Obecna pandemia przyspieszyła trend w kierunku pracy zdalnej, wirtualnych spotkań i wideokonferencji. Eksperci uważają, że trend ten będzie się utrzymywał, a wiele firm zdecyduje się kontynuować pracę wirtualną nawet po ustąpieniu kryzysu. Oznacza to, że wirtualne spotkania pozostaną z nami na stałe, a organizacje muszą opracować procesy wspierające pracę zdalną.
Wirtualny porządek obrad i protokoły spotkań
Prowadzenie wirtualnego spotkania może być łatwiejsze i trudniejsze niż zwykłego spotkania. Jego organizacja jest tańsza, ponieważ członkowie zespołu nie muszą podróżować. Nie ma potrzeby rezerwowania sali konferencyjnej ani sprawdzania, czy wszyscy uczestnicy mogą wziąć udział w spotkaniu. Jednak podczas wirtualnych spotkań łatwo jest się rozproszyć lub zająć innymi sprawami. Dlatego tak ważne jest ustalenie porządku obrad, trzymanie się go, a także sporządzanie dokładnych protokołów z wirtualnych spotkań.
Bez agendy wirtualnego spotkania, istnieje większe prawdopodobieństwo, że stracisz kontrolę nad przebiegiem spotkania. Spotkanie będzie trwało dłużej, uczestnicy będą się nudzić, a wszyscy będą narzekać na marnowanie czasu. Z drugiej strony, protokoły z wirtualnych spotkań pomogą Ci przypomnieć sobie podjęte decyzje, ustalone terminy i inne działania podejmowane podczas spotkania.
Dlaczego protokoły z wirtualnych spotkań są ważne?
Notatki ze spotkań są oficjalnym zapisem tego, co wydarzyło się podczas spotkania. W przypadku ważnych okazji, takich jak spotkania zarządu, są one wymogiem prawnym. Mogą być wykorzystane jako dowód w sądzie w celu rozstrzygnięcia sporów biznesowych. Służą jako dokumenty potwierdzające, że członkowie przestrzegali zasad lub odpowiednio wykonywali swoje obowiązki.
Oczywiście, wirtualny protokół z cotygodniowego spotkania zespołu nie jest tak istotny jak protokół z zebrania zarządu. Jednak standardową praktyką powinno być zawsze nagrywanie protokołów ze spotkań, aby można było później odwołać się do tego dokumentu
Protokoły z wirtualnych spotkań są ważne z wielu powodów:
- Służy jako pisemny zapis spotkania
- Śledzenie terminów, aktualizacji projektów, statusu, itp.
- Są niezbędne do wspierania procesu podejmowania decyzji
- Zapisywanie decyzji, rozwiązań biznesowych i praktycznych spostrzeżeń
Różnica między protokołem ze spotkonia zwykłego a wirtualnego
Spotkania wirtualne są zazwyczaj krótsze i częstsze niż zwykłe spotkania. Należy więc odpowiednio dostosować strategię protokołowania spotkań. Zaletą wirtualnych spotkań jest to, że nie trzeba pisać fizycznego dokumentu. Jeśli spotkania są nagrywane, masz kolejny sposób, aby sprawdzić, co się wydarzyło.
Zespoły mogą mieć centralne repozytorium do przechowywania wirtualnych protokołów ze spotkań lub po prostu utrzymywać ciągły zapis w jednym dokumencie. Niektóre firmy wolą korzystać z wielu niestandardowych szablonów protokołów spotkań. Inne wolą korzystać z jednego źródła szablonów, które można dostosowywać.
Sposób nagrywania i przechowywania protokołów ze spotkań wirtualnych zależy od rodzaju działalności, ale należy ustalić pewien proces.
Wskazówki dotyczące sporządzania protokołów z wirtualnych spotkań
-
Wyznaczenie osoby do sporządzania protokołów
W idealnym świecie wszyscy uczestnicy robiliby notatki, a Ty sporządzałbyś z nich protokół spotkania. W rzeczywistości niewiele osób robi notatki ze spotkań i nie ma szans na uzyskanie czegoś spójnego, jeśli będziesz się na tym opierać. O wiele lepiej jest kogoś wyznaczyć – albo tę samą osobę, albo rotacyjnie wśród uczestników.
