Agencja nieruchomości jest pośrednikiem pomiędzy sprzedającym nieruchomość a potencjalnym kupującym lub najemcą. Agencje korzystają z prowizji od transakcji, więc uzyskanie maksymalnej liczby transakcji jest kluczowe w tej branży.
Branża nieruchomości obejmuje zarówno samozatrudnionych agentów, jak i duże firmy. Dzisiejsza technologia ułatwia małym firmom i freelancerom oferowanie dużej ilości nieruchomości na wielu rynkach bez konieczności posiadania infrastruktury lub inwestycji. Jest to możliwe dzięki:
- Dedykowanym portalom internetowym, stronom www i mediom społecznościowym zapewniającym globalną widoczność ofert.
- Aplikacjom do zarządzania klientami i zadaniami (CRM), które organizują i automatyzują pracę, czyniąc ją bardziej efektywną.
- Bardziej efektywnej komunikacji poprzez: pocztę elektronicznę, sieci społecznościowe, telefonię VoIP czy czat internetowy.
Te wszystkie usługi technologiczne mają wspólne to, że nie wymagają dużych inwestycji początkowych. W większości przypv
Kluczem do sukcesu jest wiedza, jak znaleźć produkty, w tym przypadku nieruchomości, w dobrej cenie rynkowej i wiedzieć, jak je sprzedać. Szczególnie ważna jest tu komunikacja pomiędzy różnymi stronami, ponieważ zarówno kupujący, jak i sprzedający są częścią transakcji w całym procesie.
Komunikacja pomiędzy wszystkimi stronami musi być sprawna, niezawodna i precyzyjna, dlatego telefonia jest niezbędnym elementem dla agencji nieruchomości, ponieważ jest bezpośrednim kanałem obsługi klienta.
1-Główne cechy systemu telefonicznego dla agencji nieruchomości
Tradycyjnie agencje nieruchomości posiadają telefon stacjonarny z centralą w biurze, a każdy pracownik ma swój telefon stacjonarny. Telefon ten jest połączony ze smartfonami, które w zależności od agencji należą do pracownika lub są udostępniane przez agencję nieruchomości.
Większość połączeń od kupujących pochodzą z ogłoszeń lub stron internetowych. Reklamowany numer jest zwykle głównym numerem agencji nieruchomości, a gdy połączenie przychodzi, zwykle jest kierowany do pierwszego dostępnego agenta.
Z drugiej strony, agenci nieruchomości spędzają dużo czasu poza biurem, odwiedzając nowe nieruchomości i pokazując właściwości do kupujących. Skutkuje to dużą ilością rozmów przez telefon komórkowy, odkładaniem rozmów na później i brakiem możliwości odbierania połączeń z biura. Dlatego bardzo ważne jest posiadanie jednorodnego systemu telefonicznego, który dostosowuje się do mobilności agentów.
2- Zalety VoIP dla nieruchomości: lepsze wykorzystanie telefonii
Poniżej przedstawiamy główne zalety telefonii VoIP, która pomaga agencjom nieruchomości:
- Agenci są zawsze dostępni.
- Łatwa prowadzenie szczegółowego rejestru rozmów i kontaktów.
- Większa elastyczność w zakresie mobilności.
- Zwiększenie obecności agencji nieruchomości.
- Prosta identyfikacja połączenia na podstawie reklamy, portalu czy kontaktu z klientem.
1. Zapobiega pozostawianiu klientów bez opieki
Zaskakujące, jak może się wydawać, są jeszcze agencje nieruchomości, gdzie jest to możliwe tylko do obsługi jednego połączenia. Jeśli mają już do czynienia z klientem, następny telefon pozostaje bez odpowiedzi. Rozwiązaniem tego problemu jest wirtualna centrala, ponieważ zapewnia ona połączenie z firmą za pośrednictwem Internetu i umożliwia jednoczesne korzystanie z telefonu kilku osobom.
W innych przypadkach problem wynika z braku systemu, który odbierałby połączenie, gdy wszyscy są już przy telefonie. Można to rozwiązać poprzez kolejki i umożliwić przekierowania połączenia do pierwszego dostępnego agenta.
2.Przez cały czas informuj klienta o aktualnym statusie jego połączenia
Systemy telefoniczne VoIP pozwalają na rozpoczęcie rozmowy od powitania np. “Dziękujemy za telefon do State Real Estate. Prosimy o oczekiwanie na połączenie z agentem.”
Tego typu komunikat informuje klienta, że skontaktował się z Twoją firmą przed zawieszeniem połączenia. Możliwe jest również raportowanie pozycji w kolejce i średniego czasu oczekiwania, co zmniejsza liczbę porzuceń połączeń przez potencjalnych klientów.
3. Poprawa obecności agencji
Z usługi telefonii IP można korzystać z dowolnego miejsca. Pozwala to również na uzyskanie numeru z innego obszaru geograficznego (inne miasto lub województwo). Dzięki temu możesz promować swoje reklamy w różnych lokalizacjach, zapewniając obecność i pewność swoim klientom.
