Trwająca obecnie globalna pandemia uświadomiła nam z pewnością jedno: możliwość pracy zdalnej. Wielu z nas pracuje z domowego zacisza, a pracownicy już nie spotykają się każdego dnia w biurze. Wszystkie najlepsze strategie komunikacyjne musiały zostać podrasowane, aby móc sprostać potrzebom zespołu pracującego w różnych lokalizacjach i strefach czasowych.
Wiele firm obawiało się, że praca zdalna przełoży się na niską produktywność pracowników, ale rok 2020 pokazał, że te obawy były bezpodstawne. Firmy zaczynają dostrzegać, że osoby pracujące z domu mogą pracować bardziej wydajnie niż te, które przychodzą każdego dnia do biura.
Zespół rozproszony może być tak samo produktywny, zmotywowany i zadowolony jak zespół, który codziennie spotyka się na żywo. Osiągnięcie tego wymaga jednak trochę pracy. Nie dzieje się to od razu i wymaga nieco wstępnego przemyślenia i planowania. System pracy zdalnej pozostanie z nami, więc oto 5 najlepszych strategii komunikacyjnych, które sprawią, że praca twojej firmy pozostanie wydajna.
Opracuj plan
Zbudowanie efektywnego zespołu międzynarodowego wymaga opracowania planu. Co jest twoim celem i w jaki sposób planujesz go osiągnąć? Na jakich obszarach musisz się najpierw skoncentrować? Każdy plan komunikacji jest inny; powinieneś wziąć pod uwagę kulturę firmy i istniejące przepływy pracy. Startup, którego personel pracuje w całości zdalnie, będzie miał inne potrzeby niż spora firma, w której zezwala się niektórym pracownikom na pracę częściowo zdalną. Niektóre z czynników, które będą wpływać na twój plan komunikacji, to:
1 – Liczność personelu
Masz 10 pracowników czy 1000? W obu przypadkach narzędzia i procesy będą wyglądać zupełnie inaczej. Oczywiście trzeba również zaplanować przeskalowanie, jeśli zatrudnisz nowych pracowników lub jeśli więcej pracowników zechce pracować zdalnie.
2 – Biuro rzeczywiste a wirtualne
Wiesz, jak wiele firm nie posiada już żadnego biura? To prawda – całkiem sporo firm odeszło od wymogu posiadania fizycznej siedziby. Cały personel pracuje z domu, z przestrzeni co-workingowych czy nawet z kawiarni. Nie musi to działać w każdej firmie, ale warto zastanowić się nad liczbą biur, które posiadasz lub planujesz posiadać, gdy tworzysz plan komunikacji.
3 – Budżet
Budżet stanowi znaczące ograniczenie dla każdej firmy, niezależnie od jej wielkości i rentowności. Nikt nie chce przeznaczać na dany projekt więcej środków, niż może się zwrócić. Jeśli wszystkie środki zdobyte dzięki zwiększonej produktywności i cięciom kosztów są wchłaniane przez zarządzanie nowymi zespołami lub konfigurację technologii, być może sprawa jest niewarta wysiłku.
4 – Podejście kierownictwa
Jak entuzjastyczne jest nastawienie kierownictwa i dyrektorów wykonawczych, którzy tworzą strategię komunikacyjną dla globalnego zespołu? Przykład kierownictwa zaważy na podejściu pracowników pierwszej linii. Zachęcaj i motywuj pracowników, budując pewien poziom zaufania, aby zapewnić, że każdy zmierza w dobrym kierunku.
