Komunikacja to podstawa każdej relacji i procesu biznesowego. Bez skutecznej komunikacji w miejscu pracy możesz mięc problemy z ukończeniem projektów lub osiągnięciem określonym wyników
Dlaczego komunikacja w pracy jest ważna?
Komunikacja w zespole jest niezbędna. Powinna przebiegać zarówno w pionie, jak i w poziomie. Oznacza to, że pracownicy na różnych poziomach (wsparcie techniczne, dyrektor, menedżerowie itp.) powinni być w stanie komunikować się ze sobą i wspólnie rozwiązywać problemy. Jednocześnie kluczowa jest również komunikacja w zespołach, działach i między osobami na tym samym szczeblu zarządzania.
Korzyści ze skutecznej komunikacji
Poprawa jakości obsługi klienta
Skuteczna komunikacja – zarówno wewnętrzna, jak i zewnętrzna – może drastycznie wpłynąć na doświadczenie klienta. Pracownicy, którzy posiadają pełne informacje, są w stanie lepiej:
- Zamienić potencjalnych klientów w klientów
- Zatrzymać lojalnych klientów
- Zapewnij doskonałą obsługę
- Poprawić jakość obsługi klienta
Wszystko to bezpośrednio wpływa na sprzedaż, przychody i zyski.
Zmniejsz rotację pracowników
Skuteczna komunikacja w miejscu pracy wpływa również na rotację pracowników. Pracownicy, którzy czują, że są doceniani, a menedżerowie słuchają ich próśb rzadziej opuszczają organizację. Pomagają sobie nawzajem i współpracują zamiast ze sobą konkurować. Przyjazna konkurencja może sprzyjać dobrym wynikom, jednak miejsce pracy obciążone dużą presją wyników nie sprzyja długoterminowemu zdrowiu pracowników. Skuteczna komunikacja promuje zdrowe środowisko pracy dla wszystkich w biurze.
Minimalizuj opóźnienia
Szybka i skuteczna komunikacja pomaga również zminimalizować opóźnienia w każdym procesie biznesowym. Umożliwia pracownikom dotarcie do osoby w celu wykonania zadania i wykonanie go tak szybko, jak to możliwe. Dzięki odpowiednim narzędziom i wiedzy możesz ograniczyć nieporozumienia prowadzące do opóźnień w projektach lub przekroczenia terminów.
Najczęstsze problemy komunikacyjne w miejscu pracy
Błędy komunikacyjne, które występują najczęściej można podzielić na 4 grupy:
Trudności ze znalezieniem odpowiedniej osoby do pracy
Dzieje się to dość często, nawet jeśli nie jesteś tego świadomy. Na przykład pracownik serwisu, który odbiera telefon od klienta. Nie ma jednak wystarczających informacji lub uprawnień, aby rozwiązać problem. Niestety nie wie też, do kogo odezwac się po pomoc lub wskazówki.
Dość często nie jest to tak proste, jak zadzwonienie do szefa lub przełożonego. Być może będą musieli skontaktować się z kimś odpowiedzialnym za wysyłkę lub rozliczenia, aby rozwiązać problem, ale nie wiedzą, kto może pomóc. Mogą zadzwonić do swojego szefa tylko po to, aby zostawić wiadomość głosową. Wiadomości nie są dostarczane lub otrzymują odpowiedź, gdy jest już za późno, aby pomóc.
W międzyczasie klient jest sfrustrowany czekaniem i rozłącza się.
Brak komunikacji – kiedy, gdzie, jak i dlaczego
Brak komunikacji ma miejsce, gdy ktoś nie otrzymuje Twojej wiadomości lub jest po prostu nie możesz się z nim skontaktować. Może się tak zdarzyć, ponieważ nie masz odpowiednich narzędzi, by to zrobić. Na przykład masz tylko numer telefonu, a pracownik jest na wyjeździe służbowym.
Może się to również zdarzyć z powodu różnic w strefach czasowych, lokalizacjach, obowiązkach zawodowych i spotkaniach. Gdy pracownicy otrzymują wiadomość, są zbyt zajęci i zapominają o późniejszej odpowiedzi.
Niezrozumienia
Do nieporozumień dochodzi, gdy wiadomość nie zostanie odebrana w sposób zamierzony przez osobę inicjującą rozmowę. Może się to zdarzyć w przypadku komunikacji werbalnej lub pisemnej. Czasami dzieje się tak z powodu barier językowych. Innym razem dzieje się tak, ponieważ nie rozumieją lub błędnie interpretują kontekst.
Problem z komunikacją może pojawiać się więcej jeśli niektórzy lub wszyscy pracownicy pracują zdalnie. Pisemną komunikację można łatwo źle zrozumieć, ponieważ większość informacji jest często przekazywana poprzez język ciała, ton głosu, mimikę itp. Jednak komunikacja werbalna, nawet jeśli spotykasz się twarzą w twarz, również może sprawiać problemy. Na przykład pracownicy mogą nie pamiętać dokładnie rozmowy lub uzupełniać brakujące luki tym, co według nich powiedziała druga osoba.
Nieefektywne słuchanie
Dla wielu osób aktywne słuchanie bywa problematyczne. Co to znaczy? Oznacza to, że kiedy ludzie słyszą, jak druga osoba coś mówi, nie zwracają całkowicie uwagi na wiadomość . Część z nich już myśli o odpowiedzi na pytanie.
Wyobraź sobie 5 osób na spotkaniu i jedna osoba zaczyna mówić. Jeśli każdy z pozostałych 4 próbuje sformułować odpowiedź, to nikt nie słucha i nie rozumie tego, co zostało powiedziane. Kolejna przykład błędów w komunikacji, nawet gdy wszyscy ludzie są w tym samym pokoju.
