Przejście do VoIP może początkowo wydawać się trudne, ale wbrew pozorom może być również zaskakująco łatwe. Pierwszym krokiem dla każdej firmy powinno być sprawdzenie niezawodności bieżącej sieci korporacyjnej i sprzętu, a także szybkości Internetu i dostępności pasma. Jeśli okażą się one wystarczające, wtedy czas na najważniejszy krok – wybór dostawcy VoIP. Odpowiedni operator jest kluczowym aspektem odpowiedzialnym za to, że wdrażana telefonia internetowa będzie działać bez zarzutu.
W tym momencie prawie wszystkie duże organizacje decydują się na hosting VoIP. Nie tylko wymaga to mniej inwestycji na początku, ale również długoterminowa konserwacja nie będzie problemem. Jednak wybór odpowiedniego dostawcy VoIP może oznaczać różnicę między pomyślnym a nieudanym wdrożeniem. Niepowodzenie w rzeczywistości nie oznacza, że firma nie otrzymuje od operatora usług VoIP, oznacza po prostu, że system nie spełnia oczekiwań bądź dostawca nie wywiązuje się ze swoich obietnic.
Dokonanie złego wyboru może oznaczać, że firma przepłaci za otrzymane usługi lub nowy system telefoniczny może nie spełniać obietnic dostawcy. Obie te sytuacje mogą sprawić, że firma będzie żałować przejścia na VoIP, ale w przeciwieństwie do tradycyjnych operatorów, dostawcy VoIP nie wymagają umów. Ułatwia to organizacji ewentualną zmianę dostawcy VoIP.
Jak wybrać dostawcę VoIP
Przedsiębiorstwo może wziąć pod uwagę szereg kryteriów, zanim zdecyduje się na konkretnego dostawcę usług VoIP. Niektóre z nich są obiektywne, np. czy połączenia międzynarodowe są uwzględnione w podstawowym planie lub jakiego rodzaju kodeki audio są używane w sieci. Te czynniki można łatwo określić, po prostu pytając sprzedawcę. Profesjonalny operator VoIP często będzie również przedstawiał gotową ofertę dostępną do przeanalizowania, zanim w ogóle nastąpi konieczność kontaktu w sprawie uzgodnienia warunków usługi.
Inne kryteria będą zależeć od potrzeb i wymagań biznesowych, stąd są one z natury bardziej subiektywne. To, co działa w jednej firmie, może nie wystarczyć w innej. Obejmują one takie aspekty, jak oferowane funkcje, których potrzebujesz, jakość obsługi klienta oraz to, czy dostawca ma dobre opinie lub doświadczenie w branży. O tym, jaki operator VoIP sprawdzi się najlepiej, trzeba jednak ostatecznie zadecydować na własną rękę, mając nadzieję, że pozytywne opinie są wiarygodne i wdrożenie systemu przebiegnie bez zarzutów. Istotną kwestią jest także późniejsza obsługa klienta w przypadku awarii, co powinno stanowić jeden z ważniejszych punktów, którymi trzeba się kierować, wybierając dostawcę.
Poszukaj funkcji, których potrzebujesz
Zainstalowanie systemu VoIP przez operatora to znacznie więcej niż tylko tanie rozmowy i przypisany do konta numer telefonu. Czasami porównanie funkcji lub stawek różnych dostawców może być mylące, ponieważ wszyscy wydają się oferować podobny zestaw usług. Ale nie każda firma będzie potrzebować każdej funkcji zawartej w planie taryfowym. Być może Twoja organizacja nie potrzebuje numerów wirtualnych, ale wymaga faksowania przez Internet. Czasami operatorzy tworzą swoje portfolio w taki sposób, że potrzebne funkcje będą zablokowane lub dostępne tylko w planach premium, co znacznie zwiększa miesięczne wydatki.
