Nagrywanie połączeń VoIP: czy można nagrywać połączenia VoIP?

Dla przeciętnego człowieka nagrywanie rozmów telefonicznych jest czymś, co robią wydziały policji lub międzynarodowe korporacje. Dotyczy to głównie linii PSTN, w przypadku których nagrywanie rozmów wymagało sprzętu lub oprogramowania, wraz z zezwoleniem prawnym.

W wielu krajach nagrywanie  jest nielegalne w przypadku osób prywatnych. Organy ścigania często mają wrogie nastawienie do każdego, kto to robi, nawet jeśli ma to na celu jedynie żart.

Czy możesz nagrywać rozmowy VoIP?

Ponieważ świat przechodzi na VoIP, ludzie zastanawiają się, czy rozmowy VoIP mogą być nagrywane. Właściwie istnieją dwa sposoby odpowiedzi na to pytanie, w zależności od wymaganej perspektywy.

Z technicznego punktu widzenia nagrywanie rozmów VoIP nie jest trudne ponieważ są to po prostu pakiety przesyłane przez sieci danych. Większość dostawców usług VoIP oferuje jakąś formę funkcji nagrywania rozmów, niezależnie od tego, czy jest ona bezpłatna czy wymagana jest dodatkowa opłata.

Inna perspektywa jest względy prawne i dotyczące prywatności. Kraje mogą posiadać inne regulacje prawne określające, kto może nagrywać rozmowy telefoniczne, kiedy i czy wymagana jest zgoda drugiej strony. Na przykład w niektórych krajach nielegalne jest nagrywanie rozmów przez osoby fizyczne w każdych okolicznościach, podczas gdy firmy mogą to robić na mocy określonych przepisów. W innych zarówno osoby fizyczne, jak i organizacje mogą nagrywać rozmowy, pod warunkiem, że wszystkie strony są świadome, że jest to wykonywane.

Czasami prawo jest różne w tym samym kraju. W Stanach Zjednoczonych wiele stanów działa zgodnie z prawem „zgody jednej strony”, które stanowi, że rozmowy mogą być nagrywane, o ile jesteś stroną rozmowy.

W innych przypadkach wszystkie strony rozmowy powinny wyrazić zgodę, zanim będzie można kontynuować nagrywanie. Najlepiej jest pamiętać o rozróżnieniu między tym, czy możesz nagrywać rozmowy, a tym, czy powinieneś! W Stanach Zjednoczonych wiele stanów działa na podstawie prawa „jednej strony zgody”, które stanowi, że rozmowy mogą być nagrywane, o ile jesteś stroną do rozmowy.

Powody nagrywania rozmów VoIP

W przypadku osób fizycznych nagrywanie rozmów VoIP na ogół nie jest wymogiem codziennym, ale jest potrzebne może kilka razy w roku. Specjaliści mogą potrzebować nagrywać rozmowy zwłaszcza jeśli często przeprowadzają wywiady z ludźmi przez telefon w celu uzyskania wiadomości, pracują jako publicysta, publikują podcasty itp.

W przypadku przedsiębiorstw cel nagrywania rozmów VoIP może być bardzo różny.

Organizacje mogą chcieć nagrywać rozmowy w celu przeglądu interakcji przedstawicieli obsługi klienta z dzwoniącymi klientami w celu poprawy jakości, przeszkolenia nowych agentów i oceny pracowników. Mogą chcieć przestrzegać wymagań prawnych i regulacyjnych, zwłaszcza jeśli organizacja jest zaangażowana w postępowanie prawne.

Nagrywanie rozmów jest również przydatne do rejestrowania interakcji z dostawcami, dystrybutorami, partnerami i ważnymi klientami. Coraz częściej bezpieczeństwo staje się głównym powodem nagrywania rozmów VoIP. Dość często organizacje są zagrożon w wyniku wycieku informacji uzyskanych podczas rozmów z pracownikami przez nieautoryzowanych użytkowników.

Firmy również obawiają się utraty poufnych danych, umów lub przychodów z powodu wycieku informacji – celowo lub przypadkowo.

Jak nagrywać rozmowy VoIP

Istnieją dwa sposoby nagrywania rozmów VoIP , nazywane potocznie nagrywaniem pasywnym i aktywnym

Nagrywanie pasywne miało miejsce, gdy pakiety są przechwytywane przez narzędzia do wykrywania pakietów. Z drugiej strony, aktywne nagrywanie ma miejsce, gdy oprogramowanie dostawcy staje się częścią rozmowy poprzez nasłuchiwanie. Większość dostawców oferuje pewnego rodzaju rozwiązanie do aktywnego nagrywania dla przedsiębiorstw.

