Skuteczna komunikacja jest niezbędnym składnikiem sukcesu firm w realizacji ich celów. Pracownicy muszą skutecznie komunikować się, aby realizować swoje codzienne cele. Komunikacja między członkami zespołu a zespołami projektowymi ma kluczowe znaczenie dla dotrzymywania terminów i osiągania wyników.
Jednak zapewnienie płynnej komunikacji między osobami lub grupami o różnych stylach komunikacji biznesowej może być trudne. W każdym biznesie znajdziesz osoby o różnych stylach komunikacji. Niektórzy ludzie również przełączają się między dwoma (lub więcej) stylami w zależności od sytuacji.
Nie ma jednego najlepszego stylu komunikacji. Warto znać cechy charakterystyczne każdego stylu i wiedzieć, jak skutecznie komunikować się z tymi, którzy ich używają.
CZYM JEST STYL KOMUNIKACJI BIZNESOWEJ?
Każdy ma preferowany sposób komunikowania się z innymi, zwłaszcza w środowisku biznesowym. Nie chodzi tylko o słowa, których używasz, ale także o mowę ciała, gesty, mimikę, tonację itp. Ponieważ duża część komunikacji biznesowej jest napisana, słowa, których używasz, będą również wpływać na to, co odbiorca myśli o Twojej wiadomości.
Zbierz to wszystko razem i masz gotowy styl komunikacji biznesowej. W środowisku biznesowym ludzie muszą komunikować się ze współpracownikami, kierownictwem i podwładnymi. Twój styl komunikacji wpływa na to, jak przedstawiasz informacje, prowadzisz dyskusje i postrzegasz pomysły innych.
Może opuściłeś spotkanie sfrustrowany, że nikt nie słuchał twoich argumentów. A może czujesz, że współpracownicy nie rozumieją, co mówisz. Może to wynikać z niedopasowania stylów komunikacji.
KORZYŚCI EFEKTYWNEJ KOMUNIKACJI
Skuteczna komunikacja jest kluczowa z kilku powodów. Bez tego działy nie mogą skoordynować się ze sobą. Zespoły projektowe nie mogą dotrzymać terminów.
Ogólnie rzecz biorąc, wydajność pracowników spada i nie można budować zaufania w organizacji.
Skuteczna komunikacja pomaga organizacjom:
- Poprawia zaangażowanie pracowników
- Maksymalizuje produktywność
- Optymalizuje współpracę międzywydziałową
- Zmniejsza rotację pracowników
- Zachęca do dzielenia się wiedzą
- Poprawia satysfakcję i utrzymanie klientów
- Wspiera kulturę firmy
Gdy komunikacja jest skuteczna, wszystkie strony odchodzą zadowolone, że ich opinie zostały wysłuchane. Przekaz jest rozumiany w sposób zamierzony przez osobę mówiącą. Nie ma nieporozumień między tym, co powiedział mówca, a tym, co zrozumiał odbiorca. Skuteczna komunikacja obejmuje język ciała, gesty, głośność i rzeczywiste słowa, których używasz.
Na przykład kierownik może powiedzieć pracownikowi, że musi poprawić swoją wydajność. Zamierza, aby przesłanie było konstruktywną krytyką. Jednak ton głosu lub wyraz twarzy kierownika może sugerować pracownikowi, że zostanie zwolniony.
Zrozumienie różnych stylów komunikacji może pomóc w zapobieganiu tego rodzaju nieporozumieniom i zachęcić do lepszej koordynacji w całej firmie.
4 RÓŻNE STYLE KOMUNIKACJI
W większości organizacji istnieją 4 typowe style komunikacji. Mają swoje wady i zalety, ale ich zrozumienie przyda się każdemu.
1. Analityczny styl komunikacji
Osoby posługujące się komunikacją analityczną przedkładają logikę nad emocje i bardziej cenią dane ponad niejasne stwierdzenia. Są one powszechne wśród kadry kierowniczej wyższego szczebla i często są postrzegane jako autorytatywne ze względu na ich rozległą wiedzę na temat faktów i liczb. Podczas prowadzenia spotkań nie wolą prowadzić small talk ani rozwlekłych wyjaśnień.