-
Staraj się używać wideo, kiedy to tylko możliwe
Spotkania wirtualne są z natury elastyczne. Wirtualne spotkanie może mieć charakter seminarium, ćwiczenia integracyjnego lub po prostu okazji do nadrobienia zaległości przez członków zespołu. Niezależnie od celu, staraj się korzystać z połączeń wideo, kiedy tylko jest to możliwe. W ten sposób wiadomo, kto mówi, jest mniej prawdopodobne, że ludzie będą sobie przerywać lub mówić o sobie nawzajem, a uczestnicy mogą zadawać pytania przez podniesienie ręki.
-
Poznaj swoich uczestników
O wiele łatwiej jest robić notatki ze spotkania, gdy znasz jego uczestników. Jeśli niektóre osoby zamierzają uczestniczyć w spotkaniu telefonicznie, możesz poprosić wszystkich o przedstawienie się, aby w każdej chwili było wiadomo, kto mówi. Zawsze poproś uczestników audio-only o wypowiedzenie swoich imion przed rozpoczęciem rozmowy, zwłaszcza jeśli nie znasz wszystkich.
-
Współpraca z gospodarzem spotkania
W przypadku dłuższych i ważniejszych spotkań, najlepiej jest współpracować z gospodarzem spotkania, aby wszystko zorganizować prawidłowo. Sprawdź, czy agenda została wysłana, czy masz jej kopię i czy wiesz, kto weźmie udział w spotkaniu. Zapytaj o szczegóły spotkania, jak długo może ono potrwać, jakie są główne punkty porządku obrad i jakie notatki są niezbędne do protokołu spotkania. Pomoże Ci to lepiej notować i upewnić się, że nie przeoczysz najważniejszych szczegółów.
Pamiętaj, aby zaplanować przerwy w dłuższych spotkaniach. Im większa lista uczestników, tym dłuższe będzie spotkanie. Możesz zaplanować przerwy z wyprzedzeniem lub ustalić, że będą one robione po wykonaniu określonych czynności (na przykład po rundzie głosowania). W przypadku spotkań wirtualnych, uczestnicy mogą często wymknąć się na krótką przerwę, jeśli tylko słuchają prezentacji. Jednak osoba sporządzająca protokół z zebrania nie może sobie na to pozwolić w obawie, że coś przeoczy. Tak więc planowanie przerw jest bardzo ważne w przypadku długich spotkań.
-
Mają standardowy format, który można dostosować do własnych potrzeb
Jeśli chodzi o sporządzanie protokołów z zebrań, może być kuszące, aby je omijać. Jednak w ten sposób prawdopodobnie przeoczysz ważne szczegóły. Lepiej jest stworzyć szablon, który można ponownie wykorzystać i dostosować w razie potrzeby. Jest to również pomocne przy przeglądaniu poprzednich spotkań. Dzięki standardowemu szablonowi/formatowi od razu wiesz, gdzie znaleźć istotne informacje.
-
Podsumuj wszelkie działania i decyzje
Protokoły z zebrań powinny zawsze zawierać wszelkie podjęte decyzje i działania, czyli wszystko to, co wymaga późniejszej kontroli lub przeglądu. Pamiętaj więc, aby podsumować te kluczowe momenty, tak aby każdy wiedział, że są one zapisane w protokole. Jeśli odbyło się głosowanie, pamiętaj, aby ogłosić również jego wyniki.
-
Uzyskiwanie informacji zwrotnych przed i po spotkaniach
Po stworzeniu konkretnych procesów dotyczących protokołów ze spotkań wirtualnych, po kilku pierwszych spotkaniach uzyskaj informacje zwrotne od uczestników i gospodarza spotkania. Jeśli ktoś uważa, że brakuje jakiejś informacji, włącz te pomysły. Na przykład, gospodarz spotkania może uznać, że lepiej jest przejrzeć notatki z poprzedniego spotkania, zamiast po prostu wysyłać dokument e-mailem do wszystkich.
