Wyobraź sobie życie bez SMS-ów we współczesnym świecie. Większość ludzi preferuje wysyłanie SMS-ów zamiast połączeń telefonicznych w celu uzyskania szybkich odpowiedzi, natychmiastowego potwierdzenia, aby nie przeszkadzać niepotrzebnie odbiorcy. Wysyłanie SMS-ów nie ogranicza się jednak do relacji osobistych.
Wielu konsumentów woli komunikować się z firmami za pomocą wiadomości tekstowych. Będą kupować od organizacji, które maksymalnie to ułatwią. Twój klient nie będzie czekał, aż wrócisz do biura i odpowiesz na jego pytania. Jeśli Twoja firma nie reaguje, trafi gdzie indziej.
WARTOŚĆ WYKORZYSTANIA SMS-ÓW DLA BIZNESU
Czy wiesz, że większość e-maili i wiadomości głosowych pozostaje nieotwarta? Innymi słowy, większość Twoich klientów nigdy nie widzi Twoich wiadomości. Jednak sms-y są otwierane około 99% częściej. Ludzie też bardzo szybko odpowiadają, średni czas odpowiedzi to 90 sekund! W tym samym duchu około 89% konsumentów twierdzi, że woli wysyłać SMS-y do firmy i wolą otrzymywać SMS-y niż telefony od firm.
Dlaczego dzisiaj preferowaną metodą komunikacji jest wysyłanie SMS-ów? Odpowiedź jest dość prosta: SMS-y są widoczne, wyróżniają się na smartfonie, którego większość ludzi używa do komunikacji. Twoi klienci otrzymują znacznie więcej e-maili w swojej skrzynce odbiorczej niż SMS-ów. Są bardziej skłonni do włączania powiadomień dla SMS-ów i wyłączania dla e-maili. Pomaga to, że teksty również nie muszą przechodzić przez filtry.
CZYM SĄ SMS-Y VOIP?
Teraz już wiesz, że wysyłanie SMS-ów ma kluczowe znaczenie dla Twojej firmy. Ale zainwestowałeś już w system telefoniczny VoIP, który bezproblemowo obsługuje całą komunikację głosową. Czy możesz wysyłać SMS-y na numery VoIP ze swojego systemu? Czy Twoi klienci mogą wysyłać SMS-y na Twój numer VoIP? Odpowiedź na obydwa pytania brzmi TAK.
Tak jak VoIP umożliwia wykonywanie połączeń przez Internet z dowolnym telefonem stacjonarnym, komórkowym lub VoIP, tak samo może być z SMS-ami. SMS-y VoIP wykorzystują wirtualny numer do wysyłania i odbierania wiadomości tekstowych. Nie potrzebujesz telefonu komórkowego ani tradycyjnego abonamentu na SMS-y do VoIP. Wszystko czego potrzebujesz to połączenie internetowe i aplikacja VoIP obsługująca wiadomości SMS i MMS.
Dzięki SMS-om VoIP możesz komunikować się z członkami zespołu i klientami z dowolnego miejsca. Nie potrzebujesz telefonu komórkowego tylko do wysyłania wiadomości tekstowych, a nawet planu telefonicznego. Zasadniczo możesz używać VoIP zarówno do połączeń biznesowych, jak i SMS-ów, korzystając z tego samego numeru.
WŁĄCZ SMS-Y NA VOIP DLA SWOJEJ FIRMY
Istnieją dwa sposoby włączenia SMS-ów VoIP dla Twojej firmy:
1. Użyj swojego obecnego numeru VoIP, dodając plan z wiadomościami tekstowymi
Niektórzy, ale nie wszyscy, dostawcy VoIP oferują swoim klientom możliwość wysyłania wiadomości tekstowych. Czasami mogą mieć określone ograniczenia, takie jak brak wysyłania SMS-ów na bezpłatne numery. Lub mogą wymagać dodania abonamentu tekstowego premium. Podobnie jak w przypadku planów taryfowych, możesz wybierać między nieograniczoną liczbą wiadomości a planami płatności na bieżąco za SMS-y.
Zanim zajrzysz do dostawcy zewnętrznego, skontaktuj się z obecnym dostawcą usług głosowych, aby sprawdzić, czy istnieje opcja wysyłania SMS-ów VoIP.
