwarzanie języka naturalnego (NLP) do interakcji z klientami w spersonalizowany i responsywny sposób, dostępny 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.
Podobnie jak automatyczna sekretarka na żywo, może zapewnić bardziej spersonalizowany i profesjonalny kontakt z operacjami obsługi klienta. Klienci są witani przez wirtualnego recepcjonistę, który w czasie rzeczywistym może pomóc im w zapytaniu lub reklamacji. Wirtualnego recepcjonistę można również zaprogramować tak, aby używał odpowiedniego tonu i języka, aby odzwierciedlić markę i wartości firmy, jeszcze bardziej zwiększając profesjonalizm firmy.
Chatbot
Chatbot to program oparty na sztucznej inteligencji, który może komunikować się z klientami za pośrednictwem platform komunikacyjnych lub stron internetowych. Chatboty są zaprojektowane tak, aby odpowiadać na typowe zapytania klientów i mogą zapewniać szybkie, zautomatyzowane odpowiedzi na zapytania klientów.
Jedną z zalet korzystania z chatbota jako alternatywy dla poczty głosowej jest to, że może on zapewnić natychmiastową odpowiedź na zapytania klientów, bez konieczności oczekiwania na odpowiedź.
Pamiętaj, że może to nie być przydatne dla Twojej firmy, zwłaszcza jeśli ma złożone lub specjalistyczne zapytania i skargi klientów. Ponadto chatbotom może brakować ludzkiego podejścia i empatii, które preferują niektórzy klienci podczas interakcji z firmą.
Wiadomości SMS
SMS (Short Message Service) umożliwia firmom komunikowanie się z klientami za pomocą wiadomości tekstowych, co dla niektórych klientów może być wygodniejszą i wydajniejszą metodą komunikacji.
Jedną z zalet korzystania z SMS-ów jako alternatywy dla poczty głosowej jest możliwość szybkiej, spersonalizowanej i natychmiastowej komunikacji z klientami. Klienci mogą odbierać wiadomości i odpowiadać na nie na swoich urządzeniach mobilnych, co ułatwia im komunikację z firmą w podróży.
Jednak SMS-y mogą nie być najlepszą opcją w przypadku złożonych lub delikatnych problemów, które wymagają bardziej dogłębnej komunikacji. Ponadto niektórzy klienci mogą preferować komunikację głosową zamiast wiadomości tekstowych.
JAK SKONFIGUROWAĆ POCZTĘ GŁOSOWĄ DLA TWOJEJ FIRMY
Wybór dostawcy usługi poczty głosowej
Wybór dostawcy usług poczty głosowej dla Twojej firmy wymaga starannego rozważenia kilku czynników. Oto kilka kluczowych kwestii, które pomogą Ci podjąć świadomą decyzję:
Cechy i funkcje
Określ cechy i funkcje, których potrzebujesz dla swojej firmy. Poszukaj dostawcy, który oferuje konfigurowalne powitania, przekazywanie połączeń, transkrypcję i integrację z innymi kanałami komunikacji.
Niezawodność
Wybierz dostawcę z niezawodną infrastrukturą i gwarancją dostępności, aby mieć pewność, że Twoja usługa poczty głosowej jest zawsze dostępna dla Twoich klientów.
Bezpieczeństwo
Wybierz dostawcę, dla którego priorytetem jest bezpieczeństwo danych i zgodność z odpowiednimi przepisami, takimi jak RODO, HIPAA i PCI DSS.
Cennik
Oceń plany cenowe i opcje, aby upewnić się, że otrzymujesz najlepszą wartość dla swojej inwestycji.
Obsługa klienta
Poszukaj dostawcy, który oferuje elastyczną i kompetentną obsługę klienta, która pomoże Ci rozwiązać problemy i zoptymalizować usługę poczty głosowej.
Interfejs użytkownika
Oceń interfejs użytkownika dostawcy i łatwość obsługi, aby upewnić się, że możesz łatwo zarządzać i dostosowywać usługę poczty głosowej.
Integracja
Zastanów się, czy dostawca oferuje integrację z istniejącymi kanałami komunikacji i aplikacjami w celu usprawnienia operacji biznesowych.
Konfigurowanie systemu poczty głosowej
Skonfigurowanie systemu poczty głosowej jest ważnym krokiem w zapewnieniu, że działa on optymalnie i zapewnia najlepszą możliwą obsługę dla Twoich klientów. Pamiętaj, że proces może się różnić w zależności od telefonu i operatora. Instrukcje znajdziesz w instrukcji obsługi telefonu lub na stronie internetowej operatora.
