Firmy na całym świecie od jakiegoś czasu odchodzą od analogowych telefonów stacjonarnych. Proces przyspieszył, ponieważ operatorzy w kilku krajach ogłosili datę graniczną, po przekroczeniu której sieć zostanie zamknięta w regionie.
Powód jest prosty: wraz ze wzrostem popularności systemów telefonicznych opartych na technologii VoIP, operatorzy nie chcą utrzymywać dwóch sieci. Innymi słowy, stary dobry PSTN odchodzi na dobre. Właściciele firm, którzy chcą zmodernizować, wymienić lub kupić zupełnie nowy system telefoniczny, będą musieli szukać gdzie indziej. Czym jest system telefoniczny w chmurze?
Historia korporacyjnych systemów telefonicznych
Spadek wykorzystania telefonów stacjonarnych nie jest głównym powodem popularności systemów telefonicznych w chmurze. Te nowoczesne systemy oferują niewiarygodny zakres funkcji w stosunku do kosztów typowego korporacyjnego systemu Private Branch eXchange (PBX). Ale zanim zagłębimy się w szczegóły, przyjrzyjmy się bliżej systemowi telefonicznemu w chmurze i jego funkcjom.
Biznesowe systemy telefoniczne istnieją już od jakiegoś czasu i są starsze niż Internet. Większość firm korzystała z centrali PBX do jednoczesnego łączenia wielu pracowników za pomocą zaledwie kilku numerów. Bez centrali PBX firmy musiałyby kupować 1 numer dla każdego pracownika, który potrzebuje i korzysta z telefonu.
Gdy VoIP stał się popularny, firmy zaczęły zastępować systemy PBX starszej generacji cyfrowymi systemami obsługującymi VoIP. Jednak nadal musieli kupować i obsługiwać system telefoniczny. Koszty prowadzenia własnego systemu telefonicznego szybko się sumują – od zakupu sprzętu, konserwacji, bezpieczeństwa i konfigurowania niestandardowych konfiguracji.
W tym momencie dostawcy usług uruchomili systemy telefoniczne w chmurze dla firm. Dostawcy ci wykonują wszystkie ciężkie prace za kulisami, tj. są właścicielami i utrzymują systemy oraz dostarczają firmom usługi telefoniczne przez Internet. Ten model oszczędza firmom wielu problemów, w tym konieczności zabezpieczania telefonów i rozwiązywania problemów, gdy się pojawią.
Co to jest system telefoniczny w chmurze?
System telefoniczny w chmurze to korporacyjny system telefoniczny oparty na technologii VoIP, który jest hostowany przez zewnętrznego dostawcę. Sprzedawca świadczy klientom usługi telefoniczne przez Internet. Te usługi w chmurze charakteryzują się niskimi kosztami, szerokim wachlarzem funkcji i integracją z innymi narzędziami korporacyjnymi, takimi jak oprogramowanie CRM.
Początkowo firmy wahały się przed korzystaniem z systemów telefonicznych w chmurze, ponieważ nie zapewniały one wysokiej jakości głosu i nie były tak niezawodne jak telefony stacjonarne. Pierwsi użytkownicy zrobili to głównie ze względu na koszty, ponieważ usługi telefoniczne w chmurze kosztują znacznie mniej niż tradycyjne systemy PBX. Ale dostawcy poprawili jakość, niezawodność i dostępny zestaw funkcji na przestrzeni lat. Obecnie usługi telefoniczne w chmurze są najpopularniejszymi systemami klasy biznesowej dostępnymi na rynku.
Korzyści z korzystania z usługi telefonicznej w chmurze
Niska cena
Usługa telefoniczna w chmurze jest bez wątpienia znacznie droższa niż równoważny lokalny system PBX. Dzięki systemowi VoIP w chmurze firmy oszczędzają na wielu frontach, w tym:
Inwestycja początkowa
Po co kupować sprzęt i oprogramowanie do telefonu, które trzeba konserwować i aktualizować co kilka lat? Same koszty początkowej konfiguracji często sięgają tysięcy dolarów, przez co te systemy są poza zasięgiem małych firm. Z kolei usługi VoIP w chmurze pozwalają zacząć od jednego numeru lub kilkunastu, w zależności od potrzeb biznesowych.