2. Dodaj SMS-y VoIP z nowym numerem i usługą
Istnieje wielu dostawców, którzy oferują samodzielne plany SMS-ów VoIP, które są dostarczane z numerem. To dobry wybór dla firm, które nie mają jeszcze numeru VoIP i chcą go do SMS-ów VoIP. Większość dostawców umożliwia również wysyłanie wiadomości tekstowych na istniejący numer telefonu, jeśli chcesz korzystać z tego samego numeru, który już masz.
JAK DZIAŁA SMS VOIP?
Za kulisami SMS-y VoIP działają tak samo, jak wykonywanie połączeń VoIP. Musisz zarejestrować się w planie tekstowym VoIP i pobrać aplikację na dowolne urządzenie połączone z Internetem. Następnie możesz wysyłać i odbierać wiadomości tekstowe, tak jak w przypadku normalnego planu usług. Nikt nie musi wiedzieć, że do wysyłania SMS-ów używasz czegoś innego niż telefon komórkowy. Połączenie internetowe na konkretnym urządzeniu zastąpi potrzebę korzystania z usług telefonii komórkowej.
Z punktu widzenia odbiorcy nie będzie widać, że Twój zespół nie korzysta z telefonu komórkowego. Twoi pracownicy mogą udostępniać numery VoIP, dzięki czemu wiele osób może wysyłać SMS-y do klientów. Korzystanie z aplikacji do wysyłania SMS-ów VoIP oddziela również teksty osobiste od biznesowych. Dzięki temu Twoi pracownicy nie muszą się martwić, że klienci dostaną SMS-y przeznaczone dla ich znajomych.
SMS-y VOIP VS. TRADYCYJNE WIADOMOŚCI
Czym różnią się SMS-y VoIP od korzystania z tradycyjnego telefonu komórkowego do wysyłania SMS-ów? SMS VoIP ma wiele zalet, w tym:
Obniżone koszty
Jeśli zainwestowałeś już w platformę głosową opartą na VoIP, wiesz, że przejście na połączenia VoIP pozwala zaoszczędzić dużo pieniędzy. To samo dotyczy również SMS-ów VoIP. Chociaż zapłacisz za plany SMS-ów VoIP, prawdopodobnie będzie to tańsze niż plan usług od tradycyjnego operatora sieci.
Biorąc pod uwagę ilość SMS-ów wysyłanych codziennie przez Twoją firmę, oszczędności się sumują. Jeśli chcesz wysyłać SMS-y za granicę, SMS-y VoIP są jeszcze bardziej opłacalne.
Automatyzacja
Kolejną ogromną i często niedocenianą korzyścią jest możliwość automatyzacji tekstów. Możesz planować wiadomości, personalizować je, a nawet dostosowywać odpowiedzi na podstawie określonych wyzwalaczy. Automatyzacja umożliwia wysyłanie tekstów dotyczących promocji, ofert specjalnych, recenzji klientów, przypomnień o spotkaniach i wielu innych, bez konieczności każdorazowego zaczynania od zera. Zamiast angażować kilku pracowników do wysyłania masowych wiadomości, możesz wdrożyć ich w innym miejscu.
Udostępnione numery telefonów
Większość firm ma dedykowany numer telefonu do odbierania połączeń z obsługą klienta lub pomocą techniczną. Możesz mieć mały zespół, który odpowiada na pytania klientów, ale wszystkie połączenia przychodzące trafiają do jednej kolejki. Możesz zrobić to samo z SMS-ami VoIP.
Załóżmy, że tworzysz dedykowaną linię dla działu obsługi klienta lub zespołów sprzedażowych. W zależności od ilości tekstu, będziesz chciał, aby więcej niż jedna osoba monitorowała przychodzące wiadomości i odpowiadała klientom.
Wysyłanie SMS-ów VoIP umożliwia kilku członkom zespołu dostęp do wspólnego pulpitu nawigacyjnego, na którym mogą zobaczyć wszystkie przychodzące wiadomości. Użytkownicy mogą również zobaczyć, kiedy ktoś inny pisze, dzięki czemu nie będziesz wysyłał wielu wiadomości do tej samej osoby.
