Wirtualne numery lub numery wewnętrzne to unikalna, choć często zapominana funkcja systemów telefonicznych VoIP. Firmy mogą wdrażać rozszerzenia wirtualne na wiele sposobów i są one szczególnie przydatne, jeśli zatrudniają znaczną liczbę mobilnych pracowników. Firma może używać numerów wirtualnych, aby sprawiać wrażenie większej, zunifikowanej organizacji, umożliwiać pracownikom korzystanie z urządzeń osobistych do rozmów służbowych, a nawet testować kampanie reklamowe na różnych rynkach.
CO TO JEST NUMER WIRTUALNY?
Rozszerzenie VoIP to numer telefonu, który nie jest powiązany z żadną konkretną osobą, komputerem stacjonarnym ani urządzeniem. Jest to numer, który przekazuje połączenia przychodzące na inny numer. Ten drugi numer może być dowolnym numerem, od telefonu komórkowego po wirtualną skrzynkę pocztową do obsługi klienta po godzinach pracy. Numery wirtualne podlegają tym samym zasadom dzwonienia, co zwykłe numery VoIP. Użytkownicy lub administratorzy (w zależności od konfiguracji systemu) mogą kierować połączenia do określonych miejsc docelowych, w zależności od pory dnia lub innych czynników.
KORZYŚCI Z ROZSZERZEŃ WIRTUALNYCH
Jednym z najczęstszych zastosowań rozszerzeń VoIP jest wejście na nowe rynki. Jeśli rozszerzasz działalność na nowe miasto lub nawet kraj, korzystne może być posiadanie numeru z lokalnym numerem kierunkowym. Pomaga to firmie utrzymać lokalną obecność bez konieczności fizycznej obecności w tym obszarze. Klienci chętniej ufają połączeniom przychodzącym z numeru o tym samym prefiksie niż o nierozpoznanym prefiksie. Firmy korzystają również z wirtualnych numerów wewnętrznych, które umożliwiają bezpłatne rozmowy na rynkach międzynarodowych i obniżają koszty dla swoich klientów.
Wirtualne rozszerzenia są praktycznie niezbędne, jeśli masz mobilnych pracowników. Niektórzy z Twoich pracowników mogą pracować z domu, a inni mogą pracować zdalnie z lokalizacji klientów. Jeśli stosujesz zasadę BYOD, oznacza to, że pracownicy do rozmów służbowych korzystają z własnego telefonu z systemem Android lub iOS. Wirtualne numery wewnętrzne mogą służyć jako granica pomiędzy osobistym numerem telefonu pracownika a numerem firmowym. Zapewnia, że połączenia prywatne nie będą widoczne na Twoim koncie firmowym i odwrotnie.
Organizacje coraz częściej oferują pomoc telefoniczną w wielu językach. W takich sytuacjach możesz także używać numerów wirtualnych. Zamiast prosić klienta o wybranie języka po skontaktowaniu się z pomocą techniczną, możesz zaoferować osobne numery wirtualne dla każdego języka. Za kulisami wszystkie te wirtualne numery są wysyłane do tego samego contact center lub działu wsparcia. Ułatwia to jednak życie użytkownikom i umożliwia skuteczne śledzenie zgłoszeń do pomocy technicznej.
I jeszcze więcej zastosowań!
Innym zastosowaniem numerów wirtualnych jest testowanie różnych kampanii reklamowych. Załóżmy, że wprowadzasz na rynek nowy produkt za pomocą reklam telewizyjnych i musisz wybrać pomiędzy dwoma spotami. Do każdego ogłoszenia możesz przypisać różne numery wirtualne i śledzić połączenia przychodzące. Dział marketingu może na bieżąco otrzymywać informacje zwrotne na temat tego, która reklama jest najskuteczniejsza, zanim wypuści ją na wszystkich rynkach. Wirtualne rozszerzenia przydadzą się również, jeśli prowadzisz wiele mikro projektów, których niekoniecznie chcesz wiązać ze swoją główną marką. Firmy znajdują wiele kreatywnych zastosowań wirtualnych rozszerzeń w marketingu, badaniach rynku i reklamie.
Możesz także skorzystać z wirtualnego rozszerzenia, aby nie było ono połączone z żadną osobą lub biurem. Numery wirtualne mogą pełnić funkcję obsługi klienta po godzinach pracy. Na przykład klienci dzwoniący w czasie wakacji będą mogli usłyszeć nagranie godzin pracy, nadchodzących wyprzedaży lub innych dostępnych informacji. Niektóre firmy wykorzystują nawet wirtualne numery wewnętrzne jako swego rodzaju call center dla operatorów wsparcia technicznego. Połączenia przychodzące są przekazywane do następnego dostępnego operatora za pośrednictwem wiadomości e-mail lub SMS. Nie potrzebujesz żadnego wymyślnego oprogramowania dla call center, aby replikować określone funkcje, szczególnie jeśli prowadzisz małą firmę zatrudniającą kilku pracowników.
CZY POTRZEBUJESZ WIRTUALNYCH ROZSZERZEŃ?
Konfiguracja numerów wirtualnych w systemie VoIP jest łatwa. Niektórzy dostawcy pobierają takie same opłaty za numer rzeczywisty, jak za numery wirtualne, podczas gdy inni mają inne stawki. Wszystko zależy od funkcji, których szukasz i stawek dostawcy. Jeśli masz szczęście, Twoja stawka będzie obejmować kilka bezpłatnych numerów wirtualnych.
Możesz dodać numery wirtualne w dowolnym momencie, w zależności od potrzeb. Nie musisz zobowiązywać się do określonego zestawu numerów na miesiąc lub rok. Możesz także usunąć numery z systemu, gdy nie są już potrzebne. Jeśli masz znaczny odsetek pracowników sezonowych, wirtualne przedłużenia mogą być lepszą alternatywą niż kupowanie nowych numerów co sezon. Numery wirtualne mają tę dodatkową zaletę, że mogą działać według tego samego schematu, co wszystkie inne numery firmowe i nie wyglądać nie na miejscu.
Zamiast martwić się, czy potrzebujesz wirtualnych rozszerzeń, wypróbuj je, gdy sytuacja tego wymaga. Możesz być zaskoczony odkryciem dla nich nowych zastosowań, o których nigdy byś nie pomyślał!
