Wirtualne systemy telefoniczne są już tu na stałe i nie jest zaskakujące, dlaczego. Choć stosunkowo nieznane jeszcze dekadę lub dwie temu, stały się niezbędnym narzędziem biznesowym w 2020 roku. Wiele firm już porzuciło analogowe systemy telefoniczne i przeszło na wirtualne centrale telefoniczne lub telefony w chmurze.
Jeśli również chcesz dokonać zmiany, oto kilka rzeczy, które powinieneś wiedzieć wcześniej.
CZYM JEST WIRTUALNA CENTRALA?
Aby lepiej zrozumieć wirtualne centrale telefoniczne, musimy cofnąć się w czasie do najwcześniejszych biznesowych systemów telefonicznych. Systemy te polegały na ludzkich operatorach, którzy fizycznie łączyli oba końce połączenia za pomocą przewodów. Później konsole te zostały zastąpione bardziej znanym telefonem stacjonarnym dla recepcjonistów z przyciskami dla określonych pracowników.
Stopniowo firmy przeniosły się na serwery telefoniczne, aby zautomatyzować proces nawiązywania połączeń, eliminując operatora-człowieka. Większość firm używała tych serwerów telefonicznych lub systemów PBX (Private Branch eXchange) do zarządzania połączeniami przychodzącymi i wychodzącymi.
W tym miejscu pojawia się wirtualna centrala. W większości różnica między tradycyjnym systemem telefonicznym a wirtualną centralą polega na lokalizacji serwera telefonicznego. W większości tradycyjnych systemów serwer znajdowałby się „na miejscu”, w szafce telefonicznej lub serwerowni w biurze. W przypadku wirtualnej centrali część lub wszystkie elementy systemu telefonicznego są „poza siedzibą”, tj. umieszczone w chmurze.
W tym celu terminy takie jak hostowane, oparte na chmurze, wirtualne itp., Jeśli chodzi o systemy telefoniczne, oznaczają mniej więcej to samo. Chociaż istnieją różnice techniczne, wykonanie i wdrożenie są równoważne. W rezultacie firmy nie mają żadnego sprzętu na miejscu, z wyjątkiem telefonów dek, których pracownicy używają do wykonywania i odbierania połączeń.
RÓŻNICE MIĘDZY ANALOGOWYM PBX A WIRTUALNYM SYSTEMEM TELEFONICZNYM
Istnieje tak wiele różnic między nimi, że po prostu nie można ich wszystkich wymienić. Jedyne, co mają ze sobą wspólnego, to doświadczenie użytkownika. Pracownicy podniosą słuchawkę i wybiorą numer jak za dawnych czasów! Jednak najważniejsze różnice – i często ulepszenia – są wymienione poniżej:
1. Lokalizacja sprzętu
Jeśli kiedykolwiek pracowałeś w biurze, znasz służbowy system telefoniczny. Każdy pracownik miałby na biurku telefon podłączony przewodami do centrali PBX. W wielu przypadkach biura miały szafę lub całe pomieszczenie przeznaczone na sprzęt potrzebny do ich systemu komunikacyjnego.
Dzięki wirtualnej centrali nie masz żadnego sprzętu. Wcale. Jedynym sprzętem, jaki można zobaczyć, są telefony stacjonarne, które często są podłączone do Internetu. Możesz nawet nie potrzebować telefonów stacjonarnych, jeśli wszyscy używają swoich urządzeń mobilnych do rozmów biznesowych.
2. Koszt
Tradycyjne biznesowe systemy telefoniczne były na tyle drogie, że mogły sobie na nie pozwolić tylko średnie i duże firmy. Małe firmy często radziły sobie z mozaiką rozwiązań, które ledwo spełniały swoje zadanie.
Jeśli wyeliminujesz wymagania dotyczące fizycznego sprzętu, koszty nie będą duże. Dlatego wirtualne centrale są o wiele tańsze! Twoja firma nie musi niczego kupować, naprawiać ani konserwować.
