Prawie każdy w świecie biznesu zdaje sobie sprawę z systemów telefonicznych VoIP i tego, jak mogą pomóc organizacjom. Niezależnie od tego, czy jako właściciel firmy chcesz obniżyć rachunki za telefon, czy łatwiej zarządzać telefonami w biurze, VoIP ma coś dla Ciebie. Nawet tradycyjni operatorzy telefonii po cichu przeszli na VoIP, a kilku podało również szacunkowe daty zamknięcia swoich sieci połączonych PSTN.
Z biegiem lat kilka mitów na temat VoIP również odeszło w niepamięć. Na przykład małe firmy mogą korzystać z hostowanych usług VoIP, aby korzystać z tej technologii, zamiast kupować i konserwować sprzęt do tego celu. Bezpieczeństwo i jakość połączeń poprawiły się do tego stopnia, że większość ludzi (klientów i innych użytkowników) nie jest już w stanie odróżnić połączeń VoIP od stacjonarnych.
W tym momencie jedyne firmy, które używają analogowych systemów telefonicznych, robią to, ponieważ nie mają infrastruktury internetowej do ich obsługi lub ze względu na regulacje branżowe. Jednak, chociaż liczba zastosowań VoIP rośnie, nie wszystkie firmy skutecznie wykorzystują funkcje VoIP. Istnieje wiele mniej znanych funkcji, które mogą pomóc w transformacji obsługi klienta, kampanii marketingowych, a nawet współpracy między zespołami.
Jedną z takich funkcji są słowa telefoniczne (vanity numbers). Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że jest to prosta funkcja, której potrzebują tylko niektóre firmy. Ale prawda jest taka, że słowa telefoniczne mogą ogromnie pomóc firmom w:
- Świadomość klienta
- Wysiłki na rzecz budowania marki
- Kampanie marketingowe i reklamowe
- Zapewniają Twojej firmie przewagę nad konkurencją
CO TO JEST SŁOWO TELEFONICZNE
Słowo telefoniczne to niestandardowy numer telefonu, który możesz skonstruować, aby przeliterować słowo, frazę lub nazwę firmy. Możesz także wybrać niestandardowe numery telefonów z określoną częstotliwością powtarzania numerów, na przykład 999 lub 1234. Dostawcy mogą oferować szeroki zakres numerów kierunkowych do wyboru, a przy wyborze słowa telefonicznego obowiązuje kilka zasad. Najważniejszą rzeczą do zapamiętania jest to, że wybrany ciąg liczb powinien zapadać w pamięć.
Oto kilka przykładów słów telefonicznych:
- 1-800-PLUMBER
- 888-PET-FOOD
- 843-TAX-TIPS
Wskazówki, jak skonstruować niezapomniane słowo telefoniczne
Chociaż istnieje kilka zasad dotyczących słów telefonicznych, warto wybrać tę, która jest odpowiednia dla Twojej firmy, jest w jakiś sposób zapadająca w pamięć i łatwa do powiedzenia lub przeliterowania. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci skonstruować dobre słowo telefoniczne:
- Pamiętaj, aby unikać błędów w pisowni popularnych słów. Nawet jeśli nazwa Twojej firmy to takie słowo, nie używaj go w numerze próżności. Większość ludzi nie zauważy dodatkowej/brakującej litery i po prostu wybierze zwykłą pisownię. Oznacza to, że skontaktuje się z kimś innym zamiast z Twoją firmą
- Staraj się nie używać liter takich jak Q lub Z, które są trudne do wymówienia lub które milczą podczas wypowiadania słowa. Twoi odbiorcy mogą nie zdawać sobie sprawy, że te litery znajdują się w liczbie i ponownie dzwonią pod zły numer
- Jeśli nazwa Twojej firmy jest zbyt skomplikowana, długa lub w inny sposób nie nadaje się do podania słowa telefonicznego, użyj zamiast tego słowa opisowego. Załóżmy, że Twoja cukiernia nazywa się Domowe Babeczki Babci Mae. Dosyć trudno jest skonstruować dobry vanity number z nazwy. Jednak coś takiego jak 800-CUPCAKES będzie rezonować z Twoimi klientami
- Możesz reklamować się w mediach społecznościowych lub Twoja publiczność jest młoda, możesz również użyć słowa lub wyrażenia, które klient już kojarzy z Twoją marką. Może to być hashtag, którego zwykle używasz, lub slogan, którym podpisują się wszystkie Twoje kampanie.