Wykonując poniższe czynności, możesz skonfigurować system poczty głosowej, aby zapewnić bezproblemową i profesjonalną obsługę dzwoniącym oraz usprawnić komunikację z klientami:
Skonfiguruj powitanie: Stwórz profesjonalne powitanie, które powita dzwoniących i zachęci ich do pozostawienia wiadomości. Możesz również dołączyć ważne informacje, takie jak godziny pracy, adres URL witryny i dane kontaktowe.
Dostosuj ustawienia poczty głosowej: określ sposób działania systemu poczty głosowej, w tym opcje takie jak przekazywanie połączeń, powiadomienia o wiadomościach i zasady przechowywania wiadomości.
Włącz transkrypcję: jeśli to możliwe, włącz transkrypcję poczty głosowej, aby automatycznie konwertować wiadomości głosowe na format tekstowy w celu łatwiejszego przeglądania i porządkowania.
Przetestuj swój system poczty głosowej: Przetestuj swój system poczty głosowej, zostawiając wiadomość dla siebie i sprawdzając jakość i dokładność wiadomości.
Aktualizuj powitanie w poczcie głosowej: Regularnie aktualizuj powitanie w poczcie głosowej, aby odzwierciedlało zmiany godzin pracy, usług lub informacji kontaktowych.
Monitoruj swój system poczty głosowej: Regularnie monitoruj system poczty głosowej, aby upewnić się, że działa prawidłowo i rozwiązywać wszelkie problemy techniczne lub skargi klientów.
Konfigurowanie poczty głosowej na telefonie z Androidem to prosty proces. Dokładne kroki mogą się różnić w zależności od marki i modelu telefonu z Androidem, a także operatora sieci komórkowej. Jeśli napotkasz jakiekolwiek problemy, możesz zapoznać się z instrukcją obsługi telefonu lub skontaktować się z obsługą klienta swojego operatora w celu uzyskania pomocy.
Oto ogólne kroki, które należy wykonać:
Otwórz aplikację Telefon.
Stuknij w przycisk klawiatury.
Naciśnij i przytrzymaj numer jeden, aby połączyć się z usługą poczty głosowej.
Jeśli Twoja poczta głosowa jest już skonfigurowana, zostaniesz poproszony o podanie kodu PIN. Możesz go zresetować, jeśli go zapomniałeś.
Jeśli nie masz skonfigurowanej poczty głosowej, usłyszysz komunikat „Na karcie nie ma zapisanego numeru poczty głosowej”.
Postępuj zgodnie z instrukcjami, aby skonfigurować pocztę głosową.
Odłożyć słuchawkę.
Ponownie naciśnij i przytrzymaj numer jeden. Wpisz Twój kod PIN. Gotowe!
Uwaga: Jeśli nigdy wcześniej nie konfigurowałeś poczty głosowej, może być konieczne jej aktywowanie przez wykonanie połączenia do operatora telefonicznego.
Jak skonfigurować pocztę głosową na iOS
Konfigurowanie poczty głosowej na urządzeniu z systemem iOS, takim jak iPhone lub iPad, to prosty proces. Dokładne kroki mogą się różnić w zależności od używanej wersji systemu iOS, a także operatora sieci bezprzewodowej. Jeśli napotkasz jakiekolwiek problemy, możesz zapoznać się z instrukcją obsługi systemu iOS lub skontaktować się z obsługą klienta swojego operatora w celu uzyskania pomocy. Oto ogólne kroki, które należy wykonać:
Na ekranie głównym nawiguj: Aplikacja telefonu > Poczta głosowa (prawy dolny róg) -> Jeśli przełączysz się na iPhone’a, możesz zostać przekierowany do automatycznego systemu poczty głosowej. Jeśli tak, postępuj zgodnie z instrukcjami głosowymi. Jeśli się nie powiedzie, możesz wybrać *86, aby skonfigurować ręcznie.
Stuknij Skonfiguruj teraz -> Jeśli wyskakujące okienko „Skonfiguruj teraz” nie pojawi się, Twoja poczta głosowa została już skonfigurowana. Po prostu stuknij Powitanie w lewym górnym rogu ekranu poczty głosowej i rozpocznij od kroku 6.
Wprowadź hasło, a następnie dotknij Gotowe -> Hasło musi mieć długość od 4 do 6 cyfr.
