Jako właściciel firmy lub kierownik nie przestajesz poszukiwać sposobów na oszczędności lub zwiększenie dochodu. Większość technologii pozwala na jedno lub drugie, podczas gdy VoIP zapewnia obie te korzyści. Z VoIP telefon firmowy przestaje byś dobrem luksusowym.
Aby rozpocząć przygodę z VoIP, wystarczy nabyć pakiet usług u wybranego dostawcy i wykupić numer VoIP – to już w zasadzie wszystko! Linia naziemna i systemy PBX służyły firmom przez dziesiątki lat. Nadszedł jednak czas na pełną aktualizację systemu. Jeśli kiedykolwiek rozważałeś wdrożenie VoIP, z pewnością zaskoczyły cię plany cenowe oferowane przez dostawców. Dlaczego dostawcy usług VoIP oferują je po tak niskich cenach?
Jak działa VoIP?
Odpowiedzi należy szukać w technologii, z której korzystają dostawcy usług VoIP. VoIP wykorzystuje sieci komputerowe do transmisji połączeń. Nie wymaga osobnej sieci ani specjalnie opracowanej infrastruktury. Mówiąc inaczej, połączenie głosowe przebywa tę samą drogę, co twoja korespondencja mailowa! Firmy, które zdecydowały się na usługę VoIP w chmurze lub hostowaną, nie muszą inwestować w dodatkowy sprzęt ani oprogramowanie. Twój dostawca dostarcza usługi telekomunikacyjne poprzez twoją sieć komputerową.
A to dopiero niewielka część bogatych zasobów, które mogą pomóc twojej firmie obniżyć koszty. Być może odkryjesz nowe korzyści po wielu latach od przejścia na VoIP. Oto 10 powodów, dzięki którym przeniesienie firmowego systemu telefonii na VoIP pozwala zaoszczędzić:
1. Sprzęt
Cofnij się myślą do ostatniej sytuacji, gdy twoja firma przejszła na najnowszą technologię. Najprawdopodobniej musieliście wtedy nabyć kosztowny sprzęt i akcesoria do systemu. Technologia VoIP działa w zupełnie inny sposób. Jeśli zakupisz usługę VoIP w chmurze od operatora, nie musisz kupować żadnego sprzętu.
To prawda. Aby korzystać z VoIP, możesz zakupić adaptery do istniejących telefonów stacjonarnych. Większość firm woli jednak zainwestować w telefony kompatybilne z VoIP do wykonywania i odbierania połączeń. Tego typu telefony mogą kosztować od ok. 200 zł do tysięcy złotych za bardziej zaawansowane modele.
Nie musisz jednak inwestować w osobny telefon dla każdego pracownika. Użytkownicy mogą wykonywać połączenia ze swoich własnych smartfonów, tabletów, laptopów, komputerów stacjonarnych lub wielu innych urządzeń z funkcją przesyłu danych. Liczba telefonów, które trzeba zakupić, zależy od twoich potrzeb i liczby użytkowników.
Same oszczędności na sprzęcie mogą sięgnąć wielu tysięcy złotych, nawet w przypadku małej firmy.
2. Oprogramowanie
W dzisiejszym cyfrowym świecie system nie potrzebuje oprogramowania, żeby działać. Korzystanie z tradycyjnych aplikacji wiązało się z zakupem licencji na wiele różnych aplikacji. Za każdym razem, gdy operator wdrażał nową funkcjonalność, trzeba było zapłacić za nową wersję. Firma planuje otworzyć drugie biuro lub filię w nowej lokalizacji? Wykup więcej licencji.
Oprogramowanie dla firm jest z reguły płatne od użytkownika. To oznacza dodatkowe koszty na każdym nowym etapie rozwoju firmy. A gdzie druga strona medalu? Co jeśli z jakiegoś powodu stracisz pracowników? Koszty wcale się nie zmienią.
