Większość firm nie myśli o używanych systemach telefonicznych, dopóki się nie zepsują. Wyjaśnia, dlaczego wiele organizacji nadal korzysta z przestarzałych i starszych systemów. Ale przyszłość komunikacji leży w VoIP. Ponieważ coraz więcej przewoźników deklaruje datę końcową PSTN, czas na zmianę.
Systemy telefoniczne VoIP oferują niezliczone korzyści firmom każdej wielkości. Aktualizacja do VoIP może również zaoszczędzić dużo pieniędzy. Jednak rozpoczęcie korzystania z VoIP może wydawać się trudne. Pozostaje Ci pływać w morzu akronimów i żargonu.
Jeśli chcesz przejść na VoIP i nie wiesz od czego zacząć, zapoznaj się z tym podręcznym przewodnikiem, aby uzyskać najlepszą jakość VoIP.
Zrozum swoje wymagania
Pierwszym krokiem w procesie aktualizacji jest zrozumienie wymagań biznesowych. Zanim zaczniesz badać różne typy VoIP, powinieneś wiedzieć, czego potrzebuje Twoja firma.
Aktualne funkcje Jeśli masz już usługę telefonii służbowej, przeanalizuj ją dokładnie. Jakie funkcje ma to, czego absolutnie potrzebujesz? Możesz także zapytać swoich pracowników o to, co jest dla nich ważne w codziennej pracy. Prawdopodobnie znajdziesz także pewne funkcje, z których nie korzystasz tak często, ale i tak trzeba za nie zapłacić.
Kolejną rzeczą, na którą warto zwrócić uwagę, jest liczba użytkowników, których masz i jakich spodziewasz się mieć w przyszłości. Wiele planów cenowych VoIP opiera się na liczbie użytkowników w organizacji, ale inne nie. Numer ten ma znaczenie również przy zakupie nowych telefonów VoIP do biura.
Oceń swoją infrastrukturę Technologia VoIP działa poprzez przekierowywanie połączeń głosowych przez istniejące sieci danych. Z jednej strony oznacza to, że nie trzeba utrzymywać oddzielnych systemów dla głosu i innych danych. z drugiej strony istniejąca infrastruktura sieciowa powinna być w stanie obsłużyć dodatkowe obciążenie.
Niektóre firmy wolą tworzyć wirtualną sieć prywatną (VPN) i segregować połączenia głosowe ze względu na jakość i rozwiązywanie problemów. Inni mogą nawet kupić drugie łącze internetowe specjalnie do rozmów VoIP. Ta opcja oznacza również, że masz kopię zapasową, jeśli coś pójdzie nie tak z głównym połączeniem internetowym.
Może zaistnieć konieczność modernizacji sprzętu, takiego jak routery, zapory ogniowe i przełączniki, aby obsługiwać dane VoIP. Czasami jest to tak proste, jak aktualizacja oprogramowania sprzętowego, ale należy także przygotować się na wymianę przestarzałych modeli. Uzyskanie najlepszej jakości usług VoIP zależy również od jakości sprzętu.
Spójrz w przyszłość Kolejną rzeczą, o której należy pamiętać, są cele biznesowe i przyszły rozwój. Wybrane rozwiązanie VoIP powinno wspierać Twoje bieżące potrzeby. Powinien jednak być również wystarczająco elastyczny, aby wspierać przyszły wzrost. Sporo organizacji wykorzystuje systemy VoIP jako podstawę narzędzi ujednoliconej komunikacji (UC). Być może teraz nie będzie Ci to potrzebne, ale w przyszłości może okazać się niezbędne.
W związku z tym powinieneś również sporządzić listę funkcji, które musisz mieć i które warto mieć. Twój budżet będzie odgrywał ważną rolę w wyborze odpowiednich funkcji dla organizacji. Wyeliminuj dostawców, którzy nie oferują wszystkich funkcji z Twojej listy must-have. Biorąc pod uwagę, że na rynku działają setki dostawców VoIP, ten krok pomoże Ci zawęzić pole.
