Coraz więcej agencji marketingowych przenosi swoje biura i umożliwia swoim pracownikom pracę zdalną. Niedawna pandemia pobudziła nowy sposób pracy. Ta metoda jest na horyzoncie od lat, ale wiele firm jeszcze z niej nie skorzystało.
Praca zdalna stała się niezbędnym krokiem dla wielu firm z branży marketingowej. Większość z tych firm ma możliwość pracy zdalnej bez konieczności dojazdu do biura. Dzięki temu wielu firmom udało się ustabilizować tę wyjątkową sytuację i a nawet wykorzystać ją.
Jedną z wad pracy zdalnej jest komunikacja. Wraz z odległością między pracownikami komunikacja zarówno wewnętrzna, jak i zewnętrzna stała się bardziej złożona. Komunikacja z kolegami i firmami zainteresowanymi Twoimi produktami jest teraz trudniejsza.
Usługi telefoniczne VoIP to świetne narzędzie, które zaczyna wdrażać wiele agencji marketingowych. Często są to trudne decyzje, ale łatwiej je przyjąć, niż się wydaje.
Poniżej wyjaśnimy, jak ważna może być usługa telefoniczna VoIP dla Twojej agencji marketingowej i jakie korzyści może Ci przynieść.
OD PRACY TWARZĄ W TWARZ DO PRACY ZDALNEJ LUB HYBRYDOWEJ
Rynek pracy zmienia się z biegiem czasu i coraz więcej firm decyduje się na pracę zdalną lub hybrydową dla swoich firm.
Według raportu IT Labour Market Report 2022, do 2021 r. 23 miliony osób w Ameryce Łacińskiej będzie pracować zdalnie. Jest to wystarczająco duża liczba, aby wziąć pod uwagę rozwiązania, które firmy mogą zastosować, aby ułatwić pracownikom pracę i zwiększyć rentowność ich firm.
Środowiska cyfrowe stają się coraz bardziej powszechne w firmach. Praca ze sprzętem technologicznym, posiadanie dokumentów w chmurze i poleganie tylko na dobrym połączeniu internetowym pozwala na wykonywanie pracy z niemal każdego miejsca na świecie.
Wiele firm decyduje się również na łączenie obu systemów, umożliwiając w ten sposób najlepsze z obu sposobów pracy. Niektórzy, tacy jak BBVA, postanowili to zrobić z hybrydowym dniem roboczym. Proponowany przez nich model polega na pracy zdalnej przez 40% dni pracy i resztę dni w biurze. Innymi słowy, przez dwa dni w każdym tygodniu pracy będziesz mógł pracować w wybranym przez siebie obszarze.
Hybrydowy model pracy upowszechnia się, ponieważ zapewnia pracownikom dużą elastyczność. Hybrydowa praca sprawia, że czują się bardziej komfortowo w pracy i bardziej usatysfakcjonowani oraz zwiększa ich zaangażowanie w markę. Oto niektóre z korzyści, które według ekspertów przynosi praca hybrydowa.
Poprawa równowagi między życiem zawodowym a prywatnym
Elastyczność, jaką daje ludziom praca hybrydowa, jest wielką zaletą dla pracowników firmy. Firmy mogą oferować swoim pracownikom więcej miejsca na ruch, a tym samym poprawiać kulturę firmy.
Zapewnienie pracownikom zdrowej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym sprawi, że będą szczęśliwsi. Elastyczność może przełożyć się na zwiększoną produktywność, ponieważ zapewnisz im elastyczność, dzięki której będą mogli pracować wygodniej i swobodniej.
Dzięki pracy hybrydowej zapewnisz pracownikowi jak najwygodniejsze wykonywanie zadań osobistych i zawodowych. System, do którego być może nie byliśmy przyzwyczajeni, ma na celu poprawę życia firm i pracowników.
Poprawa środowiska pracy
Kolejną pozytywną cechą pracy hybrydowej jest poprawa osobistych relacji ludzi w firmie. Posiadanie działającego modelu, który umożliwia zarówno pracę zdalną, jak i bezpośrednią, zmniejsza obie monotonie.
Dzięki temu środkowi sprawisz, że Twoi pracownicy przyjdą do pracy znacznie szczęśliwsi i będą bardziej proaktywni w poprawianiu swoich relacji zawodowych. Przejście od całkowitej pracy zdalnej w erze pandemii, w której spędzasz długie godziny w domu bez interakcji społecznych, na ten hybrydowy model zoptymalizuje doświadczenie pracowników w firmie.
Zaangażowanie w ochronę środowiska
Kolejną zaletą, z której mogą skorzystać firmy, jest stworzenie silniejszej, bardziej odpowiedzialnej marki zaangażowanej w otoczenie, w którym prowadzą swoją działalność biznesową.
Ograniczenie wpływu na środowisko, gdy pracownicy dojeżdżają do pracy, jest podstawową czynnością firm. Tworzenie bardziej zrównoważonych i mniej zanieczyszczonych przestrzeni, w których żyją, jest pozytywnym przesłaniem dla społeczeństwa.