Przykładowy wzór protokołu z wirtualnego spotkania
Co więc należy zawrzeć w protokole z wirtualnego spotkania? Format protokołu ze spotkania może być dostosowany do potrzeb Twojej firmy. Jednak każdy protokół z wirtualnego spotkania powinien zawierać pewne standardowe szczegóły, takie jak data i godzina
Jeśli utkniesz, od czego zacząć, oto przykładowy szablon z niezbędnymi szczegółami:
-
Data, godzina i czas trwania spotkania
Pierwszą rzeczą, jaką powinien zawierać protokół ze spotkania, jest data, godzina i miejsce spotkania. Spotkania osobiste odbywają się w fizycznym miejscu, więc należy to odnotować, ale spotkania wirtualne nie mają takiej potrzeby. Jeśli niektórzy uczestnicy są w biurze, a inni są zdalni, nadal możesz dodać lokalizację spotkania. Nie zapomnij również dodać informacji o czasie trwania spotkania.
Lista uczestników jest również ważna, zwłaszcza jeśli chodzi o zapisywanie wyników głosowania lub podejmowania decyzji. Protokół z wirtualnego spotkania powinien pokazywać, kto był obecny, kto nie, i dlaczego, jeśli to konieczne.
Niektóre spotkania mają ustalony porządek obrad, podczas gdy inne mogą nie mieć formalnego porządku. Jednak protokół ze spotkania powinien zawierać albo porządek obrad, albo cel spotkania. Wystarczy krótki opis, zwłaszcza jeśli są to spotkania okresowe, mające na celu uaktualnienie informacji o stanie projektu lub podobne. Na przykład, cotygodniowe spotkanie zespołu może nie mieć porządku obrad. Można podać cel – aktualizacja statusu projektu lub cotygodniowe nadrobienie zaległości.
-
Wszelkie decyzje lub możliwe do podjęcia działania spostrzeżenia
Zawsze pamiętaj, aby uwzględnić wszelkie decyzje lub działania, duże lub małe. Jest to często konieczne, aby później podjąć dalsze działania, więc musisz mieć zapis tego, jakie decyzje zostały podjęte. Przykładem może być:
-Wprowadzenie produktu na rynek: ustalono datę i miejsce (szczegóły)
– Jones: skontaktuj się z klientem w poniedziałek
– Smith: skontaktuj się z dostawcą przed audytem zapasów w dniu 21.07.2017 r.
Jeśli jakieś decyzje wiążą się z terminami, pamiętaj, aby je odnotować. Łatwo jest przeoczyć takie szczegóły, więc zawsze podawaj daty.
-
Nowe problemy (jeśli występują)
Czasami podczas spotkania pojawiają się nowe problemy, których nie przewidziano. Może to być konsekwencją wcześniej podjętych decyzji lub ktoś z uczestników może je poruszyć. Pamiętaj, aby również to odnotować.
Nie wszystkie spotkania mają sesję pytań i odpowiedzi, ale wiele z nich będzie ją miało. Jeśli ktoś prezentuje dokument lub jeśli jest to sesja szkoleniowa, pamiętaj, aby zaplanować dedykowaną sesję pytań i odpowiedzi. Możesz zorganizować jedną sesję na koniec spotkania lub mniejsze sesje po określonych sekcjach. Dedykowane sesje pytań i odpowiedzi ułatwiają robienie notatek ze spotkania.
Żadne dwa spotkania nie są takie same, więc prawdopodobnie będziesz miał kilka różnych rzeczy, które nie pasują do żadnej ze standardowych sekcji. Więc upewnij się, że masz miejsce na te nieoczekiwane części. Może się okazać, że przez większość czasu będzie ono puste, ale przyda się, gdy będziesz go potrzebował.
