Nagrywanie rozmów jest jedną z najczęściej używanych funkcji VoIP przez organizacje, niezależnie od ich wielkości. Możesz chcieć nagrywać rozmowy z wielu powodów, w tym:
- Szkolenie przedstawicieli handlowych
- Ocena wydajności poszczególnych pracowników
- Zarządzanie relacjami z klientami
- Do celów prawnych lub regulacyjnych
- Do celów audytu, zgodności i/lub kontroli jakości
W rzeczywistości nie są to jedyne powody, dla których przedsiębiorstwa mogą chcieć rejestrować rozmowy przychodzące lub wychodzące. Nagrywanie rozmów może być przydatne do poprawy produktywności i zmniejszenia liczby błędów, ponieważ ludzie nie muszą polegać na swojej pamięci. Na przykład pracownicy mogą po prostu włączyć nagrywanie rozmowy podczas rozmowy z klientem, aby mieć pewność, że odpowiednie szczegóły będą mogły zostać później odzyskane. Nie tylko zmniejsza to prawdopodobieństwo zapomnienia ważnych informacji, ale także pozwala użytkownikom skoncentrować się na rozmowie i kliencie.
NAGRYWANIE ROZMÓW VOIP
Większość dostawców oferuje jakiś rodzaj nagrywania rozmów VoIP za pośrednictwem ich pulpitu nawigacyjnego online dla oprogramowania PBX. Można je włączyć dla poszczególnych osób, poszczególnych działów lub całej organizacji jednocześnie.
VoIPstudio oferuje szczegółowe opcje dla poszczególnych użytkowników, co pozwala przedsiębiorstwom sprawować kontrolę nad tym, które rozmowy są nagrywane, a które nie. Na przykład firma może nie chcieć rejestrować połączeń wewnętrznych i monitorować tylko połączenia wychodzące lub odwrotnie. Dla innych firm połączenia przychodzące mogą być ważniejsze pod względem monitoringu niż połączenia wychodzące. Oferując możliwość monitorowania różnych rodzajów połączeń, VoIPstudio zapewnia elastyczność dla przedsiębiorstw.
DOSTĘP DO NAGRYWANIA ROZMÓW VOIP
Podobnie jak inne przepływy pracy w ramach VoIPstudio, przeglądanie nagrań rozmów VoIP dla Twojej firmy jest bardzo proste. Nagrania rozmów dostępne są poprzez pulpit nawigacyjny online w zakładce administracja. Aby zarządzać nagraniami rozmów VoIP swoich użytkowników, wystarczy zalogować się na stronie VoIPstudio, używając danych uwierzytelniających do konta. Następnie kliknij w przycisk Administracja w prawym górnym rogu.
Teraz w górnej połowie pulpitu powinna pojawić się lista wszystkich użytkowników zarejestrowanych w VoIPstudio. Kliknij na małą ikonę po lewej stronie indywidualnego użytkownika, aby wywołać panel edycji. Ustawienie, którego szukamy, znajduje się w zakładce Bezpieczeństwo w grupie Uprawnienia. Kliknij pole wyboru, aby włączyć nagrywanie rozmów (pole wyboru dla Follow Me jest zwykle już zaznaczone).
Kolejny podrozdział określa, które rozmowy powinny być monitorowane, a które pozostawione w spokoju. Przecież nagrywanie każdej rozmowy zabiera cenne zasoby, takie jak przestrzeń dyskowa, moc obliczeniowa, czas itp. Nie tylko to, nagrywanie każdej rozmowy, nawet jeśli nie ma potrzeby, utrudnia późniejsze odzyskanie ważnych rozmów, ponieważ będzie to większa ilość rozmów do przesiania.
VOIPSTUDIO DAJE CI CZTERY MOŻLIWOŚCI:
- Wyłącz nagrywanie wszystkich rozmów
- Nagrywaj tylko połączenia wychodzące
- Nagrywaj tylko połączenia przychodzące
- Nagrywaj wszystkie rozmowy
Pod tą grupą pojawi się kolejne pole wyboru, które pozwala przełączać nagrywanie rozmów wewnętrznych, tj. rozmów prowadzonych między pracownikami w organizacji. Przedsiębiorstwa mogą chcieć wyłączyć tę opcję, aby uprościć zarządzanie nagraniami rozmów, zmniejszyć miejsce zajmowane przez nagrane rozmowy lub po prostu dlatego, że nie ma takiej potrzeby. Po zakończeniu wybierania odpowiednich opcji kliknij Aktualizuj, aby zamknąć panel.
Teraz powtórz te same kroki dla innych użytkowników, którzy wymagają włączenia nagrywania rozmów. Ta szczegółowość w monitorowaniu lub nagrywaniu tylko niektórych rozmów sprawia, że firmy nie muszą godzić się na opcje „wszystko albo nic”. Na przykład firma może włączyć nagrywanie rozmów dla pracowników w trakcie szkolenia i ustawić monitorowanie tylko rozmów wewnętrznych w okresie szkolenia. Później mogą włączyć nagrywanie połączeń wychodzących lub połączeń przychodzących w razie potrzeby.
W dolnej połowie strony powinieneś zobaczyć różne zakładki dla
- Wybierane numery
- Połączenia odebrane
- Połączenia nieodebrane
Po zaktualizowaniu poszczególnych użytkowników powinna pojawić się nowa zakładka o nazwie Monitorowane połączenia. Na tej karcie zobaczysz wszystkie nagrane rozmowy. Nagrane rozmowy są wyświetlane z odpowiednimi szczegółami, takimi jak kto wykonał połączenie, jaki numer był używany, jak długo trwała rozmowa i tak dalej. Szczegółowe zapisy połączeń można eksportować, usuwać i odtwarzać w dowolnym momencie.
FUNKCJE NAGRYWANIA ROZMÓW VOIP W VOIPSTUDIO
Wiele przedsiębiorstw chciałoby korzystać z funkcji nagrywania rozmów w swoich systemach VoIP, ale nie włącza ich ze względu na problemy, takie jak brak miejsca w pamięci, zawiłe przepływy pracy związane z zarządzaniem nagranymi rozmowami itp. VoIPstudio ułatwia firmom nagrywanie rozmów VoIP, ale to tylko połowa historii. Dostęp do tych połączeń i zarządzanie rekordami połączeń są równie ważne, jeśli chodzi o korzystanie z tej funkcji.
Właśnie dlatego VoIPstudio oferuje firmom dużo miejsca do przechowywania monitorowanych i nagranych rozmów. Firmy nie muszą ciągle usuwać starych wiadomości, aby zrobić miejsce na nowe. W rzeczywistości nie ma ograniczeń co do liczby połączeń, które można zapisać – zarówno w skrzynce odbiorczej poczty głosowej, jak i nagranych połączeniach. Czasy martwienia się o miejsce na dysku lub otrzymywania ciągłych wiadomości o zapełnieniu skrzynki odbiorczej już dawno minęły dzięki VoIPstudio.
Nagrane rozmowy są łatwo dostępne online, co oznacza, że administratorzy lub menedżerowie nie muszą być przy swoim biurku, aby odtworzyć wcześniejsze rozmowy. Nagrane rozmowy są dostępne przez całą dobę bez żadnych przestojów. Jak widać, studio VoIP ułatwia dostęp i odtworzenie nagranych rozmów w dowolnym momencie.
