Na pierwszy rzut oka faksowanie może wydawać się staromodną praktyką biznesową, jednak wiele organizacji z niego korzysta lub przynajmniej korzysta z niego okazjonalnie do przesyłania dokumentów.
Mimo że większość typowej komunikacji biznesowej odbywa się przez telefon lub pocztę elektroniczną, czasami konieczne jest przesłanie dokumentów faksem — ze względu na wymogi regulacyjne lub dlatego, że inne środki komunikacji nie sprawdzają się.
Co prowadzi nas do pytania, przed którym staje większość organizacji biznesowych, gdy przechodzą na VoIP (lub, co jeszcze lepsze, gdy w ogóle rozważają przejście na VoIP) – czy mogę faksować za pomocą mojej usługi VoIP?
Niestety, odpowiedź nie jest prosta: tak lub nie. To, czy faksowanie będzie działać, zależy od wielu czynników.
Tak samo jak istnieje wiele sposobów wykonywania połączeń VoIP – z komputera, smartfona, specjalnego zestawu słuchawkowego IP itd. – tak samo istnieje wiele sposobów wysyłania faksów, nawet po wdrożeniu biznesowego systemu VoIP.
Zachowaj jeden telefon stacjonarny wyłącznie do faksowania
Ta alternatywa sprawdza się doskonale w organizacjach, które nie polegają na faksowaniu w większości swoich procesów biznesowych.
Być może muszą faksować kilka dokumentów co pół roku lub coś koło tego do konkretnego dostawcy lub nie używają faksów częściej niż kilka razy w roku. Zachowanie jednej tradycyjnej linii stacjonarnej i poświęcenie jej wyłącznie faksowaniu sprawdza się w przypadku wielu firm.
Niemniej jednak firmy powinny dobrze się zastanowić, zanim zdecydują się na tę opcję, ponieważ pozbawią się wielu zaawansowanych funkcji, które można uzyskać dzięki wdrożeniu prawdziwego faksowania cyfrowego.
Użyj analogowych faksów z ATA
Podobnie jak możliwe jest korzystanie ze zwykłego telefonu stacjonarnego z adapterem do połączeń VoIP, możliwe jest wysyłanie faksów za pomocą zwykłego faksu, wykorzystując bramkę VoIP i adapter telefonii analogowej (ATA).
Te adaptery wykorzystują protokół T38, który umożliwia przesyłanie faksów przez linię VoIP. Ta opcja jest zazwyczaj używana jako rozwiązanie tymczasowe przed migracją firmy do faksu komputerowego, ponieważ prędzej czy później analogowe faksy będą musiały zostać zmodernizowane lub wymienione.
Najważniejszym wymogiem przed użyciem faksu przez IP jest upewnienie się, że linia używa kodeków audio, które nie kompresują danych. Zazwyczaj oznacza to kodek G711, który oferuje wysokiej jakości głos, ale wykorzystuje większą przepustowość. Zazwyczaj wiele firm oferuje kodek G729, który wykorzystuje kompresję w celu zmniejszenia narzutu przepustowości.
Podczas gdy kompresja audio działa doskonale w przypadku normalnych połączeń głosowych, nie zapewnia niezawodnego faksowania. Czasami dostawcy oferują ustawienie na pulpicie online, które przełącza między trybami skompresowanym/nieskompresowanym. Jeśli nie, dostawca może musieć włączyć to po swojej stronie.
Przejdź na faksowanie komputerowe lub FoIP
To prawdopodobnie najlepsza opcja dla większości organizacji na dłuższą metę, ponieważ VoIP jest tutaj, aby pozostać. Dość wielu dostawców VoIP, takich jak VoIPStudio, zintegrowało protokół T38 ze swoimi usługami i oferuje bramkę faksową, przez którą można wysyłać i odbierać faksy komputerowe.
W zależności od konkretnego planu subskrypcji i dostawcy faksowanie może być lub nie być uwzględnione. Organizacje, które w dużym stopniu polegają na faksie, mogą chcieć kupić plan, który domyślnie obejmuje faksowanie, podczas gdy te, które używają go tylko okazjonalnie, mogą dodać go jako dodatkową funkcję, gdy jest to wymagane.
Zalety FoIP lub Fax over IP
Usługi takie jak VoIPStudio, które oferują bramki faksowe, integrują faksowanie z resztą sieci VoIP. Oznacza to, że faksy przychodzące i wychodzące można manipulować na wiele sposobów, które nie byłyby możliwe w czysto analogowym środowisku.
Jedną z największych zalet jest to, że faksy można wysyłać po prostu przeglądając plik i wprowadzając numer telefonu, na który mają zostać wysłane. Nie ma potrzeby bawić się papierem ani faksami.
Działa to również w drugą stronę. Przychodzące faksy można łatwo przekonwertować na wiadomości e-mail, które są wysyłane bezpośrednio do konkretnej skrzynki odbiorczej – skrzynki odbiorczej pojedynczego użytkownika, skrzynki odbiorczej zespołu lub nawet wielu adresów jednocześnie.
Faksowanie przez IP może wykorzystać fakt, że może ono jednocześnie obejmować świat elektroniczny i fizyczny. Użytkownicy mogą łatwo przeglądać historię swoich ostatnich faksów, ponownie je wysyłać, a menedżerowie mogą łatwo eksportować dzienniki do analizy i długoterminowego przechowywania.
Wysyłanie i odbieranie faksów IP jest generalnie tańsze niż faksowanie przez sieci PSTN i czasami może być bezpłatne. Ponadto dokumenty są prawdopodobnie lepszej jakości, ponieważ są cyfrowe, dopóki nie zostaną wydrukowane w pewnym momencie.
Firma może łatwo pozbyć się faksów, ponieważ faksy można drukować na dowolnej zwykłej drukarce podłączonej do komputera. Zmniejszy to liczbę maszyn, które trzeba konserwować, naprawiać lub modernizować co jakiś czas.
Organizacje mogą również lepiej kontrolować, kto może wysyłać i odbierać wiadomości faksowe, liczbę wysyłanych faksów, a także umieszczać na czarnej liście lub blokować określone numery. Pomaga to w zarządzaniu bezpieczeństwem, spamem i niechcianą pocztą.
Ponieważ faksy można wysyłać bezpośrednio z komputera, pracownicy nie muszą tracić czasu na chodzenie do faksu, który może znajdować się w innym biurze lub na innym piętrze.
Faks hostowany przez IP
VoIPStudio oferuje zintegrowaną bramkę faksową, dzięki której organizacje mogą korzystać z zalet korzystania z faksów bez konieczności inwestowania znacznych środków w sprzęt i oprogramowanie.
Nie należy ignorować tych korzyści, a hostowany faks przez IP oferuje wiele takich samych korzyści, jakie uzyskuje się, przechodząc na hostowane usługi VoIP. Firmy nie muszą martwić się o zakup sprzętu, regularną konserwację i aktualizowanie oprogramowania w okresowych odstępach czasu.
Faksowanie będzie działać, a menedżerowie będą mogli korzystać z dodatkowych funkcji kontrolnych, takich jak historia faksów, miesięczne limity faksów, filtry itp.
Większe korporacje mogą skorzystać, dostosowując oprogramowanie do faksowania do swoich unikalnych potrzeb. Z drugiej strony mniejsze firmy, które wysyłają faksy tylko okazjonalnie, mogą polegać na dostawcy, który zapewni wsparcie. W obu sytuacjach firma ostatecznie oszczędza sporo pieniędzy, przechodząc na faksowanie przez IP.
