W dobie mediów społecznościowych i natychmiastowej łączności wyłączenie usługi poczty głosowej może być kuszące. W końcu, kiedy klienci mogą kontaktować się z Tobą na Twitterze lub Facebooku who needs voicemail, prawda? Błąd!
Nawet jeśli oferujesz wszystkie te opcje, wielu klientów nadal woli do Ciebie dzwonić. Podczas gdy starasz się zapewnić najlepszą obsługę klienta, będziesz mieć sytuacje, w których nie będziesz mógł odebrać telefonu. Jeśli nie masz profesjonalnego powitania w poczcie głosowej, dzwoniący po prostu się rozłączą. Większość z nich nie zawraca sobie głowy oddzwonieniem i jest bardziej prawdopodobnie zadzwoni do Twojego konkurenta.
Przy odrobinie czasu i wysiłku możesz obrócić tę sytuację na swoją korzyść i wykorzystać ją jako okazję do kultywowania relacji z potencjalnymi klientami.
Przeznaczenie powitań w poczcie głosowej
Kiedy ostatnio aktualizowałeś powitanie w firmowej poczcie głosowej? Właściciele firm nie myślą o tym, chyba że stanie się to problemem. Oto szybki sposób sprawdzenia, czy Twoje obecne powitanie spełnia swoje zadanie:
- Dowiedz się, ile połączeń otrzymujesz regularnie (dziennie lub co tydzień), gdy dzwoniący nie mogą porozmawiać z pracownikiem lub rozłączyć się z powodu długiego czasu oczekiwania
- Śledź, ile wiadomości poczty głosowej pozostawili dzwoniący pod Twoimi numerami
Jeśli otrzymujesz 10 nieodebranych połączeń dziennie i tylko 2 dzwoniących zostawi wiadomość, oznacza to, że Twoje obecne powitanie nie spełnia swojego zadania. Twoim celem jest upewnienie się, że klienci zostawiają swoje dane kontaktowe, abyś mógł do nich oddzwonić. Z perspektywy klienta pozostawienie wiadomości na poczcie głosowej z pewnością nie jest idealne, ale jest lepsze niż frustracja związana z brakiem wiedzy, kiedy i jak należy ponownie skontaktować się z firmą.
Dobre powitanie w biznesowej poczcie głosowej wywiera pozytywne wrażenie na kliencie, niezależnie od tego, czy dzwoni do Twojej firmy po raz pierwszy, czy piętnasty.
Co umieścić w biznesowej poczcie głosowej
Musisz podać przynajmniej imię i nazwisko osoby lub działu oraz nazwę firmy, aby rozmówca wiedział, że dodzwonił się we właściwe miejsce. Możesz podać powód, dla którego nie odbierasz telefonu, np. jesteś poza biurem lub że wszyscy Twoi przedstawiciele obsługi są zajęci klientami. Zdecydowanie powinieneś przeprosić, że nie możesz od razu z nimi porozmawiać .
W zależności od rodzaju powitania, którego używasz, możesz także dołączyć informacje takie jak:
- Godziny pracy, jeśli nagrywasz powitanie poza godzinami pracy.
- Najnowsze promocje w powitaniu dla działu sprzedaży lub serwisu.
- Alternatywne informacje kontaktowe, takie jak adres e-mail lub strona internetowa.
Na koniec pamiętaj, aby zaprosić rozmówców do pozostawienia wiadomości. Może się to wydawać intuicyjne, ale wiele osób rozłącza się zamiast zostawić wiadomość. Zapewnij ich, że oddzwonisz w ciągu 1 lub 2 dni roboczych i dotrzymasz tej obietnicy.
Wskazówki dotyczące nagrywania powitań w firmowej poczcie głosowej
Jeśli chcesz przygotować powitanie dla menedżera lub dyrektora generalnego, możesz poprosić tę osobę o nagranie własnego powitania. W przypadku firmowych powitań poczty głosowej, takich jak dział sprzedaży lub serwisu, możesz potrzebować profesjonalisty. Jeśli nie jesteś profesjonalistą, przynajmniej upewnij się, że ta sama osoba nagrywa wszystkie pozdrowienia dla spójności.
Powitanie powinno mieć wysokiej jakości dźwięk bez zniekształceń i szumów tła. Unikaj żargonu i używaj języka, który jest znajomy dla Twoich odbiorców. Jeśli grupa docelowa jest wielojęzyczna, może być konieczne nagranie kilku wersji w różnych językach.
Oto kilka wskazówek dotyczących nagrywania profesjonalnego powitania w poczcie głosowej
- Nie używaj gotowych zwrotów, takich jak „Twoja rozmowa jest dla nas bardzo ważna…” Większość klientów nie lubi tego, ponieważ zwrot ten jest nadużywany i brzmi nieszczerze. Zamiast tego porozmawiaj bezpośrednio z dzwoniącym i powiedz „Nie chcemy tracić Twojego czasu na oczekiwanie, więc zostaw wiadomość”.
- Nigdy nie zapomnij wspomnieć o osobie lub dziale, do którego poczty głosowej się dodzwonili. Poczta głosowa może w najlepszym razie wydawać się bezosobowa, nie zwiększaj frustracji klienta.
- Unikaj podawania zbyt wielu szczegółów. Jeśli chcesz oferować alternatywę, zachowaj prostotę, taką jak witryna internetowa lub inny numer telefonu. Dzwoniący nie muszą znać w powitaniu Twoich godzin pracy, wskazówek dojazdu do biura ani wszystkich informacji z mediów społecznościowych.
