Poczta głosowa – podobnie jak inne formy komunikacji – bardzo się zmieniła w ciągu ostatnich kilku dekad. Po pierwszym uruchomieniu na początku lat 80. poczta głosowa stała się nieodzowna. Jest niezbędna do profesjonalnej komunikacji. Skąd inaczej miałbyś wiedzieć, czy ktoś dzwonił, kiedy byłeś poza domem lub z dala od biurka w pracy? Identyfikacja dzwoniącego była oddzielną funkcją, za którą trzeba było zapłacić, więc potrzebne były wiadomości poczty głosowej, aby wiedzieć, kto dzwoni i kiedy próbował się z tobą skontaktować.
ALTERNATYWY DLA POCZTY GŁOSOWEJ
W 2018 roku krajobraz komunikacyjny jest inny. Nawet w kontekście korporacyjnym ludzie mają wiele różnych kanałów komunikacji i docierania do kogoś. Typowe informacje uzyskiwane z poczty głosowej — kto dzwonił, o której godzinie i z jakiego numeru — są teraz łatwo wyświetlane na ekranie.
Przestarzałe systemy poczty głosowej nie ułatwiają użytkownikom odbierania wiadomości. Musisz wybrać konkretny numer, wysłuchać monitów, odsłuchać samą wiadomość (która może być dość długa), wpisać ważne dane, a następnie odpowiedzieć na wiadomość. Aha i nie zapomnij usunąć poczty głosowej po zakończeniu. W przeciwnym razie Twoja skrzynka odbiorcza może się zapełnić! Po co w ogóle zawracać sobie głowę pocztą głosową, skoro można wysyłać SMS-y, wiadomości, a nawet kontaktować się z kimś za pośrednictwem Twittera lub Facebooka?
Istnieją również inne wady systemów poczty głosowej. Większość klientów nie lubi, gdy mówi się im, aby zostawili wiadomość, gdy chcą z kimś porozmawiać, zwłaszcza gdy próbują skontaktować się z Twoją firmą w sprawie usługi lub produktu. Wiele osób odkłada słuchawkę i nie zawraca sobie głowy ponownym dzwonieniem, jeśli poczta głosowa jest jedyną odpowiedzią, jaką otrzymują. Poczta głosowa jest nieefektywna, bezosobowa i, szczerze mówiąc, przestarzała w cyfrowym świecie.
WIZUALNA POCZTA GŁOSOWA I TRANSKRYPCJA
Ale to nie znaczy, że poczta głosowa nigdzie się nie wybiera. Analitycy od lat przewidują śmierć poczty głosowej, ale firmy polegają na nich jak zawsze. Podczas gdy młodsi pracownicy mogą preferować inne środki komunikacji, takie jak wiadomości, starsi pracownicy uważają pocztę głosową za bardziej uprzejmą. Przy czterech pokoleniach pracujących obecnie w gospodarce poczta głosowa nie umarła. Przynajmniej jeszcze nie.
Wraz z powszechnym przejściem na systemy VoIP w przedsiębiorstwach, dostawcy usług wprowadzają nowe zwroty do tradycyjnej poczty głosowej, aby uczynić ją bardziej użyteczną. Jedną z takich funkcji jest wizualna poczta głosowa. Wielu z nas sprawdza teraz pocztę częściej niż system poczty głosowej. Wizualna poczta głosowa łączy stary szkolny system poczty głosowej z nowoczesną skrzynką odbiorczą poczty e-mail. Zamiast sprawdzać pocztę głosową co kilka godzin, możesz otrzymać powiadomienie na swój e-mail. Możesz nawet uzyskać nagranie jako plik mp3. Możesz teraz odsłuchiwać wiadomości głosowe z dowolnego urządzenia i gdziekolwiek jesteś w ciągu dnia.
Kolejną nową funkcją jest transkrypcja poczty głosowej. Wydobycie szczegółów z poczty głosowej może być trudne – niezależnie od tego, czy jest to spowodowane głośnym tłem, czy też dzwoniący mamrocze przez wiadomość. Zautomatyzowane usługi transkrypcji mogą wysłać Ci wiadomość tekstową lub e-mail z treścią nagranej wiadomości do późniejszego przejrzenia. Użytkownicy są teraz odpowiedzialni za decydowanie, jak i kiedy odpowiedzieć na pocztę głosową, zamiast na odwrót.
ZAAWANSOWANE MOŻLIWOŚCI
Teraz, gdy dostawcy oferują sposób przekształcania wiadomości głosowych w tekst, organizacje badają nowe sposoby wykorzystania tych danych. W końcu możesz zrobić o wiele więcej za pomocą tekstu niż dźwięku. Na przykład firma może opracować algorytmy analizujące wiadomości poczty głosowej pod kątem słów kluczowych. Twój zespół może nadać priorytet pilnym wiadomościom dotyczącym awarii usługi lub problemu z produktem przed innymi. Możesz przekierować kluczowych klientów do menedżera lub specjalisty, zamiast kazać im czekać w kolejce ze wszystkimi innymi.
Niektóre firmy dołączają przepisane wiadomości do rekordów klientów w systemach CRM. Oznacza to, że w jednym miejscu masz obszerny rejestr interakcji z klientami. Wiesz dokładnie, jak często klient jest wysyłany do poczty głosowej, a następnie możesz znaleźć sposoby na zmniejszenie tej liczby. Alternatywnie, handlowcy mogą zostawiać wiadomości poczty głosowej dla siebie lub członków zespołu po prezentacji sprzedaży lub spotkaniu z klientem. Zintegrowana usługa transkrypcji może następnie przetłumaczyć głos na tekst i wysłać wiadomość e-mail bezpośrednio do systemu CRM.
POCZTA GŁOSOWA W PRZYSZŁOŚCI
Wiele osób przyznaje, że niezbyt często sprawdza pocztę głosową, ale te systemy są nieodłączną częścią komunikacji biznesowej. Poczta głosowa nie jest natychmiastowa ani doskonała, ale czasami jest to jedyny sposób na komunikację głosową, gdy nie możesz się z kimś skontaktować.
Chociaż mogłoby się wydawać, że poczta głosowa umrze powoli, zaawansowane funkcje, takie jak wizualna poczta głosowa, pokazują, że może ona przetrwać w świecie biznesu. Podobnie jak inne metody komunikacji ewoluowały i dostosowywały się, tak samo będzie z pocztą głosową. Rozwój nowych technologii nie zawsze oznacza koniec starszych systemów.
