Przestrzenie coworkingowe to centra, do których freelancerzy, telepracownicy i przedsiębiorcy udają się, aby mieć odpowiednie środowisko pracy w przystępnej cenie. Ze swojej strony menedżerowie coworkingu pomagają w nawiązywaniu kontaktów i tworzeniu synergii zawodowej.
Większość z nich to profesjonaliści, którzy do wykonywania swojej pracy potrzebują przede wszystkim laptopa, telefonu i dobrego połączenia z Internetem. Wśród tych specjalistów można wyróżnić: programistów, projektantów, menedżerów społeczności internetowych, dziennikarzy, sprzedawców, konsultantów itp. Są one jednak również bardzo przydatne dla małych firm, które znajdują w nich pomoc recepcjonisty, który zajmuje się klientami podczas ich nieobecności. Lub dla firm, które po prostu potrzebują dostępnego adresu pocztowego do odbioru przesyłek.
PRACA W BIURZE VS PRACA W PRZESTRZENI COWORKINGOWEJ
Istnieje duża różnica między tymi przestrzeniami a pracą w firmie z kolegami z tego samego działu lub z innego działu. W coworkingu nikt nie jest zobowiązany do przebywania lub dzielenia przestrzeni. Ci, którzy to robią, robią to, bo chcą i z kim chcą. Natomiast w firmach istnieje obowiązek współdzielenia przestrzeni, co często tworzy napiętą atmosferę między współpracownikami, spowodowaną tarciami między działami. Albo nawet między kolegami z tego samego działu.
Co więcej, w coworkingu profesjonaliści mają różne umiejętności, zdolności i zainteresowania, co sprzyja rozwojowi osobistemu i relacjom biznesowym. Jak można zobaczyć na portalu coworkingspain.es w Hiszpanii istnieje ponad 500 coworkingów, podczas gdy w Europie zarejestrowanych jest już ponad 1600 coworkingów.
JAKIE USŁUGI OFERUJE COWORKING
Przestrzenie coworkingowe oferują różne usługi do wykorzystania wspólnej przestrzeni roboczej. Większość z nich oferuje m.in. następujące usługi:
- Dostęp do w pełni wyposażonych miejsc pracy
- Sale konferencyjne wyposażone w sprzęt audiowizualny (ekrany, kamera internetowa, projektor itp.)
- Pomieszczenia wspólne (kuchnia, sale konferencyjne)
- Warsztaty, wykłady, imprezy, aperitify, śniadania itd…
- Adres społeczny, podatkowy i administracyjny
- Szybki przewodowy dostęp do Internetu
- Strefa kawy
- Wifi
- Szafki i przechowywanie
- Usługi poligraficzne i reprograficzne
Ponadto coworking może dodać do powyższej listy telefonię w chmurze, z licznymi korzyściami zarówno dla samego coworkingu, jak i jego klientów. Musi jednak dysponować infrastrukturą i możliwościami technicznymi, aby móc oferować takie usługi z gwarancjami.
JAKIEJ INFRASTRUKTURY POTRZEBUJE CENTRUM COWORKINGOWE, ABY WDROŻYĆ TELEFONIĘ W CHMURZE
Solidne łącze internetowe
Konieczne jest zapewnienie członkom coworkingu niezawodnego, szybkiego łącza internetowego. Będzie on potrzebny zarówno do podłączenia sprzętu komputerowego, jak i urządzeń i terminali wykorzystywanych w systemie telefonii IP.
Centrala wirtualna lub fizyczna
W zależności od usług, które chcesz oferować, powinieneś pamiętać, że wirtualna centrala pozwala na zarządzanie większą liczbą numerów wewnętrznych niż fizyczna centrala. Oferuje również większą liczbę zaawansowanych funkcji niż fizyczna centrala telefoniczna.
Trunk SIP
W przypadku fizycznej centrali PBX łącze SIP Trunk łączy centralę IP PBX z publiczną siecią telefoniczną (PSTN), co umożliwia użytkownikom z różnych firm komunikowanie się ze sobą poprzez wybieranie różnych numerów telefonów.
Numeracja
Możesz zaoferować oddzielną numerację dla każdej firmy w coworkingu lub ogólny numer coworkingowy z przekierowaniem połączeń.
KORZYŚCI Z TELEFONII W CHMURZE DLA PRZESTRZENI COWORKINGOWEJ
Coworkingi oferują freelancerom, małym firmom i telepracownikom odpowiednią przestrzeń do prowadzenia działalności. Mogą oni świadczyć mniej lub więcej dodatkowych usług na rzecz swoich klientów lub współpracowników.
Oferowanie tych dodatkowych usług, takich jak telefonia w chmurze, może być interesujące zarówno z punktu widzenia budowania lojalności klientów, jak i zapewnienia wartości dodanej w celu przyciągnięcia nowych współpracowników.
Wirtualna centrala telefoniczna może zaoferować następujące korzyści w przestrzeni coworkingowej
- Twój dostawca usług VoIP może znaleźć dla Ciebie prosty i łatwy do zapamiętania numer. Można też po prostu przenieść swój dotychczasowy numer.