- Powitanie powinno być krótkie, najlepiej w ciągu około 25 sekund.
- Zawsze zapraszaj rozmówcę do zostawienia wiadomości i nie zapomnij wspomnieć, kiedy i jak oddzwonisz.
- Staraj się unikać żartów lub innych osobistych akcentów, chyba że wiesz, że odzwierciedla to wartości Twojej marki. Jeśli uważasz, że nawet kilka osób może nie lubić zabawnych słów, lepiej użyć prostego języka.
Przetestuj i odśwież powitania poczty głosowej
Po nagraniu różnych powitań nadszedł czas, aby je przetestować. Nie czekaj, aż klienci zadzwonią i zostawią wiadomość. Poproś pracowników aby zadzwonili pod Twój numer i wysłuchali powitania poczty głosowej. Wysłuchaj ich opinii. Jeśli powiedzą, że głośność jest zbyt niska może być konieczne wprowadzenie zmian.
Pamiętaj, aby w razie potrzeby zaktualizować firmowe powitania w poczcie głosowej. Z czasem Twój biznes będzie się rozwijał i zmieniał. Twoi odbiorcy również mogą być inni. Tak więc powitanie, które działało dobrze, gdy byłeś małą firmą z 2 pracownikami, może być nieodpowiednie, gdy masz 10-osobowy dział obsługi klienta!
Pamiętaj, że potrzebujesz różnych powitań poczty głosowej do różnych celów. Nie możesz użyć tego samego dla pracownika i całego działu. Powitania poczty głosowej o urlopie lub świętach mogą wymagać innej treści niż wiadomość poza godzinami pracy.
Przykładowe profesjonalne powitania
Witam, dodzwoniłeś się do działu „X” w firmie „ABC”. Nie możemy teraz odebrać Twojego telefonu, ale zostaw swoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe. Jeden z członków naszego zespołu skontaktuje się z Tobą w ciągu 24 godzin .
Dziękujemy za telefon „Nazwa firmy”. Wszyscy nasi przedstawiciele obecnie pomagają klientom osiągnąć „cel”. Zostaw nam swoje imię i nazwisko, numer telefonu i wiadomość po sygnale, a pomożemy Ci w ciągu najbliższych 24 godzin. Miłego dnia.
Możesz także podać witrynę lub adres e-mail , z którego mogą korzystać, lub inny numer telefonu na wypadek sytuacji awaryjnej.
Przykładowe powitania w czasie świąt
Powitania są niezbędne, ponieważ dzwoniący chcieliby wiedzieć, kiedy ponownie otworzysz firmę lub kiedy mogą spodziewać się odpowiedzi.
Cześć, dotarłeś do „imię” pod adresem „firma”. Nasze biuro jest zamknięte do “X data”. Zostaw nam swoje imię i numer telefonu, a nasz zespół skontaktuje się z Tobą tak szybko, jak to możliwe. Ciesz się “Święto” i dziękujemy za telefon!
Wesołych Świąt! Dotarłeś do „firmy X”. W tej chwili nie możemy odebrać telefonu, ale skontaktujemy się z Tobą zaraz po wakacjach w „data”. Pamiętaj, aby zostawić swoje imię i nazwisko, numer telefonu i krótką wiadomość. Dziękujemy.
Przykładowe osobiste pozdrowienia
Jeśli Twoi pracownicy mają bliskie i bezpośrednie relacje z klientami, powitanie na poczcie głosowej może to odzwierciedlać. Jeśli nie, należy przyjąć bardziej ogólne powitanie.
Cześć, dotarłeś do „imię” pod adresem „firma”. Pomagam firmom uzyskać „cele lub wyniki” Zostaw swoje imię i nazwisko oraz numer, a oddzwonimy.
Powitania poza godzinami pracy
Jeśli nagrywasz powitanie na czas, gdy biuro jest zamknięte, rozmówcy docenią alternatywne środki komunikacji. Pamiętaj więc, aby podać swoją witrynę internetową, adres e-mail lub strony mediów społecznościowych. Nie uwzględniaj wszystkich dostępnych opcji, postaraj się, aby były krótkie i proste.
Witam, dodzwoniłeś się do “firmy XYZ”. Obecnie jesteśmy zamknięci, a nasze godziny pracy to od „x time” do „x time” „strefa czasowa”. Odwiedź nas na „stronie firmy”, aby uzyskać więcej informacji, lub zostaw nam swoje imię i nazwisko oraz numer telefonu, a skontaktujemy się z Tobą „X dnia”. Dziękujęmy za telefon.
Dziękujemy za telefon „nazwa firmy”. Obecnie nie możemy odebrać Twojego telefonu, ponieważ nasze godziny pracy to „godziny pracy” od poniedziałku do piątku. Zawsze możesz skontaktować się z nami za pośrednictwem czatu na żywo na naszej stronie internetowej „URL”, a nasz sklep jest otwarty w weekendy od „czasu X do czasu Y”. Jeśli chcesz, żebyśmy oddzwonili, zostaw swoje imię i numer po sygnale dźwiękowym.
Zacznij korzystać z VoIPstudio w firmowym systemie telefonicznym, a my pomożemy Ci skonfigurować najlepsze powitania poczty głosowej.