Rodzaje urządzeń Kuszące może być pójście na całość i zakup nowych telefonów z systemem VoIP. Ale rzeczywistość jest taka, że technologia VoIP nie jest zależna od telefonów stacjonarnych. W rzeczywistości większość usług VoIP obsługuje wiele urządzeń, w tym laptopy i komputery stacjonarne, urządzenia mobilne, telefony stacjonarne, telefony konferencyjne, a nawet tablety.
Być może masz pracowników, którzy preferują przenośność urządzeń mobilnych i w ogóle nie potrzebują telefonów stacjonarnych. Możesz także kupić różne typy telefonów stacjonarnych dla pracowników biurowych. Najwyższej klasy modele dla kadry kierowniczej mogą z łatwością kosztować tysiące dolarów. Przeciętnemu pracownikowi powinny jednak wystarczyć zwykłe modele z podstawowymi funkcjami.
Jeśli Twoja firma zamierza zastąpić spotkania osobiste wirtualnymi konferencjami, warto zainwestować w sprzęt wysokiej jakości. Niektóre modele konferencyjne są wyposażone w wiele mikrofonów i głośników, dzięki czemu kilka osób może w nich uczestniczyć jednocześnie. Zanim przejdziesz do następnego etapu, powinieneś mieć ogólne pojęcie o tym, ile urządzeń każdego typu zamierzasz kupić.
Wykonaj badania
Kiedy już wiesz, czego potrzebuje Twoja firma, nadszedł czas, aby wybrać dostawcę, z którym chcesz nawiązać współpracę.
Filtrowanie listy dostawców Jeśli masz do wyboru setki, a nawet tysiące dostawców VoIP, zawężenie wyboru może być trudne. O filtrowaniu według listy Twoich niezbędnych funkcji pisaliśmy już wcześniej.
Innym szybkim sposobem na skrócenie listy jest wyeliminowanie wszystkich dostawców, którzy nie mieszczą się w Twoim budżecie. Niektórzy dostawcy oferują drogie plany ze wszystkimi możliwymi funkcjami. Ale czy jest to coś, czego naprawdę potrzebujesz? Żadna firma nie powinna płacić za funkcje, z których nie korzysta. Pamiętaj, że zawsze powinieneś mieć na uwadze swój budżet. Kupując nowe rozwiązanie, łatwo przesadzić i wydać znacznie więcej, niż się spodziewałeś.
Sprawdź recenzje i historię dostawców Kiedy masz już możliwą do zarządzania listę około tuzina dostawców, czas na dalsze zbadanie ich. Jest to doskonała okazja, aby sprawdzić opinie online dotyczące wszystkich dostawców znajdujących się na Twojej liście. Istnieje wiele witryn z recenzjami stron trzecich, które oferują bezstronne i uczciwe recenzje od klientów.
Sporo dostawców ma również referencje od klientów na swoich stronach internetowych. Zawsze możesz skontaktować się z nimi bezpośrednio, aby uzyskać ich opinię. Studia przypadków poszczególnych firm mogą również dać dobry pogląd na temat najlepszych opcji VoIP dla Twojej firmy.
Oceń bezpieczeństwo Niestety wielu właścicieli firm zastanawia się nad bezpieczeństwem dopiero po podpisaniu umowy i rozpoczęciu wdrożenia. Jednak bezpieczeństwo jest niezwykle istotne dla nowego systemu telefonicznego. Ponieważ VoIP wykorzystuje ten sam Internet do przekierowywania połączeń, jest podatny na zagrożenia internetowe, takie jak oprogramowanie szpiegujące i oprogramowanie ransomware.
Nie oznacza to, że systemy VoIP są niebezpieczne, ale ważne jest, aby zapytać dostawcę o środki bezpieczeństwa. Czy obsługują szyfrowanie i wdrażają najlepsze praktyki w zakresie bezpieczeństwa? W przypadku każdej hostowanej usługi VoIP duża część bezpieczeństwa zależy od dostawcy. Dlatego pamiętaj, aby zadawać pytania i uzyskać szczegółowe odpowiedzi.
