Przejście na nowy system przedsiębiorstwa to coś więcej niż technologia. Chociaż musisz podejmować decyzje dotyczące nowych produktów, usług i dostawców, powinieneś również rozważyć biznesowy przypadek przejścia. W jaki sposób nowy system pomoże Twojej firmie – czy obniży koszty lub zwiększy przychody? Czy zwiększy produktywność Twoich pracowników lub zaoferuje nowe możliwości w inny sposób?
Podobnie jest w przypadku rozważania systemów telefonii VoIP. Każda firma, która rozważa modernizację, musi zrozumieć technologię i sposób jej wdrożenia. Ale poza tym są kwestie biznesowe, o których należy pamiętać. Należy wziąć pod uwagę aspekty finansowe i biznesowe przejścia na VoIP.
HOSTOWANY VOIP DLA FIRM
Dla większości małych i średnich przedsiębiorstw hostowany VoIP jest inteligentnym rozwiązaniem. Możesz spróbować SIP trunking, ale jego konfiguracja może być kosztowna. Uzyskanie pozytywnego zwrotu z inwestycji zajmie wiele lat, a to nie jest coś, na co mała firma może sobie pozwolić. Zazwyczaj większe korporacje, które chcą kontrolować swoje systemy komunikacyjne, preferują SIP trunking. Jednak nawet niektóre firmy decydują się na hostowany VoIP – oszczędzając sobie wszelkich kłopotów i konserwacji.
Co więc należy wziąć pod uwagę przed podjęciem decyzji o skorzystaniu z hostowanych usług VoIP?
ROZWAŻANIA BIZNESOWE DOTYCZĄCE HOSTOWANEGO VOIP
Oblicz koszty
Wielu dostawców VoIP poda Ci wyceny swoich usług na żądanie. Niektórzy z nich mają nawet kalkulatory, które dadzą Ci ogólne pojęcie, ile może to kosztować Twoją firmę. Użyj tych kalkulatorów, ponieważ są świetnym punktem wyjścia. Pamiętaj jednak, że te kalkulatory mają być przybliżeniem i mogą nie obejmować wszystkich kosztów.
Jako mały przykład, żaden z tych kalkulatorów nie bierze pod uwagę żadnego szkolenia, jeśli jest ono wymagane dla Twoich pracowników. Załóżmy, że masz starszą siłę roboczą, która nie jest w pełni zaznajomiona z komputerami. Możesz potrzebować kilku sesji szkoleniowych na nowym systemie. To zwiększy całkowity koszt uaktualnienia.
Musisz uwzględnić w równaniu zarówno krótkoterminowe, jak i długoterminowe koszty. Rzeczy takie jak modernizacja istniejącej infrastruktury sieciowej i zakup sprzętu to wydatki natychmiastowe. Musisz również zapłacić miesięczny rachunek telefoniczny dostawcy usług. Ale prawdopodobnie będzie to znacznie mniejszy rachunek niż ten, do którego jesteś przyzwyczajony.
Jakich funkcji potrzebujesz?
Nawet zanim zwrócisz się do dostawcy o koszty, powinieneś sporządzić kilka list. Na jednej liście wypisz funkcje, które są niezbędne dla Twojej firmy. Czy często korzystasz z faksów lub poczty głosowej? W takim razie faksowanie cyfrowe i wizualna poczta głosowa to funkcje, które musisz mieć. Niektóre inne firmy mogą nie potrzebować tych samych narzędzi. Ta lista powinna zawierać wszystkie funkcje, których Twoja firma potrzebuje do normalnego funkcjonowania.
Stwórz drugą listę funkcji, które są fajne. Są to funkcje, na których możesz pójść na kompromis, jeśli to konieczne. Załóżmy, że wybrany przez Ciebie dostawca nie oferuje jednej lub dwóch funkcji z tej listy. Jeśli cena – i inne względy są spełnione – są odpowiednie, możesz nadal wybrać tego dostawcę.
Jak hostowana usługa VoIP wpłynie na istniejące procesy?
Usługi VoIP hostowane oferują o wiele więcej niż tradycyjne linie stacjonarne. Możesz robić z nimi rzeczy, które były mniej lub bardziej niemożliwe w sieci PSTN. Twoi pracownicy mogą odbierać połączenia na wielu urządzeniach w biurze lub pracować z domu z równą łatwością. Możesz przenosić pracowników między różnymi biurami bez wpływu na ich numery telefonów. Możesz nawet przypisać ten sam numer nowej osobie lub zespołowi.
Ale wszystkie te rzeczy wpłyną na przepływy pracy w firmie. Oznacza to, że Twoi pracownicy będą musieli je dostosować lub włączyć do istniejących procesów. Więc zanim wdrożysz VoIP, poświęć trochę czasu na zaplanowanie przejścia. Ile czasu zajmie Ci wdrożenie nowej usługi? Czy Twój stary dostawca zawiesi usługę przed upływem tego czasu? Musisz zaplanować te okoliczności z wyprzedzeniem. W przeciwnym razie znajdziesz się w sytuacji, w której telefony nie będą działać. Dla każdej firmy to nic innego jak katastrofa!
Integracja z innymi systemami przedsiębiorstwa
Telefony nie są jedynym systemem biznesowym w Twoim biurze. Większość organizacji będzie również miała oprogramowanie takie jak narzędzia CRM, oprogramowanie księgowe, aplikacje HR itp. Czy Twoja nowa hostowana usługa VoIP będzie dobrze współpracować z nimi wszystkimi? Niektórzy dostawcy są lepsi od innych w utrzymywaniu zgodności ze starszym oprogramowaniem korporacyjnym lub dostarczaniu interfejsów API. Dość wielu dostawców opracowało rozwiązania programowe, które służą jako pomost między usługą telefoniczną a innymi powszechnymi systemami korporacyjnymi.
Choć może się to wydawać długą listą rzeczy do rozważenia przed przejściem na VoIP, sam proces uaktualnienia jest dość prosty. W zależności od wielkości firmy możesz być gotowy do działania w ciągu kilku godzin. Zaplanuj dobrze, a przejście ze starego na nowe będzie płynne!
