VoIP to najnowsze modne hasło krążące w branży telekomunikacyjnej. Prawdopodobnie ostatnio dużo słyszałeś o VoIP i PSTN, ale technologia ta istnieje już od jakiegoś czasu (właściwie od lat 90-tych). Jednak ostatnio przejście na systemy VoIP stało się falą przypływu. Nie ma minuty, żeby kolejna firma nie zdecydowała się na aktualizację. Wygląda na to, że usługa telefonii VoIP osiągnęła punkt krytyczny.
Niewiele jest firm – jeśli w ogóle – które kwestionują wartość przejścia na VoIP. Nawet jeśli odłożysz na bok wszystkie inne korzyści, same oszczędności wystarczą, aby przekonać większość ludzi. Dzięki technologii VoIP firma może uzyskać od 35% do 75% redukcji rachunków za telefon. Dokładna kwota różni się w zależności od organizacji. Ale masz praktycznie gwarancję, że odczujesz pewne oszczędności.
Pytanie, przed którym stoi większość firm, nie brzmi: czy powinny się zmienić. A raczej jak zarządzać przejściem na zupełnie nową technologię. Aktualizacja do VoIP może być ogromnym projektem, w zależności od wielkości Twojej firmy i Twoich potrzeb biznesowych. Błędy są prawdopodobne, jest to nieuniknione. Jednak odrobina planowania może pomóc uniknąć typowych błędów.
Oto przewodnik krok po kroku, który należy wykonać, przechodząc na usługę telefonii VoIP.
FAZA I: RZECZY DO ZROBIENIA PRZED SKONTAKTOWANIEM SIĘ ZE SPRZEDAWCĄ
Zdecydowałeś się na przejście na VoIP dla całego biura. Następnym krokiem jest znalezienie dostawcy, prawda? Zło. Jest kilka rzeczy, które powinieneś zrobić przed skontaktowaniem się z dowolnym dostawcą usług telefonicznych VoIP.
Zrób listę swoich potrzeb i pragnień
Rozejrzyj się po swoim obecnym systemie. Gdzie nie spełnia Twoich oczekiwań? Co chciałbyś, aby Twój system telefoniczny mógł robić, gdybyś nie miał żadnych ograniczeń? Zrób listę wszystkich funkcji i narzędzi, które chciałbyś mieć w swojej nowej usłudze telefonicznej. Na tym etapie nie patrz na cenę i budżet.
Gdy już masz listę podzieloną na dwie sekcje. Pierwsza część powinna posiadać te funkcje, bez których nie można pracować. Są to narzędzia niezbędne w codziennym prowadzeniu firmy. Jeśli sprzedawca nie oferuje funkcji na tej liście, powinieneś przejść dalej.
Druga sekcja będzie zawierać pozostałe funkcje. Miło jest mieć przedmioty, ale nie przerywacze transakcji. Niektóre z tych funkcji są uwzględnione nawet w podstawowych planach. Za inne być może będziesz musiał zapłacić. Możesz zdecydować indywidualnie dla każdego przypadku, czy funkcja jest warta swojej ceny.
Oceń swoją sieć danych
Największą różnicą między telefonami stacjonarnymi a VoIP jest fakt, że ten ostatni wykorzystuje sieć danych do kierowania połączeń telefonicznych. Oznacza to, że Twoje połączenie internetowe powinno być wystarczająco szybkie dla VoIP. Ponieważ połączenia głosowe odbywają się w czasie rzeczywistym, nie możesz sobie pozwolić na żadne opóźnienia.
Ponadto powinieneś mieć dostępną przepustowość dla dodatkowego ruchu. Jeśli Twoje obecne łącze ledwo jest w stanie sprostać zapotrzebowaniu, nie ma możliwości obsługi również połączeń głosowych. Powinieneś także sprawdzić cały sprzęt sieciowy, taki jak modemy, routery, przełączniki itp. Starszy sprzęt może nie obsługiwać VoIP. W takim przypadku może być konieczna wymiana sprzętu lub zastosowanie najnowszych aktualizacji/poprawek oprogramowania, jeśli to konieczne.