Zainwestuj w odpowiednią technologię
Bez odpowiednich narzędzi nie będziesz w stanie wykonać żadnego planu. Jedna firma może być w stanie wykorzystać istniejące narzędzia do zarządzania rozproszonym zespołem. Inna może być zmuszona do zakupienia i wdrożenia całkowicie nowych systemów służących do tego celu. Firmy potrzebują oprogramowania ułatwiającego komunikację wewnętrzną w kilku strefach czasowych, a także elastycznych harmonogramów. Każda firma jest oczywiście inna – oto szybki przegląd przykładów narzędzi, od których możesz zacząć:
1 – Google Meet/Zoom/Skype
Nieważne, które narzędzie wybierzesz – najważniejesze jest posiadanie aplikacji pozwalającej na prowadzenie spotkań wirtualnych i czatów wideo. W każdym rozproszonym zespole pracownikom brakuje osobistej interakcji, którą zapewnia codzienne spotkanie zespołu w biurze. Podczas gdy czat wideo wydaje się niewystarczającym substytutem, pozwala na większą interakcję niż rozmowa telefoniczna czy e-mail.
Pracownicy widzą się nazwajem, dostrzegają mimikę i drobne gesty, które świadczą o zaangażowaniu słuchaczy. Możecie zrobić burzę mózgów w celu wyłonienia pomysłów, przedyskutować projekty klientów i popracować razem nad dokumentacją – wszystko w trybie wirtualnym.
2 – Współpraca nad dokumentacją
Komunikacja różni się od wspólnej pracy nad dokumentacją. Obie czynności wymagają odmiennych narzędzi i procesów. Możesz na przykład rozpocząć nowe zadanie, jak stworzenie bazy wiedzy dla zespołu, poprzez e-mail. Stworzenie dokumentu i praca nad nim poprzez e-mail to jednak niesamowicie trudne zadanie. Potrzebujesz oprogramowania, które ułatwi ten rodzaj współpracy między pracownikami.
3 – Elastyczna komunikacja głosowa
Żaden zespół nie może kontaktować się skutecznie bez telefonu. Twój tradycyjny system telefonii firmowej nie został stworzony do stawiania czoła wyzwaniom, jakie stoją przed zespołem rozproszonym globalnie. Hostowana usługa VoIP oferuje funkcje takie jak numery wirtualne/lokalne, integracja urządzeń mobilnych, sprawne połączenie użytkownika z urządzeniem, możliwość wykonywania połączeń z dowolnego urządzenia z łączem internetowym itd. Zobacz, w jaki sposób system VoIPstudio pomógł firmie turystycznej Homes and Rooms utrzymać połączony i produktywny personel niezależnie od przestrzeni, czasu i ograniczeń organizacyjnych.
4 – Wspólny kalendarz i zadania
Gdy twój zespół jest rozproszony na całym świecie, musisz mieć wgląd w harmonogram i zadania każdego pracownika. Zespoły potrzebują tej możliwości, aby umawiać spotkania lub ustalać harmonogramy projektów. W zależności od potrzeb twojej firmy możesz potrzebować wspólnego kalendarza, narzędzia śledzenia zadań lub narzędzia śledzenia celów. Możesz również dodać więcej oprogramowania w formie zestawu narzędzi, jeśli warunki ulegną zmianie.
5 – Narzędzia do wysyłania wiadomości
Podobnie jak połączenia głosowe i czat wideo, wiadomości tekstowe są kolejnym must-have dla globalnych zespołów. Dobrym przykładem jest Slack, ale istnieją inne aplikacje do przesyłania wiadomości, które ułatwiają interakcję jeden na jeden lub komunikację w niewielkich grupach. Komunikacja oparta na wiadomościach w czasie rzeczywistym jest niezbędna pracownikom w codziennych kontaktach lub do szybkiego przekazania drugiej osobie drobnych, ale istotnych informacji.
Zacznij już podczas onboardingu
Co robić, gdy do rozproszonego zespołu dołączy nowa osoba? Czy ma doświadczenie w pracy w podobnym środowisku? Jak sprawdza się w pracy z domu, bez bezpośredniego nadzoru? Jak najwcześniejsze przedstawienie nowemu pracownikowi procesów firmy to zawsze dobry pomysł.