Ponownie wprowadź hasło, a następnie stuknij Gotowe
Stuknij Niestandardowe, aby nagrać powitanie -> Aby użyć domyślnego powitania Verizon, stuknij (zaznacz) Domyślne.
Stuknij Nagraj, aby rozpocząć.
Po zakończeniu stuknij Zatrzymaj.
Aby zakończyć, dotknij „Gotowe” lub „Zapisz”.
Uwaga: Jeśli nigdy wcześniej nie konfigurowałeś poczty głosowej, może być konieczne jej aktywowanie przez wykonanie połączenia do operatora telefonicznego.
NAJLEPSZE PRAKTYKI KORZYSTANIA Z POCZTY GŁOSOWEJ W BIZNESIE
Mów krótko i zwięźle
Ważne jest, aby powitanie w poczcie głosowej było krótkie i proste w biznesie. Powitanie w poczcie głosowej jest często pierwszym punktem kontaktu klienta z firmą, a długie, zawiłe powitanie może wywrzeć negatywne wrażenie.
Krótkie i na temat powitanie może pomóc upewnić się, że dzwoniący otrzymają wyraźną wiadomość i będą mogli szybko zostawić wiadomość, jeśli zajdzie taka potrzeba. Proste powitanie może również pomóc w przekazaniu profesjonalizmu i skuteczności, które mogą być ważnymi czynnikami w budowaniu zaufania i pewności wśród klientów.
Ponadto zwięzłe powitanie w poczcie głosowej może pomóc zaoszczędzić czas i zwiększyć produktywność, ponieważ osoby dzwoniące są mniej sfrustrowane lub zdezorientowane długą wiadomością.
Bądź profesjonalny i uprzejmy
Profesjonalne i uprzejme powitanie może pomóc wywrzeć pozytywne wrażenie i zbudować zaufanie klientów.
Podczas nagrywania powitania poczty głosowej upewnij się, że mówisz wyraźnie i wymawiasz słowa. Używaj przyjaznego i zachęcającego tonu głosu. Unikaj używania slangu lub nieformalnego języka i upewnij się, że powitanie jest wolne od hałasu w tle lub elementów rozpraszających uwagę.
Oprócz profesjonalizmu i uprzejmości ważne jest również, aby powitanie w poczcie głosowej było zwięzłe i na temat.
Podaj jasne instrukcje i odpowiednie informacje
Celem powitania w poczcie głosowej jest poinformowanie dzwoniącego, że osoba, z którą próbują się połączyć, jest niedostępna oraz przekazanie instrukcji, jak postępować.
Jasne i zwięzłe powitanie może zaoszczędzić czas i zapobiec frustracji zarówno dzwoniącego, jak i odbiorcy. Ważne jest, aby podać informacje, takie jak nazwa firmy lub organizacji, nazwisko osoby, z którą dzwoniący próbuje się skontaktować, oraz wszelkie inne istotne szczegóły, takie jak godziny pracy lub alternatywne metody kontaktu.
Ponadto ważne jest, aby podać jasne instrukcje, jak zostawić wiadomość, w tym zachęty dla dzwoniącego, aby mówił wyraźnie i zostawił swoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe. Zapewni to, że odbiorca będzie mógł łatwo uzyskać dostęp do wiadomości i odpowiedzieć na nią, poprawiając komunikację i ogólną wydajność w biznesie.
Szybko odpowiadaj na wiadomości poczty głosowej
Kiedy klient lub klientka zostawia wiadomość, oczekuje, że otrzyma odpowiedź w odpowiednim czasie. Opóźnione odpowiedzi mogą sprawiać wrażenie słabej obsługi klienta i mogą powodować frustrację lub niezadowolenie.
Dlatego kluczowe jest ustanowienie systemu regularnego sprawdzania wiadomości poczty głosowej i szybkiego odpowiadania na nie. Można to osiągnąć poprzez wyznaczenie osoby lub zespołu do zarządzania wiadomościami poczty głosowej i ustanowienie protokołu odpowiadania na wiadomości w określonych ramach czasowych.
W ten sposób firmy mogą wykazać swoje zaangażowanie w zapewnienie wysokiej jakości obsługi klienta i poprawić swoją reputację wśród klientów.
Korzystaj z poczty głosowej do komunikacji po godzinach pracy
Używanie poczty głosowej do komunikacji poza godzinami pracy może być przydatną praktyką dla firm. Pozwala klientom zostawiać wiadomości i zapytania nawet po godzinach pracy, co może prowadzić do poprawy zadowolenia klientów. Można to zrobić, umieszczając wiadomość na stronie internetowej firmy, w książce telefonicznej lub w samym powitaniu poczty głosowej.
