Pomimo rozwoju kanałów komunikacji online, takich jak czat i e-mail, głos nadal jest królem. Głos jest najszybszym i najprostszym sposobem nie tylko dla pracowników w Twojej firmie, aby komunikować się ze sobą, gdziekolwiek się znajdują, ale także dla firm, aby komunikować się ze swoimi klientami. Podczas gdy na niektóre pytania klientów można odpowiedzieć online, wielu nadal ma konkretne pytania i woli „ludzki akcent” rozmowy z prawdziwą osobą.
Oznacza to, że niepewna usługa telefonii biznesowej może nie tylko zaszkodzić wydajności i produktywności pracowników, ale także skutkować słabą obsługą klienta i doświadczeniem. Ale skąd wiesz, co stanowi niezawodny system telefoniczny?
Wybór niezawodnego systemu telefonicznego dla firm może wydawać się zniechęcający, ale nie musisz być ekspertem, aby rozpoznać dobry system telefoniczny. Skorzystaj z naszego prostego praktycznego przewodnika poniżej, aby pomóc Ci zidentyfikować najlepszy system telefoniczny dla Twojej firmy.
POTRZEBUJESZ NIEZAWODNEGO SYSTEMU TELEFONII BIZNESOWEJ
Wybór odpowiedniego systemu telefonicznego dla firm sprowadza się zasadniczo do dwóch opcji: tradycyjnych linii stacjonarnych w ramach umowy z dostawcą usług; lub usługi Voice-over-Internet-Protocol (VoIP). Każda opcja ma swoje własne zastosowania, więc zależy to od tego, jak działa Twoja firma i do czego używany jest system telefoniczny. Linie stacjonarne to zasadniczo systemy przy biurkowe, które wymagają tradycyjnego połączenia przewodowego z gniazdka ściennego telefonu do publicznej sieci operatora. Natomiast rozwiązania VoIP wykorzystują telefon IP lub „softphone” i konwertują komunikację głosową na pakiety danych do transmisji przez łącze szerokopasmowe. Systemy VoIP oferują również zaawansowane funkcje i możliwości.
SYSTEMY TELEFONII STACJONARNEJ VS VOIP
Jedynym sposobem, aby zdecydować, który z nich jest najlepszy dla Twojej firmy, jest zbadanie kluczowych cech i korzyści oferowanych przez oba, a następnie rozważenie, która opcja najlepiej odpowiada potrzebom Twojej firmy. Na przykład, czy niezawodność jest dla Ciebie najważniejsza, czy potrzebujesz więcej funkcji, a może koszt jest głównym czynnikiem decydującym o Twojej decyzji, a co z bezpieczeństwem? Poniższe sekcje przedstawiają kluczowe cechy i korzyści telefonów stacjonarnych i systemów VoIP, aby pomóc Ci podjąć decyzję.
Jak działają
Telefon stacjonarny wykorzystuje połączenie z metalowym przewodem, zwykle miedzianym lub światłowodowym, aby przesyłać analogowe sygnały głosowe przez sieć operatora z jednego telefonu do drugiego. Telefony stacjonarne to telefony stacjonarne, podłączone przez gniazdko ścienne, z którymi wszyscy dorastaliśmy. Zazwyczaj są zasilane przez linię, a nie przez gniazdko elektryczne.
Telefony stacjonarne są zazwyczaj przytwierdzone do biurka. Mogą mieć słuchawki bezprzewodowe, jednak stacja bazowa zawsze będzie podłączona do gniazdka ściennego. Telefony stacjonarne są obsługiwane przez tradycyjnych operatorów, takich jak BT lub AT&T, i są dostarczane na podstawie umowy – jako pojedyncze lub wielokrotne linie – tym dostawcom, która jest zwykle opłacana co miesiąc.
Usługa VoIP wymaga natomiast telefonu IP – lub softphone’a – i odnosi się do połączeń telefonicznych wykonywanych przez Internet, a nie przez zwykłą linię stacjonarną lub sieć komórkową. Sygnały analogowe są konwertowane na cyfrowe, a dane są następnie przesyłane przez szybki szerokopasmowy Internet do miejsca przeznaczenia. Skype jest prawdopodobnie najbardziej znanym przykładem usługi VoIP.
