Rok 2020 był stresujący dla wszystkich na całym świecie. Niezależnie od innych wartych uwagi wydarzeń, ten rok zostanie zapamiętany ze względu na pandemię. Słowa takie jak lockdown i kwarantanna są częścią globalnego słownictwa. Dla organizacji, rok 2020 po raz kolejny podkreślił znaczenie komunikacji.
POTRZEBA ZARZĄDZANIA KOMUNIKACJĄ W FIRMIE
Komunikacja – zarówno wewnętrzna, jak i zewnętrzna – zawsze była kluczowa dla firm. Jednak w obliczu trwającej blokady, pracowników pracujących zdalnie i dodatkowego stresu związanego z problemami finansowymi, zarządzanie komunikacją w biurach jest jeszcze bardziej istotne.
Niestety, zarządzanie komunikacją w firmie podczas blokady jest trudne z wielu powodów. Wiele osób straciło pracę, ponieważ firmy straciły kontrakty lub w inny sposób przestały działać. Oznacza to, że organizacje nie mają pełnej obsady, a pozostali pracownicy muszą pracować w domu. Jak można skutecznie komunikować się, gdy nie można nawet spotkać się twarzą w twarz?
Praca w domu może być szkodliwa dla produktywności i zdrowia psychicznego pracowników, zwłaszcza gdy dzieje się to niespodziewanie w środku kryzysu. Nie każdy może pracować zdalnie, a nawet jeśli możesz to zrobić, nie każdemu się to spodoba. Praca zdalna znacznie utrudnia komunikację i współpracę.
Nie oznacza to jednak, że nic nie można z tym zrobić. Choć sytuacja blokady jest stale zmienna w zależności od miejsca pracy, liderzy mogą nadal zarządzać komunikacją firmową za pomocą istniejących narzędzi lub znaleźć nowe, które będą pasowały do potrzeb.
ZARZĄDZANIE KOMUNIKACJĄ FIRMY W KLUCZOWYCH OBSZARACH
Strategie komunikacji będą się różnić w zależności od tego, z kim rozmawiasz. Na przykład wiadomości kierowane do klientów będą się różnić od tych, które rozsyłasz wewnętrznie. Ten aspekt nie zmienia się podczas blokady. Oto cztery kluczowe obszary, na których należy się skupić podczas zarządzania komunikacją w firmie:
Scentralizuj swój zespół ds. komunikacji
Większe organizacje często mają zdecentralizowaną komunikację, podobnie jak firmy, w których pracownicy są rozproszeni w wielu lokalizacjach. Jednak podczas każdego kryzysu ważna jest centralizacja zespołu komunikacyjnego. Organizacja potrzebuje skoncentrowanego zespołu, który może stworzyć wiadomość i rozpowszechnić ją w odpowiedni sposób. Nie chcesz, aby w tym czasie krążyły błędne informacje, plotki i kłamstwa.
Kto powinien wchodzić w skład tego zespołu komunikacyjnego? To często się zmienia, w zależności od firmy. Zespół powinien składać się z lidera wyższego szczebla, osoby z działu HR, eksperta w danej dziedzinie oraz eksperta ds. komunikacji. Upewnij się jednak, że zespół nie stanie się komitetem złożonym z kilkunastu osób – to szkodzi Twojemu celowi, jakim jest zarządzanie komunikacją w firmie.
Regularnie komunikuj się z pracownikami
Kiedy masz już swój zespół, czas zastanowić się nad grupą odbiorców. Do kogo mówisz i co muszą wiedzieć? Pandemia dotknęła wszystkich, od udziałowców po klientów i pracowników. Ale masz obowiązek informowania swoich pracowników o wielu rzeczach podczas blokady. Pracownicy będą mieli wiele pytań takich jak:
- Jak zmieni się sytuacja, gdy wszyscy będą pracować w domu?
- Jak utrzymać kontakt z kolegami i kierownikami?
- Co firma robi, aby zapewnić im bezpieczeństwo?
