Wybór odpowiedniego dostawcy usług telefonicznych dla Twojej firmy to wyzwanie. Przeczytałeś wiele artykułów na temat usługi telefonicznej VoIP i tego, co może dla Ciebie zrobić. Nawet firmy, które od lat korzystają z tej technologii, od czasu do czasu odkrywają nowe korzyści VoIP. Więc zdecydowałeś się na aktualizację. Wciąż pozostaje pytanie – która biznesowa usługa telefonii VoIP jest właściwym wyborem?
Szybkie wyszukiwanie w Google daje tysiące usługodawców. Łatwo się zgubić, próbując porównać ceny i funkcje. Zanim rozpoczniesz proces wyboru dostawcy, najpierw wykonaj następujące kroki.
WIEDZ, CZEGO POTRZEBUJESZ
Jest to kluczowy punkt przy przejściu na jakąkolwiek nową technologię, nie tylko usługę telefonii VoIP. Musisz wiedzieć, czego chcesz, zanim będziesz mógł wybrać odpowiednią usługę. Oceń swój istniejący system telefoniczny. Zobacz, gdzie obecny system nie spełnia potrzeb pracowników. Porozmawiaj ze swoim personelem. Zapytaj ich, jakie funkcje chcieliby, aby poprawić ich produktywność.
Wiele firm pomija ten krok i zaczyna kontaktować się z usługodawcami. Jeśli nie wiesz, czego potrzebujesz, jak możesz powiedzieć, czy bardziej przydatna jest funkcja X, czy Y? Na przykład wielu dostawców oferuje cyfrowe faksowanie jako część portfolio usług. Ale co, jeśli Twoja firma tego nie potrzebuje? Mogłeś wybrać tańszą usługę, która nie obejmuje funkcji faksu.
Osiem czynników, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze dostawcy usług VoIP
1. JAKOŚĆ
To oczywiste, ale i tak to powiedzmy. Pierwszą rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę w każdej usłudze VoIP klasy biznesowej, jest jakość połączeń.
Nie akceptuj niższej jakości dźwięku z żadnej usługi VoIP. Połączenia VoIP bywały przerywane lub użytkownicy mogli nie słyszeć niektórych słów. Połączenia mogły być nagle przerywane lub nie można było się z nimi połączyć. Te czasy już dawno minęły.
Dzisiejsi najlepsi dostawcy usług VoIP zapewniają jakość dźwięku HD, która dorównuje tradycyjnym połączeniom stacjonarnym, jeśli nie lepszą. Niewiele osób potrafi już rozróżnić połączenia VoIP i analogowego. Sprawdź, czy połączenia są niezmiennie wysokiej jakości. Nie wystarczy, że jedno połączenie na 10 jest dobrej jakości. Każde połączenie przychodzące lub wychodzące powinno być krystalicznie czyste.
2. KOSZT CAŁKOWITY
Całkowity koszt jest wyższy niż reklamowana cena lub cena naklejki usługi VoIP. Może się okazać, że reklamowana cena nie obejmuje dodatkowych funkcji, opłat jednorazowych ani innych opłat dodatkowych. Pamiętaj, aby uzyskać zestawienie różnych kosztów i całkowitą kwotę na piśmie od dostawcy. Twoje miesięczne rachunki powinny być z grubsza zgodne, bez niespodzianek po drodze.
Oprócz tego, co płacisz sprzedawcy co miesiąc, będziesz mieć inne koszty przy przejściu na VoIP. Zrób miejsce w budżecie również na te pozycje. Przygotowanie sieci do obsługi VoIP może być kosztowne w zależności od okoliczności.
Na przykład, czy istniejący sprzęt sieciowy może obsłużyć ruch głosowy? Czy potrzebujesz uaktualnić jakieś routery lub przełączniki? Powinieneś również sprawdzić swoje połączenie z Internetem. Czy jest wystarczająco szybki dla VoIP? Czy potrzebujesz uaktualnienia, aby uzyskać dodatkową przepustowość? Wiele organizacji jest zaskoczonych, gdy sprzedawca zadaje pytania, a oni nie znają na nie odpowiedzi.
