Co to jest rozszerzenie numeru telefonu? Kompletny przewodnik

Każda firma potrzebuje solidnego systemu telefonicznego dostosowanego do jej potrzeb. Nawet mała firma zatrudniająca 1 lub 2 pracowników potrzebuje firmowego systemu telefonicznego, zamiast polegać na prywatnych telefonach komórkowych. Linie telefoniczne zorientowane na klienta nie oferują funkcji klasy biznesowej, takich jak książka telefoniczna, przekazywanie połączeń czy wirtualne rozszerzenia.

Wraz ze wzrostem liczby pracowników rosną również wymagania dotyczące komunikacji. Każdy nowy pracownik potrzebuje własnego numeru telefonu i sposobów kontaktowania się z kolegami z innych działów lub biur. Twoi pracownicy muszą komunikować się z Tobą, ze sobą oraz z Twoimi klientami.

Tutaj przydają się rozszerzenia numerów telefonów. Dzięki rozszerzeniom możesz sparować ze sobą każde łącze w Twojej firmie. Dodatkowo dajesz klientom szansę na dotarcie do wybranej osoby lub działu zgodnie z ich potrzebami. W przypadku dużych firm rozszerzenia numerów telefonów są niezbędne do skutecznej komunikacji.

CZYM JEST ROZSZERZENIE NUMERU TELEFONU?

Numery wewnętrzne to krótkie numery, które możesz przypisać pracownikowi, zespołowi lub działowi w swojej firmie. Są wewnętrznym kodem umożliwiającym użytkownikom szybką i łatwą komunikację ze współpracownikami. Twoi klienci mogą również ominąć normalną automatyczną sekretarkę, wybierając numer wewnętrzny osoby, z którą chcą porozmawiać. Z tego powodu funkcja ta jest również nazywana wybieraniem numeru wewnętrznego.

Dzwoniący wewnętrzni i zewnętrzni używają tych samych numerów wewnętrznych w różny sposób.

Załóżmy, że Alicja i Bob pracują w tym samym biurze. Numer wewnętrzny Alicji to 103, a numer Boba to 104. Jeśli Alicja chce porozmawiać z Bobem, może podnieść słuchawkę i wybrać numer 104.

Numery wewnętrzne należy dodać do głównego numeru firmowego w przypadku połączeń zewnętrznych, np. klientów lub dostawców.

Na przykład, jeśli numer telefonu Twojej firmy to 987-6543, klient powinien wybrać numer 987-6543-103, aby porozmawiać z Alicją, lub 987-6543-104, aby porozmawiać z Bobem.

RÓŻNICE MIĘDZY ROZSZERZENIAMI TELEFONÓW DOMOWYCH I ROZSZERZENIAMI TELEFONÓW FIRMOWYCH

Rozszerzenia telefoniczne istnieją od dawna — są niemal tak stare jak technologia telefonii stacjonarnej. Jednak działają inaczej w kontekście biznesowym lub domowym.

Rozszerzenia telefonii domowej

Rozszerzenie pozwala użytkownikom odbierać połączenia z dowolnego miejsca w domu na linię domową. Zasadniczo oznacza to, że masz wiele urządzeń podłączonych do swojego głównego numeru. Gdy ktoś zadzwoni na Twój numer telefonu, wszystkie urządzenia w domu zadzwonią, umożliwiając Ci odebranie połączenia z dowolnego miejsca.

Należy jednak zauważyć, że dom ma tylko jedną linię. Jeśli rozmawiasz z kimś na drugim urządzeniu, nikt inny w domu nie może zadzwonić z innego. Linia jest zajęta dla wszystkich, którzy nie są na rozmowie.

Rozszerzenia telefonów biznesowych

Rozszerzenia telefoniczne w systemie biznesowym działają inaczej. Umożliwiają firmie zakup mniejszej liczby linii niż całkowita liczba pracowników. Możliwe jest współdzielenie kilku linii zewnętrznych za pośrednictwem rozszerzeń. Ten system działa, ponieważ pracownicy nie będą korzystać z telefonów przez cały czas.

Na przykład nie musisz kupować dziesięciu linii, jeśli masz dziesięciu pracowników. Możesz sobie poradzić z 3 do 4 liniami telefonicznymi i numerami wewnętrznymi, w zależności od potrzeb. Jeden pracownik korzystający z numeru wewnętrznego nie blokuje linii wszystkich.

JAK DZIAŁAJĄ ROZSZERZENIA TELEFONICZNE?