Urządzeniem końcowym może być albo tradycyjna linia stacjonarna z adapterem VoIP podłączonym do gniazdka ściennego, albo „softphone”, który jest zasadniczo dowolnym urządzeniem z oprogramowaniem VoIP – więc może to być telefon stacjonarny, komputer lub aplikacja na smartfonie, co oznacza znacznie większą elastyczność. Telefony stacjonarne VoIP są zwykle zasilane energią elektryczną, co może być czymś do rozważenia, jak opisano dalej w tym artykule.
Można argumentować, że telefony stacjonarne oferują lepszą odporność, ponieważ nie są zasilane energią elektryczną, co oznacza, że jeśli z jakiegoś powodu nastąpi przerwa w dostawie prądu, Twoja firma nie zostanie zatrzymana. Innym argumentem za telefonami stacjonarnymi jest to, że zapewniają lepszą jakość głosu. Jednak niekoniecznie tak jest. Ponieważ dane VoIP są przesyłane przez Internet, mogą być narażone na słabe połączenie lub duży ruch sieciowy. Z drugiej strony, jeśli łącze szerokopasmowe jest światłowodowe, jakość głosu w VoIP może być prawdopodobnie lepsza niż w przypadku telefonu stacjonarnego.
Dla tych firm, w których pracownicy siedzą przy biurku i nie potrzebują zaawansowanych możliwości, takich jak elastyczne lokalizacje i konferencje, i opierają swoją decyzję na absolutnej odporności i bezpieczeństwie, telefony stacjonarne mogą być najlepszą opcją.
Jednak dla firmy, w której wielu pracowników stale wykonuje i odbiera połączenia, VoIP jest lepszym rozwiązaniem, ponieważ pozwala uniknąć kosztów płacenia i wynajmu wielu telefonów stacjonarnych. Ponadto dla bardziej zwinnych firm, z pracownikami zdalnymi i mobilnymi lub tych, którzy muszą promować profesjonalny wizerunek znacznie większej firmy z zaawansowanymi funkcjami, takimi jak wirtualna centrala telefoniczna, pojedynczy numer, kierowanie połączeń, konferencje itd., VoIP może być najlepszą i najtańszą opcją.
VoIP ułatwia również przyjmowanie lub usuwanie nowych użytkowników, w zależności od wahań popytu, i może szybko skalować się, aby sprostać wymaganiom biznesowym w okresach szczytowych. W przypadku linii stacjonarnych przepustowość połączeń jest ograniczona liczbą posiadanych linii. Możesz również być związany 12-miesięczną umową z linią stacjonarną, podczas gdy wielu dostawców usług VoIP oferuje 30-dniową umowę ciągłą, co może być przydatne dla firm, które mają wysoką sezonową rotację lub szczyty i spadki popytu.
Warto również zauważyć, że chociaż telefony stacjonarne mogą oferować wiele zaawansowanych funkcji oferowanych przez VoIP, wymagają one lokalnej centrali PBX, aby to zrobić. Centrala PBX wymaga drogiego sprzętu i wiedzy technicznej, aby zapewnić konserwację i aktualizacje.
Porównanie kosztów
Jedną z głównych zalet VoIP, obok zaawansowanych funkcji i elastyczności, jest koszt. Linie stacjonarne wymagają początkowej inwestycji w drogi sprzęt i konfigurację linii, a także późniejszej konserwacji sprzętu. Połączenia są również tańsze.
Jako przybliżony przewodnik, systemy VoIP mogą być około 50% tańsze niż telefony stacjonarne, w zależności od liczby linii, wykonywanych połączeń i pakietów połączeń. Instalacja telefonu stacjonarnego dla firm może kosztować nawet 520 PLN, ale im więcej linii wybierzesz, tym taniej się stanie. Niektórzy dostawcy mogą zainstalować telefon stacjonarny za darmo, jeśli jesteś gotowy się targować i jeśli na przykład weźmiesz od nich również linię szerokopasmową do swojego połączenia internetowego.