Na przykład gdy nasza agencja nieruchomości jest w Walencji, możemy mieć numery z prefiksami z Alicante lub Madrytu, aby promować nasze reklamy w tych miejscach, budując zaufanie naszych klientów.
Przydatne może być również posiadanie numeru kontaktowego w Wielkiej Brytanii lub Niemczech, aby Twoi międzynarodowi klienci mogli dzwonić do Ciebie lokalnie.
4. Zwiększenie dostępności
Nawet jeśli agent nieruchomości jest poza biurem, może odebrać połączenie na swoim smartfonie lub dowolnym urządzeniu z dostępem do Internetu, tak jakby był w biurze, lub natychmiast przekazać połączenie do innego współpracownika.
Interesująca może być również funkcjonalność transferu. W wielu przypadkach agent może odebrać połączenie ze swojego telefonu komórkowego, ale informacje potrzebne do obsługi klienta znajdują się w biurze. W takich przypadkach agent może przekazać połączenie do biura, rozmawiając najpierw ze współpracownikiem, aby wyjaśnić sytuację i w ten sposób ułatwić obsługę klienta.
5.Elastyczność w nadawaniu numerów
W ciągu kilku sekund możemy kupić numery kontaktowe, bez długich umów. Może być bardzo interesujące ponieważ:
- Posiadanie numeru dla każdej platformy, pozwala rozpoznać, z której platformy pochodzi lead.
- Możemy zarejestrować numery tymczasowe dla konkretnej nieruchomości lub reklamy, identyfikując powód połączenia przed jego odebraniem. Może to być ważne w przypadku ekskluzywnej nieruchomości lub konkretnej kampanii.
- Agenci mogą mieć prywatne numery telefonów, dzięki czemu mogą zarządzać własnymi reklamami.
- Posiadanie numerów geograficznych jest ważne aby nawiązać kontakt z lokalnymi klientami. Na przykład, jeśli nasza agencja nieruchomości jest w Madrycie, ale oferujemy nieruchomości w Walencji, możemy mieć numer kontaktowy z numerem kierunkowym 96. Dzięki temu nasi klienci mogą zobaczyć, że mogą się z nami skontaktować lokalnie. W ten sam sposób, możemy również mieć międzynarodowe numery telefonów, aby nasi klienci z zagranicy mogli się z nami skontaktować w tańszy i pozornie bliższy sposób.
- Posiadanie numeru stacjonarnego jest równiez ważne, ponieważ świadczy o większym profesjonalizmie niż telefon komórkowy. Co więcej, Whatsapp Business może być już używany na numerach stacjonarnych.
6. Zwiększenie skalowalności
Telefonia VoIP jako usługa pozwala na rozbudowę lub redukcję systemu komunikacji w ciągu kilku minut. Dzięki temu możemy dostosować się do kampanii i dopasować koszt usługi.
7.Dostępność: z każdego punktu z dostępem do Internetu
Z dowolnego miejsca i urządzenia z dostępem do Internetu, agenci nieruchomości mogą korzystać z usług telefonii biznesowej zarówno w celu odbierania, jak i wykonywania połączeń. Sprzyja to pracy zdalnej i telepracy.
8.Odbieranie połączeń poza godzinami pracy
Po godzinach można zdefiniować komunikat dla klientów, wskazujący godziny pracy, alternatywne możliwości kontaktu, takie jak e-mail czy Whatsapp, przekierowanie połączeń na dyżurny telefon komórkowy lub skrzynkę głosową umożliwiającą przekazanie wiadomości głosowej na e-mail z odpowiednią transkrypcją na tekst.
9. Wysyłanie wiadomości poczty głosowej na adres e-mail
Zarządzanie pocztą głosową może być skomplikowane przez telefon, ale otrzymywanie ich pocztą elektroniczną może uprościć proces zarządzania wiadomościami. Agent może odsłuchać je na komputerze, jednocześnie spisując istotne informacje i przygotowując notatkę w CRM.
Ponadto, transkrypcja na tekst może być pomocna w przypadkach, gdy odsłuchanie nie jest możliwe.
10. Szczegółowe rejestry i raporty połączeń
Telefonia IP umożliwia stały dostęp do szczegółowych rejestrów rozmów, zarówno dla konkretnego agenta, jak i dla całej organizacji, a także ich nagrywanie i dostęp do nich w dowolnym momencie, z zachowaniem odpowiednich mechanizmów bezpieczeństwa.
Dzięki raportom połączeń można ocenić wydajność i wykorzystanie telefonii przez każdego z agentów.
11. Usługi dodatkowe
Telefonia VoIP zapewnia dostęp do dodatkowych usług, takich jak: nagrywanie rozmów, pokoje konferencyjne, monitorowanie rozmów, czat on-line, eleganckie i ekonomiczne telefony, itp.
12. Integracja z CRM
Niektóre rozwiązania telefonii VoIP umożliwiają integrację z aplikacjami biznesowymi, w szczególności CRM, poprzez integrację natywną lub niewielkie dodatki.
Integracja z CRM pomoże znacząco zwiększyć produktywność poprzez ułatwienie środowiska telepracy i mobilności w sposób przejrzysty dla klienta, a także pomoże kontynuować działania sprzedażowe poprzez automatyczne rejestrowanie połączeń.