Przewidywanie przyszłych problemów zdrowotnych
Niedawny wybuch COVID powiadomił wszystkie firmy o możliwych problemach wymagających pracy zdalnej. Pandemia nauczyła nas dostosowywać się do takich sytuacji, wykorzystując cenne narzędzia do pracy w różnych lokalizacjach.
Firmy korzystające z hybrydowego systemu pracy są bardziej przygotowane na przyszłe problemy zdrowotne, nagłe wypadki medyczne lub inne problemy, które mogą nas zmusić do zamknięcia.
Z drugiej strony ważne jest również unikanie rozprzestrzeniania się codziennych chorób. Ta metoda pracy wiąże się z mniej osobistym lub przynajmniej powtarzalnym kontaktem. Niektóre choroby, takie jak przeziębienie czy grypa, będą miały mniejszy wpływ na społeczeństwo.
JAKIE SĄ ZALETY PRACY ZDALNEJ DLA AGENCJI MARKETINGOWYCH?
Agencje marketingowe to jedne z firm, które umożliwiają swoim liderom wdrażanie narzędzi online ułatwiających pracę zdalną. Są to firmy, które muszą zawsze przyglądać się nowym trendom, aby je przyjąć; w tym przypadku mogą być w czołówce technologii.
Oszczędność kosztów
Firmy oferujące pracę zdalną mogą lepiej alokować swoje zasoby, aby zoptymalizować ich wykorzystanie. Nierzadko zdarza się, że firmy przenoszą swoje siedziby do mniejszych budynków lub mniej centralnych lokalizacji, aby zaoszczędzić koszty. Na to wszystko wpływa wolność, jaką daje cyfrowe, elastyczne i mobilne środowisko.
Dla pracowników to również oszczędność kosztów, że nie muszą codziennie dojeżdżać do pracy. Na przykład w Hiszpanii badanie przeprowadzone przez Cisco szacuje, że zwykli Hiszpanie oszczędzają 130 euro tygodniowo dzięki telepracy. Liczba ta jest zbliżona do średniej światowej wynoszącej około 150 euro tygodniowo.
Digitalizacja procesów
Kolejną zaletą pracy zdalnej jest konieczność cyfryzacji procesów w firmie. Innymi słowy, decydując się na telepracę swoich pracowników, musisz ponieść koszty związane ze zmianą aplikacji zdalnych.
Zazwyczaj koszty te nie są bardzo wysokie, a okres zwrotu kosztów jest całkiem możliwy do opanowania. Jest to również dobra opcja, ponieważ na rynku dostępnych jest coraz więcej aplikacji i narzędzi, dzięki czemu możesz wybrać najlepszą aplikację, która najbardziej Ci odpowiada pod względem jakości/ceny.
Dobro Twoich pracowników
Według badania przeprowadzonego przez Cisco zatytułowanego Hybrid Work 2022, osoby pracujące zdalnie poprawiają jakość życia na wiele sposobów.
Jedną z nich są ćwiczenia fizyczne i odżywianie, dwie zmienne, które są powiązane z czasem wolnym, który musisz na nie wykonywać. Według tego badania każda osoba zyskuje średnio 4 godziny tygodniowo dzięki telepracy.
Ta poprawa jakości życia pracowników bezpośrednio wpływa na ich stan emocjonalny, finansowy, psychiczny, fizyczny i społeczny. Udaje nam się mieć w naszej firmie bardziej stabilnych emocjonalnie, szczęśliwszych pracowników i większą możliwość efektywnego rozwoju ich pracy.
Według tego samego badania, 82% ludzi na całym świecie uważa, że telepraca uczyniła ich szczęśliwszymi. To szczęście polega na niższym poziomie stresu, większym relaksie i mniejszej presji.
Różne wyposażenie
Dla wielu firm działających w różnych krajach kluczowe jest posiadanie pracowników z poziomem języka ojczystego ich rynków. Praca zdalna to ogromna zaleta dla działów rekrutacji firm
Kiedy oferujesz pracę zdalną, możesz otworzyć filtr wyszukiwania dla praktycznie każdego. Będziesz mógł wybierać spośród większej liczby osób, dzięki czemu będziesz mieć możliwość znalezienia dużo bardziej odpowiedniego kandydata dla swojej firmy.
SWITCHBOARD VOIP W AGENCJI MARKETINGOWEJ
Wiele agencji marketingowych jest bardzo ograniczonych przez swoje systemy telefoniczne i potrzebuje większej funkcjonalności dla swojej działalności.
W małej agencji marketingowej często posiada się numer telefonu do obsługi klientów. Niezależnie od tego, czy połączenia są połączeniami przychodzącymi, aby obsłużyć potencjalnych nowych klientów, czy też chcemy wykonywać lub odbierać połączenia od naszych obecnych klientów.
Poniżej wyjaśnimy na przykładzie konkretnej agencji marketingowej, aby pokazać, co zmiana na telefon VoIP może przynieść agencji marketingowej.
Co wnosi centrala VoIP do agencji marketingowej?