Miesięczne rachunki
Wszyscy wiedzą, że nie ma czegoś takiego jak darmowy lunch, ale dzięki systemowi telefonicznemu w chmurze Twoje rozmowy wewnętrzne są całkowicie bezpłatne. Wszelkie połączenia wykonywane przez pracownika z innym – bez względu na to, gdzie się znajduje – są przesyłane przez firmową sieć danych lub publiczny Internet. Twoja firma nie musi więc płacić za te połączenia. Ponadto połączenia międzynarodowe są również tańsze, ponieważ płacisz tylko za część połączenia w sieci PSTN.
Bez konserwacji
Ponieważ nie masz żadnego sprzętu, nie musisz się martwić o awarie sprzętu, pogorszenie jakości lub regularną konserwację. Nie musisz odnawiać licencji na oprogramowanie ani zatrudniać dodatkowych ekspertów do zarządzania systemem telefonicznym.
Właściciele firm mogą zarządzać konfiguracją i zmieniać ustawienia za pośrednictwem internetowego pulpitu nawigacyjnego. Te ciągłe oszczędności szybko kumulują się przez lata, więc przejście na usługę VoIP w chmurze jest teraz rozsądną decyzją finansową.
Bezpieczeństwo
Niektórzy uważają, że systemy VoIP – zwłaszcza te hostowane w chmurze – nie są wystarczająco bezpieczne dla firm. Rzeczywistość jest taka, że bezpieczeństwo zależy od wielu czynników. Po prawidłowym skonfigurowaniu usługa VoIP w chmurze może być najbezpieczniejszym systemem komunikacji w organizacji. Ale kilka prostych błędów może łatwo spowodować utratę danych lub pieniędzy przez firmy z powodu oszustwa.
Wiele małych i średnich firm nie ma dostępu do wiedzy informatycznej potrzebnej do skonfigurowania i utrzymania bezpiecznego systemu telefonicznego. Korzystanie z systemu telefonicznego w chmurze jest zatem znacznie lepszą opcją, ponieważ za bezpieczeństwo odpowiadają dostawcy. Dopóki odpowiednio zabezpieczysz swoją sieć wewnętrzną, system telefoniczny w chmurze nie będzie najsłabszym ogniwem w Twoim łańcuchu bezpieczeństwa.
Zaawansowane funkcje cyfrowe
Jedną z największych zalet przejścia na systemy cyfrowe jest dostęp do zaawansowanych funkcji, które po prostu nie były możliwe w przypadku starszego sprzętu. Ponieważ VoIP opiera się na protokołach internetowych (w przeciwieństwie do protokołów telefonicznych), otrzymujesz nowoczesny system komunikacyjny, który jest wyrafinowany i rozszerzalny.
Poczta głosowa jest dobrym przykładem tego zjawiska. Wizualna poczta głosowa umożliwia użytkownikom odbieranie wiadomości w skrzynce odbiorczej poczty e-mail lub na urządzeniu mobilnym. Wiadomości są automatycznie przepisywane na tekst, a oryginalna wiadomość jest również dostępna do odsłuchania. Umożliwia pracownikom dostęp do poczty głosowej z dowolnego miejsca. Mogą również zanotować ważne szczegóły lub oddzwonić do klientów bez opóźnień.
Wizualna poczta głosowa to tylko jedna z wielu funkcji dostępnych w VoIP. Od faksowania cyfrowego po dzwonienie na wiele urządzeń — możesz sprawić, by system telefoniczny działał zgodnie z potrzebami Twojej firmy, a nie odwrotnie.
Integracje
Jednym z największych problemów z analogowymi systemami komunikacyjnymi jest to, że dane są zamknięte w silosach. Nie można po prostu przenosić danych z jednego systemu do drugiego ani udostępniać ich w innym kontekście. Na przykład firma może używać oprogramowania CRM do zarządzania interakcjami z klientami. Ale kiedy handlowcy muszą skontaktować się z klientem, muszą przełączyć się na inną aplikację lub urządzenie, aby wykonać rzeczywiste połączenie.
