Przewodnik dotyczący korzystania z VoIPstudio w celu poprawy obsługi klienta za pomocą IVR

System IVR (Interactive Video Response) może przynieść wiele korzyści w zakresie usprawnienia połączeń obsługi klienta. Najczęstsze przypadki użycia to:

1. Używaj IVR jako „powitalnego przewodnika” i „niestandardowego ogłoszenia poza godzinami pracy”, aby klienci, którzy docierają do Twojej firmy, mogli doskonale wiedzieć, że są połączeni z naszą firmą, a my możemy poinformować ich o naszych godzinach handlowych, gdy będziemy dostępni. Aby to osiągnąć, możemy przesłać kilka wiadomości dźwiękowych, na przykład:

• Dziękujemy za telefon „nasza firma” połączymy się z Tobą za chwilę.
• Nasze biuro jest czynne od 09:00 do 19:00. Zostaw wiadomość i kilka informacji, abyśmy mogli oddzwonić, gdy tylko wrócimy.

2. Bardziej zaawansowany scenariusz wykorzystuje IVR jako „automatyczną obsługę”, więc nie tylko powita klientów, ale będzie również odtwarzać niektóre opcje, aby umożliwić klientom skontaktowanie się z odpowiednim działem lub użytkownikiem, którego szukają. Zobacz przykład poniżej:

• Dziękujemy za telefon do naszej firmy
• Aby porozmawiać z działem sprzedaży naciśnij 1
• Jeśli chcesz porozmawiać z działem obsługi klienta, naciśnij 2
• Jeśli znasz już numer wewnętrzny, wybierz go
• W przypadku jakichkolwiek innych pytań po prostu pozostań na linii i poczekaj na połączenie z operatorem.

Z VoIPstudio możemy przekierować każdą opcję do kilku miejsc docelowych:

• Użytkownicy VoIPstudio
• Numery zewnętrzne
• Wiadomości głosowe lub niestandardowe wiadomości głosowe
• Oczekujące kolejki

Ponieważ wiele osób korzysta z tych funkcji VoIPstudio, ten blog staje się „przewodnikiem szybkiej konfiguracji”, aby pokazać, jak skonfigurować i dostosować te wspólne funkcje. Aby te dwie konfiguracje były naprawdę proste, pokażemy Ci podstawy:

1. SKONFIGURUJ PRZEWODNIK POWITALNY

W pierwszym kroku dodamy dźwięk z „ustawienia/dźwięki”. W tym celu możemy po prostu użyć funkcji „Tekst na mowę” lub „Prześlij dźwięk” w formacie pliku mp3.

Drugi krok, dodaj IVR z Ustawienia > IVR.

1. Kliknij „Ustawienia > IVR”
2. Kliknij „+DODAJ”
3. Pod „Numerami przychodzącymi” kojarzymy naszą firmę tel. Numer
4. W sekcji „Wstępna zapowiedź” dodajemy przygotowane przez nas wcześniej dźwięki
5. W przypadku miejsca docelowego, jeśli nie ma wyboru, wybieramy, dokąd kierować połączenie

Uwaga: W przypadku używania go jako pojedynczej wiadomości powitalnej zalecamy użycie następującej konfiguracji: Limit czasu 0 i Powtórzenia 1.

Wszystkie inne ustawienia można pozostawić na wartości domyślne.

2. ZDEFINIUJ GODZINY PRACY ZA POMOCĄ NIESTANDARDOWEGO KOMUNIKATU „POZA GODZINAMI”

W tym przypadku mamy dwie możliwości: poinformować klienta o harmonogramie reklamowym i rozłączyć się lub poinformować o harmonogramie i zostawić wiadomość głosową.

W pierwszym kroku dodaj dźwięk z Ustawienia/dźwięki. Możemy użyć funkcji „Tekst na mowę” lub wgrać plik MP3.

Drugi krok, dodaj IVR z Ustawień/IVR

1. Kliknij na IVR
2. Kliknij „+DODAJ”
3. W sekcji „Numery przychodzące” wybierz nasz numer telefonu
4. W sekcji „Wstępne ogłoszenie” dodajemy przygotowany wcześniej dźwięk
5. W sekcji „Opublikuj ogłoszenie” dodajemy pocztę głosową lub zawieszamy połączenie

Krok trzeci, tworzymy regułę routingu, która będzie prowadzić połączenia do Powitania IVR lub Poza Godzinami:

1. Kliknij „Reguły routingu/przychodzące”
2. Kliknij „+DODAJ”
3. W sekcji „Miejsca docelowe PBX” wybierz nasz numer telefonu
4. W sekcji „Przedział czasu” tworzymy nowy z harmonogramem naszej firmy
5. Pod przeznaczeniem wybieramy nasze Powitanie IVR

Jak wspomnieliśmy wcześniej, są to najczęstsze konfiguracje, ale VoIPstudio dostosowuje się do potrzeb każdej firmy.

Chcesz zrobić coś innego lub masz jakieś pytania? Nie wahaj się otworzyć zgłoszenia do pomocy technicznej. Jeśli nie rozpocząłeś darmowej wersji próbnej, aby samodzielnie ją skonfigurować, na co czekasz?