Tradycyjnie numery wewnętrzne składają się z 4 cyfr, takich jak 1002 lub 2563 itd. Analogowe systemy telefoniczne nie oferują możliwości dłuższych lub krótszych numerów wewnętrznych. Na szczęście dostawcy usług telefonii VoIP oferują również 3- lub 5-cyfrowe wybieranie numerów wewnętrznych VoIP. Możesz nawet przypisać pracownikowi numery wewnętrzne, takie jak 4 lub 65.

Zespoły projektowe lub działy mogą również mieć własne rozszerzenia. Umożliwia to użytkownikom kontaktowanie się z kolegami z innych działów lub dywizji firmy.

Rozszerzenia telefoniczne działają w połączeniu z funkcją automatycznej sekretarki dla linii biznesowych. Jeśli klient nie zna numeru wewnętrznego osoby, do której próbuje się dodzwonić, automatyczna sekretarka umożliwia mu wybranie działu i przekierowanie połączenia na właściwy numer wewnętrzny.

Z drugiej strony, jeśli klient zna numer wewnętrzny, może pominąć głos automatycznej sekretarki i wybrać numer wewnętrzny bezpośrednio.

RÓŻNICA MIĘDZY NUMERAMI WIRTUALNYMI A ROZSZERZONYMI

Rozszerzenia działają bardzo podobnie do numerów wirtualnych, ponieważ oba przekierowują połączenia do innych urządzeń. Oba są wirtualne i nie są powiązane z konkretną lokalizacją lub kodem pocztowym. Oba składają się z numerów, chociaż rozszerzenia są zwykle krótsze. Różnica między nimi zależy od kontekstu, w którym są używane.

Wirtualny numer telefonu jest zazwyczaj powiązany z adresem IP konkretnego urządzenia, niezależnie od tego, czy jest to telefon stacjonarny, telefon komórkowy czy komputer. Gdy ktoś dzwoni pod ten numer, połączenie jest przekierowywane do urządzenia podłączonego do tego adresu IP. Gdy dzwonisz do kogoś za pośrednictwem systemu VoIP, jest to numer, który inni mogą zobaczyć na ekranie swojego telefonu. Umożliwia on pracownikom wykonywanie i odbieranie połączeń na różnych urządzeniach przy użyciu tego samego numeru służbowego.
Numer wewnętrzny nie jest powiązany z konkretnym urządzeniem ani jego adresem IP. Zamiast tego jest częścią samego systemu telefonii VoIP. Opłaty za utworzenie i używanie wirtualnego numeru są określone w umowie z dostawcą VoIP. Numery wewnętrzne są zazwyczaj bezpłatne, chociaż może istnieć limit maksymalnej liczby, jaką możesz mieć. Numery wewnętrzne mogą przekierować Cię do osoby, działu, a nawet skrzynki poczty głosowej.

DODAWANIE UŻYTKOWNIKÓW I ROZSZERZEŃ W VOIPSTUDIO

Dodanie nowego użytkownika lub numeru wewnętrznego jest dość proste w większości systemów telefonii VoIP. W przypadku VoIPstudio zaloguj się do panelu sterowania online i wybierz „dodaj nowego użytkownika”. Możesz przypisać mu konkretny numer wewnętrzny, konfigurując nowego pracownika.

Ten krótki film pokazuje, jak dodawać użytkowników do VoIPstudio.

Co jeśli masz już konta pracowników i użytkowników, ale chcesz dodać rozszerzenie? Możesz edytować istniejącego użytkownika i dodać rozszerzenie, którego chcesz użyć.

Załóżmy, że pracownik przenosi się do innego biura. Nie musisz niczego zmieniać; Twój obecny numer wewnętrzny nadal będzie działał, nawet jeśli zmienisz lokalizację fizyczną. Jeśli masz numery wewnętrzne działu, możesz zaktualizować numer pracownika, jeśli zmieni on dział lub otrzyma awans.

JAK WYBRAĆ NUMER TELEFONU Z ROZSZERZENIEM?

Wybieranie numeru wewnętrznego telefonu jest takie samo, jak w przypadku numeru telefonu VoIP. Jedyną różnicą jest sposób obsługi połączeń wewnętrznych i zewnętrznych.