Należy jednak upewnić się, że powitanie poczty głosowej wyraźnie określa godziny pracy oraz że czas odpowiedzi może być opóźniony poza godzinami pracy. Ważne jest również, aby firmy regularnie sprawdzały wiadomości poczty głosowej po godzinach pracy i odpowiadały na nie niezwłocznie w godzinach pracy, aby utrzymać wysoki poziom obsługi klienta.
PRZYKŁADY I SZABLONY POCZTY GŁOSOWEJ
Przykładowe powitania poczty głosowej dla różnych scenariuszy
Dostosowanie powitania poczty głosowej do różnych scenariuszy to ważny aspekt skutecznej komunikacji w biznesie. Pokazuje, że jesteś profesjonalny, uprzejmy i zwracasz uwagę na potrzeby swoich rozmówców. Dostosowując powitanie do konkretnej sytuacji, możesz mieć pewność, że przekażesz odpowiednie informacje, nadasz odpowiedni ton i stworzysz odpowiedni wizerunek swojej firmy.
Jesteś na urlopie
Na przykład, jeśli nie ma Cię w biurze na wakacjach, powitanie w poczcie głosowej powinno zawierać informację o Twojej nieobecności i informację, kiedy wrócisz.
„Cześć, tu [twoje imię] z [nazwa firmy]. Obecnie jestem poza biurem i korzystam z bardzo potrzebnego czasu wolnego. Wrócę [wstaw datę]. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, skontaktuj się z [nazwisko i numer telefonu osoby, która może im pomóc]. W przeciwnym razie zostaw swoje nazwisko, numer telefonu i krótką wiadomość, a ja oddzwonię po powrocie. Dzięki, że zadzwoniłeś”.
Jesteś w trakcie rozmowy lub spotkania
Z drugiej strony, jeśli jesteś na spotkaniu lub rozmawiasz i nie możesz odebrać telefonu, Twoja poczta głosowa powinna informować, że nie jesteś w tej chwili dostępny, ale oddzwonisz tak szybko, jak to możliwe.
„Cześć, tu [twoje imię] z [nazwa firmy]. Obecnie nie mogę odebrać połączenia. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, skontaktuj się z [nazwisko i numer telefonu osoby, która może im pomóc]. W przeciwnym razie zostaw swoje nazwisko, numer telefonu i krótką wiadomość, a ja oddzwonię tak szybko, jak to możliwe. Dzięki, że zadzwoniłeś”.
Powitanie w standardowych godzinach pracy
„Witaj, dodzwoniłeś się do [nazwa firmy]. Nasze biuro jest obecnie otwarte i jesteśmy do Twojej dyspozycji. Zostaw swoje imię i nazwisko, numer telefonu i krótką wiadomość, a my skontaktujemy się z Tobą tak szybko, jak to możliwe. Dzięki, że zadzwoniłeś.”
Powitanie po godzinach
„Dziękujemy za telefon [nazwa firmy]. Nasze biuro jest obecnie zamknięte. Nasze godziny pracy to [wstaw godziny], od poniedziałku do piątku. Zostaw swoje imię i nazwisko, numer telefonu i krótką wiadomość, a oddzwonimy w następnym dniu roboczym. Dzięki, że zadzwoniłeś”.
Spersonalizowane powitanie
„Cześć, tu [twoje imię] z [nazwa firmy]. W tej chwili nie mogę odebrać telefonu, ale chętnie się z Tobą skontaktuję. Zostaw swoje imię i nazwisko, numer telefonu oraz przyczynę połączenia, a ja skontaktuję się z Tobą tak szybko, jak to możliwe. Dzięki, że zadzwoniłeś”.
We wszystkich przypadkach dzwoniący otrzymuje jasne i istotne informacje, które mogą pomóc zmniejszyć frustrację i poprawić ogólne wrażenia z kontaktu z Twoją firmą.
Co więcej, dostosowanie powitania w poczcie głosowej do różnych scenariuszy może również pomóc w stworzeniu odpowiedniego wizerunku Twojej firmy. Profesjonalne i uprzejme powitanie może wywrzeć pozytywne wrażenie na dzwoniących i pomóc w budowaniu zaufania i wiarygodności. Z drugiej strony nieprofesjonalne lub mylące powitanie może wywrzeć negatywne wrażenie i zaszkodzić Twojej reputacji.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, dlaczego warto używać powitań w poczcie głosowej w Twojej firmie i jak najlepiej je nagrywać, po prostu kliknij w ten link. Poznasz 8 przydatnych przykładów powitań poczty głosowej dla różnych scenariuszy.