Z planami VoIP możesz zapomnieć o kosztach oprogramowania. Dostawcy oferują swoje własne aplikacje softphone służące do wykonywania połączeń z dowolnego urządzenia. Jeśli dostawca nie posiada takiej aplikacji, twoja firma może korzystać z dowolnej aplikacji! Możesz mieć dostęp do swojego konta i funkcji serwisowych poprzez panel online. Dzięki temu masz natychmiastowy wgląd w każdą część systemu.
3. Opłaty za połączenia
To prawdopodobnie najbardziej oczywisty sposób, w jaki system telefonii stacjonarnej dla biznesu pozwala zaoszczędzić. Jeśli kiedykolwiek przyjrzysz się bliżej planowi VoIP, zobaczysz, że opłaty są bardzo niskie. Brzmi to niemal zbyt dobrze, żeby mogło być prawdą.
Pamiętasz, o czym była mowa wcześniej przy temacie funkcjonowania VoIP? Większość połączeń wcale nie przechodzi przez PSTN. Płacisz wyłącznie za te połączenia, które idą przez tradycyjną sieć. Długodystansowe połączenia VoIP mają styczność z PSTN tylko na krótkich odcinkach. To oznacza, że płacisz kilkadziesiąt groszy za minutę, a nie potężne rachunki naliczane przez tradycyjnych operatorów.
A co z połączeniami, które nie opuszczają twojej sieci komputerowej? Stąd bierze się większość twoich oszczędności. Połączenia wykonywane wewnątrz firmy – niezależnie od tego, gdzie fizycznie znajduje się pracownik – są darmowe. Firma, ktorej filie są rozsiane po całym kraju, nie musi płacić za połączenia z jednej filii do drugiej. Pracownicy mogą pracować z domu lub z kawiarni, a ty wciąż nie płacisz za połączenia firmowe!
4. Konserwacja
To dość oczywiste, w jaki sposób VoIP pomoże ci uciąć koszty pod tym względem. Brak sprzętu, który należy konserwować, to brak bieżących kosztów jego utrzymania. Nie musisz martwić się o naprawy sprzętu ani o wymianę zużytych przewodów. Po każdej aktualizacji sprzętu sieciowego (ruter, modem, przełącznik itp.) usprawniasz również swój system telefoniczny!
5. Aktualizacje
Dostawcy systemu VoIP nie pobierają opłat za usprawnienia i aktualizacje. Ogólnie mówiąc, taryfy VoIP zapewniają bogaty wybór standardowych funkcji biznesowych. Niektóre z funkcji mogą wymagać dodatkowych opłat lub przejścia na lepszą taryfę.
Nie musisz jednak płacić za nową licencję za każdym razem, gdy dostawca aktualizuje system do nowej wersji. Patche i aktualizacje instalują się automatycznie. Nie doświadczysz żadnych przerw w dostawie usługi telefonicznej, a to jest bezcenne dla firmy. Dostawcy VoIP nie mają też rocznych umów na usługi telefoniczne ani na konserwację.
6. Bezpieczeństwo
Niekorzystny efekt uboczny przeniesienia połączeń głosowych do sieci komputerowej jest taki, że stają się one podatne na te same ataki, co pozostałe systemy komputerowe. To przekłada się na konieczność poważnego podejścia do tematu bezpieczeństwa systemu telefonii. Przestępcy i hakerzy mogą włamać się na twoje telefony firmowe i wykonywać nieautoryzowane połączenia. Mogą nawet przejść z systemu telefonicznego na serwery (jeśli działają na tej samej sieci).
Na szczęście dla twojej firmy kwestią bezpieczeństwa zajmie się operator. Renomowany dostawca wdroży wiele rozwiązań w postaci odpowiedniego oprogramowania, które uchronią twój system telefoniczny przed dostępem osób niepowołanych. Jedyne, co musisz zrobić, to zapewnić przestrzeganie najlepszych praktyk w zakresie kont użytkownika i haseł dostępu. Co twoi pracownicy powinni robić i tak!