Połączenia wewnętrzne pochodzą z organizacji, niezależnie od fizycznej lokalizacji. Dlatego dwóch pracowników w różnych biurach, a nawet krajach, może nadal rozmawiać ze sobą bez ponoszenia opłat za połączenia międzymiastowe, za pośrednictwem bezpośredniego wybierania numeru (DID). Kontynuując powyższy przykład, Alicja może zadzwonić do Boba, wybierając numer 104, niezależnie od tego, gdzie pracuje. Wybieranie numeru wewnętrznego jest szczególnie ważne, jeśli zespół jest rozproszony w wielu lokalizacjach.
Połączenia zewnętrzne pochodzą spoza organizacji i trafiają do punktu końcowego w firmie. Dlatego klienci, dostawcy, partnerzy i inne strony dzwoniące do jednego z Twoich pracowników mogą wybrać numer wewnętrzny. Mimo to, jeśli włączyłeś funkcję automatycznej sekretarki w swoim systemie telefonicznym, zwykle jest ona dodatkiem do centralnego numeru firmowego; nawet jeśli dzwoniący nie znają numeru wewnętrznego, mogą zostać przekierowani do właściwej osoby.

W JAKI SPOSÓB POŁĄCZENIA SĄ PRZEKIEROWYWANE NA NUMER WEWNĘTRZNY?

Jak widać, numery wewnętrzne niewiele różnią się od numerów telefonów z punktu widzenia użytkownika. Oferują jednak kluczowe funkcje. Dlatego też istotne jest zrozumienie, w jaki sposób połączenia są kierowane do różnych numerów wewnętrznych po wybraniu numeru przez dzwoniącego.

Kierowanie połączeń na numery wewnętrzne obejmuje jeden z kilku algorytmów, które określają sposób obsługi połączeń. Większość organizacji będzie miała różne zasady w zależności od odbiorcy, czy jest to osoba, zespół czy dział.

Pierwszym krokiem jest utworzenie katalogu, który kieruje dzwoniących do konkretnych działów lub osób. Gdy dzwoniący wybiera numer wewnętrzny lub wybiera opcję, połączenie jest odpowiednio kierowane.

Ustalanie reguł wybierania dla indywidualnych użytkowników

Użytkownicy mogą również tworzyć reguły, według których urządzenia powinny dzwonić dla połączeń przychodzących. Załóżmy, że kierownik sprzedaży ma telefon stacjonarny, telefon służbowy, laptop i aplikację na swoim osobistym telefonie komórkowym. Mogą wybrać, aby połączenia przychodzące dzwoniły do wszystkich urządzeń jednocześnie lub aby dzwoniły do każdego urządzenia w określonej kolejności, dopóki nie odbiorą połączenia.

Ustalanie reguł wybierania dla oddziałów

Możesz również potrzebować różnych reguł dla różnych działów. Na przykład dział HR może nie otrzymywać wielu telefonów zewnętrznych od klientów. W takim przypadku możesz przekierować wszystkie połączenia najpierw do menedżera, a następnie do członka zespołu tylko wtedy, gdy menedżer jest niedostępny. Menedżer pełni rolę pojedynczego punktu kontaktowego dla osób z zewnątrz. Mogą później przydzielać zadania konkretnym pracownikom.

Ustalanie reguł wybierania numerów dla zespołów

Z drugiej strony zespół pomocy technicznej prawdopodobnie otrzymuje setki telefonów od klientów. Możesz ustawić połączenia przychodzące tak, aby dzwoniły do wszystkich numerów wewnętrznych w zespole jednocześnie (jednoczesne wyjście) lub przełączać się między poszczególnymi numerami wewnętrznymi, aż ktoś odbierze połączenie (round-robin routing).

W takim przypadku sekwencyjne kierowanie połączeń, w którym połączenia dzwonią za każdym razem w tej samej kolejności, może być szkodliwe. Oznacza to, że pierwszy pracownik na liście będzie musiał odbierać więcej połączeń, zakłócając inne jego zadania.

Jeśli Twoi agenci sprzedaży lub usług muszą osiągnąć cele (zamknięte transakcje lub rozwiązane zgłoszenia), każdy powinien mieć szansę na odbieranie połączeń przychodzących.

ZALETY KORZYSTANIA Z ROZSZERZEŃ

Ponieważ wybieranie numerów wewnętrznych jest dostępne od dawna, możesz być zaznajomiony z jego wykorzystaniem w kontekście biznesowym. Jednak hostowane usługi VoIP zapewniają bardziej solidne funkcje dla numerów wewnętrznych. Są bardziej wszechstronne i można ich używać w różnych sytuacjach, które wcześniej nie były możliwe.

Poniżej znajdziesz korzyści wynikające ze stosowania rozszerzeń w swojej firmie:

1. Możesz udostępniać wiele linii

Wraz ze wzrostem organizacji, rozszerzenia przechodzą z luksusu do konieczności. Nawet mała firma może skorzystać z używania rozszerzeń zamiast przypisywania linii/numeru każdemu pracownikowi w zespole. Oszczędności są szybko widoczne, niezależnie od tego, czy masz dziesięć linii, czy tysiąc numerów.