SMS-y na dużą skalę
Wysyłanie SMS-ów jest zwykle ograniczone, jeśli chodzi o dotarcie do setek klientów. To interakcja jeden na jednego. Chociaż możesz wysłać wiadomość grupową, często ograniczasz się do tego, jak duże mogą być grupy. Inną wadą wiadomości grupowych jest to, że wszyscy w grupie widzą innych odbiorców, co nie jest idealne w kontekście biznesowym.
SMS-y VoIP umożliwiają wysyłanie SMS-ów na dużą skalę. Możesz jednocześnie wysyłać wiadomości do dziesiątek, setek, a nawet tysięcy klientów. Możesz nawet podzielić odbiorców na segmenty i wysyłać niestandardowe wiadomości na podstawie określonych przez Ciebie czynników.
Zarządzanie wiadomościami online
Być może najlepszą cechą SMS-ów VoIP jest możliwość zarządzania tekstami online. Użytkownicy mogą przeglądać i zarządzać wszystkimi swoimi tekstami z wygodnego pulpitu nawigacyjnego, tak jak w przypadku połączeń. Wysyłaj SMS-y z telefonu stacjonarnego, przeglądaj odpowiedzi na laptopie i planuj SMS-y z urządzenia mobilnego. To o wiele wygodniejsze niż sięganie po telefon komórkowy za każdym razem, gdy chcesz wysłać komuś wiadomość.
SMS-y VOIP – FUNKCJE WSPOMAGAJĄCE BIZNES
Gotowe odpowiedzi
Gotowe odpowiedzi – oznaczone inaczej w zależności od dostawcy – pozwalają użytkownikom zaoszczędzić czas podczas odpowiadania na SMS-y. Możesz utworzyć bibliotekę odpowiedzi, z której użytkownicy mogą wybrać jedną, odpowiadając na wiadomości od klientów. Możesz nawet tworzyć niestandardowe odpowiedzi, które automatycznie uzupełniają nazwę/numer lub uruchamiają określone działania na podstawie słów kluczowych.
Poczta głosowa na SMS
Wiele systemów VoIP przekieruje pocztę głosową do Twojej skrzynki e-mail. Możesz przeczytać transkrypcję oryginalnej poczty głosowej bez konieczności odsłuchiwania całej wiadomości. Ta funkcja pozwala użytkownikom szybciej odpowiadać na wiadomości głosowe, zwłaszcza jeśli znajdują się w hałaśliwym otoczeniu.
Po włączeniu SMS-ów VoIP możesz przekazywać przychodzące wiadomości głosowe do skrzynki odbiorczej SMS-ów. Dla pracowników, którzy często podróżują, SMS-y mogą być bardziej niezawodnym i szybszym sposobem odpowiedzi na pocztę głosową i upewnienia się, że żadna wiadomość nie zaginie.
Szablony niestandardowe
Załóżmy, że często wysyłasz wiadomości z prośbą o recenzje po interakcji z klientem. SMS zawiera link do Twojej strony oraz krótką notatkę do klienta. Za każdym razem jest to standardowy format. Dlaczego Twoi pracownicy mieliby za każdym razem wpisywać tę samą wiadomość? Możesz użyć niestandardowych szablonów, aby szybko wysyłać SMS-y. Nie tylko zrobi to w tym samym czasie (kiedy wysyłasz tysiące SMS-ów), ale także zapewnia dokładność, dzięki czemu użytkownicy nie wyślą przypadkowo niewłaściwego linku do klientów.
Harmonogram
Docenisz możliwość planowania SMS-ów z kilkudniowym, tygodniowym, a nawet miesięcznym wyprzedzeniem dzięki SMS-om VoIP. Oznacza to, że możesz planować kampanie reklamowe i inne projekty z wyprzedzeniem, upewniając się, że nie przegapisz terminów. Możesz zautomatyzować ten proces i ustawić konkretną datę i godzinę wysłania SMS-ów, dopasowując je do świąt lub innych specjalnych okazji.
W JAKI SPOSÓB TWOJA FIRMA MOŻE KORZYSTAĆ Z SMS-ÓW VOIP?