3. Funkcje
Systemy telefoniczne starej szkoły były analogowe i przez długi czas było dobrze. Dopóki firmy nie zaczęły używać systemów cyfrowych do prawie wszystkiego innego. Firmy ograniczały się więc do podstaw — przekierowywania połączeń, poczty głosowej, grup połączeń itp. Dodawanie funkcji, numerów lub stanowisk wymagało czasu i pieniędzy.
Wirtualne centrale oferują o wiele więcej funkcji. Od wizualnej poczty głosowej po dzwonek na wielu urządzeniach — praktycznie nie ma ograniczeń co do tego, co Twoja firma może osiągnąć dzięki pewnym dostosowaniom i modyfikacjom.
4. Niezawodność
Zwykły stary system telefoniczny (POTS) był wyjątkowo niezawodny. Twoje telefony będą działać nawet w przypadku utraty zasilania podczas burzy. Linie stacjonarne są dość solidne od dziesięcioleci.
Sytuacja wyglądała zupełnie inaczej, gdy uruchomiono wirtualne centrale. Doświadczali problemów z dźwiękiem, ciągłych przerywanych połączeń, brakujących słów i przerywanych rozmów. Na szczęście od tego czasu dostawcy poprawili niezawodność i jakość. Obecnie większość wirtualnych central telefonicznych może konkurować, a nawet przewyższać każdą linię stacjonarną.
5. Wymagane doświadczenie
Firmy musiały zatrudnić ekspertów do obsługi systemu telefonicznego. Mogli – i często to robili – zlecić zarządzanie telefonami innym firmom lub operatorowi telekomunikacyjnemu. Wdrożenie każdej małej zmiany wymagało dużo czasu i wysiłku.
Organizacje nie muszą się o to martwić dzięki wirtualnym centralom. Użytkownicy i administratorzy mogą wprowadzać zmiany za pomocą intuicyjnego interfejsu, często dostępnego online. W większości przypadków możesz wprowadzać zmiany natychmiast, bez czekania. Możesz ponownie przypisać pracowników do bardziej produktywnych zadań.
6. Mobilność
Większość nowoczesnych firm musi w jakiś sposób korzystać z urządzeń mobilnych, nawet jeśli tylko dlatego, że chcą ich Twoi pracownicy. Niestety systemy analogowe w większości ich nie obsługują. Wirtualne centrale z drugiej strony przodują w tym. Z systemem można zintegrować telefony komórkowe, tablety, laptopy i dowolne inne urządzenia mobilne. Jest to szczególnie przydatne, jeśli masz pracowników zdalnych lub Twój personel jest zmuszony do pracy z domu z powodu pandemii.
7. Elastyczność
Wirtualne centrale telefoniczne są bardzo elastyczne w każdym obszarze, od wprowadzania zmian po funkcje. Często możesz wybrać dokładnie to, jak chcesz, aby system telefoniczny działał. Musisz tylko kupić zasoby, które chcesz w danym czasie i można aktualizować / zmniejszać w razie potrzeby. Tradycyjne systemy PBX były znacznie bardziej sztywne, a Twoi pracownicy musieliby dostosować się do systemu, a nie na odwrót.
8. Umowy serwisowe
Umowy serwisowe są częścią pakietu, jeśli chcesz staromodną centralę. Każda firma musiałaby podpisać umowę na naprawy, konserwację i usługi. Co zrobić, jeśli chcesz zmienić operatora lub przejść na niższą wersję? Pech, trzeba było dokończyć aktualny kontrakt lub zapłacić kary.
Model biznesowy dla wirtualnych central telefonicznych jest bardzo różny. Sprzedawca będzie naliczał Ci określoną cenę każdego miesiąca i możesz w dowolnym momencie zmienić, uaktualnić lub obniżyć wersję. Chociaż możesz uzyskać lepsze stawki, jeśli zarejestrujesz się w jednym, nie ma takiego wymogu.
JAKA JEST NAJLEPSZA WIRTUALNA CENTRALA DLA TWOJEJ FIRMY?