- Jeśli Twoja przestrzeń coworkingowa składa się z różnych ośrodków, dzięki telefonii IP możesz mieć wspólny numer dla wszystkich lub indywidualny dla każdego z nich.
- Jeśli recepcjoniści jednego z centrów są zajęci, połączenie może zostać przekazane do innego centrum.
- Możesz włączyć aplikację WhatsApp Business za pomocą numerów telefonów VoIP. Jeśli korzystasz ze smartfona, możesz mieć obie aplikacje i odróżniać numer służbowy od pracowniczego.
- Możesz korzystać z nagrywania rozmów z nieograniczoną pamięcią masową.
- Możesz zdefiniować harmonogramy i przewodniki powitalne. Można również przekazywać numery VIP do współpracowników, użytkowników lub numerów specjalnych. Twoja przestrzeń coworkingowa będzie wyglądać profesjonalnie, niezależnie od jej wielkości.
- Telefonia VoIP integruje się z większością systemów CRM. Możesz zobaczyć kontakt dzwoniący lub kliknąć, aby nawiązać połączenie z systemu CRM bez konieczności wybierania całego numeru. Ponadto można automatycznie rejestrować aktywność, tak że gdy otrzymasz połączenie od współpracownika, zostanie ono zarejestrowane w odpowiednim pliku klienta.
KORZYŚCI Z TELEFONII W CHMURZE DLA CZŁONKÓW COWORKINGU
Ponadto możesz odsprzedawać lub oferować usługi telefoniczne firmom lub współpracownikom w swojej przestrzeni coworkingowej. Dzięki temu będziesz w stanie:
Natychmiast zarejestrować nowe numery
Dzięki temu mogą oni odbierać połączenia bezpośrednio na terminalu stacjonarnym, w aplikacji komputerowej lub w smartfonie. Współpracownicy będą mogli korzystać ze swojego numeru służbowego z terminala coworkingowego, z domu lub z dowolnego miejsca, w którym mają dostęp do Internetu.
Zapewnić usługi sekretarki
W taki sposób, że rozmowa jest odbierana w recepcji coworkingu, szczegóły rozmowy są notowane lub rozmowa jest przekazywana do odpowiedniej firmy.
Dla cyfrowych nomadów i firm międzynarodowych
Pozwoli im to nie tylko wykonywać połączenia międzynarodowe po korzystnej cenie, ale także posiadać numer lokalny w swoim kraju lub krajach, w których prowadzą działalność. Ułatwi to klientom kontakt z firmą bez konieczności wykonywania połączeń międzynarodowych, a z drugiej strony zapewni lokalną obecność wszędzie tam, gdzie jest ona potrzebna, niezależnie od miejsca, z którego wykonywane są połączenia.
WYKORZYSTANIE TELEFONII W CHMURZE W COWORKINGU
Zobaczymy na przykładzie jak skonfigurować usługę telefonii w chmurze w coworkingu.
W przypadku coworkingu WeVoIP podajemy łatwy do zapamiętania numer, np.: (+34) 919019100.
W godzinach pracy
Gdy ktoś zadzwoni w ramach godzin pracy, odtworzymy mu spersonalizowaną ścieżkę dźwiękową z muzyką w trakcie oczekiwania, np:
“Dziękujemy za telefon do firmy WeVoIP. Proszę podać nazwę firmy, z którą chcesz się skontaktować, lub poczekaj na zgłoszenie się recepcji”.
Poza godzinami pracy
Gdy ktoś dzwoni poza godzinami pracy, możemy po prostu poinformować go o godzinach pracy i danych kontaktowych:
“Dziękujemy za telefon do firmy WeVoIP. Jesteśmy otwarci od poniedziałku do piątku w godzinach od 9 do 17. Jeśli chcesz, możesz skontaktować się z nami przez Whatsapp lub e-mail recepcion@weVoIP.com”.
TERMINALE TELEFONII W CHMURZE DLA PRZESTRZENI COWORKINGOWEJ
W recepcji
W recepcji, biznesowy wygląd terminala Fanvil V65 nada przestrzeni coworkingowej bardziej profesjonalny wizerunek. Ponadto, dzięki 20 programowalnym klawiszom, ułatwi recepcjoniście wykonywanie połączeń lub przekazywanie ich współpracownikom.
Aktywuj nagrywanie rozmów, aby w razie potrzeby móc konsultować lub przeglądać rozmowy.
W miejscu pracy
Na biurkach umieszczamy kilka telefonów IP, aby współpracownicy lub firmy, które ich potrzebują, mogli wykonywać lub odbierać połączenia. W tym przypadku zalecamy użycie podstawowego terminala, takiego jak Fanvil X3:
Firmom można również zaproponować nowe numery telefonów. W ten sposób będą mieli numer powiązany z ich firmą i unikną konieczności korzystania z osobistego numeru telefonu.
Pamiętaj, że usługi VoIPstudio nie są objęte umową ani nie są na stałe. Dlatego idealnie nadają się do pracy w zmiennym środowisku, takim jak coworking. Numery można założyć w ciągu kilku minut i natychmiast z nich zrezygnować bez żadnych kar.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak przestrzeń coworkingowa może korzystać z zalet telefonii VoIP, skontaktuj się z nami już dziś.