- Przetestuj słowo telefoniczne w każdy możliwy sposób. Zapisz to, poproś ludzi, aby to powiedzieli, i rozważ błędy ortograficzne, akcenty i inne niuanse frazy/słowa. Możesz także przeprowadzić szybkie wyszukiwanie, aby upewnić się, że słowo nie jest nieodpowiednie lub obraźliwe w większości krajów anglojęzycznych
RODZAJE SŁÓW TELEFONICZNYCH
Vanity numbers mogą być numerami bezpłatnymi lub zwykłymi. Korzyści płynące z korzystania z bezpłatnych słów telefonicznych są od razu oczywiste. Dajesz potencjalnym i obecnym klientom niezapomniany numer, pod który można zadzwonić, a oni też nie muszą płacić za połączenia.
Jednak nie każda organizacja może sobie pozwolić na zakup bezpłatnego słowa telefonicznego. Mogą one stać się dość drogie, co może sprawić, że ta opcja będzie poza zasięgiem mniejszych firm. Jak w przypadku każdej innej funkcji VoIP, możesz wybrać coś, co pasuje do Twojego budżetu. Możesz kupić zwykłe słowa telefoniczne, w przypadku których klienci są obciążani typowymi stawkami za połączenie.
Pamiętaj, że niektórzy dostawcy oferują tylko bezpłatne numery klientów. Jeśli więc Twój obecny operator telefonii VoIP nie oferuje żądanego numeru, zawsze możesz go kupić od kogoś innego.
Zasięg słów telefonicznych
Najpopularniejsze słowa telefoniczne, które zobaczysz, są bezpłatne i mają zasięg ogólnokrajowy. Oznacza to, że każdy w kraju może zadzwonić pod ten numer bez żadnych opłat. Możesz jednak kupić numery niestandardowe o określonym zasięgu, a także takie, które działają tylko w jednym lub kilku stanach.
Jeśli kupisz bezpłatny numer próżności z zasięgiem stanowym, tylko klienci z lokalnym numerem kierunkowym mogą go wybrać. Jeśli masz biura w kilku sąsiednich stanach lub głównie obsługujesz klientów w określonym regionie, możesz kupić numer z zasięgiem regionalnym.
Firmy mogą również kupować numery niestandardowe, które działają w USA, Kanadzie, a czasem nawet w Meksyku. Te numery mogą być trudniejsze do znalezienia u większości dostawców, a także zazwyczaj są droższe.
CECHY NUMERÓW NIESTANDARDOWYCH
Większość, jeśli nie wszystkie, vanity numbers mają mnóstwo funkcji, do których możesz być już przyzwyczajony w przypadku zwykłych numerów VoIP.
Śledzenie połączeń
Większość sprzedawców oferuje śledzenie połączeń dla Twojego słowa telefonicznego. Oznacza to, że możesz uzyskać dostęp do szczegółowych raportów dotyczących różnych cech połączeń przychodzących. Na przykład możesz rozbić połączenia z określonego stanu lub regionu, aby zobaczyć, gdzie znajduje się większość dzwoniących. Może to pomóc Ci w podjęciu decyzji o skoncentrowaniu się na konkretnym rynku lub wprowadzeniu nowego produktu w tym obszarze.
Śledzenie połączeń może, ale nie musi obejmować również informacji o dzwoniącym. Umożliwi to identyfikację potencjalnych klientów i niewykorzystanych rynków. Możesz także ocenić popyt na swoje produkty i usługi w całym kraju.
Nagrywanie rozmów
Wszyscy słyszeliśmy znajomy głos mówiący, że rozmowa może być nagrywana i monitorowana w celach jakościowych lub szkoleniowych podczas kontaktowania się z firmą. Możesz również włączyć nagrywanie rozmów dla swojego słowa telefonicznego. Większość firm kupuje numer niestandardowy w celach marketingowych i promocyjnych. Tak więc połączenia przychodzące będą koncentrować się na zamianie potencjalnych leadów na sprzedaż. Nagrywanie tych rozmów pozwoli Ci je później przeanalizować, aby zidentyfikować obszary wymagające poprawy dla Twoich agentów lub pomóc w szkoleniu nowych rekrutów.
