Współczesne przedsiębiorstwa w znacznie większym stopniu niż kiedyś polegają na systemach komunikacyjnych. Jednym z powodów jest to, że firmy muszą szybko reagować na zmiany rynkowe. Drugim powodem jest to, że praca zdalna jest bardziej popularna niż kiedykolwiek. Nawet mniejsze firmy mają obecnie rozproszoną siłę roboczą, co oznacza, że potrzebny jest system telefoniczny, który sobie z tym poradzi.
ROZPROSZONE MAŁE FIRMY
W przypadku firm, w których pracownicy pracują zdalnie, tradycyjny system telefoniczny raczej się nie sprawdzi. Rozproszeni pracownicy oznaczają osoby korzystające z wielu narzędzi i urządzeń mobilnych do wykonania pracy. Oznacza to, że potrzebujesz elastycznego i niezawodnego systemu, aby móc pracować w każdych warunkach.
Obecna sytuacja związana z pandemią jest najlepszym przykładem pokazującym potrzebę pracy zdalnej. Firmy, które miały już rozproszoną siłę roboczą lub były w stanie przejść na pracę zdalną, poradziły sobie z kryzysem lepiej niż inne. Stało się również oczywiste, że praca zdalna nie jest przeznaczona tylko dla dużych przedsiębiorstw.
Nawet mała lub średnia firma potrzebuje elastyczności, jaką daje telepraca. Nawet jeśli nie jesteś gotowy na pełną pracę zdalną, możesz skorzystać z umożliwienia swoim pracownikom częściowej pracy zdalnej. Nie każdy lubi siedzieć w biurze i pracować cały dzień. Wiele osób uwielbia swobodę samodzielnego wykonywania zadań i możliwość lepszego godzenia życia zawodowego i domowego.
Na przykład możesz mieć pracowników, którzy przychodzą do biura tylko 2 dni w tygodniu lub okazjonalnie na spotkania/szkolenia. Inni mogą zdecydować się na przychodzenie codziennie, ponieważ wymaga tego ich rola zawodowa lub czują się bardziej komfortowo w biurze. Niezależnie od tego, ile osób pracuje zdalnie, potrzebujesz systemu komunikacji, który sprawdzi się w Twojej firmie.
RODZAJE SYSTEMÓW TELEFONICZNYCH
Prywatna centrala PBX
Przez długi czas jedyną opcją dostępną dla firm było zarządzanie kilkoma telefonami stacjonarnymi lub wybranie centrali PBX (centrala prywatna). Centrala PBX umożliwia firmom obsługę większej liczby połączeń, a linie telefoniczne mogą być współużytkowane przez pracowników. Umożliwia także korzystanie z takich funkcji, jak firmowa poczta głosowa, IVR (interaktywne systemy odpowiedzi głosowej), wybieranie numeru wewnętrznego itp.
Jednak systemy te były drogie w zakupie, utrzymaniu i naprawie. Potrzebni byli eksperci, aby je skonfigurować i wprowadzić wszelkie zmiany w przyszłości. Małych firm nie było stać na początkową inwestycję ani zatrudnienie zespołu do zarządzania systemem. Dodatkowo nie można było kupić małego systemu, który odpowiadałby Twoim potrzebom. Każdy pakiet miał określoną liczbę linii i trzeba było kupić ich więcej, niż było to potrzebne.
Systemy VoIP
Obecnie małe firmy mają więcej opcji, w tym hostowane i lokalne systemy telefoniczne. Kiedy po raz pierwszy na rynku pojawiły się telefony VoIP, nękały je problemy z jakością i niezawodnością. Ale od tego czasu przebyły długą drogę. Nowoczesne systemy VoIP są tak dobre, że nie można ich odróżnić od tradycyjnego telefonu stacjonarnego.
Systemy komunikacji VoIP mają wiele zalet:
- Elastyczność – systemy VoIP obsługują urządzenia mobilne, a użytkownicy mogą podłączyć wiele urządzeń do tego samego numeru w celu wykonywania połączeń biznesowych
- Skalowalność – możesz kupić tyle linii, numerów i innych zasobów, ile potrzebujesz. Płacisz tylko za to, z czego korzystasz
- Niska cena– nie potrzebujesz ogromnej inwestycji, aby zacząć korzystać z VoIP. Nie potrzebujesz nawet specjalnego sprzętu!
