W ciągu ostatnich 2 dekad nowoczesne biuro przeszło ogromną metamorfozę. Kiedyś chodzenie do pracy oznaczało długie dojazdy i siedzenie za biurkiem od 9 do 17 z tymi samymi kolegami przez cały rok. Dziś sytuacja jest bardzo różna. Dzięki szybkim innowacjom technologicznym wielu pracowników pracuje w domu, w kawiarniach, w podróży lub u klientów. Członkowie twojego zespołu są rozproszeni po całym świecie.
Rzeczywistość jest taka, że praca zdalna już z nami zostanie. Firmy muszą być elastyczne, aby konkurować w globalnej gospodarce. Oznacza to, że pracownicy muszą być przygotowani do pracy, gdy się pojawi, bez względu na to, gdzie się znajdują. Wiele firm – zwłaszcza w dziedzinach związanych z technologią – zapewnia swoim pracownikom narzędzia, których potrzebują, aby to osiągnąć. Ale praca zdalna ma swój własny zestaw zalet i wad. Nie każdy zespół może dobrze funkcjonować w tym modelu i nie każda firma może z niego skorzystać.
PRACA ZDALNA I VOIP
Kiedy Twój zespół siedzi w biurach rozsianych po pół tuzina krajów, komunikacja może być trudna. Jednak komunikacja jest kluczem, który spaja zespół, niezależnie od tego, czy jest on rzeczywisty, czy wirtualny. Właściwie komunikacja jest jeszcze ważniejsza dla zespołu wirtualnego. Kiedy tracisz środki do rozmowy z kimś twarzą w twarz, potrzebujesz innych narzędzi, które mogą wypełnić lukę.
Osoby należące do zespołów wirtualnych nie mają luksusu, by po prostu wstać, podejść do kolegi i zadać pytanie. Nie można rozmawiać o pracy przy lunchu lub kawie, a wiele informacji, które zwykle uzyskujemy z mowy ciała, zostaje utraconych. Podczas gdy komunikacja pisemna, taka jak e-maile i wiadomości tekstowe, może do pewnego stopnia pomóc, kanały komunikacji w czasie rzeczywistym, takie jak głos i wideo, stają się ważniejsze.
W tym miejscu wkracza VoIP. Niezależnie od tego, czy wdrażasz własną konfigurację SIP, czy kupujesz usługi hostowane od zewnętrznego dostawcy, VoIP może pomóc Twoim wirtualnym zespołom zwiększyć produktywność. Pozwala Twoim pracownikom pracować nad ważnymi zadaniami bez marnowania czasu na męczenie się z telefonami lub czyszczenie skrzynki pocztowej.
W JAKI SPOSÓB VOIP MOŻE ZWIĘKSZYĆ PRODUKTYWNOŚĆ TWOICH WIRTUALNYCH ZESPOŁÓW?
Jedną z barier swobodnej komunikacji między zespołami są koszty. Podczas gdy niektóre organizacje mogą sobie pozwolić na nieograniczony czas rozmów telefonicznych dla pracowników, większość firm musi ustalać budżety i limity rozmów telefonicznych. Czasami łatwo jest przeoczyć trudności związane z pracą zdalną i ustalić zbyt niskie budżety. Ogranicza to, ile zespołów może się komunikować, ponieważ Twoi pracownicy mogą martwić się o przekroczenie miesięcznych limitów wydatków.
VoIP całkowicie eliminuje tę barierę. Technologia VoIP jest niezależna od lokalizacji. Oznacza to, że to, gdzie jesteś podczas wykonywania lub odbierania połączenia, nie ma wpływu na ostateczny rachunek. Jedyną różnicą między różnymi rodzajami połączeń jest to, czy dotykają one PSTN w dowolnym momencie. Jeśli połączenie odbywa się tylko przez Internet, jest bezpłatne. Jeśli musi przejść przez starszą sieć, będzie cię to kosztować.
Z biznesowego punktu widzenia oznacza to, że wszystkie połączenia wewnętrzne są bezpłatne. Zgadza się, dzięki VoIP cała komunikacja głosowa między Twoimi pracownikami jest naprawdę bezpłatna. Nie ma znaczenia, ilu członków bierze udział w rozmowie, czy dodasz do niej wideo, czy też w którym biurze wszyscy siedzą. Dzięki temu nikt nie musi martwić się o rachunki, co z łatwością prowadzi do bardziej produktywnych wirtualnych zespołów.
VoIP łączy również różne kanały komunikacji na jednej platformie. Wirtualne zespoły mogą korzystać z funkcji wideokonferencji bez dodatkowych opłat. Posiadając dobrej jakości sprzęt (ekrany, mikrofony, głośniki itp.) możesz organizować wirtualne spotkania i konferencje. Ogranicza Cię tylko przepustowość dostępna w danym momencie i szybkość połączeń danych.
Kolejnym dużym problemem dla zespołów wirtualnych są konflikty stref czasowych. Planowanie spotkań, a nawet wykonywanie połączeń staje się koszmarem. Jak się czujesz, jeśli kolega jest zajęty lub nie w danym momencie? Dla kogoś innego środkiem dnia roboczego może być godzina 4 rano. Systemy VoIP wykorzystują tak zwaną informację o obecności. Pozwala użytkownikowi ustawić swój status jako zajęty lub dostępny, dzięki czemu dzwoniący dokładnie wiedzą, kiedy mogą się z nimi skontaktować. Użytkownicy mogą nawet skonfigurować reguły określające, kiedy połączenia powinny przychodzić, kiedy powinny być kierowane do poczty głosowej, a nawet do współpracownika, jeśli zamiast niego może pomóc.
Sporo firm buduje również swoje ujednolicone pakiety komunikacyjne na fundamencie VoIP. Pozwala wirtualnym zespołom współpracować nad projektami bez konieczności przeskakiwania między wieloma aplikacjami, z których każda ma własne dziwactwa i interfejs. Łącząc komunikację z innymi narzędziami korporacyjnymi, odblokowujesz ogromny potencjał zwiększania efektywności zespołów wirtualnych. A wszystko zaczyna się od VoIP.