Poza tym abonament za linię może kosztować około 60-80 PLN miesięcznie, więc w przypadku firm potrzebujących wielu linii koszt może szybko wzrosnąć w przypadku linii stacjonarnych. Warto również rozważyć, czy większość połączeń będzie wykonywana na numery lokalne, czy międzynarodowe, ponieważ będzie to miało znaczny wpływ na koszt. Na przykład, nieograniczone połączenia w godzinach szczytu kosztują około 32 PLN więcej miesięcznie, podczas gdy nieograniczone połączenia o dowolnej porze kosztują około 60 PLN więcej miesięcznie w przypadku pakietu linii stacjonarnej.
Z drugiej strony VoIP jest znacznie tańszy, a pakiety telefonów VoIP dla początkujących w ramach rocznej umowy są dostępne za 16-24 PLN miesięcznie lub 52 PLN miesięcznie w przypadku płatności miesięcznych.
Koszty połączeń są również co najmniej o 30% niższe w przypadku systemów VoIP. Na przykład połączenie na numer w Wielkiej Brytanii z telefonu VoIP może kosztować około 4 PLN za minutę, w porównaniu do nawet 48 PLN za minutę z telefonu stacjonarnego. Ponadto połączenia VoIP są często rozliczane za sekundę. Połączenia międzynarodowe przez VoIP mogą również kosztować tyle samo, co połączenia lokalne. Oczywiście połączenia między numerami VoIP – to znaczy przez połączenie internetowe – są bezpłatne.
Różnice technologiczne
Jak już wspomniano, telefony stacjonarne wymagają tradycyjnego sprzętu, który również wymaga konserwacji i modernizacji z czasem, co zwiększa początkowe koszty inwestycji. Dodanie lokalnej centrali PBX do systemu, aby uzyskać zaawansowane funkcje i wiele linii, oznacza również kosztowną początkową inwestycję i ciągłą konserwację. Połączenia
VoIP są wykonywane przy użyciu oprogramowania, które może być bezpłatnie aktualizowane przez dostawcę usług VoIP, co oznacza, że firmy mają znacznie szerszy wybór sprzętu, którego mogą używać do wykonywania połączeń VoIP.
Jednak telefony stacjonarne oferują ściślejsze zabezpieczenia, ponieważ jedynym sposobem na ich „zhakowanie” jest „podsłuch” przez agencję zewnętrzną. Systemy VoIP wykorzystujące oprogramowanie i połączenie internetowe są zatem bardziej podatne na hakowanie. Chociaż nadal jest to rzadkie, wielu dostawców usług VoIP oferuje różne poziomy zabezpieczeń oprogramowania dla swoich systemów.
Dostępne funkcje
Ogólnie rzecz biorąc, zarówno linie stacjonarne, jak i systemy VoIP oferują podstawowe funkcje, takie jak przekazywanie połączeń, blokowanie, poczta głosowa, połączenia trójstronne (chociaż tylko VoIP może obsługiwać konferencje wielopołączeniowe) i wiadomości oczekujące, ale systemy VoIP znacznie ułatwiają zarządzanie i kontrolowanie tych funkcji.
VoIP zdecydowanie ma tutaj przewagę, oferując zaawansowane funkcje, takie jak konsola recepcyjna, IVR, nagrywanie połączeń, konferencje, grupy dzwoniących i numery wirtualne jako standard. Linie stacjonarne wymagałyby kosztownego systemu PBX, aby oferować podobne możliwości.
Na przykład firma, która obsługuje wiele przychodzących połączeń od klientów, które muszą być obsługiwane w odpowiednim czasie, skorzysta z grup telefonicznych, które zapewniają, że jeśli jeden pracownik lub agent obsługi klienta jest niedostępny, połączenie zostanie natychmiast przekierowane do następnego dostępnego pracownika. Ponadto grupy telefoniczne można ustawić tak, aby obejmowały tylko tych pracowników, którzy są wystarczająco wykwalifikowani lub doświadczeni, aby odpowiedzieć na określone połączenia.
