Firmy korzystające z technologii VoIP można podzielić na dwie kategorie – te, które dopiero zaczynają, oraz organizacje, które są gotowe przejść do następnego etapu, ponieważ korzystają z niej już od jakiegoś czasu.
Przedsiębiorstwa z każdej z tych dwóch kategorii wykorzystują technologię VoIP w znacząco różny sposób, chociaż generalnie punkt wyjścia pozostaje ten sam.
JAK NOWI UŻYTKOWNICY WYKORZYSTUJĄ VOIP
W tym momencie VoIP nie jest nową ani egzotyczną technologią. Ale dla firmy, która dopiero zaczyna z nią pracować, często wydaje się taka. Dotyczy to zwłaszcza małych i średnich organizacji, którym brakuje wewnętrznej wiedzy specjalistycznej, a także zasobów do zatrudnienia konsultantów do tego konkretnego projektu.
Na szczęście dzięki upowszechnieniu się hostowanych usług VoIP firmy nie muszą już martwić się szczegółami technicznymi ani problemami związanymi z konserwacją, które często pojawiają się w przypadku najnowszych technologii.
JAKO ZAMIENNIK ANALOGOWYCH SYSTEMÓW TELEFONICZNYCH
Kiedy organizacja zaczyna używać VoIP, skupia się głównie na powielaniu funkcji, które były dostępne w starych skrzynkach PBX. Mogą więc być zaniepokojeni pocztą głosową, funkcjami wstrzymywania połączeń, transferami połączeń itp.
Pracownicy w większości przypadków nie muszą zmieniać swojego sposobu pracy ani uczyć się na nowo podstaw wykonywania i odbierania połączeń.
Na tym etapie największe oszczędności wynikające z przejścia na VoIP wynikają z różnicy cen między tradycyjnymi operatorami telefonicznymi a dostawcami rozwiązań VoIP.
Od niższych kosztów połączeń lokalnych i międzymiastowych po brak umów serwisowych, zobowiązań rocznych i kosztów konserwacji – w ciągu zaledwie sześciu miesięcy można sporo zaoszczędzić.
ODKRYWANIE FUNKCJI BONUSOWYCH
Gdy organizacja będzie przekonana o kwestiach jakości i niezawodności, a pracownicy przyzwyczają się do nowych systemów, mogą zacząć zgłębiać dodatkowe funkcje oferowane przez VoIP.
Mogą powoli zacząć dodawać funkcje automatycznej sekretarki, grupowe skrzynki odbiorcze do połączeń i poczty głosowej, faksowanie cyfrowe, kolejki ACD i funkcję „znajdź mnie, śledź mnie” oraz inne.
Jednakże te cechy mogą jeszcze nie być centralną częścią strategii komunikacji. Ponadto ten krok nie przynosi dużych oszczędności kosztów, ponieważ korzyści te stają się widoczne w dłuższej perspektywie.
Widoczne korzyści obejmują bardziej wydajne przepływy pracy i więcej czasu dla pracowników na ukończenie pracy. Korzyści finansowe w postaci zwiększonej produktywności i wydajności pojawią się w przyszłości.
JAK WETERANI WYKORZYSTUJĄ VOIP
W porównaniu z technologią telefonii analogowej VoIP jest technologią stosunkowo młodą, jednak wiele organizacji korzysta z niej już od 5–6 lat.
Generalnie ich pracownicy stali się niezwykle obeznani z VoIP i regularnie korzystają z wielu bardziej zaawansowanych funkcji, które są dla nich dostępne. W rzeczywistości mogli zacząć osiągać granice istniejącego systemu i mogą domagać się więcej.
JAKO KAMIEŃ MILOWY DO UJEDNOLICONEJ KOMUNIKACJI
Technologia VoIP może odgrywać integralną rolę w ujednoliconej komunikacji w przedsiębiorstwie. Wiele organizacji wdraża technologię VoIP z myślą o jej późniejszej modernizacji.
W swej istocie ujednolicona komunikacja nie jest pojedynczym produktem ani technologią. Jest to raczej termin marketingowy definiujący zestaw produktów, które prezentują wspólny interfejs użytkownika i doświadczenie użytkownika w wielu kanałach komunikacji (zarówno w czasie rzeczywistym, jak i w inny sposób), mediach i lokalizacjach.
W przypadku przedsiębiorstwa może to oznaczać konieczność zintegrowania wielu aplikacji, takich jak wiadomości błyskawiczne, konferencje wideo i audio, sygnalizacja obecności, komunikacja głosowa, funkcje mobilne, a także rozpoznawanie mowy i udostępnianie danych.
Bardzo często VoIP staje się podstawą, wokół której rozwijają się inne interfejsy, ponieważ technologia ta domyślnie obsługuje większość wymaganych funkcji.
Mimo że firmy mogą przeznaczać sporo zasobów i czasu na wdrażanie pakietów komunikacji ujednoliconej, udoskonalenia produktywności i jakości pracy oferują ogromne korzyści. W zglobalizowanym świecie, w którym elastyczność i zwinność są bardzo pożądanymi nagrodami, VoIP może pomóc organizacjom zachować konkurencyjność.