Istnieje wiele sposobów wykorzystania SMS-ów VoIP do celów biznesowych. Wysyłanie SMS-ów przez VoIP jest tak szybkie i łatwe, że będziesz szukać sposobów, aby z niego korzystać wszędzie. Biorąc pod uwagę, że większość konsumentów woli wysyłanie SMS-ów od jakiejkolwiek innej formy komunikacji, SMS-y VoIP oferują najlepsze stawki otwarć, odsetek odpowiedzi i poprawiają satysfakcję klientów.
Wysyłanie SMS-ów nie służy tylko do użytku zewnętrznego, takiego jak komunikacja z klientami. Możesz go używać wewnętrznie między zespołami i pomagać pracownikom kontaktować się ze współpracownikami w różnych strefach czasowych. Jest to szczególnie przydatne, jeśli masz biura rozsiane po całym świecie.
Sprzedaż
SMS-y VoIP mogą być przydatne na dwa sposoby:
1. Pomóż swojemu zespołowi sprzedaży zaoszczędzić czas
Używaj SMS-ów do wysyłania linków do kalendarza, pozwalając odbiorcom wybrać najlepszy dla nich czas. Po potwierdzeniu spotkania zaplanuj przypomnienia, które zostaną wysłane 15 minut lub godzinę wcześniej. Możesz także wysyłać dalsze wiadomości tekstowe z istotnymi informacjami, takimi jak notatki, szczegóły umowy i inne linki. Ponieważ większość tych tekstów możesz zautomatyzować, Twoi handlowcy nie tracą czasu.
2. Kontaktuj się i konwertuj leady
Docieraj do potencjalnych klientów za pośrednictwem SMS-ów, aby poprawić wskaźniki otwarć i odpowiedzi. Załóżmy, że masz stronę, na której klienci mogą poprosić o wycenę. Zamiast po prostu wysłać go e-mailem (gdzie zaginie w czyjejś skrzynce odbiorczej), również do niego wyślij SMS-a. Możesz także śledzić wiadomość e-mail za pomocą SMS-ów, zwłaszcza gdy zbliżasz się do spotkania, aby szybciej wysyłać wiadomości tam i z powrotem.
Obsługa klienta
Firmy mogą poprawić jakość obsługi klienta, włączając do swojego zestawu narzędzi SMS-y VoIP. Korzystanie z podejścia wielokanałowego umożliwia Twoim klientom korzystanie z dowolnej opcji, która odpowiada ich aktualnym potrzebom.
- Zachęć klientów do wysłania wiadomości tekstowej dedykowanej linii wsparcia, umieszczając link na swojej stronie internetowej i innych materiałach marketingowych.
- Upewnij się, że odpowiadasz na zapytania klientów za pośrednictwem wiadomości tekstowych tak szybko, jak to możliwe. Konsumenci oczekują, że SMS-y będą szybsze niż e-mail lub telefon, więc organizacje muszą sprostać tym oczekiwaniom.
- Jeśli Twoi klienci przynoszą swoje produkty do regularnej obsługi, wyślij przypomnienia tekstowe przed ich wizytą.
- Dzięki opcji planowania SMS-ów możesz również ustawić te przypomnienia, gdy klient po raz pierwszy dokona zakupu. A kiedy nadejdzie kolejny rok, dostanie przypomnienie, aby umówić się na serwis/naprawę!
- Jeśli masz przydatne filmy i inne treści na swoich stronach pomocy, ale nikt ich nie przegląda, wyślij klientom SMS-em kilka linków. Krótkie filmy skoncentrowane na poszczególnych funkcjach są bardzo cenione przez klientów, bardziej niż godzinne „samouczki”.
- Opinie klientów są silniejsze, gdy zawierają zdjęcia lub filmy. Zachęć klientów do ich przesyłania, wysyłając SMS-a z bezpośrednim linkiem do strony. Ponieważ zdjęcia i filmy są już na ich telefonie, jest bardziej prawdopodobne, że je zamieszczą.
Jak widać, możesz wykazać się kreatywnością w korzystaniu z SMS-ów VoIP, poprawiając jakość obsługi klienta. W zależności od danych demograficznych i branży odbiorców możesz korzystać z SMS-ów, aby stać się organizacją zorientowaną na klienta.