Nie chodzi tylko o cenę dodatkowej linii. Ponieważ hostowane systemy VoIP zwiększają ruch w sieci, każda dodatkowa linia oznacza zapewnienie większej przepustowości. Rozszerzenia pomagają w maksymalnym wykorzystaniu dostępnych zasobów.

2. Łatwe połączenia do użytku wewnętrznego

Dzwonienie do kolegów w firmie staje się znacznie łatwiejsze dzięki rozszerzeniom. Twoi pracownicy nie muszą pamiętać długich numerów każdej osoby, do której muszą zadzwonić. O wiele łatwiej jest pamiętać końcówkę o 3 lub 4 cyfrowym rozszerzeniu. Dla małej firmy zatrudniającej 5 pracowników może to niewiele znaczyć. Ale co, jeśli pracownik musi komunikować się z 5 lub 6 zespołami w ciągu dnia? Krótsze numery wewnętrzne ułatwiają to wszystkim.

3. Pozwól klientom ominąć automatyczną sekretarkę

Automatyczna sekretarka jest bardzo przydatną funkcją, szczególnie w przypadku większych firm z wieloma działami lub oddziałami. Dzwoniący może skontaktować się z odpowiednią osobą, nawet jeśli kontaktuje się po raz pierwszy lub nie zna prawidłowego numeru telefonu.

Jednak dla dzwoniących może być uciążliwe czekanie na połączenie, gdy już wiedzą, do kogo chcą się dodzwonić. Numery wewnętrzne pozwalają klientom szybko skontaktować się z account managerem lub przedstawicielem, jeśli znają prawidłowy numer wewnętrzny.

4. Oszczędzaj czas i popraw produktywność

Organizacje mogą zaoszczędzić wiele godzin, włączając rozszerzenia dla poszczególnych użytkowników. Pracownicy mogą przekierowywać połączenia przychodzące do odpowiedniej osoby znacznie szybciej dzięki rozszerzeniom.

Czy dodajesz kilku użytkowników do istniejącej telekonferencji? Wybieranie numerów wewnętrznych znacznie przyspiesza, a numery wewnętrzne mają namacalny wpływ na produktywność.

5. Testuj i oceniaj kampanie reklamowe

Tradycyjne kampanie reklamowe na ogół wykorzystywały środki masowego przekazu, aby dotrzeć do odbiorców. Jednak dzisiejsze kampanie reklamowe są bardziej ukierunkowane na różne podsegmenty rynku i często są dostosowane do określonych kryteriów. Dzięki mediom społecznościowym i reklamie online firmy mogą prowadzić kilka kampanii obok siebie.

Ale jak zmierzyć skuteczność każdej kampanii ? Jedną z opcji jest użycie rozszerzeń telefonicznych, zwłaszcza jeśli chcesz, aby potencjalni klienci dzwonili. Załóżmy, że testujesz trzy różne reklamy w sieciach społecznościowych. Możesz skonfigurować inne rozszerzenie dla każdej reklamy i dokładnie śledzić połączenia przychodzące za pomocą funkcji VoIP Call Tracking.

6. Utrzymuj lokalną obecność na nowych rynkach

Firmy zawsze stają w obliczu ryzyka, gdy rozszerzają się na nowe terytoria i rynki. To kolejny scenariusz, w którym rozszerzenia telefoniczne okazują się przydatne.

Możesz utworzyć wirtualny numer telefonu z lokalnym kodem kierunkowym i dołączyć do niego kilka numerów wewnętrznych . Ponieważ numery wewnętrzne nie uwzględniają fizycznej lokalizacji pracowników, pracownicy Seattle mogą odbierać połączenia z Kalifornii. Klienci z Kalifornii zobaczą na ekranie tylko numer lokalny i nie będą musieli wiedzieć, gdzie znajdują się agenci.

7. Popraw mobilność i elastyczność użytkowników

Wiele biur eksperymentuje z hybrydowym systemem pracy, w ramach którego część pracowników na zmianę pracuje w biurze i zdalnie.

Ten format daje Ci większą elastyczność w zatrudnianiu i zatrzymywaniu pracowników. Ale Twoi klienci nadal oczekują, że ktoś odbierze telefon i rozwiąże ich problemy.

