Ratusze mają długą historię, na długo przed tym, jak pojawiły się w świecie korporacji. Dają one obywatelom możliwość komunikowania się z liderami rządowymi. Ratusz pozwala na dwukierunkową komunikację.
Korporacyjne spotkania pełnią podobne funkcje. Zamiast obywateli mamy pracowników i kierownictwo wyższego szczebla, a nie biurokratów czy urzędników. Mają co prawda mniejsze szanse na wywołanie, ale dają kierownictwu możliwość dotarcia do wszystkich pracowników.
Wirtualne sale konferencyjne
Spotkania są dobrą okazją do komunikacji pomiędzy zespołami, które normalnie nie spotykają się na co dzień. Oznacza to jednak, że wszyscy muszą być fizycznie obecni. Przy pracy zdalnej czy telepracy spotkania w cztery oczy nie są już wykonalne.
Firmy do niedawna nie zwracały uwagi na pracowników pracujących w domu, ponieważ nie stanowili oni dużej grupy w organizacji. Jednak z uwagi na to, że większość ludzi pracuje w domu dzięki globalnej pandemii, spotkania musiały stać się wirtualne.
Wirtualne konferencyjne mają wiele zalet. Są one bardziej opłacalne, ponieważ nikt nie musi podróżować ani otrzymywać zwrotu kosztów. Są bardziej integrujące, ponieważ jest mniej problemów z dostępnością i planowaniem. Większe organizacje mogą podzielić zespół na podgrupy, tak aby każdy miał możliwość uczestnictwa.
Jednak nie wszystkie spotkania są jednakowe. Łatwiej jest upewnić się, że ludzie są skupieni gdy spotykają się twarzą w twarz. W przypadku wirtualnych obrad istnieje ryzyko rozproszenia uwagi – od biegających dzieci i zwierząt domowych po osoby wykonujące wiele zadań na swoich telefonach. Istnieją jednak sposoby, aby prowadzić bardziej efektywne spotkania, które przynoszą korzyści wszystkim zaangażowanym.
Najlepsze praktyki prowadzenia efektywnych wirtualnych spotkań
Jeśli kiedykolwiek prowadziłeś wirtualne spotkanie, wiesz, jak łatwo jest się wyłączyć lub rozproszyć. Wyobraź sobie teraz wirtialne spotkanie z setkami, a nawet tysiącami osób. Utrzymanie zainteresowania i zakończenie spotkania na czas może być o wiele trudniejsze. Oto kilka najlepszych praktyk, które mogą pomóc Ci w przeprowadzeniu efektywnego wirtualnego spotkania:
Przetestuj swoją technologię
W przypadku każdego spotkania należy zadbać o podstawy. W przypadku wirtualnego pokoju konferencyjnego oznacza to wykorzystanie odpowiedniej technologii. Do wirtualnego spotkania potrzebujesz kilku różnych elementów, w tym:
- Znalezienie i wykorzystanie odpowiedniej platformy dla Twoich potrzeb. Czasami potrzebna jest osobna platforma, niektóre firmy mogą wykorzystać istniejący system VoIP do obsługi wirtualnych spotkań.
- Testowanie, aby upewnić się, że wszystko działa na różnych urządzeniach (laptopy, telefony, wiele systemów operacyjnych, itp.).
- Wykonaj próbę, aby upewnić się, że wszystko będzie działać popranwnie przed setkami, a nawet tysiącami ludzi, jeśli to konieczne.
- Upewnij się, że masz odpowiedni internet, aby uruchomić wirtualną konferencję. Nikt nie lubi uczestniczyć w wirtualnym spotkaniu, na którym nie słychać lub nie widać prelegentów.
- Jeśli zamierzasz zapisać i udostępnić nagranie z wydarzenia, upewnij się, że platforma oferuje taką usługę.
- Sprawdź, czy platforma wspieraja dodatkowe funkcje, takie jak ankietowanie, czat zespołowy, quizy, itp.
- Zaoferuj wiele sposobów dołączenia do konferencji, od linku wysłanego e-mailem po numer telefonu, pod który uczestnicy mogą zadzwonić.
Ustal porządek obrad
Wyślij agendę obrad do wszystkich z wyprzedzeniem, aby byli przygotowani na godzinę przed rozpoczęciem spotkania. Możesz również poprosić o pytania od pracowników z wyprzedzeniem, tak abyś mógł przygotować dla nich odpowiedzi. Upewnij się, że przewidziano czas na przerwy, ważne decyzje lub zmiany strategiczne.
Wyznacz koordynatora, moderatora i gospodarza spotkania
Twoje cotygodniowe/miesięczne wirtualne spotkania nie wymagają wielu osób odpowiedzialnych. Jednak wirtualny ratusz jest znacznie większym wydarzeniem do zorganizowania i obsługi. Potrzebujesz różnych osób, które zajmą się różnymi rzeczami, takimi jak:
- Koordynator: Osoba ta jest odpowiedzialna za wspieranie użytkowników we wszelkich kwestiach, w tym informatycznych. Będzie ona utrzymywać spotkanie na właściwym torze i dopilnuje, aby wszystko zostało zakończone na czas.