Rekrutowanie
W obliczu trudnego przejścia na pracę zdalną wiele firm ma problemy z rekrutacją i utrzymaniem pracowników. Pracownicy ponownie zastanawiają się nad swoimi celami zawodowymi i domagają się lepszych warunków pracy. Jeśli chcesz znaleźć i zatrzymać najlepszy talent, musisz działać szybko, a SMS-y mogą pomóc przedstawicielom HR w całym procesie rekrutacji.
Zaletą SMS-ów VoIP jest to, że Twój zespół rekrutacyjny może wysyłać SMS-y do kandydatów bez konieczności używania ich numerów osobistych. Jeśli otrzymasz pytania lub wiadomości od potencjalnych kandydatów, rekruterzy mogą odpowiedzieć natychmiast. Nie musisz czekać na otwarcie biura!
Podobnie jak w przypadku spotkań sprzedażowych, możesz wysyłać do kandydatów teksty przypominające przed rozmowami kwalifikacyjnymi. Jeśli Twoja firma – jak prawie wszyscy inni – prowadzi rozmowy kwalifikacyjne online, podaj link do rozpoczęcia rozmowy kwalifikacyjnej lub w razie potrzeby zmień termin.
Po obiecującej rozmowie kwalifikacyjnej utrzymuj kontakt z potencjalnymi pracownikami za pośrednictwem wiadomości tekstowych. Poproś o ich pytania, a także opinie na temat procesu rozmowy kwalifikacyjnej. Pozwala to na szybkie dostrojenie procesu rozmowy kwalifikacyjnej. Po co czekać dni lub tygodnie, kiedy możesz otrzymać informację zwrotną w ciągu kilku minut?
Nawet jeśli kandydat nie dostanie pracy, pozostań w kontakcie z najlepszymi talentami i wyślij SMS-y o potencjalnych możliwościach. Zaproś ich na seminaria, konferencje i inne możliwości nawiązania kontaktów. Nigdy nie wiesz, jakie stanowisko możesz potrzebować w przyszłości.
Oczywiście, możesz to wszystko zrobić za pomocą telefonu lub e-maila, ale wysyłanie SMS-ów jest szybkie i bardziej prawdopodobne, że otrzymasz odpowiedź od kandydatów. Koniec z nieodebranymi połączeniami, zostawianiem wiadomości głosowych w nadziei na otrzymanie odpowiedzi lub wysyłaniem dziesiątek e-maili bez odzewu.
Zaangażowanie pracowników
Gdy znajdziesz dobre talenty, następnym wyzwaniem jest ich zatrzymanie. Zaangażowanie pracowników jest najwyższym priorytetem dla organizacji, zwłaszcza gdy pracownicy nie przychodzą do biura przez wiele miesięcy. Chociaż praca zdalna oferuje pewne korzyści, bardzo realną konsekwencją jest to, że pracownicy mogą czuć się oderwani od swoich współpracowników. Budowanie zespołu staje się kluczowe, gdy członkowie nie mogą spotykać się w przestrzeni fizycznej.
Zamiast wysyłać długie biuletyny e-mailowe, celebruj osiągnięcia pracowników krótkimi tekstami. Możesz segmentować odbiorców według działów lub zespołów, aby wysyłać odpowiednie informacje do właściwego odbiorcy. Korzystaj z usługi MMS VoIP do wysyłania zdjęć i/lub krótkich klipów wideo.
Zespoły mogą również używać SMS-ów do organizowania spotkań przy kawie w piątek lub spotykać się online na wirtualnym happy hour. Możesz organizować świąteczne obiady zespołowe lub wysyłać pracownikom kosze z upominkami i cieszyć się nimi wirtualnie.
Innym sposobem włączenia wiadomości tekstowych jest wykorzystanie ich do planowania spotkań. Często dużo szybciej jest zorganizować spotkanie ad hoc za pomocą SMS-a niż za pośrednictwem poczty e-mail. W przypadku dłuższych spotkań rozbijaj sesje i wykorzystuj teksty do zabawnych ankiet lub zasięgania opinii. Może to być świetny sposób na złagodzenie stresu i nudy, zwłaszcza gdy masz prezentację z różnych działów. Podczas gdy większość firm stara się unikać długich spotkań, czasami są one nieuniknione. Korzystaj więc z SMS-ów VoIP, aby spotkania były zabawne lub przynajmniej mniej nudne!
