Skuteczna komunikacja – zarówno wewnętrzna, jak i zewnętrzna – jest kluczowa dla sprawnego funkcjonowania każdej organizacji. Obecna pandemia i masowe przesunięcie w kierunku pracy zdalnej tylko uwydatniły wartość skutecznej komunikacji. Jeszcze przed obecnym globalnym kryzysem wiele firm prawie codziennie borykało się z problemami komunikacyjnymi. Ponieważ praca w domu staje się nową normą, firmy bardziej niż kiedykolwiek potrzebują lepszej platformy komunikacyjnej.
KONSEKWENCJE NIEEFEKTYWNEJ KOMUNIKACJI
Większość firm nie posiada kompleksowej platformy komunikacyjnej. Aplikacje są dodawane w miarę potrzeb i nie integrują się. Użytkownicy nie mogą przenosić danych z jednego oprogramowania do innej aplikacji, co utrudnia znajdowanie i udostępnianie odpowiednich informacji.
Nieefektywność komunikacji może mieć dość dramatyczne konsekwencje, takie jak:
- Utracone dochody
- Skargi klientów i utrata zaufania
- Nieodebrane terminy
- Rotacja pracowników
- Pozwy i czynności prawne
Dlatego organizacje muszą inwestować w platformę komunikacyjną, a nie tylko jedną czy kilkanaście aplikacji.
CO TO JEST PLATFORMA KOMUNIKACYJNA?
Platforma komunikacyjna to rozwiązanie, które ułatwia firmom komunikację wewnętrzną i zewnętrzną. Obejmuje różne metody komunikacji, takie jak połączenia wideo, wiadomości, udostępnianie dokumentów i zarządzanie zadaniami. Nie każda platforma komunikacyjna oferuje wszystkie funkcje, każda może koncentrować się na innym obszarze, takim jak komunikacja z klientem, czy zarządzanie projektami.
W zależności od potrzeb Twojej firmy może być konieczne zainwestowanie w więcej niż jedną platformę. Musisz zapewnić swoim pracownikom elastyczne opcje komunikacji, aby mogli osiągać cele i efektywnie współpracować ze sobą. Jak możesz oczekiwać, że Twoi pracownicy spełnią lub przekroczą oczekiwania bez odpowiednich narzędzi?
Platforma komunikacyjna nie musi być oparta na chmurze, chociaż z tego korzysta większość rozwiązań programowych. Nawet staromodny system telefonii stacjonarnej z centralą PBX jest platformą komunikacyjną. Jednak rozwiązania analogowe zawsze miały ograniczenia w sposobie ich wykorzystania. Dzisiejsze systemy są znacznie potężniejsze, wykorzystują wiele narzędzi i oferują dużą elastyczność.
Przykładami nowoczesnych platform komunikacyjnych są systemy telefoniczne VoIP, rozwiązania contact center oparte na chmurze, systemy komunikacji z klientami itp. Każdy z tych systemów będzie korzystał z szerokiej gamy oprogramowania, a nawet narzędzi uczenia maszynowego w celu ułatwienia komunikacji. Niektóre narzędzia oferują również możliwości analityczne.
RODZAJE PLATFORM KOMUNIKACYJNYCH
Komunikacja wewnętrzna
Jak sama nazwa wskazuje, platformy te koncentrują się na poprawie wewnętrznej komunikacji biznesowej wśród Twoich pracowników. Platformy te mogą obejmować zarówno narzędzia działające w czasie rzeczywistym, jak i asynchroniczne, dzięki czemu użytkownicy mogą wybrać najlepsze dla danej sytuacji. Zalety korzystania z kompleksowej platformy to:
- Jednokrotne logowanie do wszystkich aplikacji na platformie
- Podobny interfejs użytkownika w różnych narzędziach
- Widok pulpitu nawigacyjnego, który zapewnia migawkę całej komunikacji
- Możliwość przekazywania wiadomości z jednego narzędzia do drugiego
Zunifikowany system komunikacji oparty na technologii VoIP może pomóc firmie usprawnić wewnętrzne kanały komunikacji. Systemy te powinny być niezawodne, bezpieczne, a w niektórych przypadkach również zgodne z wymogami regulacyjnymi (opieka zdrowotna, edukacja, branża usług finansowych).