Z drugiej strony niektórzy dostawcy, tacy jak VoIPstudio, ułatwiają firmom wybór planu taryfowego. Wszystkie trzy rodzaje planów obejmują te same funkcje, z różnicą obejmującą płatności zgodnie z rzeczywistym użyciem lub opcją unlimited. Dzięki temu Twoja firma nie musi od razu zdecydować, które funkcje są niezbędne, a których nie potrzebuje. Tego typu oferta jest najlepszym przykładem, że decyzja o tym, jaki operator dostarczy VoIP dla prowadzonej firmy, może być łatwa do podjęcia, gdy dostawca wychodzi naprzeciw potrzebom klientów.
Czy operator jest dobrym partnerem dla Twojej firmy?
Niektórzy dostawcy koncentrują się na małych firmach i optymalizują swoje usługi lub plany cenowe z myślą o nich. Inni mogą oferować spersonalizowane systemy, które są dostosowane do konkretnego rodzaju biznesu. Oznacza to, że ich funkcje są zaprojektowane tak, aby spełniały wymagania dla tego typu organizacji, tak aby klienci mogli korzystać z systemu bez większych modyfikacji. Na przykład Level 7 Systems – firma stojąca za studiem VoIP – oferuje również usługi VoIP, które zaspokajają wyłącznie potrzeby sektora hotelarskiego.
Obsługa klienta i wsparcie techniczne
Jest to bardzo ważny aspekt i niestety pomijany przez przedsiębiorstwa. Nieuniknione jest, że organizacja prędzej czy później napotka problemy – niezależnie od tego, czy są to problemy techniczne, nieoczekiwane przestoje czy błędy rozliczeniowe. W takich przypadkach dostawca nie tylko powinien rozwiązać problemy, ale powinien szybko reagować na zapytania i zgłoszenia klientów. Dobry operator VoIP dba jednak o to, aby jak najszybciej pozbyć się kłopotu i zniwelować wszystkie negatywne skutki jego wystąpienia. Renomowani dostawcy, tacy jak VoIPstudio, zwykle oferują kilka linii wsparcia – za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu, czatu na żywo czy również bazy często zadawanych pytań.
Niezawodność
Każda minuta, w której Twoja firma nie ma dostępu do systemu telefonicznego, oznacza utratę dochodów. Nawet doskonałe wsparcie nie umożliwia skorzystania z usługi, jeśli jest ona często niedostępna lub wymaga rozwiązywania problemów. Wybierając dostawcę VoIP, upewnij się, że oferuje on umowę SLA, która jasno określa okoliczności, w których planowane będą konserwacje i aktualizacje, jaki jest obiecany czas pracy i czy w jaki sposób klienci otrzymają rekompensatę za przestoje. Podstawą współpracy z operatorem powinna być jawność i klarowność wszystkich działań, które dotyczą obu współpracujących stron.
Brak umów
Jedną z największych zalet VoIP jest brak rocznych umów w przeciwieństwie do tradycyjnych operatorów telefonicznych. Niektórzy operatorzy oferują rabat, jeśli organizacja podpisze roczny kontrakt. Chociaż może to być kuszące, lepiej jest korzystać z opcji miesięcznej, dopóki nie będziesz przekonany, że ta firma jest najlepszym wyborem. Jeżeli nie wiesz, jaki operator VoIP najlepiej spełni Twoje oczekiwania, to podejmowanie decyzji o długofalowych skutkach może okazać się nierozsądne i nieopłacalne.
VoIPstudio oferuje dwa plany taryfowe w konkurencyjne cenach, z których żaden nie wymaga zaangażowania ze strony Twojej organizacji. Firma stale wprowadza innowacje i nowe funkcje, ponieważ klienci mogą odejść, jeśli nie polubią oferowanej usługi. Oferuje nawet bezpłatną trzydziestodniową wersję próbną, bez podawania danych karty kredytowej w ramach rejesracji.
Wybór odpowiedniego dostawcy jest kluczowym krokiem dla organizacji wdrażającej VoIP, zwłaszcza w przypadku usług hostowanych. Dobry dostawca zapewni pozytywne wrażenia nie tylko podczas rejestracji, ale przez cały okres trwania współpracy. Postaw na zaufanego i doświadczonego operatora VoIP i przejdź z telefonii stacjonarnej na nowoczesną technologię internetową, aby jeszcze lepiej zadbać o swoją działalność.