VoIP minimalizuje te zmarnowane chwile. Dzięki odpowiedniej integracji Twoi pracownicy mogą dzwonić do klientów z poziomu aplikacji CRM. Co więcej, szczegóły rozmowy (sygnatury czasowe, czas trwania, daty itp.) są automatycznie rejestrowane wraz z odpowiednim rekordem klienta. Nawet jeśli zaoszczędzisz tylko 3 minuty dodatkowej pracy przy każdym połączeniu, wyobraź sobie korzyści, jeśli Twoje zespoły wykonują setki połączeń w ciągu tygodnia!
Wybór odpowiedniej usługi telefonicznej w chmurze
Po zapoznaniu się z systemami telefonicznymi w chmurze możesz być gotowy do podjęcia decyzji. Ale jak wybrać odpowiedniego usługodawcę? Szybkie wyszukiwanie online zapewni tysiące wyników z niemal identycznymi funkcjami i cenami. Co sprawia, że jedna usługa jest lepsza od innych, czy też wszystkie są takie same?
Pierwszą rzeczą do zapamiętania jest to, że nie ma jednej usługi, która działa dla wszystkich firm. Niektórzy dostawcy specjalizują się w małych firmach, podczas gdy inni koncentrują się na określonej branży (np. opieka zdrowotna). Branża VoIP dość dojrzała, a większość usług oferuje minimalny standard jakości i funkcji.
Jednak kluczem jest wybór odpowiedniego dostawcy dla Twojej firmy. Decydując się na zakup systemu telefonicznego w chmurze, pamiętaj o następujących czynnikach:
Prosta obsługa
Każdy zakupiony system telefoniczny musi być łatwy w obsłudze. Najbardziej zaawansowany system na świecie nie pomoże, jeśli Twoi pracownicy nie będą w stanie efektywnie z niego korzystać. System telefoniczny w chmurze jest całkowicie wirtualny, więc będziesz mieć dostęp do wszystkich funkcji za pośrednictwem pulpitów nawigacyjnych online. Upewnij się, że usługa umożliwia wprowadzanie zmian w dowolnym momencie. Powinien być również łatwy i intuicyjny w obsłudze.
Zrównoważ koszty i funkcje
Większość firm od samego początku bierze pod uwagę koszt nowego systemu. Pamiętaj jednak, że ani najtańszy, ani najdroższy system nie będzie odpowiedni dla Twojej firmy. Uważaj, aby zapłacić za jakość i funkcje, których potrzebujesz. Jednocześnie unikaj pułapki płacenia za rzeczy, których możesz potrzebować „kiedyś”. VoIP pozwala kupować zasoby wtedy, gdy ich potrzebujesz, więc nie ma potrzeby płacenia z góry za dodatki.
Wsparcie serwisowe
Obsługa klienta i obsługa techniczna nie poświęcają wiele uwagi, dopóki coś nie pójdzie nie tak. Jak w przypadku każdej technologii, telefony mogą z czasem przestać działać lub mogą wystąpić inne problemy. Potrzebujesz dostawcy, który będzie się z Tobą komunikował i pracował nad rozwiązaniem problemów tak szybko, jak to możliwe.
Sprawdź, czy możesz uzyskać dostęp do ich wsparcia za pośrednictwem wielu kanałów (w tym poczty e-mail, czatu, mediów społecznościowych i głosu). Jaki jest ich czas reakcji, jeśli coś pójdzie nie tak? Jak szybko przywrócili telefony i działały? Zwróć uwagę, czy dostawca oferuje SLA (umowa o gwarantowanym poziomie usług), która obejmuje jego obowiązki i opcje wynagrodzenia.
Więc na co czekasz? Zarejestruj się na bezpłatny 30-dniowy okres próbny i przenieś swój system komunikacyjny do chmury!