- Łatwość w użyciu – Twój personel nie potrzebuje dużego szkolenia, aby przejść na VoIP. Większość zmian zachodzi za kulisami, a wrażenia użytkownika są w rzeczywistości lepsze po stronie front-endu
- Interoperacyjność – VoIP opiera się na protokole IP, co oznacza, że można go zintegrować z innymi narzędziami biznesowymi, z których możesz korzystać na co dzień, takimi jak Twój ulubiony system CRM
- Zaawansowany zestaw funkcji – małe firmy rzadko mają dostęp do funkcji „premium”, ale większość z nich jest objęta podstawowymi planami z hostowanymi systemami VoIP
Nawet pobieżne zanurzenie się w świat biznesowych systemów telefonicznych powinno Cię przekonać, że VoIP to po prostu najlepszy system telefoniczny dla każdej małej firmy.
HOSTOWANE A LOKALNE SYSTEMY VOIP
Kiedy już zdecydujesz się na korzystanie z VoIP w swojej firmie, kolejnym pytaniem, które prawdopodobnie napotkasz, będzie różnica między systemami hostowanymi i lokalnymi. Różnica pomiędzy tymi dwoma typami VoIP jest znacząca.
Lokalna usługa VoIP jest dość podobna do tradycyjnej centrali PBX, z tą różnicą, że ta wykorzystuje technologię VoIP do wysyłania połączeń głosowych przez sieć danych. Nadal musisz więc kupować i konserwować własny sprzęt i personel. To wspaniale, jeśli Twoja firma ma zasoby, aby ją wspierać.
Z drugiej strony, hostowany VoIP przypomina bardziej korzystanie z hostowanej poczty e-mail. Dostawca zarządza sprzętem, oprogramowaniem i szczegółami technicznymi. Po prostu kupujesz i korzystasz z usług świadczonych przez Internet. Nie jest to zbyt drogie i zawsze możesz zwiększyć pojemność, gdy Twoja firma się rozwinie.
JAK WYBRAĆ ODPOWIEDNIEGO DOSTAWCĘ
Wiesz, że system VoIP to najlepszy wybór dla małych firm i zdecydowałeś się na korzystanie z hostowanego VoIP w zależności od Twoich potrzeb. Jednak wiele firm napotyka problemy podczas wdrażania. Problem zaczyna się już na początku, przy wyborze dostawcy. Czy wybierasz ten, który oferuje najtańszy plan lub najwięcej funkcji? W końcu cena i funkcje są jedynymi czynnikami branymi pod uwagę, prawda?
Źle! Dostawca może sprawić, że Twój system telefoniczny będzie działał lub nie. Warto zapłacić trochę więcej za lepsze wsparcie lub bardziej responsywny zespół obsługi klienta. Oto kilka czynników, o których należy pamiętać przy zakupie hostowanego systemu VoIP:
- Cena i funkcje – musisz znaleźć równowagę między nimi. Wybieranie taniej opcji lub najdroższego planu, na jaki cię stać, nigdy nie jest dobrym pomysłem. Sprawdź, czego potrzebujesz i znajdź plan mieszczący się w Twoim budżecie
- Wsparcie klienta i pomoc techniczna – w świecie technologii nigdy nie jest kwestią czy, tylko kiedy. Praktycznie masz gwarancję, że wystąpią problemy, ale kluczowe znaczenie ma sposób, w jaki sprzedawca sobie z nimi poradzi. Czy mają ekspertów, którzy znają ich system od podszewki? Czy oferują wiele możliwości skontaktowania się z nimi?
