Wiadomości tekstowe VoIP. Podręcznik użytkownika + przykłady

Wyobraź sobie życie bez możliwości wysyłania wiadomości tekstowych. Dla wielu osób pisanie wiadomości tekstowych stało się ważnym narzędziem szybkiej i efektywnej komunikacji. Dotyczy to również środowiska biznesowego, w którym klienci oczekują natychmiastowych i nieskomplikowanych odpowiedzi.

Czy możemy wysyłać wiadomości tekstowe na numery VoIP ? Odpowiedź brzmi: tak. W tym artykule wyjaśniamy, jak to działa i jakie korzyści przynosi Twojej firmie.

WARTOŚĆ WYKORZYSTANIA WIADOMOŚCI TEKSTOWYCH W BIZNESIE

Czy wiesz, że większość wiadomości e-mail i poczty głosowej nie jest otwierana? Innymi słowy, większość Twoich klientów musi zobaczyć swoje wiadomości . Wiadomości tekstowe są jednak otwierane w około 99% przypadków. Ludzie odpowiadają również bardzo szybko: średni czas odpowiedzi wynosi 90 sekund.

Podobnie około 89% konsumentów woli wysyłać wiadomości tekstowe do firm i chętniej otrzymuje wiadomości tekstowe niż połączenia telefoniczne od firm.

Dlaczego pisanie SMS-ów jest dziś preferowaną metodą komunikacji? Odpowiedź jest dość prosta: SMS-y są widoczne. Wyróżniają się na smartfonach, których większość ludzi używa do komunikacji.

Twoi klienci otrzymują znacznie więcej wiadomości e-mail w swojej skrzynce odbiorczej niż wiadomości tekstowych. Istnieje większe prawdopodobieństwo, że włączą powiadomienia o wiadomościach tekstowych i wyłączą je w przypadku wiadomości e-mail. Pomaga również to, że wiadomości tekstowe nie muszą przechodzić przez filtry.

CZYM SĄ WIADOMOŚCI TEKSTOWE VOIP?

Wiadomości tekstowe VoIP (Voice over Internet Protocol) są wysyłane i odbierane za pomocą połączenia internetowego, a nie tradycyjnej sieci telefonicznej. Wiadomości te wykorzystują wirtualny numer do komunikacji, co oznacza, że ​​nie potrzebujesz telefonu komórkowego ani tradycyjnego planu usług telefonicznych. Aby rozpocząć, potrzebujesz tylko aplikacji obsługującej VoIP i połączenia internetowego.

Teraz wiesz, że wysyłanie wiadomości tekstowych jest kluczowe dla Twojej firmy. Ale zainwestowałeś już w system telefonii VoIP, który bezproblemowo obsługuje wszystkie Twoje komunikaty głosowe.

Wiadomości tekstowe VoIP umożliwiają komunikację z członkami zespołu i klientami z dowolnego miejsca.

Przypadek użycia:

Restauracja może używać numeru VoIP do wysyłania potwierdzeń rezerwacji SMS. Pozwala to scentralizować komunikację na jednej platformie bez polegania na fizycznym urządzeniu.

RODZAJE WIADOMOŚCI TEKSTOWYCH

Do kilku lat temu, kiedy mówiliśmy o wiadomościach błyskawicznych lub wiadomościach tekstowych, było jasne, że mamy na myśli tylko SMS-y. Ale dzisiaj istnieją inne powszechnie używane platformy wiadomości błyskawicznych. WhatsApp i Telegram to platformy o najbardziej ogólnym zastosowaniu. Ale wiele sieci społecznościowych ma swoje wiadomości, takie jak Facebook, Instagram lub LinkedIn. Ale który system wiadomości jest najbardziej odpowiedni dla Twojej firmy?

SMS (System krótkich wiadomości)

Wiadomości SMS są nadal powszechne i niezawodne, ponieważ wszystkie telefony mogą odbierać wiadomości SMS bez instalowania dodatkowych aplikacji. Inną wielką zaletą wiadomości SMS jest to, że w wielu przypadkach można dowiedzieć się, czy wiadomość SMS została dostarczona, czy nie. Z tego powodu wiadomości SMS są szeroko stosowane do formalnej komunikacji, takiej jak wysyłanie kodów weryfikacyjnych, weryfikacja transakcji bankowych, aktywacja usług oraz przypomnienia o potwierdzeniach lub spotkaniach.