Korzystanie z rozszerzeń pomaga zachować profesjonalną obecność dla klientów, nawet gdy pracownicy pracują w różnych lokalizacjach. Ponadto pracownik może pracować z telefonem stacjonarnym w biurze, korzystać z laptopa w domu lub korzystać z telefonu komórkowego w podróży.

8. Śledzenie, rejestrowanie i analiza wzorców połączeń

Innym doskonałym zastosowaniem rozszerzeń telefonicznych jest śledzenie i analizowanie wzorców połączeń, szczególnie w działach obsługi klienta, takich jak sprzedaż lub wsparcie techniczne. Organizacja często będzie miała wiele produktów i usług. Niezależnie od tego, czy masz dedykowane zespoły dla każdej linii produktów, pomocne jest sprawdzenie, które produkty potrzebują największego wsparcia i dlaczego.

Rozszerzenia telefoniczne mogą pomóc Ci umieścić klientów w odpowiedniej kolejce, gdzie eksperci mogą odpowiedzieć na ich pytania. Zminimalizuje to liczbę razy, gdy połączenie musi zostać przekierowane przed rozwiązaniem. Ponadto rozszerzenia mogą pomóc Ci odpowiedzieć na pytania takie jak:

Która lista produktów wiąże się z dłuższym czasem oczekiwania na połączenie i wymaga większej liczby agentów?
Czy agenci potrzebują dodatkowego szkolenia, jeśli klienci dzwonią kilka razy z tym samym problemem?
Czy produkt potrzebuje lepszej dokumentacji, skoro klienci zadają proste pytania?
Czy musisz zmieniać przydział agentów w godzinach szczytu lub zaplanować zmiany obejmujące więcej godzin?

Rozszerzenia telefoniczne nie są niczym nowym, ale hostowane usługi VoIP rozszerzyły swoje możliwości na nowe sytuacje.

W JAKI SPOSÓB VOIPSTUDIO MOŻE POMÓC W ZARZĄDZANIU NUMERAMI WEWNĘTRZNYMI TELEFONÓW?

VoIPstudio to intuicyjny system umożliwiający efektywne zarządzanie numerami wewnętrznymi Twojej firmy:

Łatwe przypisywanie i modyfikowanie rozszerzeń: Dzięki VoIPstudio możesz przypisywać i modyfikować rozszerzenia z internetowego panelu sterowania. Pozwala to na szybkie dostosowywanie konfiguracji rozszerzeń do zmieniających się potrzeb Twojego zespołu.
Skalowalność: VoIPstudio ułatwia skalowalność komunikacji w Twojej firmie. Wraz z rozwojem i dodawaniem kolejnych pracowników możesz bez problemu dodawać nowe rozszerzenia.
Mobilność i praca zdalna: Rozszerzenia zarządzane przez VoIPstudio umożliwiają pracownikom pracę z dowolnego miejsca bez utraty połączenia z systemem telefonicznym firmy. Jest to niezbędne dla zespołów zdalnych lub hybrydowych.
Integracja z automatyczną sekretarką: VoIPstudio umożliwia integrację numerów wewnętrznych z automatyczną sekretarką, ułatwiając kierowanie połączeń do właściwego numeru wewnętrznego zgodnie z opcjami wybranymi przez klientów.
Statystyki i analiza: VoIPstudio oferuje narzędzia umożliwiające analizę wzorców połączeń, optymalizację dystrybucji numerów wewnętrznych i poprawę efektywności obsługi klienta.

CZĘSTO ZADAWANE PYTANIA DOTYCZĄCE NUMERÓW WEWNĘTRZNYCH

Czym jest rozszerzenie numeru telefonu?

Jest to krótki numer służący do kierowania połączeń do konkretnego pracownika lub działu w firmie, ułatwiający komunikację wewnętrzną.

Jak skonfigurować numer wewnętrzny w systemie VoIP?

Numery wewnętrzne można konfigurować z poziomu panelu sterowania systemu VoIP, przypisując je pracownikom lub działom według potrzeb.

Jak wybrać numer wewnętrzny z telefonu zewnętrznego?

Najpierw wybierz główny numer firmy, a następnie, gdy system o to poprosi, wprowadź numer wewnętrzny.

Ile rozszerzeń może mieć firma?

Zależy to od dostawcy VoIP, ale większość z nich pozwala na dodanie wielu numerów wewnętrznych zgodnie z potrzebami firmy.

Czy mogę korzystać z numerów wewnętrznych w kilku lokalizacjach firmy?

Tak, w przypadku systemów VoIP numery wewnętrzne nie są ograniczone lokalizacją fizyczną, co pozwala na korzystanie z nich w wielu miejscach.