Osoby posługujące się tym stylem komunikacji doskonale sprawdzają się w rolach decyzyjnych, zwłaszcza gdy są ograniczone czasowo. Podejmują decyzje w oparciu o fakty i liczby oraz doceniają współpracowników, którzy szybko przechodzą do rzeczy. Rzadko poświęcają czas na rozwijanie osobistych relacji z innymi, co prowadzi do postrzegania ich jako zimnych i bezosobowych.
Praca z osobami posługującymi się analitycznym stylem komunikacji
Jeśli pracujesz z grupą komunikatorów analitycznych, każda dyskusja lub spotkanie powinny kłaść nacisk na liczby. Zamiast mówić „Czuję, że ta strategia poprawi sprzedaż”, użyj ostatecznych stwierdzeń popartych faktami, takimi jak „Ta strategia marketingowa może poprawić sprzedaż o 15% w przyszłym kwartale”. Rozmawiając z nimi, nie używaj niejasnego języka ani zagadkowych stwierdzeń. Chcą szczegółów, danych i jasnego języka.
2. Osobisty styl komunikacji
Pod pewnymi względami komunikatory osobiste są przeciwieństwem typu analitycznego. Osoby te wolą osobisty kontakt z kolegami. Chcą wiedzieć, jak czują się ich koledzy i co myślą o projekcie. Cenią emocje, osobistą motywację i dobrze czytają między wierszami.
Osoby zajmujące się komunikacją osobistą są postrzegane jako dyplomaci i dobrzy rozmówcy. Są osobą, do której każdy idzie, gdy chce mieć przyjazne ucho. Wolą komunikację osobistą i chętnie wyrażają swoje myśli i uczucia.
Praca z osobami posługującymi się osobistym stylem komunikacji
Jeśli pracujesz z osobistym komunikatorem, poświęć trochę czasu na nawiązanie osobistej relacji. Powiedz im, co myślisz o projekcie lub decyzji i poproś ich o opinię. Mogą nie być zbyt zainteresowani liczbami, ale docenią twoje przemyślenia na ten temat. Bardziej prawdopodobne jest, że przekona ich język emocjonalny niż zimna logika.
3. Intuicyjny styl komunikacji
Intuicyjni komunikatorzy nie mają czasu na szczegóły, wolą raczej patrzeć na rzeczy z lotu ptaka. Lubią kreatywne myślenie, wymyślanie wielkich pomysłów i kwestionowanie status quo. Osoby te rozwijają się w kreatywnych rolach i preferują swobodny język. Nie muszą słuchać najdrobniejszych szczegółów i mogą wyciągać wnioski z niekompletnych danych.
Intuicyjni komunikatorzy to często ludzie, którzy mają śmiałe pomysły i nie przepadają za szczegółami wdrożenia. Są idealne do kierowania kreatywnymi zespołami i kierowania projektami o niejasnych celach. Sesje burzy mózgów przyniosą ogromne korzyści osobom, które używają tego stylu komunikacji biznesowej.
Praca z osobami posługującymi się intuicyjnym stylem komunikacji
Będziesz musiał używać komunikacji wizualnej, takiej jak schematy organizacyjne, wykresy i obrazy, a nie liczby lub słowa. Preferują krótkie spotkania, na których decyzje podejmowane są szybko i mogą od razu zacząć działać. Nie potrzebują mnóstwa szczegółów i nie dbają o instrukcje krok po kroku. Nie martw się, jeśli nie znasz wszystkich szczegółów projektu, po prostu upewnij się, że przekazałeś im wynik końcowy, a oni zabiorą go stamtąd.
4. Funkcjonalny styl komunikacji
Osoby posługujące się komunikacją funkcjonalną uwielbiają szczegóły i chcą mieć jasne zarysy zasobów, terminów, budżetów itp. Wolą mieć wszystkie informacje pod ręką podczas podejmowania decyzji. Osoby te koncentrują się na procesach i nie przeskakują od A do Z. Muszą przejść przez B, C i wszystkie kroki pomiędzy nimi.
