Praca zdalna to powoli rosnący trend w ciągu ostatniej dekady. Ale teraz jest to domyślna metoda pracy dla tysięcy ludzi dzięki blokadzie związanej z COVID-19. Ponieważ końca globalnych ograniczeń kwarantanny nie widać, menedżerowie zastanawiają się, czy praca zdalna stanie się normą, czy pozostanie trendem.
Dla niektórych osób praca z domu jest normą, nawet jeśli robią to tylko przez kilka dni w tygodniu. Inni wciąż przyzwyczajają się do tego, że nie mogą codziennie widywać współpracowników i kolegów z zespołu w biurze. Sporo firm skorzystało z okazji, aby poeksperymentować z pracą z domu i sprawdzić, czy jest to opłacalny model na przyszłość.
Zanim zagłębimy się w to, rzućmy okiem na to, jak zaczęła się praca z domu – lub skądkolwiek indziej.
Początki pracy zdalnej
Pierwszy krok w kierunku odejścia od biura został zapoczątkowany przez potężne smartfony i laptopy. Nowe technologie umożliwiły pracownikom kontynuowanie pracy z pokoju hotelowego, a nawet podczas porannych dojazdów komunikacją miejską. Chociaż chętnie wysyłali e-maile i SMS-y do pracowników poza godzinami pracy, menedżerowie nadal niechętnie przyjmowali elastyczne harmonogramy pracy lub pracę zdalną.
Kolejny zestaw innowacyjnych systemów komunikacyjnych nieco popchnął model pracy zdalnej do przodu. Wraz z wprowadzeniem systemów VoIP organizacje odkryły, że pracownicy mogą pracować z domu tak samo dobrze, jak z biura.
Dzięki rozmowom wideo, informacjom o obecności, ujednoliconej komunikacji i telefonom komórkowym pracownicy nie muszą w ogóle wchodzić do biura. Firmy mogły teraz zatrudniać utalentowanych pracowników z dowolnego miejsca na świecie. Co więcej, wielu pracowników było bardziej zadowolonych z pracy zdalnej i w rezultacie bardziej produktywnych.
Praca zdalna nie zawsze się sprawdza
Jednak droga do pracy zdalnej nie zawsze jest prosta. Po pierwsze, praca zdalna nie jest odpowiednia dla każdego stanowiska pracy. Ponadto odejście od typowej konfiguracji biura od 9 do 17 wymaga pracy. Wiele firm podejmuje niewłaściwe działania i naraża swoich pracowników na porażkę – nieumyślnie – nie zapewniając im odpowiedniego zestawu narzędzi, a nawet wskazówek.
Role zawodowe
Nie każde stanowisko pracy sprzyja środowisku pracy zdalnej. Pracownicy na stanowiskach usługowych, które wymagają interwencji człowieka, prawdopodobnie nie mogą pracować z domu. Będą pewne części pracy, które będą wymagać od ludzi przychodzenia do biura, przynajmniej od czasu do czasu.
Podczas gdy innowacyjne technologie umożliwiają zdalne wykonywanie niektórych części (doskonałym przykładem jest telemedycyna dotycząca wizyt lekarskich), równie prawdopodobne jest, że będzie wiele zawodów, których nie będzie można wykonywać zdalnie. Ten fakt pozostanie niezmieniony nawet po obecnym kryzysie związanym z COVID-19.
Jeśli firma spróbuje wymusić pracę zdalną dla tych ról lub nawet zacznie od niej eksperymentować, jest skazana na porażkę.
Brak komunikacji i koordynacji
Aby umożliwić pracę zdalną i umożliwić pracownikom rozwój, potrzeba dużo pracy ze strony menedżerów i kadry kierowniczej. Poza zasięgiem wzroku, poza umysłem to bardzo realne ryzyko dla pracowników zdalnych. Menedżerowie mogą być bardziej skłonni do udzielania negatywnych informacji zwrotnych i zapominania o zachęcaniu i chwaleniu dobrej pracy, gdy pracownicy nie są codziennie widywani w biurze.
Ponadto pracownicy zdalni często potrzebują więcej wskazówek i odpraw, aby ich szefowie mogli ich wysłuchać. Wiele z najwcześniejszych prób pracy zdalnej zakończyło się niepowodzeniem, ponieważ menedżerowie nie rozmawiali z pracownikami o oczekiwaniach, celach i pozostawaniu na właściwej drodze. Kiedy pracownicy są odcięci od reszty zespołu lub firmy, utrzymanie motywacji może być trudne.
Brak narzędzi
Wreszcie, pracownicy pracujący zdalnie potrzebują odpowiedniego zestawu narzędzi, aby się rozwijać. Nie wystarczy zakup komputerów i telefonów VoIP dla pracowników zdalnych. Każde stanowisko może wymagać od pracownika innego zestawu narzędzi do pracy poza biurem. Może to być wszystko, od sprzętu i oprogramowania po aplikacje mobilne, a nawet coś tak prostego, jak kamera internetowa lub szybki internet.
Niestety, nie każdy pracownik wie, czego potrzebuje, przechodząc do środowiska pracy zdalnej. Jeśli firma niechętnie inwestuje w odpowiednie systemy komunikacyjne i inne technologie, praca zdalna nigdy nie ruszy z miejsca.
Umożliwienie pracy zdalnej dla pracowników
Praca zdalna oferuje firmom ogromne korzyści, od minimalizacji kosztów i zatrudniania najlepszych talentów niezależnie od lokalizacji, po szczęśliwszych i zmotywowanych pracowników. Osoby, które pracują zdalnie, zazwyczaj chcą to robić do końca swojej kariery i poleciłyby to również swoim przyjaciołom i rodzinie.