- Czy ich praca jest zagrożona, czy stracą wynagrodzenie lub oszczędności emerytalne?
Komunikacja firmowa powinna koncentrować się na rozwiązywaniu tych problemów, jak również wszelkich innych pytań, jakie mogą mieć pracownicy. Upewnij się również, że komunikujesz się z pracownikami przynajmniej raz na dwa dni. Brak jasnej komunikacji może sprawić, że ludzie poczują się odizolowani, zwłaszcza gdy pracują samotnie w czasie blokady.
Komunikacja z klientami
Rozmowy z klientami to także element zarządzania komunikacją w firmie. Organizacje komunikują się z klientami w dwóch szerokich obszarach:
- Komunikacja masowa – Obejmuje ona komunikaty korporacyjne, reklamy, marketing, posty w mediach społecznościowych itp. Należy upewnić się, że cała taka komunikacja jest empatyczna i wrażliwa, jednocześnie odpowiadając na obawy klientów. Wiele firm musiało wstrzymać reklamy lub zmienić marketing, aby nie wydawać się głuchymi na ton podczas globalnego kryzysu.
- Komunikacja osobista – Ma miejsce, gdy Twoi pracownicy rozmawiają z klientami podczas świadczenia usług lub gdy klienci kontaktują się z Tobą. Twoi klienci mogą również mieć pytania dotyczące tego, jak firma radzi sobie z wymogami bezpieczeństwa i higieny podczas blokady lub czy Twoje usługi/godziny będą dotknięte. Ważne jest, aby Twoi pracownicy wiedzieli jak i co komunikować z klientami w takich chwilach.
Komunikacja ze społecznościami
Pandemia dotknęła nie tylko jednostki, rodziny i firmy, ale także społeczności. Istnieje wiele sposobów na komunikację z nimi, w tym wykorzystanie filantropijnego ramienia firmy do udzielania pomocy. Rozpocznij dialog z lokalnymi liderami społecznymi lub innymi firmami, aby zbadać możliwości pomocy. Może to być tak proste, jak zaoferowanie pracownikom wolnego czasu na wolontariat lub przekazanie dostaw, takich jak maseczki dla pracowników służby zdrowia.
TREŚĆ KOMUNIKATU
Teraz, gdy już wiesz, z kim rozmawiasz, powinieneś zastanowić się, co musisz im powiedzieć. Jak napisano wcześniej, prawie każdy będzie miał pytania dotyczące blokady w ogóle. Pracownicy będą też mieli konkretne obawy, które powinieneś rozwiać.
Informacje na temat covid i odpowiedź firmy
Wiadomości te mogą być podobne dla różnych odbiorców, a podstawowa różnica polega na tym, ile szczegółów należy zawrzeć. Na przykład, klienci mogą nie dbać o to, czy dezynfekujesz sprzęt komputerowy, ale muszą wiedzieć, czy godziny pracy ulegną zmianie.
Podczas gdy zewnętrzne komunikaty są ważne, pamiętaj, że Twoi pracownicy będą potrzebowali informacji o bieżącej sytuacji, a także aktualizacji, gdy sytuacja się zmieni. Czy zmieniasz konfigurację biura w czasie, gdy wszyscy pracują w domu, aby nadać priorytet dystansowi? Poinformuj o tym swoich pracowników. W sytuacji kryzysowej informacja przekazywana w odpowiednim czasie jest być może ważniejsza niż czekanie, aż będziesz wiedział wszystko o sytuacji.
Informacje o zmianach w polityce
Wiele firm musiało zmienić sposób pracy, politykę i plany, aby nadążyć za zmianami w przyszłości. Ale czy te informacje są ograniczone tylko do kierownictwa? Upewnij się, że pracownicy wiedzą, co dzieje się w całej organizacji. Jeśli wprowadzasz jakiekolwiek zmiany w polityce, które dotyczą ich bezpośrednio lub pośrednio, powinni o tym wiedzieć.