Nieodebrane połączenia
Bez względu na to, ile osób odbiera telefony jest wysoce nieprawdopodobne, abyś codziennie odbierał każde połączenie. Zapis całkowitej liczby połączeń w porównaniu z liczbą nieodebranych połączeń może dać lepsze wyobrażenie o tym, jak obsłużyć linie telefoniczne. Możesz chcieć przypisać swoim pracownikom różne harmonogramy zmian, aby zminimalizować nieodebrane połączenia w godzinach szczytu. Te dane mogą również pomóc przewidzieć, kiedy liczba połączeń osiągnie szczyt w ciągu dnia lub czy potrzebujesz dodatkowych rąk do pracy w pracowitym sezonie (pora roku, tuż po kampanii reklamowej itp.).
Wyświetl statystyki połączeń
Po monitorowaniu zapisów połączeń przez kilka dni, prawdopodobnie zauważysz, że pojawiają się wzorce. Szczegółowe rejestry połączeń i analizy pomogą Ci zrozumieć, dlaczego i kiedy klienci najchętniej dzwonią do Twojej firmy. Załóżmy, że Twoja reklama telewizyjna jest wyświetlana w określony dzień tygodnia lub dżingl radiowy odtwarzany jest kilka razy w trakcie danego programu. Twój rejestr połączeń powinien pokazywać skok liczby odpowiadających reklamie. Na podstawie tych danych możesz obliczyć zwrot z inwestycji dla różnych kampanii i podjąć decyzje, które z nich są lepsze dla biznesu.
JAK OTRZYMAĆ SŁOWO TELEFONICZNE
Istnieje wielu dostawców, którzy oferują specjalnie bezpłatne numery podręczne, a inni oferują wszelkiego rodzaju numery podręcznych. Twój obecny dostawca usług VoIP również może mieć dla Ciebie kilka opcji. Chociaż wygodnie jest używać numeru od obecnego dostawcy, warto się rozejrzeć, zwłaszcza jeśli masz mały budżet.
Niektóre witryny oferują proste narzędzie wyszukiwania, dzięki któremu możesz znaleźć dostępne vanity numbers dla swojej firmy. Gdy znajdziesz to, czego szukasz, prześlą Ci wycenę zakupu. Upewnij się, że uzyskałeś numer od niezawodnego dostawcy z solidną infrastrukturą, która go obsługuje. Powinieneś być w stanie łatwo zintegrować słowo telefoniczne z systemem telefonicznym.
Koszt słów telefonicznych
Koszt słowa telefonicznego może się różnić w zależności od potrzebnych funkcji/opcji ubezpieczenia. Na przykład bezpłatny vanity number z zasięgiem ogólnokrajowym będzie znacznie droższy niż lokalny numer celny z nadmiarem stanowym.
Niestety, może to utrudnić porównywanie cen między dostawcami. Podczas uzyskiwania ofert upewnij się, że porównujesz jabłka z jabłkami. Przeczytaj również drobny druk i związane z nim warunki dla każdego cytatu. Niektórzy dostawcy mogą mieć ograniczenia, które mogą wpłynąć na sposób korzystania z numeru lub cenę, którą za niego płacisz.
KORZYŚCI SŁÓW TELEFONICZNYCH
Teraz, gdy rozumiesz już logistykę uzyskiwania i używania numeru klienta, przyjrzyjmy się korzyściom płynącym z jego posiadania.
Świadomość marki
Korzystanie ze słów telefonicznych to opłacalny sposób na długoterminową poprawę świadomości marki. Uzyskanie idealnego numeru i skonfigurowanie go może zająć trochę czasu. Ale kiedy już się pojawi, numer stale poszerza zasięg Twojej marki. Za każdym razem, gdy ktoś widzi numer na bilbordzie lub słyszy go w telewizji w tle, Twoja marka zaznacza swoją obecność. Z czasem Twoi odbiorcy zapamiętają markę i sięgną po telefon, gdy będą chcieli do Ciebie zadzwonić.
Łatwy do przypomnienia
Słowa telefoniczne są niezapomniane. Oznacza to, że klienci mogą je łatwo zapamiętać, zwłaszcza w sytuacjach, gdy nie mogą zapisać Twojego numeru. Załóżmy, że podczas jazdy ktoś słyszy dźwięk twojego radia. Z pewnością nie mogą zapisać twojego numeru kontaktowego, ale numer próżności jest łatwy do zapamiętania bez większego wysiłku. 800-123-HVAC jest łatwiejszy do zapamiętania niż losowy 10-cyfrowy ciąg liczb.
Potencjalny klient przechodzący przez ulicę może dostrzec Twoją reklamę w przejeżdżającym autobusie. Słowo telefoniczne pozostanie w jego pamięci bardziej niż losowy numer telefonu. Kiedy będzie potrzebować twoich usług, przywoła niestandardowy numer i zadzwoni do ciebie.