Osoby komunikujące się stylem funkcjonalnym lubią zadawać wiele pytań, cenią informacje zwrotne i wolą poświęcać swój czas na podejmowanie decyzji. Są idealnymi kandydatami do wdrażania projektów, dużych lub małych. Lubią zadawać pytania „jak” i nie lubią dwuznaczności.
Praca z osobami posługującymi się funkcjonalnym stylem komunikacji
Jeśli pracujesz z funkcjonalnym komunikatorem, upewnij się, że ma on wszystkie potrzebne informacje z odpowiednim wyprzedzeniem. Są to ludzie, którzy cenią sobie uzyskanie informacji przed dużym spotkaniem projektowym i prawdopodobnie będą mieli do Ciebie wiele pytań. Dobrze jest sparować ich z intuicyjnymi komunikatorami, ponieważ wdrożą projekt po tym, jak ci pierwsi wpadną na wielkie pomysły.
DLACZEGO WAŻNE JEST ZROZUMIENIE RÓŻNYCH STYLÓW KOMUNIKACJI?
Rozwijanie i zrozumienie różnych stylów komunikacji biznesowej pomoże Ci rozpoznać i dostosować się do sytuacji, w których inni się z Tobą komunikują. Na poziomie osobistym umożliwia pracownikom lepsze porozumiewanie się ze sobą.
Na przykład osobisty komunikator nie będzie sfrustrowany tym, że komunikator analityczny nie pozwala sobie na small talk. Może pomóc pracownikom, którzy preferują funkcjonalny styl komunikacji, wykorzystać więcej faktów i liczb, próbując przekonać dyrektora ds. analityki do projektu. Pozwala również lepiej zrozumieć własny styl i zidentyfikować obszary wymagające poprawy.
Na poziomie działu lub projektu może pomóc liderom lepiej zarządzać ich zespołami. Możesz proaktywnie zapobiegać konfliktom między pracownikami o różnych stylach komunikacji. Jednocześnie możesz dostosować swoje wiadomości do preferowanego stylu odbiorcy. Menedżerowie mogą chcieć uniknąć posiadania intuicyjnego komunikatora odpowiedzialnego za realizację projektu, podczas gdy komunikator analityczny może być idealnym liderem projektu.
JAK ZIDENTYFIKOWAĆ NAJLEPSZY STYL KOMUNIKACJI?
Załóżmy, że musisz przeszkolić pracownika, aby poprawić jego umiejętności obsługi klienta. Możesz chcieć przyjąć bardziej osobiste (krótka rozmowa, zapytaj ich o opinię i uczucia) lub analityczne (przedstaw dane i fakty), aby pomóc im zaakceptować konstruktywną krytykę. Osobisty komunikator może preferować spotkania osobiste, podczas gdy komunikator funkcjonalny może chcieć zadawać pytania dotyczące procesu obsługi.
Na poziomie organizacji zrozumienie różnych stylów komunikacji może pomóc w opracowaniu niestandardowych wiadomości dla różnych klientów. Możesz uwzględnić fakty dla tych komunikatorów analitycznych, korzystając z materiałów wizualnych dla osób intuicyjnych. Menedżerowie mogą opracować różne rodzaje szkoleń, które są dopasowane do preferowanego stylu komunikacji pracownika. Może pomóc personelowi w zachowaniu informacji i lepszym zrozumieniu przepływów pracy.
Twoi sprzedawcy mogą być w stanie szybciej zamykać transakcje dzięki tej wiedzy, ponieważ mogą dostosować swoją ofertę do stylu klienta. Ta znajomość może pomóc Ci lepiej komunikować się z klientami podczas próby sprzedaży Twoich produktów i usług lub gdy kontaktują się z Tobą w sprawie obsługi klienta/pomocy technicznej. Skuteczna komunikacja w kontekście biznesowym jest głównym czynnikiem sukcesu na poziomie osobistym, zespołowym i biznesowym.