Jak więc wyposażyć swoich pracowników do skutecznej pracy z domu?
Technologia
Inwestycja w nowoczesny system komunikacji zawsze się opłaca, a tym bardziej w przypadku pracy zdalnej. Pierwszym krokiem jest zapewnienie pracownikom dostępu do narzędzi potrzebnych im do pracy. Podstawy to często komputer, telefon do rozmów służbowych, kamera internetowa i oczywiście szybkie łącze internetowe, które łączy wszystko razem.
Niektórzy pracownicy mogą być zadowoleni z laptopa, ale zwykle będą potrzebować odpowiedniego komputera stacjonarnego i wielu monitorów, tak jak w biurze. Będziesz także potrzebować solidnej sieci VPN, aby zapewnić bezpieczeństwo. Dobrej jakości kamery internetowe i zestawy słuchawkowe są również niezbędne podczas spotkań, połączeń konferencyjnych i wywiadów.
Drugim krokiem jest upewnienie się, że całe oprogramowanie i sprzęt dobrze ze sobą współpracują. Zunifikowany system komunikacji z VoIP sprawdzi się w każdej firmie. Pracownicy będą mogli komunikować się na wielu kanałach bez utraty koncentracji i marnowania czasu.
Wolność i połączenia
Jedną z rzeczy, które większość pracowników uwielbia w pracy z domu, jest wolność od planowania. Każdy pracuje w swoim tempie, ale w typowym biurze jest zmuszony do pracy od 9 do 17. Praca zdalna pozwala pracownikom umawiać spotkania lub szkolenia, kiedy są najbardziej czujni. Nie muszą brać tylu zwolnień chorobowych, ponieważ nie przychodzą do biura i nie wpływają na kolegów z otoczenia. Personel może również umówić się na wizytę lekarską lub umówić się na inne spotkanie bez brania urlopu.
Ale musisz wcześnie określić oczekiwania i cele. Niektórzy pracownicy potrzebują więcej wskazówek niż inni, a menedżerowie muszą otwarcie mówić o swoich wymaganiach dotyczących pracy. Potrzebujesz codziennych lub tygodniowych aktualizacji? Czy będziesz wymagać od pracowników rejestrowania godzin lub projektów pracy? Jak pilnujesz ich, aby dotrzymywali terminów i projektów?
Powinieneś także zachęcać pracowników do kontaktów towarzyskich, nawet jeśli są one głównie wirtualne. Większość pracowników zdalnych tęskni za koleżeńską atmosferą w biurze, a organizowanie cotygodniowej happy hour lub codziennej przerwy na kawę podniesie morale. Jeśli pracownicy mieszkają w tym samym mieście, mogą również spotykać się od czasu do czasu w celu osobistego kontaktu.
Prywatność i bezpieczeństwo
Zawsze trudno jest znaleźć granicę między bezpieczeństwem a prywatnością w miejscu pracy. Firmy muszą mieć oko na swoich pracowników, ale kiedy przekracza to granicę i staje się inwazją na prywatność?
Linie stają się bardziej rozmyte dzięki pracy zdalnej. Często zdarza się, że zwierzęta domowe lub małe dzieci przerywają spotkania, gdy ludzie pracują z domów. Często nie stanowi to problemu na spotkaniach zespołu, ale może oznaczać katastrofę, jeśli zdarzy się to podczas rozmowy z klientem. Firmy muszą od samego początku wyznaczać jasne granice i oczekiwania wobec pracowników zdalnych.
Bezpieczeństwo danych i sieci jest najważniejsze, jeśli chcesz, aby model pracy zdalnej odniósł sukces. Musisz uważać, kto może uzyskać dostęp do czego i jak. Sieci VPN, zapory ogniowe i narzędzia zabezpieczające są ważnym elementem zapewniania bezpieczeństwa danych. Integracja systemu komunikacji VoIP z popularnymi narzędziami korporacyjnymi może również pomóc zminimalizować ryzyko związane z bezpieczeństwem. Ta integracja umożliwia pracownikom wykorzystanie oficjalnych kanałów w celu przenoszenia danych.
Innym częstym problemem, który się pojawia, jest śledzenie pracowników. Firmy muszą wiedzieć, gdzie są pracownicy, zwłaszcza jeśli zespoły są rozproszone po całym świecie. Organizacja musi to zrobić dla celów podatkowych i innych celów kadrowych. Ale może być też zbyt uciążliwe z perspektywy pracowników. Firmy powinny upewnić się, że zbierają tylko tyle danych, ile jest potrzebne do zachowania zgodności z lokalnymi i międzynarodowymi przepisami.
Praca zdalna już tu zostanie
Nie trzeba dodawać, że praca zdalna (nawet jeśli tylko w niepełnym wymiarze godzin) zostanie. Obecna pandemia przyspieszyła panujący trend bardziej elastycznych grafików pracy dla firm na całym świecie. Większość firm cieszy się, że pracownicy mogą pracować podczas podróży. Nie ma więc powodu, aby odmawiać pracownikom możliwości pracy w zaciszu własnego domu.
Jednak firmy, które przygotowują się i planują pracę zdalną, mają większe szanse na sukces niż inne. Pierwszym krokiem do sukcesu jest posiadanie niezawodnego i wszechstronnego systemu komunikacji. Ułatw swoim pracownikom pracę z domu – lub gdziekolwiek indziej – i wypróbuj VoIPstudio. Zarejestruj się na bezpłatny 30-dniowy okres próbny i zobacz wartość dla swojej firmy!
