Zdecydowałeś się więc odejść od starzejącego się systemu telefonicznego i spróbować hostowanej technologii VoIP. Cieszysz się, że możesz korzystać z nowych możliwości i narzędzi, którymi dysponujesz, i nie możesz się doczekać, aż obniżysz swoje miesięczne rachunki za telefon o połowę! Tak, przejście na hostowaną technologię VoIP to przygoda. Jednak planowanie i przygotowanie są kluczowe, przynajmniej jeśli chcesz, aby wszyscy w Twoim biurze przenieśli się płynnie.
ROZWIĄZANIE VOIP DLA MAŁYCH FIRM
Aktualizacja do nowej technologii może być ogromnym projektem, nawet dla małej firmy. Są rzeczy, które musisz zaplanować i wziąć pod uwagę przed dokonaniem zmiany. Należy mieć plan na fazę przejściową – wycofanie starego systemu i wprowadzenie nowego. Po zmianie może być także konieczne załatwienie kilku spraw ze starym dostawcą.
W każdym projekcie zawsze istnieje ryzyko, że coś pójdzie nie tak. Planowanie zmniejsza jednak ryzyko napotkania nieoczekiwanych przeszkód. Wielu właścicieli firm i kierowników projektów na początku jest entuzjastycznie nastawionych do rozwiązań VoIP. W swoim entuzjazmie nie biorą pod uwagę wszystkich istotnych czynników i popełniają błędy.
Oto trzy rzeczy, o których powinieneś wiedzieć przed migracją do dowolnej usługi VoIP hostowanej w małej firmie:
TWOJA WŁASNA INFRASTRUKTURA SIECIOWA
Powszechnym błędnym przekonaniem na temat hostowanej VoIP jest to, że zła jakość dźwięku jest zawsze winą dostawcy. Nic nie może być dalej od prawdy. Na jakość dźwięku wpływa wiele czynników. Jeśli sprzęt sieciowy jest stary lub nie był aktualizowany od jakiegoś czasu, połączenia VoIP mogą powodować problemy. Jeśli masz wolne połączenie internetowe lub niewystarczającą przepustowość, jakość dźwięku nie będzie świetna.
Niestety wielu właścicieli firm nie sprawdza swojej sieci przed zarejestrowaniem się w usłudze VoIP. Może się zdarzyć, że jakość dźwięku będzie zła, mimo że dostawca oferuje doskonałą obsługę. Zawsze lepiej jest poprawić te błędy przed wdrożeniem VoIP. Rozwiązanie problemów z przepustowością staje się trudniejsze, gdy pracownicy aktywnie korzystają z systemu.
Pierwszą rzeczą, którą powinieneś zrobić, to sprawdzić prędkość Internetu. Jeśli zajdzie taka potrzeba, porozmawiaj ze swoim dostawcą usług internetowych o uaktualnieniu połączenia do lepszego. Monitoruj wykorzystanie przepustowości przez około miesiąc. Czy masz dodatkową przepustowość, aby obsłużyć dodatkowy ruch? Jak w przypadku każdego systemu komunikacji, będziesz mieć godziny szczytu z dużą liczbą połączeń. Czy Twoja sieć może sobie z tym poradzić bez wpływu na użytkowników? Jeśli na te pytania odpowiedziałeś „nie”, czas na modernizację swojej sieci.
PAMIĘTAJ O PRZENIESIENIU WSZYSTKICH NUMERÓW
Numery telefonów są ważne dla każdej firmy. Twoje numery kontaktowe są częścią tożsamości Twojej marki. W ten sposób Twoi klienci kontaktują się z Tobą w celu uzyskania pomocy i informacji. Dzięki przenośności numerów możesz przejść na VoIP, nie martwiąc się o utratę któregokolwiek ze swoich numerów.
Jest jednak kilka rzeczy, na które należy zwrócić uwagę podczas procesu przenoszenia. Dostawcy usług VoIP są zobowiązani przez organ regulacyjny do zgłaszania numerów na żądanie. Nie mogą odmówić przeniesienia numerów, nawet jeśli masz niezapłacone rachunki. Mogą jednak odrzucić wniosek, jeśli popełnisz błąd w formularzach. Upewnij się, że podane przez Ciebie informacje odpowiadają tym, które znajdują się w ich rejestrach.
Sprawdź, czy nowy usługodawca ma ten sam numer z pasującymi numerami kierunkowymi. Czasami dostawca może nie być w stanie spełnić prośby o przeniesienie, ponieważ nie ma dostępnych dla Ciebie numerów.
Niektórzy dostawcy nie pobierają żadnych opłat za ten proces, podczas gdy inni pobierają niewielką opłatę. Zawsze można negocjować również wysokość wynagrodzenia. Po uzgodnieniu płatności uzyskaj wszystko na piśmie. Uzyskaj również szacunkowy czas trwania przeniesienia. Nie powinno to zająć więcej niż kilka dni. Jeśli zajmie to więcej czasu, możesz wynegocjować bezpłatny miesiąc lub dwa usługi, aby nadrobić ten czas.
ZAPOZNAJ SIĘ Z WARUNKAMI SWOJEGO PLANU
Jeśli chodzi o plany taryfowe, zawsze czytaj drobny druk. Upewnij się, że wszystkie potrzebne funkcje są uwzględnione. Niektóre firmy uważają, że po rozpoczęciu korzystania z usługi podstawowe funkcje mogą być dodatkowo płatne. Wtedy będzie już za późno, aby szukać gdzie indziej.
Plany połączeń nielimitowanych są dość popularne w branży VoIP. Ale chociaż nazywa się je nieograniczonymi, wielu dostawców ogranicza rzeczywiste liczby. Chociaż większość firm przy normalnym użytkowaniu nie osiągnie tych limitów, powinieneś dowiedzieć się, jakie one są. Nie chcesz, aby zostały naliczone nieoczekiwane opłaty za przekroczenie tych miękkich limitów.
Nie są to jedyne rzeczy, na które należy zwrócić uwagę, ale są to najczęstsze przeszkody. Większość firm uważa, że przejście na VoIP jest bezproblemowe. Ale nie zaszkodzi być przygotowanym!