To najłatwiejsze i najtrudniejsze pytanie do odpowiedzi. Prosta wersja? Zależy to od wielu rzeczy, od budżetu po dostawcę i funkcje, których szukasz. Nie ma jednego dostawcy, którego usługi idealnie pasują do każdej firmy. Tak jak każda firma jest wyjątkowa, tak i ich potrzeby komunikacyjne są wyjątkowe.
Jednak przy wyborze dostawcy należy wziąć pod uwagę kilka ważnych rzeczy, w tym:
1. Cena
Cena jest ważnym czynnikiem przy przechodzeniu na nową technologię. Czy cena jest adekwatna do wartości, którą otrzymujesz w zamian? Jak długo trwa zwrot początkowych wydatków? Firmy powinny uważać na płacenie za dużo lub za mało. Płacenie za dużo za funkcje, których nie potrzebujesz, to marnowanie zasobów, które można by wykorzystać gdzie indziej. Płacenie za mało, gdy trochę więcej zapewni ci cenne funkcje, jest równie dużym błędem. Przeprowadź więc badania przed podpisaniem umowy na przerywanej linii.
2. Funkcje
Kluczem jest płacenie za funkcje, których potrzebujesz, a nie martwienie się o funkcje, które po prostu dobrze mieć lub których możesz nawet nie potrzebować. Istnieje złoty środek między wyborem najtańszego planu a pójściem na całość w celu uzyskania najlepszych funkcji. Spróbuj wybrać plan, który oferuje to, czego Twoja firma potrzebuje w tej chwili, z możliwością aktualizacji w razie potrzeby.
3. Niezawodność i jakość
Jak powiedzieliśmy wcześniej, dzisiejsi dostawcy mogą dorównywać lub nawet przewyższać telefony stacjonarne. Ale nie wszystkie usługi są takie same. Zanim zdecydujesz się na dostawcę, przetestuj usługę przez kilka dni lub nawet tygodni w rzeczywistych warunkach. Sprawdź również, czy oferują umowę o gwarantowanym poziomie usług i co to oznacza dla klientów. Umowy SLA zwykle określają gwarantowany czas pracy telefonów i rekompensatę, jeśli nie, jeśli dostawca ich nie spełni.
4. Bezpieczeństwo
Podobnie jak w przypadku każdego systemu cyfrowego, wirtualne centrale są podatne na zagrożenia bezpieczeństwa. Hakerzy mogą uzyskać dostęp do poufnych informacji za pośrednictwem telefonów lub włamać się i wykonać fałszywe połączenia warte tysiące dolarów na Twoim koncie. Ponieważ dostawca jest odpowiedzialny za sprzęt i oprogramowanie, przed zalogowaniem się należy sprawdzić jego stan zabezpieczeń.
5. Mobilność
Jeśli mobilność nie była czymś, o czym wcześniej myślałeś, koniecznie zrób to teraz. Rok 2020 pokazał, że praca z domu lub praca zdalna może stać się koniecznością w każdej chwili. Upewnij się więc, że usługodawca oferuje doskonałą integrację z urządzeniami mobilnymi.
6. Obsługa klienta i wsparcie techniczne
Wreszcie, nie ma sensu wybierać usługi dobrej jakości, jeśli dostawca nie oferuje doskonałej obsługi klienta. Kiedy napotkasz problemy lub system przestanie działać z jakiegokolwiek powodu, jak reaguje dostawca? Czy oferują obszerne materiały szkoleniowe, aby Twoi pracownicy mieli zasoby do nauki systemu? Czy możesz uzyskać dostęp do ich wsparcia za pośrednictwem wielu kanałów, takich jak czat na żywo, telefon, e-mail, media społecznościowe itp.?
Jak można się spodziewać, przejście na wirtualne centrale telefoniczne może być jednocześnie proste i frustrujące. Chociaż decyzja o korzystaniu z usług hostowanych jest łatwa do podjęcia, wiele zależy od znalezienia dostawcy odpowiedniego do Twoich potrzeb.