Planowanie konferencji i kontynuacja
Wiele firm organizuje lub uczestniczy w konferencjach branżowych, seminariach i innych sesjach informacyjnych. Po raz kolejny SMS-y VoIP to potężne narzędzie, które możesz wykorzystać, aby uzyskać szybkie odpowiedzi i natychmiastowe reakcje od uczestników.
- Użyj SMS-ów, aby zaplanować wydarzenie, zwłaszcza gdy chcesz wybrać datę i godzinę, która będzie odpowiednia dla wszystkich uczestniczących zespołów/firm
- Po zorganizowaniu wszystkiego wyślij aktualizacje SMS-em, aby wszyscy byli poinformowani
- Jeśli musisz wprowadzić zmiany, wysyłanie SMS-ów zapewni, że wszyscy będą mieli zaktualizowane szczegóły
- Możesz także zaprosić opinie i poprosić uczestników o podzielenie się swoimi doświadczeniami za pośrednictwem SMS-ów. Uzyskaj informacje zwrotne na temat tego, co możesz zrobić lepiej, gdy wydarzenie jest wciąż świeże w pamięci wszystkich, a nie tygodnie po zakończeniu wszystkiego
SMS-y VoIP umożliwiają wysyłanie wiadomości do kilku lub setek osób jednocześnie. Tak więc bez względu na wielkość konferencji lub liczbę uczestników, w razie potrzeby możesz łatwo zwiększać lub zmniejszać liczbę odbiorców.
Wysyłaj masowo aktualizacje
Czasami trzeba wysyłać masowo aktualizacje do różnych grup osób. Te wiadomości nie muszą być spersonalizowane, po prostu dostarczają informacje wszystkim w grupie.
Weźmy jeden przykład, załóżmy, że Twoja firma doświadcza opóźnień w dostawach mających wpływ na łańcuch dostaw Twoich produktów. Możesz wysłać masową wiadomość SMS do wszystkich swoich dostawców, partnerów i obecnych klientów, informując ich o opóźnieniu.
Masowego wysyłania SMS-ów możesz używać również w różnych innych sytuacjach:
- Poinformuj klientów o ostatnim dniu składania zamówień u Ciebie, aby dostali produkty na czas przed świętami
- Jeśli Twój sklep lub godziny pracy ulegają zmianie (czasowo lub na stałe), upewnij się za pomocą SMS-a, że wszyscy o tym wiedzą
- Wprowadzasz nowy produkt? Powiadom klientów wiadomością promocyjną
- Informuj partnerów, dostawców i klientów o wszelkich zmianach w asortymencie produktów, ofercie usług lub zaktualizowanych warunkach
CZY POWINIENEŚ WŁĄCZYĆ SMS-Y VOIP DLA SWOJEJ FIRMY?
Możesz korzystać z SMS-ów VoIP w całej organizacji i zwiększyć produktywność na całym świecie. Pomijając oszczędność kosztów i czasu, Twoi klienci tego od Ciebie oczekują. Powolne reakcje na potrzeby klientów przekładają się na utratę sprzedaży i zniszczenie relacji. Po co ryzykować, gdy masz pod ręką narzędzie, które zapobiega opóźnieniom w komunikacji?
Biorąc pod uwagę wszystkie zalety SMS-ów VoIP, jest to praktycznie oczywiste. Niezależnie od tego, czy masz istniejący system VoIP do połączeń głosowych, czy nie, dodanie wiadomości SMS jest procesem szybkim i prostym. Niektórzy dostawcy oferują 2-tygodniowy okres próbny lub nawet dłuższy, aby można było przetestować usługę.
Podobnie jak w przypadku połączeń VoIP, możesz zacząć od małych planów i skalować je w razie potrzeby. Nie musisz zobowiązywać się do konkretnej umowy ani liczby wiadomości. Zacznij od planu płatności zgodnie z rzeczywistym użyciem i przełącz się na nieograniczony, jeśli wymaga tego sytuacja. Włącz SMS-y do swojego arsenału wielokanałowej obsługi klienta i zobacz różnicę w swoich procesach biznesowych.