Uprość kampanie marketingowe
Twój nowy vanity number jest ogromnym atutem, więc używaj go we wszystkich kanałach i mediach. Czy masz pojazdy, które dostarczają Twoje produkty w trasę? Napisz numer na ich stronie. Umieść go na bilbordach, reklamach prasowych, na papierze firmowym itp. Im częściej go używasz, tym wyższa widoczność. Twoi klienci nie będą mieli żadnych wątpliwości co do kontaktu z Tobą, powinni natychmiast zapamiętać numer niestandardowy.
Marketing szeptany
Kolejną zaletą korzystania ze słowa telefonicznego jest to, że ludzie mogą dzielić się nim z przyjaciółmi i rodziną. Marketing szeptany – kiedy Twoi klienci kierują do Twojej firmy nowe kontakty – jest najlepszą formą marketingu, jaką możesz uzyskać. Ci potencjalni klienci mają już osobiste referencje z zaufanego źródła, więc Twój zespół sprzedaży może łatwo przekonwertować je na zrealizowaną sprzedaż.
Słowo telefoniczne ułatwia odbiorcom udostępnianie go w swoim kręgu społecznościowym. Zastanów się, który numer łatwiej powiedzieć na głos lub wpisać w mediach społecznościowych – 888-HOME-HELP czy 308-412-6859? Chcesz, aby Twoi klienci mogli jak najłatwiej polecać Cię swoim znajomym i rodzinie. Korzystanie ze słów telefonicznych jest opłacalnym sposobem, aby to zrobić.
Popraw wskaźniki odpowiedzi na kampanie reklamowe
Badania wykazały, że użycie słów telefonicznych może znacznie zwiększyć wskaźniki odpowiedzi na kampanie reklamowe. Możesz to sprawdzić samodzielnie, prowadząc dwie kampanie, jedną ze słowem telefonicznym, a drugą ze zwykłym numerem. Jest to szczególnie ważne, jeśli wprowadzasz swój produkt na nowy rynek lub region. Twoja grupa docelowa może nie mieć pojęcia o Twojej firmie, ale słowo telefoniczne sprawi, że reklama będzie niezapomniana.
Przewaga konkurencyjna
Używanie słowa telefonicznego, zwłaszcza takiego, które opisuje Twoją firmę, a nie nazwę, daje przewagę nad konkurencją. Na przykład Twój vanity number to 800-KWIATÓW i używasz go na wszystkich swoich materiałach marketingowych. Z biegiem czasu ludzie będą kojarzyć kategorię produktu z Twoją marką, a nie z konkurencją.
Jeśli chcą kupić kwiaty, wezmą telefon i zadzwonią do Ciebie. Nie będą brać pod uwagę nikogo innego i prawdopodobnie w razie potrzeby nie zapamiętają swojego numeru ogólnego. Każdy ekspert ds. marketingu powie, że tego rodzaju skojarzenie jest bezcenne, jeśli chodzi o nastawienie konsumenta. Może kilkakrotnie zwiększyć sprzedaż i poprawić rentowność.
Wiarygodność
Panuje przekonanie, że tylko duże firmy mogą sobie pozwolić na zakup słów telefonicznych. W konsekwencji ludzie zakładają, że każda firma ze słowem telefonicznym jest wiarygodna i profesjonalna. Kiedy jesteś małą lub lokalną firmą konkurującą z większymi organizacjami, vanity number jest skutecznym sposobem na wyrównanie pola gry. Nowopowstający lub wschodzący biznes może korzystać ze słów telefonicznych, aby uzyskać widoczność i pokazać, że jest godny zaufania.
Jeśli Twoja firma rozszerza się na nowy rynek, posiadanie ogólnokrajowego bezpłatnego słowa telefonicznego może również poprawić widoczność dla potencjalnych klientów. Daje ci obecność w kraju przy bardzo niewielkich inwestycjach. Możesz zyskać znaczną rozpoznawalność wśród klientów spoza Twojej okolicy, ponieważ Twój vanity number ma dużą obecność.
Przekierowywanie połączeń
Możesz ustawić reguły routingu połączeń dla swojego numeru, tak jak dla każdego innego numeru telefonu VoIP. W zależności od wielkości firmy i przewidywanej liczby połączeń telefony może odbierać kilka osób lub cały dział. W obu sytuacjach możesz ustawić reguły połączeń dotyczące tego, dokąd trafiają połączenia przychodzące.