Szablony poczty głosowej dla różnych branż
Stworzenie profesjonalnego powitania w poczcie głosowej jest ważne dla firm we wszystkich branżach. Oto kilka przykładowych szablonów poczty głosowej dla różnych branż:
Branża medyczna
„Witam, dodzwoniłeś się do poczty głosowej (Imię), pracownika służby zdrowia pod adresem (Nazwa kliniki/szpitala). Obecnie nie ma mnie przy biurku, ale zostaw wiadomość ze swoim imieniem i nazwiskiem, danymi kontaktowymi i powodem połączenia, a skontaktuję się z Tobą tak szybko, jak to możliwe. Jeśli to nagły wypadek, proszę odłożyć słuchawkę i zadzwonić pod numer 911”.
Branża prawnicza
„Dziękujemy za telefon (nazwa kancelarii). Tu (imię), prawnik w firmie. Nie mogę teraz odebrać telefonu, ale proszę zostawić wiadomość z nazwiskiem, danymi kontaktowymi i krótkim opisem sprawy prawnej, a oddzwonię tak szybko, jak to możliwe. Dziękuję.”
Branża nieruchomości
„Witam, dodzwoniłeś się do poczty głosowej (imię), agenta nieruchomości z (nazwa agencji). W tej chwili nie mogę odebrać telefonu, ale proszę zostawić szczegółową wiadomość z imieniem i nazwiskiem, numerem telefonu oraz wszelkimi pytaniami lub wątpliwościami. Oddzwonię niezwłocznie. Dziękuję za zainteresowanie.”
Branża finansowa
„Dziękujemy za telefon (nazwa firmy). To jest (Imię), doradca finansowy w firmie. W tej chwili jestem niedostępny, ale proszę zostaw wiadomość z imieniem i nazwiskiem, numerem telefonu oraz krótkim opisem swoich potrzeb finansowych lub pytań. Oddzwonię tak szybko, jak to możliwe. Dziękujemy za wybranie (nazwa firmy)”.
Branża technologiczna
„Witaj, dodzwoniłeś się do poczty głosowej (Nazwa), specjalisty pomocy technicznej w (Nazwa firmy). W tej chwili nie mogę odebrać telefonu, ale zostaw wiadomość ze swoim imieniem i nazwiskiem, danymi kontaktowymi oraz krótkim opisem problemu technicznego lub pytania, a oddzwonię tak szybko, jak to możliwe. Dziękuję.”
Ważne jest, aby dostosować powitanie poczty głosowej do swojej branży i rodzaju odbieranych połączeń. Korzystając z profesjonalnego szablonu poczty głosowej, możesz mieć pewność, że dzwoniący otrzymają niezbędne informacje i poczują się pewnie zostawiając wiadomość.
Szablony poczty głosowej dla różnych działów
Ważne może być również posiadanie szablonów poczty głosowej dla różnych działów w firmie. Każdy dział może mieć unikalne potrzeby lub problemy, które należy uwzględnić w powitaniu poczty głosowej.
Spójrzmy na przykład firmy programistycznej:
Ogólne powitanie poczty głosowej firmy programistycznej
„Dziękujemy za telefon (nazwa firmy). Przykro nam, że przegapiliśmy Twój telefon. Nasz zespół jest obecnie zajęty obsługą innych klientów. Zostaw wiadomość ze swoim imieniem i nazwiskiem, numerem telefonu i powodem rozmowy, a my oddzwonimy tak szybko, jak to możliwe. Dziękujemy.”
Powitanie poczty głosowej działu sprzedaży
„Dziękujemy za telefon do działu sprzedaży pod adresem (nazwa firmy). Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o naszych rozwiązaniach programowych, zostaw szczegółową wiadomość ze swoim imieniem i nazwiskiem, numerem telefonu oraz powodem rozmowy. Jeden z naszych przedstawicieli handlowych wkrótce się z Tobą skontaktuje. Dziękujemy.”