- Moderator: Ta osoba będzie odpowiedzialna za organizowanie wszystkiego za kulisami. Będzie zajmować się zbieraniem pytań, umieszczaniem ankiet, odpowiadaniem na pytania na czacie itd.
- Gospodarz spotkania: Ta osoba jest w rzeczywistości twarzą spotkania. Zapowiada prezenterów, przedstawia wszystkich, rozpoczyna spotkanie itp.
Rozłożenie obowiązków w ten sposób zmniejsza presję na pojedynczą osobę. Pozwala to na przeprowadzenie efektywnego spotkania w ratuszu.
Zmieniaj prelegentów
Staraj się oddawać głos różnym osobom podczas spotkania, dzięki czemu uczestnicy nie będą znudzeni. Zmieniaj się pomiędzy różnymi liderami z kilku działów, aby wszyscy byli na bieżąco z tym, co dzieje się w firmie.
Upewnij się, że prelegenci mają coś więcej do powiedzenia niż te same stare, nudne komunikaty o wizji firmy. Spróbuj urozmaicić spotkanie poprzez zorganizowanie improwizowanego quizu lub interaktywnych sesji. Upewnij się również, że slajdy lub prezentacje są ograniczone do jednego segmentu.
Zapomnij o zwykłych slajdach, będziesz potrzebował ich dwa razy więcej niż zwykle. Oglądanie tej samej rzeczy na ekranie przez kilka minut na raz może stać się nudne dla ludzi. Upewnij się, że masz tylko 1 lub 2 punkty na slajd i dołącz zdjęcia lub filmy, aby przekazać więcej informacji.
Uwzględnij przerwy w pracy
Typowe spotkanie może trwać kilka lub kilkanaście godzin. Jednak siedzenie przez całe spotkanie i patrzenie na ekran nie jest zdrowe ani interesujące. Pomóż uczestnikom pozostać aktywnym, wprowadzając przerwy pomiędzy poszczególnymi segmentami. Dobrą zasadą jest robienie 5-minutowych przerw na każde 30 minut spotkania.
Przerwy dają wszystkim szansę na złapanie czegoś do jedzenia, picia, pójścia do toalety, a nawet na rozprostowanie nóg. Możesz również poprowadzić wszystkich przez kilka pozycji jogi, aby złagodzić ból szyi lub pleców.
Follow up
Nie zapomnij o tym, aby po spotkaniu z każdym się skontaktować. Roześlij nagranie z wydarzenia, aby ci, którzy je przegapili, mogli nadrobić zaległości. Możesz odpowiedzieć na pytania, na które nie udało Ci się odpowiedzieć podczas spotkania i wysłać notatki ze spotkania. Jest to również doskonała okazja do uzyskania od wszystkich informacji zwrotnych i konstruktywnej krytyki na temat spotkania. Przeanalizuj, co poszło nie tak, zapytaj pracowników, jak możesz to poprawić następnym razem i rozwiąż wszelkie nieoczekiwane problemy, które się pojawiły.
Przydatne narzędzia podczas spotkania
Twoje wirtualne spotkanie nie ogranicza się do rozmowy konferencyjnej z kilkoma osobami pokazującymi garść slajdów. Możesz łączyć i dopasowywać kilka różnych aplikacji, aby osiągnąć wspaniałe rezultaty.
Udostępnianie ekranu
Jeśli omawiasz konkretne plany lub analizujesz dane dotyczące sprzedaży, pomocne może być udostępnienie ekranu. Czasami takie podejście sprawdza się lepiej niż przygotowane slajdy.
Transmisja na żywo
Nie każdy ratusz musi być interaktywny i trwać kilka godzin. Jeśli organizujesz spotkania w ratuszu co kwartał, możesz zaplanować livestream lub Ask Me Anything (AMA) na czas pomiędzy tymi spotkaniami.
Nagrywanie
Bez względu na to, jak starannie zaplanujesz spotkanie w ratuszu, istnieje prawdopodobieństwo, że ktoś nie będzie mógł w nim uczestniczyć. Nagrywaj swoje spotkania i udostępniaj linki do nich, aby móc je później przeglądać.
Aktywizacja uczestników
Wirtualna sala jest bardziej efektywna niż komunikacja jednokierunkowa. Upewnij się więc, że umieścisz w nim ankiety na żywo (nawet jeśli dotyczą czegoś głupiego) i włączysz czat, aby ludzie mogli ze sobą rozmawiać. Możesz również użyć funkcji podniesionych rąk, aby wiedzieć, kiedy ktoś ma pytanie lub chciałby coś powiedzieć.
Wideoczat i połączenia konferencyjne
Mniejsze firmy mogą wykorzystać swój istniejący system telefoniczny do zaplanowania połączenia konferencyjnego z wideo dla wirtualnego ratusza. Nie potrzebujesz oddzielnej platformy, która może obsłużyć tysiące uczestników, gdy liczba pracowników nie przekracza 50 osób. VoIPstudio pozwala na przykład na tworzenie połączeń konferencyjnych z różnymi opcjami.
Możesz włączyć takie opcje jak nagrywanie rozmowy lub pytanie o imię, gdy ktoś dołącza.
Założenie i prowadzenie wirtualnej sali spotkań nie musi być skomplikowane. Czasami jest to tak proste, że wystarczy kilka kliknięć.