3. PLANY, FUNKCJE I WSPARCIE OSÓB TRZECICH
Niektórzy usługodawcy oferują mnóstwo planów do wyboru. Ważne jest, aby mieli plan odpowiedni dla Ciebie, a nie całkowitą liczbę. W rzeczywistości usługodawcy z mniejszą liczbą planów ułatwiają wybór. Nie musisz zastanawiać się, czym różnią się plany A, D, C, aż do Z.
Sprawdź, czy żądane funkcje są wliczone w cenę planu lub czy wymagają dodatkowych opłat. Niektóre funkcje są objęte jednorazową opłatą, a inne wiążą się z powtarzającymi się kosztami. Sprawdź drobnym drukiem, aby zobaczyć dokładnie, za co płacisz, i upewnij się, że to otrzymasz.
Powinieneś również zapytać dostawcę o wsparcie dla systemów korporacyjnych innych firm, takich jak CRM i ERP. Renomowana usługa telefonii VoIP powinna współpracować z Twoimi istniejącymi narzędziami. Zapytaj o wsparcie dla urządzeń mobilnych, aplikacji na telefony programowe i sprzętu SIP innych firm. Chociaż dzisiaj możesz nie potrzebować zaawansowanych funkcji, jutro powinny być dostępne.
4. NIEZAWODNOŚĆ
Ogólnie rzecz biorąc, usługi telefonii VoIP dla małych firm są bardziej niezawodne niż kiedyś. Nie powinno to jednak powstrzymywać Cię przed zadawaniem szczegółowych pytań dotyczących każdego dostawcy. Zapytaj ich, czy mają plan na wypadek sytuacji awaryjnych i zarządzania katastrofami. Co się stanie, jeśli Twoja linia telefoniczna przestanie działać?
Przynajmniej powinieneś być w stanie automatycznie kierować połączenia na numer stacjonarny lub komórkowy. Czy Twoi pracownicy mogą kontynuować pracę z innej lokalizacji? Jak szybko możesz się przenieść i zacząć ponownie pracować w przypadku sytuacji awaryjnej spowodowanej przez człowieka lub w wyniku działania człowieka?
Powinieneś także zapytać dostawcę o jego centra danych i infrastrukturę. Czy mają wiele opcji tworzenia kopii zapasowych? Jakie narzędzia mają do zapewnienia, że Twoje telefony będą działać? To ważne pytania, które należy zadać i uzyskać na nie odpowiedzi.
5. BEZPIECZEŃSTWO
Nawet jeśli incydenty związane z bezpieczeństwem trafiają na pierwsze strony gazet prawie codziennie, organizacje ignorują je, dopóki nie jest za późno. Jak każda nowoczesna technologia, Twoja usługa VoIP jest narażona na pewne zagrożenia. Tak jak używasz filtrów antyspamowych do poczty e-mail, potrzebujesz specjalnych narzędzi do VoIP.
Jedna część bezpieczeństwa spada na sprzedawcę. Na przykład każda biznesowa usługa telefoniczna VoIP powinna oferować szyfrowanie. W ten sposób nikt nie może ukraść od Ciebie informacji. Zapytaj swojego dostawcę o środki bezpieczeństwa, które wdraża w swojej infrastrukturze.
Druga część bezpieczeństwa należy do Ciebie i Twoich pracowników. Sprzedawca może zrobić tylko tyle, aby chronić twój system telefoniczny. Jeśli pracownicy zostawią swoje hasła zapisane na karteczkach samoprzylepnych, każdy może włamać się do systemu. Jeśli nie masz jeszcze programu świadomości bezpieczeństwa, nadszedł czas, aby rozpocząć go teraz!
6. WSPARCIE TECHNICZNE I KLIENTA
Nikt nie zwraca uwagi na obsługę klienta, dopóki coś nie pójdzie nie tak. Wtedy chciałbyś mieć bardziej responsywnego dostawcę. Powinieneś być w stanie skontaktować się z usługodawcą za pośrednictwem wielu kanałów – poczty e-mail, czatu, wiadomości, strony internetowej i telefonu.