Renomowani dostawcy będą dysponować infrastrukturą niezbędną do zarządzania odzyskiwaniem po awarii. Powinni mieć możliwość skorzystania z opcji zapasowych (takich jak telefon stacjonarny lub komórkowy). Jeśli coś stanie się z Twoim biurem, Twoi pracownicy powinni móc wrócić do pracy w innym miejscu, a nawet pracować z domu.
QoS Był czas, gdy połączenia VoIP charakteryzowały się słabą jakością dźwięku i nieodebranymi połączeniami. Hostowane usługi VoIP przebyły długą drogę od tego czasu. Dzisiaj – jeśli dostawca prawidłowo zaimplementuje parametry Quality of Service (QoS) – nie będzie można odróżnić połączeń VoIP od PSTN. QoS oznacza optymalizację ruchu sieciowego i infrastruktury w celu nadawania priorytetu połączeniom głosowym. Połączenia głosowe i wideo to komunikacja w czasie rzeczywistym, dlatego opóźnienia będą miały wpływ na jakość połączenia. W przeciwieństwie do poczty elektronicznej, dla której kilkusekundowe opóźnienie nie ma tak naprawdę znaczenia, drgania, opóźnienia i utrata pakietów są ważnymi czynnikami wpływającymi na jakość sieci VoIP.
Sprawdź Regulamin
Kiedy już masz mniejszą listę, powiedzmy 3–4 dostawców, czas zagłębić się w szczegóły. Tutaj znaczenie mają opcje obsługi klienta, umowy dotyczące poziomu usług i szybkość reakcji.
Umowy dotyczące poziomu usług SLA, czasu pracy i odzyskiwania danych mają kluczowe znaczenie w przypadku systemów telefonicznych. Określają one obowiązki dostawcy w przypadku, gdy wydarzy się coś zakłócającego świadczenie usług. Dobry dostawca będzie miał historię minimalnych przestojów w ciągu roku. Umowa SLA określa obiecany czas sprawności oraz rekompensatę w przypadku przekroczenia określonych limitów.
Właściciele firm powinni również zapytać o czas na regenerację. Kiedy pojawi się problem, jak szybko mogą go naprawić? Jak być dostępnym dla klientów w przypadku awarii?
Opcje wsparcia Dostawca VoIP powinien oferować wiele sposobów skontaktowania się z nim w celu uzyskania pomocy. Dlaczego to jest ważne? Pomyśl o tym. Jeśli jedyną opcją jest do nich zadzwonić, jak możesz to zrobić, jeśli telefony w ogóle nie działają? Dostawca powinien oferować klientom co najmniej kilka opcji.
Następną rzeczą do rozważenia jest wiedza i doświadczenie ich agentów wsparcia. Gdy skontaktujesz się z nimi w sprawie problemu, powinni być w stanie rozwiązać Twoje pytania. Dobrze jest mieć wiele możliwości skontaktowania się z nimi, ale nie ma to sensu, jeśli nie mogą rozwiązać problemu.
Firmy powinny również wziąć pod uwagę zdolność reagowania. Jak szybko dostawca kontaktuje się z Tobą w sprawie przerw w świadczeniu usług lub harmonogramów konserwacji? Czy musisz czekać, aż dodzwonisz się do właściwej osoby? Obsługa klienta jest niezbędna, ponieważ Twoja firma zależy od posiadania wydajnego i skutecznego systemu komunikacji.
W VoIPstudio jesteśmy pewni, że możemy zapewnić najlepsze doświadczenia VoIP. Dlaczego więc nie spróbować? Nie potrzebujesz nawet karty kredytowej, aby przetestować VoIPstudio. Zarejestruj się już dziś i skorzystaj z 30-dniowego bezpłatnego okresu próbnego!
Wszystko gotowe żeby skorzystać z VoIPstudio?
Zacznij darmowy 30 dniowy okres próbny, bez podawania danych karty kredytowej!
Tysiące firm na całym świecie zaufało VoIPstudio oraz powierzyło nam swoją komunikację biznesową. Dlaczego nie zaufasz nam i Ty?
Tysiące firm na całym świecie zaufało VoIPstudio oraz powierzyło nam swoją komunikację biznesową. Dlaczego nie zaufasz nam i Ty?