MMS (System wiadomości multimedialnych)

Wiadomości multimedialne były „ulepszeniem” wiadomości tekstowych, ponieważ umożliwiały treści multimedialne, takie jak obrazy, pliki GIF, dźwięk lub wideo. Mają te same funkcje co SMS, ale umożliwiają bardziej wizualną treść. Dzięki temu idealnie nadają się do kampanii reklamowych lub marketingowych, chociaż ich użycie nie jest już powszechne.

WhatsApp, Telegram lub Signal

Choć popularność poszczególnych aplikacji zależy od kraju, WhatsApp ma ponad 2 miliardy aktywnych użytkowników na całym świecie.

Szerokie zastosowanie tych platform pozwala wielu firmom włączyć je jako metodę komunikacji z klientami. W ten sposób mogą szybko i bezpośrednio rozwiewać wątpliwości i zamykać sprzedaż. Ponadto, multimedialne możliwości tych wiadomości błyskawicznych sprawiają, że są one idealną metodą komunikacji do powiadamiania o promocjach lub przeprowadzania kampanii reklamowych, dzięki większej zawartości wizualnej niż SMS.

Kolejną wielką zaletą tego typu komunikatorów internetowych jest łatwość tworzenia automatyzacji. Na przykład WhatsApp ma platformę dla firm, WhatsApp Business, zaprojektowaną specjalnie dla kont biznesowych, za pomocą której można tworzyć automatyzację, planować automatyczne powiadomienia lub łączyć boty.

W ten sposób możesz zautomatyzować i uprościć swoje procesy biznesowe. Dowiedz się w tym poście, jak połączyć numery firmowe z WhatsApp Business.

Wiadomości w mediach społecznościowych

Wszystkie sieci społecznościowe obejmują usługi wiadomości błyskawicznych . Nawet w niektórych przypadkach, takich jak Facebook Messenger, wiadomości te można używać niezależnie od sieci społecznościowej.

Ten sposób komunikacji jest idealny do komunikowania się z klientami w sieciach społecznościowych . Na przykład możesz komunikować się ze swoimi klientami, jeśli prowadzisz promocje na Instagramie lub Facebooku. Albo, jeśli masz profil firmy na LinkedIn, możesz odpowiadać na zapytania na nim.

Narzędzia do obsługi wiadomości błyskawicznych

Jeśli masz platformę telefonii VoIP , obejmuje ona wewnętrzne wiadomości i inne funkcje, takie jak wideokonferencje lub pulpity zdalne. Dotyczy to VoIPstudio, Microsoft Teams, Skype for Business i podobnych aplikacji.

Zacznij korzystać z wiadomości tekstowych VoIP dzięki bezpłatnemu okresowi próbnemu VoIPstudio.

JAK DZIAŁA SMS W VOIP?

W swojej istocie wiadomości tekstowe VoIP działają tak samo, jak wykonywanie połączeń VoIP. Musisz zapisać się na odpowiednią taryfę VoIP i pobrać aplikację VoIP na dowolne urządzenie podłączone do Internetu.

Odbiorca nie zauważy różnicy, ponieważ wiadomości będą przychodzić tak, jakby zostały wysłane z tradycyjnego telefonu.

Po aktywacji funkcji SMS w VoIPstudio użytkownicy będą mogli wysyłać i odbierać wiadomości SMS za pośrednictwem dostępu internetowego, aplikacji komputerowej, aplikacji mobilnej lub rozszerzenia przeglądarki Google Chrome.

Sprawdź naszą internetową instrukcję obsługi dotyczącą wysyłania wiadomości SMS z aplikacji VoIPstudio.

ZALETY WYSYŁANIA WIADOMOŚCI TEKSTOWYCH NA NUMERY VOIP

Czym różni się wysyłanie wiadomości tekstowych VoIP od używania tradycyjnego telefonu komórkowego do wysyłania wiadomości tekstowych? Wysyłanie wiadomości tekstowych do VoIP oferuje wiele zalet , w tym:

Obniżone koszty

Jeśli zainwestowałeś już w platformę głosową opartą na technologii VoIP, wiesz, że przejście na połączenia VoIP pozwoli Ci zaoszczędzić sporo pieniędzy.

Wysyłanie wiadomości tekstowych za pośrednictwem VoIP jest często tańsze niż korzystanie z tradycyjnych taryf za wiadomości, zwłaszcza w przypadku wysyłania masowego lub międzynarodowego.

Automatyzacja

Możesz planować wysyłki, personalizować wiadomości i automatyzować odpowiedzi za pomocą określonych wyzwalaczy, co zwiększa wydajność operacyjną.