Jeśli masz problemy z usługą, powinni oni mieć kompetentny personel pomocniczy, który może je rozwiązać. Jeśli sama usługa nie działa, powinni być w stanie oszacować, kiedy zacznie ponownie działać.
Dokładnie przejrzyj umowę dotyczącą poziomu usług (SLA). Umowa ta określa obowiązki wszystkich stron. Tutaj znajdziesz gwarancje dostępności/przestojów, zaplanowane okna serwisowe, rekompensaty za nadmierne przestoje itp. Czy gwarantowany czas sprawności obejmuje konserwację? Upewnij się, że rozumiesz każdy aspekt tego kluczowego dokumentu.
7. REGULAMIN I DOŚWIADCZENIE
Ogólna zasada jest taka, że im dłużej dostawca działa na rynku, tym prawdopodobnie lepsza będzie usługa. Oczywiście zawsze będą wyjątki. Ale dostawcy, którzy pozostają w pobliżu, zazwyczaj oferują usługi wysokiej jakości. Czy możesz zaufać startupowi, że nie wypadnie nieoczekiwanie z biznesu?
Kolejną rzeczą, którą należy wziąć pod uwagę, jest wiedza specjalistyczna dostawcy w danej branży. Niektóre branże są ściśle regulowane i mają wymagania dotyczące zgodności. Przykłady obejmują opiekę zdrowotną, edukację i finanse. Istnieje sporo dostawców, którzy specjalizują się w zaspokajaniu wymagań takich firm. Mogą oferować dostosowane funkcje, które lepiej odpowiadają Twoim potrzebom niż bardziej ogólna usługa.
8. UJEDNOLIONA KOMUNIKACJA
Nie ma co do tego wątpliwości. Większość organizacji zmierza w kierunku ujednoliconej komunikacji (UC). Oznacza to konsolidację wszystkich kanałów komunikacji w jednym miejscu. Na przykład pakiet oprogramowania obsługujący wiadomości błyskawiczne, SMS-y, rozmowy telefoniczne, konferencje itp.
Sporo firm korzysta z VoIP jako podstawy do ujednoliconej komunikacji. Główni dostawcy usług oferują już połączenia konferencyjne, rozmowy wideo itp. Dodaj także inne kanały, a pracownicy nie będą musieli przełączać się między wieloma aplikacjami. Użytkownicy nie powinni martwić się o dotarcie do kogoś. Wystarczy wysłać wiadomość, a system zadba o to, by odbiorca ją otrzymał – na dowolnym urządzeniu, w dowolnym miejscu na świecie.
Ujednolicona komunikacja może być obecnie zbyt dużym obciążeniem dla Twojej firmy. W końcu, czy firma zatrudniająca 30 pracowników naprawdę tego potrzebuje? Pamiętaj, że mówimy o przyszłości. Twoja firma może rozwinąć się do punktu, w którym będziesz potrzebować funkcji UC. Czy chcesz w takim razie kłopotów ze zmianą dostawcy? Jeśli Twój dostawca oferuje już ujednoliconą komunikację, możesz być spokojny o przyszłość.
Oto osiem najważniejszych rzeczy, o których należy pamiętać, wybierając odpowiednią usługę telefoniczną dla swojej firmy. Jednak możesz mieć również inne wymagania specyficzne dla Twojej firmy. Oceń każdego dostawcę pod kątem wszystkich kryteriów, aby dokonać właściwego wyboru.
Na koniec przeczytaj recenzje od byłych i obecnych klientów. Porozmawiaj z niektórymi właścicielami i menedżerami firm o ich usługach telefonicznych. Zapytaj o rekomendacje. Wiele witryn internetowych z recenzjami porównuje różnych dostawców usług i daje większy wybór. Teraz, gdy już wiesz, czego szukać, zacznij zmieniać już dziś!
