Technologia VoIP jest bardzo wszechstronna i elastyczna, dzięki czemu nadaje się dla firm z wielu branż. Chociaż bez wątpienia możesz skorzystać z mnogości oferowanych funkcji, każda firma uzna niektóre narzędzia za bardziej wartościowe niż inne. Mała firma może docenić znaczne oszczędności, podczas gdy dużej korporacji mogą spodobać się bardziej zaawansowane funkcje, takie jak wizualna poczta głosowa.
Przedsiębiorstwa z niektórych branż borykają się z większymi ograniczeniami niż inne. Jeśli Twoja firma działa w sektorze finansowym, również będziesz musiał przestrzegać odpowiednich przepisów. Musisz upewnić się, że wszystkie narzędzia przedsiębiorstwa działają zgodnie z właściwymi procedurami i posiadają kontrole na potrzeby audytu. Przepisy te często obejmują także systemy komunikacji, takie jak poczta elektroniczna i telefony.
CO OZNACZA DOPASOWANIE DO CELU?
Odpowiedni do celu oznacza, że system, instytucja lub narzędzie jest odpowiednio wyposażone do swojego celu. Oznacza to różne atrybuty w zależności od tego, co chcesz osiągnąć. Weźmy prosty przykład. Załóżmy, że masz parasol. Jego celem jest zapewnienie suchości podczas deszczu. Kształt, konstrukcja i materiał użyty do jego budowy powinny być odpowiednie do tego celu. Jeśli ma dziury w materiale, to oczywiście nie będzie „nadawał się do określonego celu”.
Termin ten można zastosować również do przedsiębiorstw, organów regulacyjnych i systemów korporacyjnych. Jeśli więc posiadasz system VoIP lub kupujesz usługi hostowane, to pytanie staje się ważne. Czy Twój obecny system jest odpowiedni do celów, jakie chcesz, aby spełniał? Powinieneś o tym pomyśleć także wtedy, gdy chcesz wybrać usługę VoIP dla swojej firmy. Niektóre organizacje rejestrują się, aby skorzystać z określonej usługi, nie biorąc pod uwagę takich szczegółów. W przyszłości może się okazać, że Twoje telefony nie działają zgodnie z oczekiwaniami lub płacisz za funkcje, których tak naprawdę nie potrzebujesz.
SYSTEMY VOIP POWINNY BYĆ ZGODNE Z PRZEPISAMI
Tradycyjne systemy oparte na sieci PSTN zawsze znajdowały się we własnym silosie. Rzadko wchodziły w interakcję z innymi narzędziami dla przedsiębiorstw. Sieci telefoniczne i operatorzy podlegali odrębnym zasadom. Ale wiele się zmieniło wraz z pojawieniem się VoIP. Technologia ta umożliwia kierowanie połączeń głosowych przez sieci danych, takie jak Internet. W związku z tym wiele osób uważa VoIP za coś podobnego do poczty elektronicznej, a nie za oddzielny, samodzielny system. Jakie zatem zasady obowiązują w przypadku VoIP?
Kraje na całym świecie modyfikują ustawodawstwo lub wprowadzają nowe przepisy dotyczące systemu VoIP. Ponieważ zmienia się to w zależności od lokalizacji Twojej firmy, powinieneś upewnić się, że dostawca przestrzega odpowiednich przepisów. Chociaż technologia VoIP umożliwia niezależność numerów telefonów od lokalizacji, Twoja firma nadal podlega przepisom obowiązującym w Twoim kraju. Dlatego ważną kwestią do sprawdzenia jest to, czy usługa VoIP jest zgodna ze wszystkimi obowiązującymi przepisami lub przynajmniej może zostać dostosowana do Twoich konkretnych potrzeb.
CZY OTRZYMUJESZ TO, CZEGO POTRZEBUJESZ?
Kolejnym aspektem, o którym należy pomyśleć, jest zestaw funkcji. Jakie cechy są ważne dla Twojej firmy? Bez jakich narzędzi możesz się obejść? Gdy już będziesz mieć tę listę, porównaj ją z funkcjami dostępnymi w obecnych systemach. Niektóre firmy stwierdzają, że ich usługi VoIP odpowiadają ich potrzebom, inne zaś odkrywają, że przepłacają za wszystkie niewłaściwe funkcje.
Załóżmy, że w Twojej firmie regularnie odbywa się duży ruch międzymiastowy. Wtedy bardziej odpowiednie byłyby plany z nielimitowanymi rozmowami międzynarodowymi lub tańsze stawki za połączenia międzystrefowe. Porównując dwóch dostawców, możesz wybrać plan, który oferuje tańsze stawki za połączenia międzynarodowe, a nie ten z mnóstwem funkcji, których nie potrzebujesz. Z drugiej strony, jeśli Twoi pracownicy często podróżują i muszą pracować w trasie, aplikacje mobilne są koniecznością. Niskie ceny oferowane przez Twojego dostawcę nie będą miały znaczenia, jeśli Twoi pracownicy nie będą mogli wykonywać/odbierać połączeń, kiedy muszą pracować!
CZY TWÓJ SYSTEM VOIP JEST BEZPIECZNY I NIEZAWODNY?
Bezpieczeństwo i niezawodność mają kluczowe znaczenie w komunikacji głosowej, zwłaszcza w przypadku VoIP. Ponieważ udostępniamy dane głosowe w Internecie, sieć telefoniczna stoi przed tymi samymi wyzwaniami związanymi z bezpieczeństwem, co komputery. Nie chcesz pewnego dnia przyjść do pracy i dowiedzieć się, że hakerzy zgarnęli tysiące dolarów na Twoje konto VoIP!
To samo dotyczy niezawodności. Być może jest to odrobinę ważniejsze niż nawet jakość głosu. Twój personel może wytrzymać kilka dni przy słabej jakości dźwięku, ale czy możesz funkcjonować w biurze bez rozmów telefonicznych? Upewnij się, że Twój dostawca ma opcje tworzenia kopii zapasowych, takie jak wiele centrów danych, na wypadek klęski żywiołowej lub innych sytuacji awaryjnych. Niektórzy dostawcy VoIP oferują nawet opcję przekierowywania połączeń przychodzących na wyznaczony telefon stacjonarny lub komórkowy na wypadek, gdyby coś stało się w Twoim biurze.
Poświęć więc chwilę na sprawdzenie, czy Twoje telefony nadają się do określonego celu. Jeśli okaże się, że tak nie jest, być może nadszedł czas na zmianę dostawcy.