Powitanie poczty głosowej pomocy technicznej
„Witaj, skontaktowałeś się z zespołem pomocy technicznej pod adresem (nazwa firmy). Nasi technicy pomagają obecnie innym klientom. Jeśli masz problemy techniczne z naszym oprogramowaniem, zostaw wiadomość ze swoim imieniem i nazwiskiem, numerem telefonu oraz szczegółowym opisem napotkanego problemu. Skontaktujemy się z Tobą tak szybko, jak to możliwe, aby Ci pomóc. Dziękujemy.”
Powitanie poczty głosowej obsługi klienta
„Dziękujemy za telefon (nazwa firmy) do działu obsługi klienta. Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości dotyczące naszego oprogramowania, zostaw wiadomość z imieniem i nazwiskiem, numerem telefonu oraz szczegółowym opisem zapytania. Nasz zespół obsługi klienta skontaktuje się z Tobą tak szybko, jak to możliwe, aby Ci pomóc. Dziękujemy.”
Powitanie poczty głosowej działu marketingu
„Witam, dodzwoniłeś się do działu marketingu pod adresem (nazwa firmy). Jeśli jesteś członkiem prasy lub chcesz zapytać o nasze działania marketingowe, zostaw wiadomość ze swoim imieniem i nazwiskiem, numerem telefonu i powodem rozmowy. Jeden z naszych przedstawicieli ds. marketingu wkrótce się z Tobą skontaktuje. Dziękuję.”
Dostosowując szablony poczty głosowej do potrzeb każdego działu, firmy mogą zapewnić swoim klientom najbardziej odpowiednie i pomocne informacje, co może poprawić ich zadowolenie i utrzymanie. Ponadto posiadanie standardowych szablonów poczty głosowej dla każdego działu może pomóc w zapewnieniu spójności w przekazywaniu wiadomości i promowaniu marki w całej organizacji.
JAK SKONFIGUROWAĆ POCZTĘ GŁOSOWĄ VOIPSTUDIO
VoIPstudio oferuje łatwą i szybką w konfiguracji usługę poczty głosowej z poziomu aplikacji desktopowej lub pulpitu użytkownika. Po prostu kliknij Ustawienia -> Poczta głosowa.
Posiada wiele zaawansowanych funkcji, wśród których wyróżnia się:
Umożliwia dostosowanie czasu dzwonienia przed uruchomieniem poczty głosowej.
Możesz także dostosować lokalizację poczty głosowej za pomocą nagranej wcześniej wiadomości, funkcji zamiany tekstu na mowę lub nagrać lokalizację w drodze.
Umożliwia wysyłanie powiadomień e-mail na jeden lub więcej adresów e-mail. Ten e-mail będzie zawierał szczegóły rozmowy, plik MP3 z nagraniem i transkrypcję na tekst.
Możesz uzyskać dostęp do poczty głosowej z aplikacji VoIPstudio ze zdalnym dostępem do poczty głosowej.
Konfiguracje według godzin pracy: umożliwia skonfigurowanie aktywacji poczty głosowej poza godzinami pracy (np. wiadomość głosowa informująca o godzinach pracy) oraz wykonywanie połączeń, których nie można odebrać w godzinach pracy, przechodzenie do inna skrzynka pocztowa.
Interaktywna skrzynka pocztowa IVR. Użytkownik może wybrać pomiędzy różnymi opcjami przed pozostawieniem wiadomości.
Dostęp do poczty głosowej przez API
VoIPstudio posiada REST-API dostępne dla wszystkich swoich klientów. Dzięki temu możesz wchodzić w interakcje z różnymi funkcjami centrali. Poczta głosowa nie jest wyjątkiem. API pozwala np. automatycznie aktualizować rekordy klientów w Twoim CRM.
Jeśli Twoja firma specjalizuje się w incydentach, a klient zostawi wiadomość na poczcie głosowej z nowym problemem, CRM może zaktualizować plik klienta o pozostawioną przez niego wiadomość głosową. Lub jeśli ten klient ma przydzielonego technika, możesz wysłać mu automatyczne powiadomienie z dźwiękiem poczty głosowej i transkrypcją na tekst.
Skonfiguruj automatyzację poczty głosowej za pomocą Zapier
Inną opcją byłoby użycie Zapier do łatwej automatyzacji po otrzymaniu nowej wiadomości. Wystarczy użyć wyzwalacza „Nowa poczta głosowa”.
Jeśli potrzebujesz pomocy w skonfigurowaniu poczty głosowej na swoim koncie VoIPstudio, skontaktuj się z naszym działem wsparcia. Chętnie odpowiedzą na Twoje zapytanie.