7. Personel
Każdy system telefonii VoIP jest tak prosty w instalacji i obsłudze, że nie potrzebujesz do tego ekspertów. Nie musisz zatrudniać osobnego pracownika lub całego działu, który będzie zajmował się obsługą telefonów. Pomyśl o czasie, jaki pracownicy muszą przeznaczyć na czynności administracyjne dotyczące telefonów. Po wyeliminowaniu tych żmudnych zadań pracownicy mogą skupić sie na ważniejszych kwestiach. Pomyśl, ile zaoszczędzisz, jeśli wyeliminujesz konieczność zatrudnienia dodatkowej osoby (lub nawet dwóch) wyłącznie do obsługi telefonów!
8. Zunifikowana komunikacja
VoIP to dopiero początek tematu komunikacji biznesowej. Wiele firm wdrożyło już zunifikowany system komunikacji (UC). Oznacza to przeniesienie wszystkich kanałów komunikacyjnych w jedno miejsce. Pracownicy mogą swobodnie przełączać się pomiędzy różnymi kanałami do wysyłania krótkich i dłuższych wiadomości, połączeń głosowych i połączeń wideo.
Aby to umożliwić, powinieneś już teraz zainwestować w telefonię VoIP, która jest fundamentem większości systemów UC. W razie potrzeby w dowolnym momencie możesz dodać w swoim systemie funkcje konferencji lub połączeń wideo. Przydatne rozszerzenia, jak np. oznaczenie dostępności (użytkownicy widzą, czy dana osoba jest zajęta, czy można do niej zadzwonić), poprawiają produktywność. Przejście z VoIP na UC będzie kosztować firmę mniej niż późniejsze wdrożenie calego systemu od zera.
9. Mobilność
Pamiętasz czasy, gdy telefony komórkowe były czymś nowym? Jeszcze dziesięć lat temu jedynie kierownicy wyższego stopnia posiadali służbowe telefony komórkowe. Te czasy już minęły.
Smartfony w biurach są teraz powszechne.
Co to oznacza dla twojej firmy? Warto również zainwestować w smartfony. Kilka telefonów stacjonarnych na firmę już nie wystarczy. Wiele systemów telefonii VoIP dla firm wspiera nowe formy mobilności. Musisz tylko pobrać i zainstalować aplikację, a od razu będziesz mógł wykonywać połączenia ze swojego numeru VoIP.
Niech twoi pracownicy będą w stanie wykonywać i odbierać połączenia w dowolnym miejscu. Pozostaną w kontakcie z klientami i ze sobą nawzajem niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Już nigdy nie stracisz ważnego klienta lub okazji sprzedażowej tylko dlatego, że pracownik nie przebywał przy swoim biurku!
10. Płać za to, z czego korzystasz
Korzystając z systemu VoIP, płacisz wyłącznie za zasoby, których używasz. Twoja firma zyskuje ogromną dawkę elastyczności. Rozmowy są rozliczane za sekundę, a nie zaokrąglane do pełnej minuty. Jeśli rozmowa trwa 2 minuty i 16 sekund, płacisz dokładnie za ten czas.
Ta sama zasada ma zastosowanie do numerów telefonu, linii i użytkowników. Możesz dodawać i usuwać zasoby w zależności od potrzeb. Nie musisz płacić za cały miesiąc ani wykupywać pakietów minimalnych.
To zaledwie kilka przykładów na to, jak VoIP pozwala oszczędzić środki i zwiększyć przychody. Zwróć uwagę, że o ile część z nich pozwala na jednorazowe oszczędności (np. brak konieczności zakupu sprzętu), inne umożliwiają oszczędności na większą skalę (np. niższe rachunki miesięczne). Nadal nie jesteś przekonany do zmiany systemu na VoIP? Już dziś zadzwoń do VoIPstudio i sprawdź, w jaki sposób możemy sprawić, że twoja firma pozostanie konkurencyjna. Zobacz nasze ceny i szeroką ofertę funkcjonalości biznesowych. Będziesz żałować, że tak długo zwlekałeś z aktualizacją!