Zmiany w polityce mogą również wpłynąć na pracowników w nieoczekiwany sposób, zwłaszcza jeśli mieszkają i pracują w różnych miejscach. Być może wyznaczyłeś datę powrotu niektórych osób do biura, ale państwo wprowadziło nakaz pozostania w domu. Pamiętaj, aby informować pracowników o zmianach w sytuacji oraz o swojej reakcji.
Możliwość uczenia się i szkolenia
Praca zdalna podczas blokady może być szkodliwa dla zdrowia psychicznego, zwłaszcza gdy trwa przez długi czas. Niektóre biura mogą nie mieć wystarczająco dużo pracy dla wszystkich, nawet jeśli mają wynajętych pracowników. Jak więc możesz pomóc swoim pracownikom czuć się zmotywowanym i produktywnym, gdy nie mogą pracować?
Jedną z opcji jest wykorzystanie tego czasu na szkolenia i inne możliwości nauki. Przeprowadzaj wirtualne seminaria lub spotkania, aby zaktualizować umiejętności i wiedzę pracowników. Wykorzystaj ten czas, aby upewnić się, że wszyscy Twoi pracownicy są przeszkoleni i uczą się. Takie podejście ma kilka zalet:
- Przeszkoleni pracownicy są bardziej produktywni i wydajni
- Wykorzystaj czas wolny na szkolenia, zamiast wciskać je pomiędzy gorączkowe dni pracy
- Pomóż pracownikom poczuć się związanymi i użytecznymi podczas pracy w domu
JAK SIĘ KOMUNIKOWAĆ
Ostatnim elementem zarządzania komunikacją w firmie jest rozważenie metod jej dostarczania. Komunikacja zawsze opierała się na technologii, teraz ta zależność jest bardziej widoczna. Kiedy wyeliminujesz komunikację osobistą, musisz użyć innych środków, aby osiągnąć te same rezultaty. Ale nie wszystkie kanały są odpowiednie dla każdej wiadomości. Przy podejmowaniu decyzji należy więc wziąć pod uwagę odbiorców, treść wiadomości, szybkość dostarczenia i inne czynniki.
Utrzymanie technologii w sprawności
Niezależnie od kanału, upewnij się, że Twoje systemy działają prawidłowo. Gdy coś się psuje, staraj się to naprawić jak najszybciej. Laptop pracownika działa nieprawidłowo? Wymień go lub napraw. Rozmowy wideo są nieciągłe lub mają złą jakość dźwięku? Zwiększ prędkość sieci danych lub Internetu. Nie ma nic gorszego niż słyszenie niepożądanych dźwięków w tle lub obserwowanie, jak ktoś mówi bez możliwości usłyszenia go podczas ważnego spotkania.
Połączenia wideo
Rozmowy wideo gwałtownie wzrosły podczas tej blokady i nie bez powodu. To tak bliski kontakt z kolegami, jaki można uzyskać, nie spotykając się z nimi osobiście. Wideorozmowy są świetnym narzędziem do prowadzenia spotkań, cotygodniowych aktualizacji statusu lub po prostu towarzyskich spotkań z kolegami z zespołu. Możesz również używać wideorozmów do prowadzenia sesji szkoleniowych, wirtualnych seminariów edukacyjnych i improwizowanych spotkań. Nie są one jednak idealne do komunikacji z klientami, chyba że chodzi o spotkanie jeden na jeden z klientem.
Wykorzystaj wszystkie kanały, nie tylko jeden
Rozmowy wideo to jednak nie jedyna opcja. Aby pozostać w kontakcie ze wszystkimi, korzystaj z połączeń głosowych, aplikacji tekstowych, poczty elektronicznej i wewnętrznych platform do przesyłania wiadomości.
Na przykład, ważne informacje o pandemii lub zmianach w polityce powinny być wysyłane pocztą elektroniczną. Następnie można przeprowadzić rozmowy konferencyjne lub czat wideo, aby odpowiedzieć na pytania pracowników. Media społecznościowe są również dobrą drogą do wykorzystania, zwłaszcza jeśli Ty i Twoi pracownicy używaliście ich już przed zamknięciem.
