W dzisiejszym świecie nowoczesnej komunikacji cyfrowej – gdzie przedsiębiorstwa korzystają z VoIP, komunikatorów internetowych, mediów społecznościowych i wielu innych kanałów komunikacji – faksowanie często wydaje się anachronizmem.
Powrót do dawnych czasów, mimo że w wielu branżach nadal dominuje faksowanie. Dzieje się tak prawdopodobnie dlatego, że faksowanie przestało być głównym sposobem przesyłania dokumentów w miejscu pracy i bardzo niewiele osób korzysta z faksu poza pracą.
Niemniej jednak sporo organizacji nadal polega na faksowaniu. Może to wynikać z wymogów regulacyjnych, zgodności z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa danych lub prywatności lub z tego, że dostawcy/partnerzy w innych krajach w dużym stopniu na tym polegają.
Niektóre firmy mogą wysyłać faksy tylko kilka razy w roku, podczas gdy w innych jest to część codziennej pracy. Niezależnie od sytuacji przedsiębiorstwa możliwość wysyłania faksów staje się ważną kwestią do rozważenia przy przejściu na systemy VoIP.
Analizując swoje wymagania dotyczące przesyłania faksów przez VoIP, niektóre firmy dochodzą do wniosku, że wcale tego nie potrzebują. Jednak w przypadku organizacji, które muszą od czasu do czasu wysyłać faksy, staje się to trudnym pytaniem, ponieważ faksowanie za pośrednictwem linii VoIP (z urządzeniami analogowymi po obu stronach) w rzeczywistości nie działa.
Zalecamy przeczytanie więcej na temat faksowania za pomocą VoIP tutaj.
JAK FAKSOWAĆ ZA POMOCĄ PROTOKOŁU VOIP LUB DLACZEGO FAKSOWANIE ZA POŚREDNICTWEM LINII VOIP NIE DZIAŁA
Kompresja i kodeki audio
Jedną z podstawowych zasad zwiększających efektywność VoIP jest kompresja danych głosowych i ich konwersja na sygnały cyfrowe, które można przesyłać przez Internet.
Niestety sam ten fakt utrudnia wysyłanie faksów, gdyż kompresja sprawia, że powstałe dane stają się niezrozumiałe po drugiej stronie. Kodeki audio, które nie wykorzystują kompresji, stosunkowo lepiej obsługują faksowanie niż inne, mimo że zużywają większą przepustowość.
Jitter, utrata pakietów i opóźnienia
Nawet jeśli kodek audio nie wykorzystuje żadnej kompresji, przesyłanie danych przez Internet wiąże się z utratą pakietów, wahaniami i opóźnieniami. Oznacza to, że część pakietów danych nie dotrze do miejsca docelowego. Dla głosu nie ma to większego znaczenia, ponieważ kilka upuszczonych pakietów zazwyczaj nie ma wpływu na rozmowę.
Jednak faksy nie będą w stanie ponownie złożyć dokumentu, jeśli zaginie kilka pakietów. Ponieważ nie ma to nic wspólnego z rzeczywistą szybkością połączenia internetowego, zakup szybszej linii nie pomoże.
Konwersje i tłumaczenia
Sposób przesyłania głosu w Internecie polega na przetwarzaniu sygnałów audio na elektroniczne pakiety danych, a następnie ponownej ich konwersji na drugim końcu. Faksowanie wiąże się z dodatkowym krokiem – obraz musi zostać przekonwertowany na język komputerowy, a następnie na fale dźwiękowe, które mogą przesyłać się liniami telefonicznymi.
Podobnie w miejscu docelowym fale dźwiękowe muszą zostać przekonwertowane na zera i jedynki, a następnie z powrotem do pierwotnego obrazu. W rzeczywistości proces ten składa się ze zbyt wielu etapów, aby działał niezawodnie, a dane wynikowe w miejscu docelowym są często zniekształcone lub zniekształcone. Po dodaniu kompresji i porzuceniu pakietów danych nie powinno być zaskoczeniem, że większość faksów nigdy nie zakończy tego procesu.
Czy faksowanie do VoIP jest niemożliwe?
Na szczęście dla wielu firm, które potrzebują faksowania w sieciach VoIP, istnieje sposób, aby faksy działały. Protokół o nazwie T38 umożliwia dostawcom oferowanie faksu przez IP lub FoIP. Bramy faksowe, podobne pod względem funkcji do bramy VoIP, ułatwiają wysyłanie i odbieranie faksów, unikając jednocześnie problemów pojawiających się podczas próby wysyłania faksów konwencjonalną metodą.
WYSYŁANIE FAKSÓW POPRZEZ VOIP STUDIO
VoIP Studio to doskonała usługa VoIP dla przedsiębiorstw, która oferuje również faksowanie komputerowe lub faksowanie przez IP. Dzięki wbudowanej obsłudze protokołu T38 organizacje mają niezawodną metodę wysyłania i odbierania faksów. Oznacza to, że faksowanie i VoIP mogą rzeczywiście współpracować i to niezwykle niezawodnie.
Kolejną zaletą wdrożenia faksowania za pośrednictwem protokołu IP jest to, że pozwala organizacjom czerpać korzyści z usług cyfrowych po rozszerzeniu ich na starszą technologię. Chociaż faksowanie za pośrednictwem konwencjonalnych linii telefonicznych było w zupełności wystarczające kilka dekad temu, organizacjom utrudniało integrację tego przepływu pracy z innymi systemami.
Dzięki FoIP pracownicy mogą wysyłać faksy, po prostu wybierając plik na swoim komputerze. Nie ma potrzeby podchodzenia do faksu, żeby wysłać jedną transmisję. Dość często eliminuje to również dodatkowy etap drukowania dokumentu, ponieważ większość dokumentów jest obecnie wysyłana cyfrowo. Faks cyfrowy można po prostu wydrukować na drugim końcu, całkowicie eliminując potrzebę stosowania faksów.
To samo tyczy się drugiej strony – pracownicy mogą odbierać faksy na komputerze w postaci obrazów cyfrowych i drukować je tylko wtedy, gdy jest to konieczne. Proces ten oznacza, że pracownicy mogą odbierać i wysyłać faksy nawet wtedy, gdy są poza biurem. Zmniejsza także kwotę wydaną przez organizację na materiały eksploatacyjne do drukowania oraz potrzebę segregowania, przechowywania lub niszczenia niechcianych dokumentów.