13. Koszt
Posiadanie telefonii IP jako usługi pozwoli uniknąć kosztów instalacji i konfiguracji fizycznej centrali telefonicznej. Oznacza to również znaczne oszczędności w kosztach utrzymania i wsparcia. Koszty usługi mogą być zbliżone do kosztów linii u tradycyjnych operatorów, a w wielu przypadkach niższe.
Telefonia IP pozwala na dostosowanie usługi do wielkości przedsiębiorstwa i/lub płacenie za to, co faktycznie wykorzystujesz.
3- VoIPstudio dla agencji nieruchomości
Nie wszyscy dostawcy telefonii VoIP oferują te same funkcje dla agencji nieruchomości. VoIPstudio oferuje natomiast kompletne rozwiązanie, które spełnia wszystkie potrzeby agencji nieruchomości, z wszystkimi zaletami opisanymi powyżej, a ponadto:
- Bardzo niski koszt od 22 zł za miesiąc.
- Wsparcie techniczne 24/7, aby rozwiązać każdy problem.
- Doradztwo w zakresie konfiguracji i uruchomienia.
- Integracja z innymi usługami (email, kalendarz, itp.) za pomocą Zapier.
4- Przykład wdrożenia VoIPstudio w agencji nieruchomości
Poniżej przedstawiamy przykład wdrożenia rozwiązania telefonii VoIP firmy VoIPstudio w agencji nieruchomości.
W pierwszej kolejności przenosimy numer agencji lub dodajemy nowy, łatwy do zapamiętania numer.
Numer ten jest następnie przekierowywany do powitalnej wiadomości głosowej i oferowane są różne opcje, takie jak:
- “Dziękujemy za telefon do State Realty”
- “Aby wystawić nieruchomość na sprzedaż naciśnij 1”
- “Jeśli są Państwo zainteresowani nieruchomością, proszę nacisnąć 2”.
- “Aby skontaktować się z administracją, proszę czekać”
Pośrednicy w obrocie nieruchomościami mogą zdecydować w danym momencie, aby nie odbierać połączeń, na przykład, jeśli są w spotkaniu mogą po prostu poprosić dzwoniących o pozostawienie notatki, aby oddzwonić później lub przekierować swoje połączenia do administracji.
Na stanowiskach pracy wdrażamy jeden z tych stylowych softphonów lub telefonów:
Aplikacja VoIPstudio na smartfon i komputer
VoIPstudio, jako usługa telefonii w chmurze, ma tę zaletę, że umożliwia wykonywanie i odbieranie połączeń z dowolnego miejsca, w którym masz dostęp do internetu, tak jak w biurze, za pomocą komputera lub aplikacji na smartfonie.
Dla tych właściwości z międzynarodowym rynku, oferujemy możliwość dodania lokalnych numerów, aby ułatwić klientom kontakt. Na przykład, możemy zapewnić lokalny numer w Londynie tak, że potencjalni klienci z Wielkiej Brytanii mogą skontaktować się z nieruchomością lokalnie. Numer ten może być również używany podczas rozmowy z klientami z Wielkiej Brytanii jako wprowadzenie rozmówcy.
Jesteśmy w stanie zapewnić numery niemal natychmiast. Jeśli więc potrzebujesz numeru do konkretnej kampanii, możesz go uruchomić w ciągu kilku sekund. W ten sposób będziesz w stanie zidentyfikować połączenia przychodzące dla konkretnej reklamy, a także uzyskać statystyki kampanii.
Możemy również zapewnić dodatkową usługę czatu na stronie internetowej, dzięki czemu możesz wprowadzić przycisk i usługę czatu online na swojej stronie internetowej. Te kontakty czatu pojawią się w tej samej aplikacji telefonicznej, więc będziesz miał wszystkie funkcje w jednej aplikacji.
VoIPstudio może zaoferować tę usługę w sposób wydajny i ekonomiczny. Wszystkie te udogodnienia są dostępne już od 22 zł miesięcznie za stację roboczą (koszt połączeń wychodzących i numerów przychodzących nie jest wliczony w cenę).
5- Proces wdrożenia VoIP
W VoIPstudio ułatwiamy proces adaptacji do VoIP:
- Masz 30-dniowy okres próbny bez zobowiązań lub trwałości.
- Wstępna rozmowa w celu poznania Państwa potrzeb oraz pomoc w konfiguracji telefonii.
- Pozyskiwanie “złotych numerów” – łatwych do zapamiętania, międzynarodowych numerów lub numerów z innych lokalizacji w ciągu kilku minut.
- Przekierowanie dotychczasowego numeru firmowego na udostępniony przez nas numer tymczasowy. Unikniesz konieczności przenoszenia numeru do czasu, aż będziesz pewien, że telefonia VoIP jest idealnym rozwiązaniem dla Twojej firmy.
- Możliwość przeniesienia obecnego numeru, gdy będziesz zadowolony z usługi.
- Testy funkcjonalne i dostosowanie konfiguracji.
- Usługa bez umowy.