Automatyzacja umożliwia wysyłanie wiadomości tekstowych z informacjami o promocjach, ofertach specjalnych, opiniach klientów, przypomnieniami o spotkaniach i innych, bez konieczności zaczynania wszystkiego od nowa za każdym razem.

Wspólne numery telefonów

Większość firm udostępnia specjalny numer telefonu, pod którym można dzwonić do działu obsługi klienta lub uzyskać pomoc techniczną .

Umożliwia wielu pracownikom korzystanie z tego samego numeru w celu odpowiadania na zapytania, usprawniając zarządzanie wiadomościami.

Wysyłaj wiadomości tekstowe na dużą skalę

Wiadomości tekstowe VoIP umożliwiają wysyłanie wiadomości tekstowych na dużą skalę . Możesz wysyłać wiadomości do tysięcy klientów jednocześnie. Możesz nawet segmentować odbiorców i wysyłać spersonalizowane wiadomości na podstawie określonych przez siebie czynników.

Centralne zarządzanie wiadomościami

Wiadomości tekstowe VoIP umożliwiają zarządzanie wiadomościami tekstowymi online. Użytkownicy mogą przeglądać i zarządzać wszystkimi wiadomościami tekstowymi z jednego wygodnego pulpitu, tak jak robią to w przypadku połączeń.

Możesz wysyłać wiadomości tekstowe ze swojego telefonu stacjonarnego, przeglądać odpowiedzi na laptopie i planować wiadomości tekstowe ze swojego urządzenia mobilnego.

WIADOMOŚCI VOIP I CRM: NIEZBĘDNA INTEGRACJA

Zintegrowanie wiadomości tekstowych VoIP z CRM (Customer Relationship Management) może być znaczącym przełomem dla firm. Ta kombinacja pozwala na wydajną centralizację, automatyzację i optymalizację komunikacji z klientami, zwiększając produktywność i doświadczenie klienta.

• Historia interakcji: Automatycznie rejestruje wszystkie rozmowy w rekordzie klienta. Ułatwia to śledzenie i zapewnia, że ​​wszystkie istotne informacje są dostępne w jednym miejscu.
• Zaawansowana segmentacja umożliwia wysyłanie spersonalizowanych wiadomości na podstawie danych klienta, takich jak historia zakupów, preferencje i zachowania, co zwiększa skuteczność kampanii.
• Automatyczne alerty: Skonfiguruj automatyczne wyzwalacze, aby wysyłać wiadomości w kluczowych datach, takich jak odnowienie umowy, rocznice współpracy z klientem lub przypomnienia o spotkaniach.
• Analityka danych: Wykorzystaj możliwości analityczne CRM do oceny skuteczności kampanii wiadomości VoIP i dostosowywania strategii w czasie rzeczywistym.
• Integracja wielokanałowa: Połącz wiadomości tekstowe z innymi kanałami komunikacji, takimi jak e-maile i połączenia VoIP, aby zapewnić obsługę wielokanałową.

Przykład 1. Zautomatyzuj wysyłanie wiadomości SMS do klientów w VoIPstudio za pomocą Zapiera

Za pomocą Zapiera możesz zautomatyzować wysyłanie wiadomości SMS do klientów za pomocą VoIPstudio.

W tym filmie pokazujemy przykład użycia Zapiera do automatycznego wysyłania wiadomości SMS do klientów, którzy zadzwonili do restauracji, ale nie można było odebrać. Wyjaśniamy również, jak wysłać wiadomość SMS pokazującą link do rezerwacji spotkania lub link do strony internetowej do numerów nieodebranych połączeń.

WŁĄCZ FUNKCJĘ PRZESYŁANIA WIADOMOŚCI TEKSTOWYCH NA VOIP W SWOJEJ (WIRTUALNEJ) FIRMIE

Istnieją dwa sposoby na włączenie obsługi wiadomości tekstowych VoIP w Twojej firmie:

1. Użyj swojego obecnego numeru VoIP, włączając wiadomości tekstowe

Kilku dostawców VoIP (nie wszyscy) oferuje swoim klientom funkcje wysyłania/odbierania wiadomości tekstowych. Niektórzy mogą mieć określone ograniczenia, takie jak nie wysyłanie wiadomości tekstowych na numery bezpłatne lub nieotrzymywanie wiadomości SMS B2C. Mogą też wymagać dodania planu wiadomości premium, co jest dodatkowym kosztem. Podobnie jak w przypadku planów połączeń, możesz wybierać między nieograniczonymi wiadomościami a planami typu „pay-as-you-go” dla wiadomości tekstowych.

