VoIP i komunikacja zunifikowana są ze sobą powiązane, ale nie w sposób, który jest oczywisty na pierwszy rzut oka. Osoby, które i tak są sfrustrowane liczbą terminów technicznych i żargonu związanych z przejściem na VoIP, mogą być jeszcze bardziej zdezorientowane, gdy dodamy do tego ujednoliconą komunikację lub UC. Zrozumienie podstawowych pojęć leżących u podstaw ujednoliconej komunikacji nie jest trudne, ale faktyczna implementacja jest często znacznie bardziej złożona.
CO TO JEST VOIP?
W uproszczeniu VoIP oznacza Voice over Internet Protocol, czyli połączenia głosowe realizowane za pośrednictwem Internetu lub innych sieci danych. Dwa najczęstsze sposoby ograniczania VoIP obejmują zakup usług hostowanych od zewnętrznego dostawcy lub wdrożenie niestandardowych, zbudowanych na miejscu połączeń SIP. Mniejsze organizacje oraz te o stosunkowo prostych wymaganiach komunikacyjnych często decydują się na usługi hostowane. Z drugiej strony duże korporacje, firmy działające w ściśle regulowanych branżach lub te, które wymagają szerokiej personalizacji, wybierają wdrożenia pni SIP.
CO TO JEST KOMUNIKACJA ZUNIFIKOWANA?
Częstym błędem popełnianym przez większość ludzi jest zakładanie, że ujednolicona komunikacja dotyczy pojedynczego produktu, funkcji lub oprogramowania. Rzeczywistość jest znacznie bardziej nieuporządkowana i źle zdefiniowana. Sprzedawcy używają terminu komunikacja zunifikowana w odniesieniu do kompleksowych platform, które obejmują różnorodne narzędzia integrujące różne formy komunikacji. UC łączy komunikację w czasie rzeczywistym, taką jak połączenia głosowe, z kanałami opóźnionymi, jak poczta e-mail lub fora.
Pakiety zunifikowanej komunikacji często zawierają oprogramowanie front-end i systemy back-end, które łączą różne narzędzia z siecią VoIP. Wdrażanie różnej komunikacji to często wieloetapowy projekt, który wymaga dużej ilości zasobów i wiedzy – zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej. Ponieważ coraz więcej organizacji wdraża VoIP, potrzeba ujednoliconej komunikacji i lepszej współpracy staje się coraz bardziej nagląca.
VOIP – PODSTAWA ZUNIFIKOWANEJ KOMUNIKACJI
Aby zrozumieć związek między VoIP i UC, przyjrzyjmy się, jak łatwe lub trudne byłoby wdrożenie platform UC w przypadku braku tego pierwszego. Wiemy, że ujednolicona komunikacja łączy połączenia głosowe i wideo, wiadomości tekstowe, informacje o obecności i różne narzędzia współpracy w przedsiębiorstwie. Tak więc bez istniejących podstaw VoIP poprzez usługi hostowane lub SIP trunks, organizacja musi zacząć od samego początku.
Oznacza to, że firma musi pozbyć się istniejącej infrastruktury analogowej opartej na sieci PSTN, zmodernizować system PBX wraz z całym odpowiednim sprzętem, zwiększyć przepustowość sieci danych itd. zanim w ogóle zacznie myśleć o UC. Wymaga to nie tylko wcześniejszego planowania, dużych nakładów finansowych i wiedzy fachowej, ale także zakłóca przepływ pracy w firmie i produktywność pracowników. Użytkownicy będą również potrzebowali obszernego szkolenia, aby poradzić sobie z hurtową modernizacją na raz.
Jeśli jednak organizacja korzysta już z usług VoIP od jakiegoś czasu, jest generalnie gotowa na przejście na zunifikowaną komunikację, jeśli wymagają tego wymagania biznesowe. Infrastruktura zaplecza często wystarcza, aby dodać do niej inne narzędzia. Planowanie ciągłości biznesowej, jakość połączeń głosowych i wideo, odporność i niezawodność zostały już przetestowane w rzeczywistych warunkach, aby organizacja miała lepsze wyobrażenie o tym, jak platforma UC będzie funkcjonować w przyszłości.
KORZYŚCI I WADY PRZEJŚCIA NA UJEDNOLICONĄ KOMUNIKACJĘ
Być może największą przeszkodą dla organizacji, które chcą przejść na UC, są koszty i wymagany czas. Właśnie dlatego niewiele firm jest obecnie zainteresowanych komunikacją zunifikowaną, mimo że przynosi ona udowodnione korzyści. Jednak ponieważ dostawcy zaczynają oferować bardziej wyrafinowane produkty, sporo firm przynajmniej przygotowuje się lub myśli o aktualizacji UC.
Korzyści płynące z komunikacji są liczne i dość podobne do przeskoku z PSTN na VoIP, ale wielokrotnie powiększane. Tak jak VoIP umożliwia przedsiębiorstwom wyeliminowanie całej sieci i zarządzanie tylko jednym kanałem danych, tak UC jeszcze bardziej ułatwia konsolidację całej komunikacji korporacyjnej w jednym miejscu. Nie tylko poprawia to komfort użytkownika, ale także ułatwia organizacjom planowanie odzyskiwania po awarii, tworzenia kopii zapasowych danych, wykrywania kwestii prawnych i innych funkcji.
Narzędzia UC mogą znacznie poprawić współpracę między zespołami, grupami, a nawet całymi oddziałami lub lokalizacjami w firmie. Wraz z rosnącym zasięgiem organizacji i partnerstwami, które stają się niezbędne dla rozwoju, możliwość natychmiastowej komunikacji z kimkolwiek w dowolnym czasie (niezależnie od fizycznej lokalizacji) jest cennym atutem. Nie ma znaczenia, czy próbujesz dotrzeć do klienta, potencjalnego klienta, partnera czy dostawcy. Kiedy liczy się czas, nie chcesz, aby pracownicy przegapili kluczowe połączenia lub rozmowy, ponieważ prześlizgnęły się one przez szczeliny technologiczne.
Zunifikowana komunikacja z pewnością nie jest srebrną kulą na problemy z komunikacją w przedsiębiorstwie, ale z pewnością jest krokiem naprzód. Podobnie jak organizacje są obecnie zajęte przechodzeniem z PSTN na VoIP, kolejnym etapem jest wdrożenie przez większość firm platform komunikacji zunifikowanej.