Komunikacja z klientem
Narzędzie do komunikacji z klientem pozwala firmom zarządzać zgłoszeniami klientów, śledzić zgłoszenia pomocy technicznej i komunikować się z klientami. Różne narzędzia mogą obejmować czat na żywo na stronie internetowej firmy, zarządzanie przychodzącą pocztą e-mail klientów i analizowanie trendów klientów. Aplikacja CRM może również oferować automatyzację opartą na sztucznej inteligencji, aby skuteczniej zarządzać tysiącami żądań klientów.
Nieporozumienie z klientami może skutkować poważnymi konsekwencjami, w tym utratą przychodów, utratą wartości marki, katastrofami reklamowymi, a nawet postępowaniem sądowym. Korzystanie z platformy do komunikacji z klientem może pomóc w poprawie obsługi klienta.
Zarządzanie projektami
Każda firma, mała lub duża, ma terminy i cele do spełnienia. W tym przypadku kluczowa jest kompleksowa platforma do zarządzania projektami. Systemy te pomagają organizacjom dzielić większe projekty na mniejsze części i udostępniać je zespołom. Możesz przypisywać zadania określonym użytkownikom, śledzić ukończenie i wyświetlać terminy realizacji projektów.
Możesz zarządzać różnymi projektami, takimi jak premiery produktów, kampanie sprzedażowe, projekty marketingowe i inne wydarzenia doraźne.
Narzędzia do współpracy
Platformy współpracy pozwalają użytkownikom pracować na tym samym zestawie dokumentów niezbędnych do projektu. Gdy zespoły projektowe pracują w domu lub w innych odległych lokalizacjach, współpraca ma kluczowe znaczenie. Potrzebujesz narzędzi do zarządzania wirtualną komunikacją wokół określonych plików, umożliwiając użytkownikom oznaczanie dokumentów lub czatowanie na temat edycji/zmian.
Narzędzia te nie ograniczają się do dokumentów tekstowych. Możesz mieć wirtualne tablice do burzy mózgów i dzielenia się pomysłami. Udostępnianie ekranu może pomóc zespołom zobaczyć, jak prezenter pracuje nad czymś, zamiast tylko słuchać nagrania. Te narzędzia są lepsze niż korzystanie z poczty e-mail, która może zakłócać przepływ pracy, lub szukanie sali konferencyjnej i czasu, w którym wszyscy mogą się spotkać.
Wideokonferencje
Narzędzia do wideokonferencji są dość powszechne w większych organizacjach, ale nawet małe firmy mogą z nich skorzystać. Są one substytutem spotkań osobistych, warsztatów, onboardingu pracowników, szkoleń i seminariów.
Platformy do wideokonferencji oferują wiele funkcji oprócz wideo na żywo. Możesz nagrywać spotkania i udostępniać je osobom, które nie mogą w nich uczestniczyć. Uczestnicy mogą dzwonić przez swoje telefony, jeśli nie mają dostępu do kamery. Dzięki temu użytkownicy mogą uczestniczyć nawet podczas podróży. Masz również dostęp do opcji czatu grupowego, aby dzielić się opiniami, przeprowadzać ankiety, aby ocenić zainteresowanie użytkowników i umożliwić uczestnikom przejęcie prezentacji podczas części spotkania.
Zastąpienie spotkań osobistych wideokonferencjami niesie ze sobą wiele korzyści. Nie ma potrzeby szukania dobrego czasu dla wszystkich uczestników, co jest ważne, jeśli Twoje zespoły są rozproszone po całym kraju. Nikt nie musi podróżować ani wydawać na pokoje hotelowe tylko na 1 lub 2 spotkania. Możesz odbywać częste spotkania w celu aktualizacji statusu projektu, ponieważ możesz je natychmiast skonfigurować.
JAKA JEST NAJLEPSZA PLATFORMA KOMUNIKACYJNA?