Zanim zaczniesz szukać zewnętrznego dostawcy, sprawdź u swojego obecnego dostawcy usług głosowych IP, czy opcja wysyłania wiadomości tekstowych VoIP jest dla Ciebie odpowiednia.

2. Dodaj wiadomości tekstowe VoIP z nowym numerem i usługą

Wielu dostawców oferuje samodzielne plany wiadomości tekstowych VoIP z nowym numerem. To dobra opcja dla firm, które nadal potrzebują numeru VoIP i chcą go mieć do wysyłania wiadomości tekstowych VoIP.

Większość operatorów pozwala także na wysyłanie wiadomości tekstowych na Twój obecny numer telefonu, jeśli chcesz korzystać z tego samego numeru, który już posiadasz.

WIADOMOŚCI TEKSTOWE VOIP: FUNKCJE POMOCNE DLA FIRM

Systemy VoIP oferują szereg zaawansowanych funkcji, które usprawniają komunikację biznesową i zwiększają wydajność operacyjną.

Powiadomienie e-mail

Większość systemów VoIP wysyła kopie wiadomości SMS do Twojej skrzynki odbiorczej poczty e-mail. Następnie możesz szybko sprawdzić te komunikaty bez otwierania aplikacji telefonicznej lub uzyskiwania dostępu do panelu sterowania w sieci.

Zdefiniowane odpowiedzi

Predefiniowane odpowiedzi pozwalają użytkownikom zaoszczędzić czas podczas odpowiadania na wiadomości tekstowe. Możesz utworzyć bibliotekę odpowiedzi, z której użytkownicy mogą wybrać jedną podczas odpowiadania na wiadomości tekstowe klientów. Możesz nawet tworzyć niestandardowe odpowiedzi, które automatycznie uzupełniają nazwę/numer lub wyzwalają określone działania na podstawie słów kluczowych.

Poczta głosowa na tekst

Kilka systemów VoIP przekieruje pocztę głosową do Twojej skrzynki odbiorczej. Możesz przeczytać transkrypcję oryginalnej poczty głosowej bez odsłuchiwania całej wiadomości. Ta funkcja pozwala użytkownikom szybciej odpowiadać na pocztę głosową, zwłaszcza jeśli znajdują się w hałaśliwym otoczeniu.

Możliwość dostosowania szablonów

Załóżmy, że często wysyłasz wiadomości z prośbą o recenzje po interakcji z klientem. Wiadomość tekstowa zawiera link do Twojej witryny i krótką notatkę dla klienta. To standardowy format – dlaczego Twoi pracownicy mieliby pisać tę samą wiadomość za każdym razem?

Możesz używać niestandardowych szablonów, aby szybko wysyłać wiadomości tekstowe, gwarantując dokładność i spójność.

Harmonogramowanie

Dzięki wiadomościom tekstowym VoIP docenisz możliwość planowania wiadomości tekstowych z wyprzedzeniem kilku dni, tygodni, a nawet miesięcy. Umożliwia planowanie kampanii reklamowych i innych projektów, zapewniając dotrzymanie wszystkich terminów.

JAK TWOJA FIRMA MOŻE WYKORZYSTAĆ SMS-Y VOIP?

Istnieje wiele sposobów wykorzystania wiadomości tekstowych VoIP do celów biznesowych. Wysyłanie wiadomości tekstowych za pośrednictwem VoIP jest szybkie i łatwe . Ponieważ większość konsumentów woli wysyłanie wiadomości tekstowych od innych form komunikacji, wysyłanie wiadomości tekstowych VoIP oferuje najlepsze wskaźniki otwarć i odpowiedzi oraz poprawia zadowolenie klientów.

Wiadomości tekstowe nie są przeznaczone wyłącznie do użytku zewnętrznego, takiego jak komunikacja z klientami. Można ich również używać wewnętrznie między zespołami i pomagać pracownikom komunikować się z kolegami w różnych strefach czasowych. Byłoby korzystne, gdybyś miał biura na całym świecie.

