Powszechnie uznaje się, że VoIP ma kilka zalet w porównaniu ze zwykłymi POTS. Większość firm przeprowadza modernizację tak szybko, jak to możliwe – na przykład gdy pozwala na to budżet – lub po prostu czeka, aż obecne systemy dobiegną końca i zostaną zastąpione.
Niektóre zalety VoIP są uniwersalne, tzn. można je zastosować niezależnie od konfiguracji, rodzaju wdrożenia czy podstawowej infrastruktury. Kilka korzyści zależy od konkretnego wdrożenia VoIP wykorzystywanego przez organizację. Dwie główne alternatywy dla firm, jeśli chodzi o VoIP, to zakup usług hostowanych od zewnętrznego dostawcy lub skonfigurowanie własnego, dostosowanego do indywidualnych potrzeb rozwiązania lokalnie za pośrednictwem protokołu SIP trunking.
Tak więc, chociaż niektóre korzyści, takie jak zaawansowane funkcje telefoniczne, są dostępne w obu typach konfiguracji VoIP, inne mogą się różnić. Niektóre z zalet VoIP obejmują:
ZMNIEJSZ KOSZTY POŁĄCZEŃ
Jest to niemal powszechny powód, dla którego większość przedsiębiorstw decyduje się na przejście na technologię VoIP. To prawdopodobnie pierwsza rzecz, jaką usłyszeli o tej technologii, szeroko reklamowanej przez różnych dostawców. Istnieje bardzo niewiele organizacji, które nie odniosłyby korzyści z przejścia na VoIP, a większość z nich odnotuje drastyczny spadek miesięcznych wydatków. Może to wynikać z niższego kosztu połączenia lub braku konieczności inwestycji kapitałowych.
Nie potrzeba żadnych inwestycji
W tym miejscu organizacje muszą rozróżnić rozwiązania VoIP hostowane i rozwiązania lokalne. Hostowane usługi VoIP są niezwykle atrakcyjne dla większości firm, ponieważ można je rozpocząć szybko i bez konieczności inwestowania w kosztowny sprzęt lub sprzęt. Dzięki temu jest odpowiedni dla organizacji o małej lub średniej liczbie połączeń, zwłaszcza tych, których nie stać na tysiące dolarów z góry. Organizacje te odnoszą korzyści ze zmniejszenia całkowitych miesięcznych wydatków, jeśli zdecydują się na hostowaną technologię VoIP.
Niższy całkowity koszt użytkowania
Z drugiej strony rozwiązania lokalne są atrakcyjne dla organizacji, które dysponują wewnętrzną wiedzą specjalistyczną i mogą sobie pozwolić na kapitał wymagany do ich wdrożenia. Przez cały okres użytkowania systemu całkowity koszt posiadania jest znacznie niższy w porównaniu z usługami hostowanymi. Opłaca się to niższymi kosztami połączenia i jest korzystniejsze dla organizacji korzystających z dużej liczby połączeń, zwłaszcza międzynarodowych. Dzięki temu rozwiązania lokalne są korzystne dla call center, biur obsługi klienta itp.
Zasadniczo, jeśli chodzi o wydatki na połączenia, firmy muszą zdecydować, czy wolą korzyści wynikające z niższych kosztów połączenia, czy też bardziej przejmują się całkowitą kwotą, jaką muszą wydać każdego miesiąca.
ZAAWANSOWANE FUNKCJE
Oprócz kosztów jest to jedna z największych zalet VoIP. Firmy mają teraz dostęp do zaawansowanych funkcji, które wcześniej nie były możliwe. Świetnym przykładem jest wizualna poczta głosowa. W przypadku tradycyjnych systemów PBX pracownicy zmuszeni byli przerywać bieżącą pracę, aby zająć się pocztą głosową. Dodatkowo można je było pobrać tylko z jednego instrumentu, a wszelkie informacje pozostawione przez dzwoniącego trzeba było ręcznie zapisać w innym miejscu.
Dzięki VoIP wszystkie te problemy znikają. Przychodzące wiadomości głosowe można transkrybować i wysyłać na skrzynkę odbiorczą e-mail – niezależnie od tego, czy należy ona do konkretnego pracownika, czy do skrzynki grupowej całego zespołu. Oznacza to, że pracownicy mogą korzystać z poczty głosowej tak samo jak z poczty e-mail i odpowiadać na nie z dowolnego miejsca. Informacje zawarte w poczcie głosowej są również bezpiecznie przechowywane w archiwach poczty elektronicznej i można uzyskać do nich dostęp z dowolnego komputera lub urządzenia mobilnego.
To tylko przykład. Inne zalety VoIP obejmują funkcję „znajdź mnie, podążaj za mną”, pierścień wielu urządzeń i inne funkcje niezbędne w środowisku, w którym większość ludzi ma wiele urządzeń i codziennie lub co tydzień pracuje w różnych lokalizacjach. Niektóre z tych funkcji są przydatne dla poszczególnych pracowników lub grup w organizacji, inne usprawniają operacje biznesowe w całym przedsiębiorstwie.
Na przykład skonfigurowanie automatycznej sekretarki i książki telefonicznej gwarantuje, że dzwoniący zostaną przekierowani do odpowiedniej osoby lub działu już za pierwszym razem, zamiast być przełączani w trakcie połączenia. Banki i linie lotnicze oferują tę funkcję klientom, którzy mogą łatwo sprawdzić saldo konta lub status lotu, dzięki czemu personel pomocniczy może skoncentrować się na rozwiązywaniu większych problemów.
INTEGRACJA Z INNYMI SYSTEMAMI KORPORACYJNYMI
Ponieważ VoIP kieruje rozmowy telefoniczne przez Internet i inne sieci danych, jest elastyczny i można go dostosowywać. Jest zbudowany w oparciu o ujednoliconą technologię IP, co oznacza, że organizacje mogą łatwo zintegrować system telefoniczny z innymi usługami przedsiębiorstwa, takimi jak CRM. Integracje te mogą na pierwszy rzut oka nie wydawać się zbyt cenne, ale mogą ogromnie pomóc w poprawie produktywności i łatwości użytkowania.
Na przykład wiele usług VoIP i rozwiązań lokalnych oferuje gotową integrację z Salesforce CRM. Chociaż niektórzy ludzie mogą zastanawiać się, w jaki sposób mogłoby to pomóc organizacjom, możliwości stają się widoczne, gdy przyjrzysz się bliżej. Dzięki tej integracji pracownicy mogą dzwonić do kontaktów z poziomu aplikacji Salesforce i przechowywać notatki ze wszystkich interakcji w jednym miejscu. Oznacza to, że w razie potrzeby mogą łatwo wyciągnąć informacje z poprzednich rozmów lub ustawić przypomnienia, aby skontaktować się z klientami – tygodnie lub nawet miesiące później.
Integracja systemów telefonicznych PBX starszej generacji z tego typu aplikacjami nie jest możliwa bez dużego nakładu pracy. Choć obecnie może się to wydawać luksusem, wkrótce stanie się koniecznością, ponieważ coraz więcej usług biznesowych zacznie wykorzystywać najnowsze technologie, takie jak przetwarzanie w chmurze i przetwarzanie mobilne.