Jako właściciel firmy lub menedżer powinieneś pomyśleć o tym, która platforma najlepiej odpowiada Twoim unikalnym potrzebom. Oznacza to, że zamiast rzucać się w oczy i kupować narzędzia, których możesz nie używać, musisz wziąć pod uwagę swoje przepływy pracy i procesy.
Jeśli masz problemy z zarządzaniem interakcjami z klientami, platforma komunikacji z klientem może być właściwym wyborem. Niemal każda firma będzie potrzebowała narzędzia do zarządzania komunikacją wewnętrzną. Jednak nie każdy może potrzebować narzędzi do wideokonferencji lub zarządzania projektami.
Oceniając dowolną platformę komunikacyjną, szukaj następujących funkcji:
Funkcje i cena
Na rynku istnieje kilka platform komunikacyjnych i wybór właściwej może być trudny. Nie ma potrzeby kupowania najdroższej opcji, jeśli nie potrzebujesz wszystkich funkcji. Niektóre platformy mają możliwość zakupu pojedynczych funkcji jako uaktualnienia lub łączenia różnych funkcji w jedną opcję. Inni będą mieli opcję płatności zgodnie z rzeczywistym użyciem, w której uwzględnione są wszystkie funkcje.
Bezpieczeństwo i niezawodność
Każda platforma komunikacyjna musi być zabezpieczona przed nieautoryzowanym użyciem i niezawodna w zwykłych okolicznościach. Może to oznaczać posiadanie opcji tworzenia kopii zapasowych lub przełączania awaryjnego, możliwość pobierania danych w przypadku zmiany dostawcy oraz umowy dotyczące poziomu usług określające obowiązki dostawcy w przypadku przestoju.
Prawie każda platforma komunikacyjna wykorzystuje chmurę do części swojej funkcjonalności. Oznacza to, że musisz chronić swoją komunikację przed tymi samymi zagrożeniami, co reszta sieci, takimi jak spam, próby włamań, oszustwa itp. Ponieważ dostawca kontroluje większość usług, musisz również zweryfikować ich stan bezpieczeństwa.
Elastyczność i skala
Platforma komunikacyjna, bez względu na to, jak w pełni funkcjonalna, musi być dostosowana do konkretnej organizacji i użytkowników. Szukaj więc potężnych opcji dostosowywania, które pozwolą Ci dostosować to, co już jest. Powinieneś móc włączać i wyłączać funkcje, których już nie używasz, bez konieczności czekania na technika. Chociaż administrator miałby ogólną kontrolę nad systemem, poszczególni użytkownicy również powinni mieć możliwość zmiany ustawień.
Każda platforma komunikacyjna musi rosnąć wraz z organizacją. Nie powinieneś zmieniać dostawców tylko dlatego, że nie mogą nadążyć za Twoim popytem. Poszukaj więc platformy, którą można łatwo skalować od kilkunastu użytkowników do setek, jeśli nie więcej. Nawet jeśli ta ścieżka wzrostu potrwa lata, lepiej być przygotowanym na przyszłość, niż co kilka miesięcy wyskakiwać ze statku w poszukiwaniu lepszej opcji.
Platforma ujednoliconej komunikacji oparta na technologii VoIP jest dobrym rozwiązaniem dla komunikacji wewnętrznej. VoIPstudio oferuje wszystko, od wideokonferencji po wizualną pocztę głosową i możliwość korzystania z urządzeń mobilnych z systemem VoIP, dzięki czemu idealnie pasuje do nowoczesnej organizacji.
WDROŻENIE PLATFORMY KOMUNIKACYJNEJ
Sam fakt, że kupujesz i wdrażasz najlepszą platformę komunikacyjną w firmie, nie oznacza, że będzie ona od razu efektywna. Dostajesz tylko to, co włożysz do dowolnego systemu. Tak więc efektywne korzystanie z nowej platformy zależy od Twoich pracowników.
Uzyskaj aprobatę od użytkowników, pozwalając im na testy i przekazywanie opinii na temat różnych opcji przed wybraniem jednej. W pełni wykorzystasz platformę, gdy użytkownicy będą entuzjastycznie uczestniczyć i korzystać z różnych narzędzi. Dlatego użyteczność i interfejs są tak samo ważne, jak posiadanie solidnych funkcji.