Przekłada się to na potrzebę stworzenia ustrukturyzowanego procesu onboardingu, podczas którego nowy pracownik pozna różne narzędzia i przepływy pracy konieczne do komunikacji z innymi i do wykonywania swojej pracy. Wprowadzaj nowe narzędzia stopniowo, aby pracownik nie czuł się przytłoczony ani zdezorientowany. Stwórz bazę wiedzy, w której będzie można znaleźć więcej informacji, i proś nowych pracowników o informację zwrotną na temat procesu onboardingu.
Możesz również wyznaczyć mentora dla nowo zatrudnionych pracowników. Dzięki bliskiej interakcji ze współpracownikem nowy pracownik łatwiej zintegruje się ze społecznością firmy. Zaplanuj wideoczaty i spotkania wirtualne, aby mieć nowego pracownika pod kontrolą oraz odpowiedzieć na wszystkie ewentualne pytania.
Stwórz strukturę
Ta niezwykle ważna strategia komunikacyjna często schodzi na dalszy plan. Pomyśl o codziennej rutynie pracowników, gdy przychodzą do biura. Codzienny dojazd do pracy, przebranie się w strój firmowy i zajęcie miejsca za biurkiem wyznaczają strukturę dnia pracy. Dla pracownika jest to sygnał przejścia z domu do biura i na odwrót. Praca zdalna niestety wyeliminowała te mentalne sygnały. Nie musisz odzwierciedlać dokładnie tej samej rutyny dla pracowników zdalnych, ale powinieneś ustalić strukturę, która będzie działać w twoich zespołach.
Jedną z rzeczy, jakie możesz zrobić dla rozproszonego zespołu, jest organizacja spotkań cotygodniowych i comiesięcznych. Dzięki temu członkowie zespołu będą mogli omówić ze sobą ważne zadania i upewnią się, że każdy zajmuje się tym, czym powinien. Takie spotkania przypominają pracownikom, że należą do jednego zespołu i pozwalają na swobodną interakcję między nimi, podobnie jak w biurze.
Spotkania nie muszą ograniczać się do tematów związanych z pracą. Możesz na przykład zaplanować cotygodniowe spotkanie towarzyskie lub wirtualną imprezę, aby pracownicy mogli porozmawiać na tematy niezwiązane z pracą. Pracownicy mogą wtedy podzielić się nowościami z życia prywatnego, pochwalić się zwierzakiem domowym albo po prostu napić się wspólnie z członkami zespołu. To dokładnie ten rodzaj interakcji, jakiego brakuje większości osób, które przeszły na pracę z domu z pracy z biura.
Skoncentruj się na efektach
Częstym zmartwieniem kierowników zespołów rozproszonych jest brak kontroli lub bezpośredniego nadzoru. Czy twój zespół faktycznie pracuje, czy może leniuchuje całymi dniami? To sprawia, że niektórzy kierownicy przechodzą na mikrozarządzanie pracownikami i cogodzinne kontrole. Kładą nacisk na częste spotkania kontrolne i stale monitorują działalność personelu. Nie widzą, że takie podejście nie przyczynia się do niczyjej produktywności. Nie stoisz pracownikom nad głową, gdy pracują w biurze – po co miałbyś robić to, gdy pracują zdalnie?
To jedna z najważniejszych strategii komunikacyjnych, której wdrożenie często przysparza firmom wiele problemu. Prostym sposobem na to, aby nie wpaść w tę pułapkę, jest skoncentrowanie się na efektach. W zależności od charakteru waszej pracy możesz poprosić o codzienne lub cotygodniowe raporty postępów pracy przy przydzielonych zadaniach lub projektach. Poproś pracowników o podsumowanie dnia lub tygodnia ich pracy razem z listą wypełnionych/bieżących zadań. Skoro praca jest wykonana, czy to naprawdę takie ważne, że pracownik wykonał zadanie przez weekend lub po godzinach pracy?