Generalnie nagrywanie rozmów VoIP nie wymaga specjalnego sprzętu ani nawet specjalnego oprogramowania. Jest to funkcja wbudowana w każdą aplikację oferowaną przez dostawcę lub klientów zewnętrznych. Wystarczy włączyć ustawienie lub nacisnąć przycisk w oprogramowaniu. Dostawcy VoIP oferują szczegółową kontrolę nad tym, kto może nagrywać rozmowy, w jakich okolicznościach i czy dołączyć lektora, który informuje wszystkie strony o nagraniu.

Czasami organizacje mogą chcieć włączyć nagrywanie rozmów dla wszystkich w określonym dziale lub tylko dla określonych osób. Ustawienia można nawet zmieniać indywidualnie lub dla każdego połączenia, co nie koliduje z ustawieniem globalnym. Nagrane połączenie można zapisać jako plik audio, przechowywać, archiwizować i odtwarzać później, tak jak każdy plik muzyczny.

Nagrywanie rozmów w VoIPstudio

Jak opisano powyżej, nagrywanie rozmów w VoIPstudio nie jest skomplikowane ani uciążliwe. Użytkownicy mogą nawiązywać połączenia tak, jak robiliby to normalnie, a rozmowę można nagrać, naciskając po prostu przycisk „nagraj rozmowę”.

Obejrzyj film, aby dowiedzieć się, jak aktywować funkcję nagrywania rozmów w VoIPstudio:

Oto przewodnik krok po kroku dotyczący nagrywania rozmów w VoIPstudio:

Otwórz aplikację VoIPstudio

Kliknij dwukrotnie skrót na pulpicie lub w innym miejscu, aby uruchomić VoIPstudio. Rozpocznij połączenie, wybierając numer, który znasz lub wybierając go z listy kontaktów.

Nagrywanie rozmów

Po rozpoczęciu rozmowy możesz je nagrać, klikając przycisk nagrywania na dole okna rozmowy. Gdy to zrobisz, otworzy się nowe okno z pytaniem, gdzie zapisać nagrany plik. Wybierz dowolną lokalizację na komputerze i naciśnij przycisk zapisywania. Gdy rozmowa jest nagrywana, przycisk zmieni kolor na biały, jak pokazano poniżej:

Nagrywanie rozmów VoIP

Aby pokazać, że rozmowa jest nagrywana, przycisk będzie migał na czerwono, jak pokazano poniżej:

Zatrzymanie nagrywania rozmów VoIP

Kiedy ikona nagrywania jest wyszarzona, nagrywanie rozmowy zostało zatrzymane:

Nagrywanie rozmów VoIP jest niedozwolone

Jeśli ikona nagrywania jest szara, nagrywanie jest niedozwolone, jak pokazano na rysunku:

Opcja wstrzymania / wznowienia nagrywania rozmów VoIP

Podczas rozmowy możesz wstrzymać lub wznowić nagrywanie rozmowy, aby zachować zgodność z przepisami o ochronie danych i zapobiec zapisywaniu poufnych danych, takich jak numery kart kredytowych.

Nagrywanie rozmów z aplikacji softphone

Ponadto, własne nagrania użytkownika mogą być dozwolone lub zabronione w aplikacji softphone.

Automatyczne a ręczne nagrywanie rozmów VoIP

Nagrywanie rozmów VoIP można konfigurować, aby było automatyczne lub włączane dla każdego połączenia. Obie opcje mają zalety, a organizacje mogą wybrać, które z nich lepiej pasuje do ich wymagań.

Automatyczne nagrywanie oznacza, że ​​osoby nie muszą pamiętać o włączaniu go podczas określonych rozmów, ale oznacza to również, że będą generowane duże ilości danych. Wszystkie nagrania będą musiały być gdzieś przechowywane i być zgodne z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa i prywatności.

Ręczne nagrywanie każdej rozmowy oznacza, że ​​tylko ważne rozmowy zostaną zachowane, ale oznacza to, że każdy użytkownik musi pamiętać, aby ją włączyć. Czasami pracownik może zapomnieć o nagraniu rozmów, które zostały faktycznie ważne. Niektóre firmy umożliwiają automatyczne nagrywanie dla określonych działów, takich jak sprzedaż, obsługa klienta itp., Podczas gdy inne, takie jak konta lub HR, mogą je włączyć w razie potrzeby.