Poczta głosowa VoIP

Zarządzanie pocztą głosową to nieodłączna część systemu telefonicznego w każdej firmie. Nagranie powitalne, które słyszy klient podczas połączenia ze skrzynką poczty głosowej oraz szybkość reakcji pracowników na wiadomości pozostawione na poczcie głosowej na dłuższą metę przekładają sie na budowanie profesjonalnego wizerunku firmy.

Mnogość opcji kontaktu z daną firmą – w tym e-mail, telefon komórkowy, wiadomości głosowe itp. – sprawia, że zarządzanie skrzynką poczty głosowej staje się nieco bardziej skomplikowane.

Pracownicy nie zawsze znajdują się przy swoim biurku, mogą nie mieć dostępu do biurowego telefonu lub zapomnieć o zanotowaniu ważnego połączenia głosowego, co może prowadzić nawet do utraty klienta.

Funkcjonalności poczty głosowej hostowanych systemów VoIP są o wiele bardziej zaawansowane niż w standardowych technologiach i sprawiają, że użytkownik może lepiej zarządzać skrzynką.

Dostęp do poczty głosowej VoIP

Istnieje wiele sposobów konfiguracji i dostępu do skrzynki poczty głosowej w sieci VoIP. Użytkownik może sprawdzać skrzynkę ze swojego telefonu VoIP, zewnętrznie – wpisując numer skrzynki, logując się na swój panel online lub poprzez e-mail.

Dostępność tych opcji znacząco zmniejsza ryzyko pominięcia nowych wiadomości głosowych lub zapomnienia o starszych. Użytkownik może dokonać zmian w ustawieniach skrzynki poczty głosowej poprzez swój telefon lub w panelu online.

Poczta głosowa a e-mail

Usługa e-mail stała się na tyle niezbędna wśród pracowników, że w wielu okolicznościach mogą oni nie mieć dostępu do telefonu, ale być w stanie przeczytać wiadomości e-mail (na tablecie, komputerze klienta itp.).

Większość dostawców usług VoIP zapewnia klientom możliwość przekazywania wiadomości głosowych w formie plików audio załączonych do wiadomości e-mail.

Pracownik może wybrać między powiadomieniami o wiadomościach w skrzynce głosowej, właściwymi wiadomościami lub ich transkrypcją w skrzynce odbiorczej. Firma może nawet zapewnić bardziej zaawansowane funkcje umożliwiające pracownikom bezpośrednią odpowiedź na takie wiadomości, przesłanie ich innym użytkownikom w celu przekazania informacji lub przesłanie wiadomości głosowych do oprogramowania CRM, aby powrócić do nich później.

Wiadomości głosowe na skrzynce odbiorczej mogą być zapisane na komputerze, w formie kopii zapasowej lub przechowywane w folderze dla lepszej organizacji.

Osobista a grupowa skrzynka odbiorcza

Niektóre działy – np. dział sprzedaży lub obsługi klienta – w celu ulepszenia obsługi klienta mogą potrzebować osobnej skrzynki na wiadomości głosowe. System wiadomości głosowych VoIP może byś skonfigurowany w taki sposób, aby przekierowywać rozmówcę na skrzynkę głosową danego działu, jeśli żaden pracownik nie jest dostępny lub jeśli taka osoba kontaktuje się poza godzinami pracy.

Klient może też wybrać przekierowanie na pocztę głosową danego pracownika, jeśli zna numer wewnętrzny osoby, z którą chce się skontaktować.

W ten sposób klient zostanie obsłużony przez dowolną dostępną osobę z działu najszybciej, jak to możliwe. Nie musi czekać, aż jego sprawą zajmie się konkretna osoba z działu, co jest szczególnie ważne w przypadkach, kiedy sprawą może zająć się dowolny pracownik.

Personalizacja wiadomości powitalnych

Wiele operatorów VoIP umożliwia personalizację wiadomości powitalnych danych użytkowników, działów lub całej firmy. Istnieje nawet możliwość dostosowania wiadomości powitalnej z uwzględnieniem pory dnia, godzin otwarcia firmy, sezonu urlopowego itp.