Tymczasem wirtualny numer pozwala wirtualnej firmie (tj. bez dedykowanego biura) lub firmie z wysoce mobilną lub zdalną siłą roboczą zachować wizerunek pojedynczej, profesjonalnej firmy, ponieważ nie jest powiązany z fizyczną lokalizacją ani pojedynczym urządzeniem. Oznacza to, że każdy pracownik może odpowiedzieć na połączenie przychodzące od klienta, gdziekolwiek się znajduje, na dowolnym urządzeniu z włączoną funkcją VoIP, ale dzwoniący uważa, że wybiera numer pojedynczej, fizycznej lokalizacji.
Niezawodność
Oba systemy oferują niezawodność na poziomie 99,9%. Jedyną zaletą, jaką może zaoferować linia stacjonarna, jest przerwa w dostawie prądu. Tradycyjne telefony nie będą miały problemów, ponieważ nie są podłączone do głównego źródła zasilania. Systemy VoIP stają się coraz bardziej niezawodne i w połączeniu ze wzrastającą penetracją światłowodów i szerokopasmowego Internetu szerokopasmowego będą nadal dorównywać, a nawet przewyższać niezawodność linii stacjonarnych.
Dostawcy usług telefonii VoIP
Firmy poszukujące dostawcy usług VoIP powinny szukać dobrze prosperującego dostawcy z doświadczeniem w pracy z małymi i dużymi firmami. Szukaj dostawcy, który nie wiąże Cię długoterminową umową i oferuje szeroki zakres funkcji zawartych w pakiecie. Unikaj tych, którzy korzystają z funkcji premium i pobierają za nie dodatkowe opłaty.
Systemy VoIP powinny być łatwe w użyciu i instalacji, dlatego wybierz dostawcę usług VoIP, który oferuje łatwy w użyciu, pojedynczy pakiet, z prostą, niską opłatą miesięczną, bez ukrytych dodatków. Właściwe rozwiązanie nie powinno wymagać dyplomu z informatyki do instalacji i konfiguracji.
Co więcej, solidne wsparcie klienta ze strony dostawcy usług VoIP jest niezbędne w sytuacjach, gdy firma potrzebuje dodatkowej pomocy w zarządzaniu systemem, na przykład w celu optymalizacji niektórych oferowanych zaawansowanych funkcji.
Wniosek
VoIPstudio to bezproblemowe hostowane rozwiązanie VoIP, które oferuje prosty, łatwy w instalacji i obsłudze system telefonii biznesowej, oferujący wiele zaawansowanych funkcji telefonicznych w prostym, miesięcznym pakiecie. Nasze rozwiązanie można dostosować do Twoich dokładnych wymagań, a w przeciwieństwie do niektórych dostawców, nie będziemy po prostu „sprzedawać i prowadzić”. Nasze sprawdzone rozwiązanie jest poparte naszą silną historią zapewniania doskonałej obsługi klienta 24×7 – wystarczy przeczytać nasze recenzje TrustPilot, aby zobaczyć nasze opinie.
Nie wiążemy naszych klientów długoterminowymi umowami – oferujemy 30-dniową umowę ciągłą – a konfiguracja zajmuje tylko około 10 minut. Oferujemy obniżone stawki za połączenia, bezpłatne połączenia internetowe i integrację z szeroką gamą systemów CRM, co pozwala Ci korzystać z istniejącej bazy danych klientów, wszystko to bez zakłócania codziennej działalności.
Jeśli szukasz niezawodnego, profesjonalnego systemu telefonii biznesowej, który znacznie obniży koszty połączeń i abonamentu, zapewni mobilność i elastyczność, aby rozwijać się wraz z Twoją firmą, a także wyjątkową obsługę klienta, skontaktuj się z przedstawicielem VoIPstudio już dziś. Na co czekasz?