- Gwarancja serwisu – wyobraź sobie, że Twoje telefony przestały działać na kilka godzin w środku dnia. Dla większości właścicieli firm jest to koszmarny scenariusz. Dlatego renomowani dostawcy oferują umowy dotyczące poziomu usług, gwarantujące określony poziom czasu sprawności. Jeśli system telefoniczny będzie w trybie offline dłużej niż minimum w ciągu roku, mogą nawet zrekompensować Ci stratę zgodnie z warunkami.
- Aktualizacje oprogramowania – za wszystkie aktualizacje i uaktualnienia odpowiedzialny jest Twój dostawca. Zawsze wybieraj dostawcę, który wprowadza nowe funkcje, aby dotrzymać kroku standardom branżowym. Powinien mieć możliwość wdrażania aktualizacji bez wpływu na wydajność systemu.
- Bezpieczeństwo – w przeciwieństwie do tradycyjnych telefonów stacjonarnych, systemy VoIP są bardziej podatne na zagrożenia bezpieczeństwa w Internecie. Dostawcy powinni aktywnie pracować nad ograniczeniem takich zagrożeń i ochroną systemu. Chociaż powinieneś podjąć środki w celu ochrony swojej sieci, większość ciężkich prac jest wykonywana przez dostawcę.
JAKICH FUNKCJI POTRZEBUJESZ?
Systemy VoIP mają mnóstwo funkcji, które przydadzą się w odpowiednich okolicznościach. Jeśli jednak masz rozproszoną siłę roboczą, pewne funkcje są kluczowe i ważniejsze niż inne. Oto czego powinieneś szukać:
Możliwość korzystania z wielu urządzeń
Większość pracowników zdalnych będzie obsługiwać kilka urządzeń w ciągu dnia pracy. Mogą mieć urządzenie mobilne (lub dwa), laptop i komputer stacjonarny. Każdy warty uwagi system telefoniczny powinien umożliwiać pracownikom łatwe przełączanie się między nimi. Bez względu na to, gdzie się znajdują i z jakiego urządzenia korzystają, powinni mieć możliwość wykonywania/odbierania połączeń.
Odzyskiwanie po awarii i ciągłość działania
Wiesz, że kopie zapasowe są ważne dla każdego systemu, ale ciągłość działania wymaga więcej niż kilku kopii zapasowych. System telefoniczny odgrywa kluczową rolę w Twojej firmie i musi nieprzerwanie działać nawet w przypadku każdej awarii. Jeśli jakakolwiek sytuacja awaryjna zmusi pracowników do pracy w tymczasowym biurze lub w domu, system telefoniczny powinien to obsługiwać. Poszukaj usługi zapewniającej opcje bezpieczne, tzn. umożliwiającej przekierowanie połączeń na inny numer lub inną lokalizację, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Ujednolicona komunikacja
Po co zmuszać pracowników do korzystania z kilku różnych aplikacji do przesyłania głosu, wideo i tekstu, skoro można to wszystko zrobić w ramach jednej usługi? Hostowany VoIP pozwala pozbyć się konkurencyjnych aplikacji i skonsolidować komunikację w jednym miejscu. Łatwo jest się między nimi przełączać i nie przegapisz niczego od klienta, ponieważ było to na innym urządzeniu/aplikacji.
Zaawansowane zarządzanie połączeniami
Jak radzisz sobie z kolejkami połączeń i czasem oczekiwania, gdy Twoi pracownicy pracują w wielu lokalizacjach? Każda przyzwoita hostowana usługa VoIP powinna umożliwiać korzystanie z takich funkcji, jak przekazywanie połączeń, wstrzymywanie muzyki, automatyczne sekretarki, IVR i grupy kontaktowe. Korzystanie z każdej funkcji usprawnia procesy, a użycie ich razem sprawia, że system jest jeszcze potężniejszy. Jeśli Twoim celem jest mieć pewność, że nigdy nie przegapisz połączenia z klientem, zdecydowanie najlepszym wyborem będzie system VoIP.
Więc masz to. Hostowany VoIP to bez wątpienia idealny system telefoniczny dla większości małych i średnich firm. Zadzwoń do VoIPstudio, aby uzyskać wersję demonstracyjną i przekonaj się, jaką różnicę może to zrobić w Twoim biurze!