Zrób listę akceptowalnych dostawców usług telefonicznych VoIP
Wyszukiwanie w Google usługi telefonicznej VoIP da setki, jeśli nie tysiące wyników. Listy najlepszych dostawców można znaleźć na różnych stronach internetowych. Teraz w grę wchodzi lista niezbędnych funkcji i budżet. Mając na uwadze te dwa kryteria, utwórz listę dostawców oferujących usługi w ramach Twojego budżetu i uwzględnij potrzebne funkcje. Twoja lista nie powinna zawierać więcej niż tuzina dostawców. Na tym etapie możesz dokonać szczegółowego porównania, aby wybrać najlepszy wybór dla swojej firmy.
FAZA 2: WYBÓR ODPOWIEDNIEGO DOSTAWCY
Obsługa klienta
Obsługa klienta to jedna z tych rzeczy, o których ludzie zapominają, dopóki nie napotkają problemów. Jest to jednak kluczowy czynnik, który należy wziąć pod uwagę przy wyborze dostawcy usług telefonicznych VoIP. Dzieje się tak dlatego, że telefony są bardzo ważne dla każdej organizacji. Wyobraź sobie, że telefony nie działały przez godzinę lub dzień w środku tygodnia. Pomyśl o wszystkich klientach, przychodach i reputacji, które możesz stracić! Chcesz dostawcy, który będzie Twoim partnerem, a nie tylko kolejnym dostawcą.
Pomoc techniczna
Czego możesz się spodziewać, gdy Twoje telefony przestaną działać? Powinieneś mieć możliwość skontaktowania się z dostawcą wieloma kanałami. Jeśli skontaktujesz się z pomocą techniczną, powinna ona mieć szacunkowy czas na rozwiązanie problemu. W przypadku problemów z korzystaniem z usługi należy udostępnić zasoby takie jak często zadawane pytania, samouczki, seminaria internetowe itp.
Bezpieczeństwo
Traktuj usługę telefonii VoIP jak każde inne narzędzie internetowe. Ogólne praktyki bezpieczeństwa stosowane w celu zabezpieczania sprzętu i oprogramowania, np. poczty e-mail, dotyczą również Twoich telefonów. Ponieważ Twój dostawca świadczy dla Twojej firmy hostowaną usługę telefonii VoIP, zapytaj go o środki bezpieczeństwa. Skonsultuj się z nimi w sprawie rozwiązań, które możesz wdrożyć w swojej organizacji, aby chronić telefony. Upewnij się, że dostawca korzysta z szyfrowania, zapór sieciowych i innych środków ochronnych.
Zarządzanie kryzysowe
Każda firma powinna mieć plan awaryjny na wypadek sytuacji awaryjnych. Na przykład możesz mieć dodatkowe połączenie internetowe dla kluczowych usług (takich jak telefony!). Większość firm posiada generator lub inne opcje zasilania awaryjnego. Zapytaj także swojego usługodawcę o jego plany awaryjne. Jeśli ich centrum danych ulegnie awarii, Twoje telefony również. Czy mają wiele ośrodków w różnych regionach? Czy w razie potrzeby mogą automatycznie przekierowywać Twoje połączenia na telefon stacjonarny/komórkowy?
FAZA 3: RZECZY DO ZROBIENIA PODCZAS WDRAŻANIA
Przygotuj niezbędne elementy z wyprzedzeniem
Jest sporo rzeczy, których nie należy zostawiać na ostatnią chwilę. Przykładowo należy poprawnie skonfigurować numery wewnętrzne i stewardessy czy systemy IVR. Jeśli nie zrobisz tego wcześniej, połączenia nie będą kierowane tam, gdzie powinny. Czy na pewno chcesz, aby klienci dzwoniący kierowali się do niewłaściwego działu lub osoby? Upewnij się, że skonfigurowałeś także ważne ustawienia, takie jak wstrzymywanie muzyki i grupy połączeń itp.