Strategia komunikacji
Jeśli Twoja organizacja cierpi z powodu nieefektywnej komunikacji, być może szukasz sposobów na zmianę sytuacji. Nie możesz efektywnie wprowadzać nowych rozwiązań, jeśli nie wiesz, w czym leży problem. Tworzenie strategii komunikacji wymaga zaangażowania wielu osób, czasu i wysiłku. Ale pierwszym krokiem jest przeanalizowanie sytuacji.
Pamiętaj, aby porozmawiać z personelem, aby uzyskać bardziej bezpośrednią informację zwrotną, zamiast polegać tylko na narzędziach do monitorowania lub śledzeniu danych.
Wskazówki dotyczące poprawy komunikacji w miejscu pracy
Gdy już zorientujesz się, co jest nie tak, możesz rozpocząć pracę nad rozwiązaniem problemu. Ale oto kilka procesów, którym należy się przyjrzeć oraz kilka wskazówek dotyczących poprawy komunikacji w miejscu pracy:
Zdobądź odpowiednie narzędzia
Dostępnych jest tak wiele narzędzi komunikacyjnych , że często trudno jest ocenić, czego dokładnie potrzebujesz. E-mail, telefony, wideokonferencje nawet faksowanie jest często kluczowe dla firm z określonych sektorów. Niektóre kanały pozwalają na komunikację w czasie rzeczywistym (telefon i wideo), podczas gdy inne pozwalają użytkownikom pomyśleć i poświęcić czas na odpowiedź (e-mail, poczta głosowa itp.) Jest to przytłaczające, ale co by było, gdybyś mógł kupić pojedynczy system, który może wykonaj wszystkie powyższe?
Zamiast rozpraszać komunikację z pracownikami w wielu systemach, użyj jako podstawy takiego, który opiera się na hostowanej technologii VoIP. Ujednolicony pakiet komunikacyjny zapewnia wszystkie narzędzia komunikacyjne w jednym miejscu dzięki ujednoliconemu interfejsowi . Dzięki temu możesz przeglądać wiadomości i odpowiadać na nie, nie tracąc niczego ważnego.
Utrzymuj stały kontakt
Nie tylko działy czy zespoły projektowe potrzebują okresowych spotkań. Pamiętaj, aby regularnie sprawdzać wszystkich swoich pracowników. Menedżerowie mogą potrzebować cotygodniowych lub comiesięcznych spotkań , kierownictwo wyższego szczebla może chcieć kwartalnych przeglądów. Niezależnie od częstotliwości upewnij się, że kanały komunikacyjne regularnie używane.
Ankiety pracownicze, nieformalne spotkania towarzyskie, comiesięczne imprezy po godzinach i wirtualne czaty to inne nieformalne okazje do spotkań. Wiele osób uważa, że nazywanie ich czatami zamiast spotkań pomaga zachować nieformalny charakter. Niektórzy ludzie cenią sobie sesje jeden na jeden, podczas gdy inni wolą przedstawiać swoje obawy w małych grupach swoich najbliższych współpracowników.
Miej kilka opcji do wyboru i planuj wiele rodzajów spotkań . Sprawdzaj, co działa, a co nie, dzięki czemu możesz dostosować elementy w swojej firmie.
Zoptymalizuj proces wdrażania
Jednym z powodów nieefektywnej komunikacji jest to, że nowy personel może nie wiedzieć, jakie opcje są dostępne . Załóżmy, że zatrudniłeś nowego agenta pomocy technicznej. Proces onboardingu pokazuje im, gdzie znaleźć dokumentację i inną wiedzę, ale nie pokazuje, jak komunikować się ze współpracownikami. Więc kiedy mają problem, z którym potrzebują pomocy, wysyłają e-mail, nie wiedząc, że zespół ma grupę, w której można uzyskać szybkie pytania i odpowiedzi. E-mail nie jest odczytywany, gubi się w różnych skrzynkach odbiorczych i nikt nawet nie wie, że nowy pracownik potrzebował pomocy.
Nie pozwól, aby ten problem wpłynął na Twoje zespoły. Zoptymalizuj proces wdrażania , aby każdy wiedział, gdzie znaleźć potrzebne informacje lub w jaki sposób poprosić o pomoc w razie potrzeby. Repozytorium często zadawanych pytań, filmów szkoleniowych, podręczników i innej dokumentacji jest zawsze dobrym pomysłem, ale Twoi pracownicy powinni wiedzieć, jak je znaleźć!
Ustal priorytety
Co ma wspólnego tworzenie treści ze skuteczną komunikacją? Taka strategia ma wiele zalet . Jeśli utworzysz dedykowane miejsce dla pracowników do tworzenia i udostępniania treści (filmów, obrazów, artykułów, pomocnych linków itp.), może to się opłacić na kilka sposobów:
- Stwórz repozytorium wiedzy zapewniające, że informacje o procesach nie zostaną utracone w przypadku odejścia pracownika
- Nagradzaj i doceniaj pracowników, którzy wnoszą swoją wiedzę i doświadczenie
- Zapewnij sposób na przekazywanie informacji zwrotnych i udostępnianie postów informacyjnych, zachęcając w ten sposób do nieformalnej komunikacji między pracownikami
Istnieją inne obszary, które możesz zoptymalizować pod kątem skutecznej komunikacji , takie jak firmowe kanały mediów społecznościowych, układ otwartego biura, wprowadzenie polityki otwartych drzwi dla menedżerów i tak dalej. Powyższe wskazówki powinny dać Ci dobry początek.
Zarejestruj się, aby skorzystać z bezpłatnej wersji próbnej i usprawnij komunikację w miejscu pracy dzięki VoIPstudio.