Wykorzystanie SMS-ów z VoIP w sprzedaży

Wiadomości tekstowe VoIP zwiększają efektywność sprzedaży, umożliwiając bezpośrednią i zautomatyzowaną komunikację:

• Pomóż swojemu zespołowi sprzedaży zaoszczędzić czas: Wysyłaj klientom linki do kalendarzy umożliwiające planowanie spotkań, wraz z automatycznymi przypomnieniami o spotkaniach.
• Nawiązuj kontakt i pozyskuj potencjalnych klientów: Zwiększ współczynniki odpowiedzi, wysyłając spersonalizowane wiadomości zawierające kluczowe informacje lub linki do istotnych zasobów.

Korzystanie z SMS-ów z VoIP w obsłudze klienta

Obsługa klienta korzysta znacząco z wiadomości tekstowych VoIP, zapewniając usprawniony i wydajny kanał:

• Sprawne wsparcie: Szybkie i dokładne udzielanie odpowiedzi na pytania oraz wysyłanie automatycznych przypomnień o zaplanowanych spotkaniach lub usługach.
• Dodatkowa treść: Udostępniaj linki do krótkich filmów i pomocnych przewodników, które pomogą rozwiązać często zadawane pytania, zwiększając zadowolenie klientów.

Korzystanie z SMS-ów z VoIP w dziale kadr

Dział HR może wykorzystywać wiadomości VoIP do optymalizacji procesów rekrutacji i zatrzymywania talentów:

• Efektywne rekrutacje: Wysyłaj przypomnienia o rozmowach kwalifikacyjnych, szczegóły dotyczące dalszych działań lub wiadomości informacyjne bez konieczności korzystania z połączeń telefonicznych.
• Retencja: Popraw komunikację wewnętrzną, świętując osiągnięcia zespołu, dzieląc się istotnymi informacjami lub przeprowadzając ankiety satysfakcji.

Wykorzystanie SMS-ów z VoIP do marketingu

Marketing staje się skuteczniejszy i bardziej spersonalizowany dzięki wykorzystaniu wiadomości tekstowych VoIP:

• Kampanie segmentowane: Personalizuj promocje i komunikaty zgodnie z grupą docelową, zapewniając większą trafność i zaangażowanie.
• Aktualizacje masowe: Informuj duże grupy o premierach produktów, zmianach harmonogramu firmy lub ważnych wydarzeniach.

WYPRÓBUJ JUŻ TERAZ WIADOMOŚCI TEKSTOWE VOIP DLA SWOJEJ FIRMY

Możesz używać wiadomości tekstowych VoIP w całej swojej organizacji, aby zwiększyć produktywność . Pomijając oszczędność czasu i kosztów, Twoi klienci oczekują tego od Ciebie. Powolne odpowiedzi dla klientów oznaczają utratę sprzedaży i uszkodzone relacje, więc po co ryzykować, skoro masz narzędzie, które pozwoli Ci uniknąć opóźnień w komunikacji?

Podobnie jak w przypadku połączeń VoIP, możesz zacząć od małych rzeczy i skalować je w razie potrzeby. Nie musisz zobowiązywać się do konkretnej umowy ani liczby wiadomości. Zacznij od planu „płać zgodnie z użytkowaniem” i przejdź na nieograniczony, jeśli sytuacja tego wymaga. Dodaj wiadomości tekstowe do swoich narzędzi obsługi klienta wielokanałowego i zobacz różnicę w swoich procesach biznesowych.

CZĘSTO ZADAWANE PYTANIA DOTYCZĄCE WIADOMOŚCI TEKSTOWYCH VOIP

Czego potrzebuję, aby wysyłać wiadomości tekstowe VoIP?

Potrzebne jest połączenie z Internetem, dostawca usług VoIP obsługujący wiadomości SMS oraz kompatybilne urządzenie (komputer, smartfon lub tablet).

Czy mogę wysyłać wiadomości na dowolny numer z numeru VoIP?

Niektórzy dostawcy mogą ograniczać wysyłanie wiadomości na numery bezpłatne lub międzynarodowe.

Czy korzystanie z wiadomości tekstowych VoIP jest bezpieczne?

Tak, przesyłanie wiadomości tekstowych VoIP jest generalnie bezpieczne, jednak zaleca się wybór dostawcy oferującego szyfrowanie i inne środki bezpieczeństwa.

Jaka jest różnica pomiędzy wiadomościami SMS i MMS w VoIP?

• SMS: Tylko tekst.
• MMS: Umożliwia wysyłanie obrazów, filmów i innych plików multimedialnych.

Czy mogę używać numeru VoIP dla WhatsApp Business?

Wielu dostawców umożliwia łączenie numerów VoIP z aplikacjami takimi jak WhatsApp Business.