Na przykład możesz ustawić reguły na podstawie pory dnia, aby ktoś mógł odbierać połączenia niezależnie od strefy czasowej. Działa to doskonale, jeśli masz wiele biur w różnych stanach lub w całym kraju. Nawet jeśli nie masz kilku biur, możesz umożliwić pracownikom pracę zdalną i odbierać telefony w czasie lokalnym, gdy główne biuro jest zamknięte.
Alternatywnie możesz przekierować połączenia przychodzące na pocztę głosową podczas wakacji i oddzwaniać, gdy biuro otworzy kopię zapasową. Poszczególni użytkownicy mogą również ustawić swoje preferencje, które urządzenie ma dzwonić dla połączeń przychodzących. Numery VoIP oferują kilka opcji routingu połączeń, więc możesz skonfigurować swoje, aby mieć pewność, że żadne połączenie z klientem nigdy nie zostanie pominięte.
WADY KORZYSTANIA Z SŁÓW TELEFONICZNYCH
Słowa telefoniczne są potężnym narzędziem marketingowym i mogą być bardzo korzystne dla organizacji. Dlaczego więc nie każdy ma taki numer? Należy pamiętać, że nie każda firma ma dobre podstawy do korzystania z vanity numbers. To niesamowite narzędzie dla każdej firmy, która opiera się na komunikacji głosowej i rozmowach telefonicznych. Jednak nie wszystkie firmy korzystają z telefonu do komunikacji.
Jeśli prowadzisz małą firmę krawiecką, która opiera się na lokalnej klienteli z ustalonym numerem telefonu, możesz w ogóle nie potrzebować słów telefonicznych. A może Twoi klienci wolą przychodzić do sklepu po spersonalizowane usługi. Ta sama firma może nadal kupować numer niestandardowy, gdy jest gotowa do rozszerzenia działalności, ale do tego czasu może nie potrzebować takiego narzędzia.
Menedżerowie powinni również pamiętać, że słowa telefoniczne mają dołączony koszt. Nie trzeba ich używać, dopóki nie zajdzie taka potrzeba. W przeciwieństwie do tradycyjnych umów telefonicznych, możesz kupować lub usuwać vanity numbers w dowolnym momencie i płacić tylko za użytkowanie. Jedynym ograniczeniem jest dostępność żądanego numeru.
Posiadanie słowa telefonicznego może również nie pasować do ogólnego przekazu marki. Firma, która produkuje i sprzedaje luksusowe samochody na zamówienie, może uważać, że vanity number nie przyciągnie segmentu klientów, na który patrzy. Załóżmy, że marka jest skierowana do młodych dorosłych i ma modny, młodzieńczy wizerunek. Korzystanie ze słów telefonicznych może wydawać się przestarzałe dla odbiorców, negując wszelkie potencjalne korzyści.
Kolejną potencjalną wadą jest dostępność numerów. Idealny numer niestandardowy dla Twojej firmy może być już zajęty lub zbyt drogi. Nazwa firmy lub branża mogą nie sprzyjać tworzeniu dobrego numeru niestandardowego. Tak czy inaczej, może lepiej zrezygnować z używania jednego, niż wybrać niezgrabny/błędnie napisany vanity number.
CZY POWINIENEŚ KUPIĆ NUMER NIESTANDARDOWY?
Jak widać, zalety słów telefonicznych znacznie przewyższają wszelkie wady, jakie mają. Te wady dotyczą również niszowych przypadków użycia, podobnie jak firmy, które opierają się na analogowych systemach telefonicznych. Dla wielu firm korzystanie z vanity number zapewnia znaczne korzyści z punktu widzenia obsługi klienta i marketingu.
Należy pamiętać, że numery niestandardowe VoIP są elastyczne. Nie musisz angażować się w żadne roczne kontrakty ani umowy serwisowe. Możesz przetestować numer, a następnie zdecydować się na dalsze korzystanie z niego, gdy zobaczysz wyniki. Większość dostawców oferuje również różne opcje cenowe, dzięki czemu możesz wybrać taki, który odpowiada Twoim wymaganiom.
Słowa telefoniczne mogą pomóc Twojej firmie wyróżnić się z tłumu i konkurować ze znacznie większymi organizacjami. Mogą pomóc budować świadomość marki i ułatwić klientom kontakt z Tobą. Jak na narzędzie, które wymaga bardzo niewielkich nakładów z góry, jest to naprawdę imponujący zestaw funkcji odpowiednich dla firm. Więc na co czekasz? Zdobądź taki numer i zacznij budować swoją markę już dziś.