Numery portów i kupowanie nowych
Żadna firma nie chce zaczynać od nowa z nowym numerem telefonu tylko dlatego, że przeszła na usługę telefonii VoIP. Rozpocznij proces przenoszenia wcześnie, aby na nic nie czekać. Upewnij się, że podałeś prawidłowe dane obu usługodawcom. W większości przypadków nowy dostawca powinien być w stanie ukończyć proces bez żadnych problemów. Prawdopodobnie w ciągu kilku dni zostanie uruchomiona nowa usługa. Możesz także kupić nowe numery z określonymi numerami kierunkowymi u swojego dostawcy usług telefonicznych VoIP.
Jakość usługi
Jakość usług (QoS) jest bardzo ważna w przypadku hostowanej usługi telefonicznej VoIP. Odnosi się do skonfigurowania sprzętu sieciowego tak, aby połączenia głosowe miały najwyższy priorytet. Rzeczy takie jak utrata pakietów, opóźnienia, wahania i opóźnienia mogą poważnie wpłynąć na połączenia głosowe. Prawidłowa konfiguracja QoS jest kluczem do wysokiej jakości połączeń głosowych w technologii VoIP.
Szkolenie pracowników
Nie zapominaj, że Twoi pracownicy mogą potrzebować szkolenia, aby zapoznać się z nowym systemem. Tego też nie można zignorować do ostatniej chwili. Upewnij się, że wszyscy wiedzą, jak skonfigurować swoje konta i korzystać z telefonów. Jest to szczególnie ważne w przypadku funkcji takich jak dzwonienie na wielu urządzeniach, grupy wyszukiwania, grupowe skrzynki poczty głosowej i tak dalej.
Dokładnie przetestuj system
Nie odłączaj swojej starej usługi, dopóki nie przetestujesz usługi telefonicznej VoIP w rzeczywistych warunkach. Upewnij się, że każda funkcja i narzędzie działa zgodnie z oczekiwaniami. W okresie przejściowym łatwo zapomnieć o takich rzeczach jak faksowanie. Sprawdź każdą funkcję, nawet jeśli jest to coś, z czego korzystasz rzadko.
FAZA 4: PO WDROŻENIU
Po uruchomieniu usługi telefonicznej VoIP nie trzeba wiele robić. Jednak zawsze należy mieć na wszystko oko.
Monitorowanie
Musisz monitorować swój system w czasie rzeczywistym. Wychwytuj problemy, zanim staną się poważnymi problemami. Ciągłe monitorowanie oznacza również, że możesz zidentyfikować anomalie (oszustwa, nietypowy ruch, zerwane połączenia itp.) i w razie potrzeby skorygować kurs.
Informacja zwrotna
Uzyskaj informację zwrotną od swoich pracowników – rzeczywistych użytkowników systemu. Czy potrzebują jakichś nowych funkcji? Czy wszystko działa tak, jak tego oczekują? Jedną z zalet usługi telefonii VoIP jest możliwość łatwej zmiany dostawcy. Jeśli więc Twój obecny dostawca nie spełnia oczekiwań, zawsze możesz go zmienić.
Raportowanie i analiza
Większość usług umożliwia generowanie raportów i analizę zebranych danych. Możesz uzyskać raporty dotyczące użytkowania, jakości połączeń, wzorców ruchu i wielu innych rzeczy. Analiza danych może wskazać obszary wymagające poprawy lub rzeczy, które należy zmienić w przyszłości.
Jak widać, zmiana dostawcy usług VoIP nie jest skomplikowana. Pamiętaj, aby śledzić każdy krok. Przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji dokładnie przeanalizuj wszystkie opcje. Przy odrobinie planowania i przezorności Twoja nowa usługa telefonii VoIP będzie płynna! VoIPstudio może pomóc Ci znaleźć usługę, której szukasz.