Wiele firm pyta nas o oferowaną przez nas usługę i o to, jak może im pomóc, jeśli jest trudna w obsłudze lub droga.
Cóż, dla agencji marketingowych jest to przydatne narzędzie. W tym przypadku mówimy o małej agencji, w której wszyscy pracownicy pracują zdalnie.
- Nieaktualny telefon biurowy
Wraz z nowym rozmieszczeniem pracowników zdalnych, w związku z COVID-19, telefon w biurze stał się zupełnie bezużyteczny, ponieważ zwykle nikogo tam nie ma. Większość połączeń przychodzących zostałaby utracona.
Telefonia VoIP umożliwia pracownikom korzystanie z telefonu z komputera, tabletu czy telefonu komórkowego, na którym pracują. Każdy będzie mógł odbierać połączenia na swoich urządzeniach.
W przypadku konwencjonalnego telefonu odbiór połączeń jest wyjątkowy i nie możesz nic zrobić, gdy je odbierzesz. Dzięki systemowi telefonicznemu VoIP możesz organizować połączenia tak, aby odbierała je właściwa osoba, tworząc IVR i kolejki połączeń.
Tworząc je, będziesz mógł otrzymywać powiadomienia o tym, jakie informacje klienci chcą uzyskać, zanim odbierzesz telefon. Dzięki temu wiesz, która osoba w firmie powinna odebrać telefon.
Z drugiej strony możesz również zarządzać tym, że jeśli połączenie nie zostanie odebrane z softphone lub aplikacji, możesz je przekierować na inny numer. W tym przypadku przekierowanie odbywało się na telefon osobisty osoby kierującej firmą.
Zmiana podstawowych systemów wewnętrznie i zewnętrznie jest często skomplikowanym czasem dla każdej firmy. Dlatego wdrożenie systemu telefonicznego VoIP może być skomplikowanym krokiem.
Chcemy oderwać tą opinię od każdej agencji marketingowej, która go rozważa. Jest to prosty proces, którego konfiguracja zajmie bardzo mało czasu. Obsługa aplikacji również nie będzie żmudna ani czasochłonna.
Jeśli potrzebujesz skonfigurować cokolwiek innego, zespół techniczny zawsze Ci pomoże.
W VoIPstudio możemy wygenerować bilety, co pozwala na bezpośredni kontakt z jednym z naszych asystentów. Pomogą Ci przejść przez proces instalacji i skonfigurować system tak, jak chcesz.
- Elastyczne ceny i rozwiązania dla każdej firmy
W tym przypadku, będąc małą firmą o różnych potrzebach, zdecydowali się na bardziej fundamentalne rozwiązanie o niższych cenach.
Postanowili stworzyć tylko jednego użytkownika, który ma niższą cenę, niż gdyby stworzyli więcej użytkowników z tym samym numerem telefonu.
W ten sposób stracili niektóre funkcje, takie jak czat wewnętrzny, który w tym przypadku mieli już w swojej aplikacji zarządzającej.
- Połączenia wieloliniowe i trójkierunkowe
Podczas gdy w telefonii konwencjonalnej możesz obsługiwać tylko jedno połączenie na raz, telefonia VoIP umożliwia odbieranie kilku połączeń na ten sam numer lub wykonywanie tylu połączeń wychodzących, ile potrzebujesz.
Innymi słowy, możesz rozmawiać jednocześnie z dwoma klientami z tego samego numeru. Możesz również odebrać telefon w tym samym czasie, gdy inny kolega dzwoni do klienta.
Z drugiej strony telefonia VoIP pozwala w łatwy sposób dodać osobę trzecią do trwającego połączenia, ułatwiając rozwiązywanie wątpliwości lub konfliktów w szybki i sprawny sposób. Posiada również usługę konferencyjną dla połączeń między dowolną liczbą uczestników, jaka jest potrzebna.
Rozwiązania problemów małej agencji marketingowej
Kiedy jesteś małą agencją, potrzebujesz unikalnych funkcji, które pasują do Twojej firmy. Oto niektóre problemy, które udało nam się rozwiązać z małą agencją marketingową:
- Jedno konto dla wszystkich
W przypadku tej agencji jest to firma o niskiej liczbie połączeń przychodzących/wychodzących. Potrzebują więc prostej aplikacji, która dostosowuje się do ich potrzeb. W tym przypadku zdecydowano się na jedno konto dla wszystkich. W którym wszyscy mogą logować się w tym samym czasie i odbierać wszystkie połączenia, ale nie komunikują się za pośrednictwem czatu.
W tym momencie wszyscy pracownicy logują się do aplikacji za pomocą tej samej nazwy użytkownika i hasła. Gdy ktoś zadzwoni do agencji, zadzwoni telefon wszystkich osób, a ten, kto jest w stanie najlepiej odebrać połączenie, będzie mógł je odebrać.
Jeśli połączenie nie zostanie odebrane, zawsze mogą przenieść je z powrotem do kolejki do odebrania przez inny personel lub zaparkować połączenie, aby rozwiązać problem i zwrócić je klientowi.
W tym przypadku trafiliśmy na agencję marketingową z dwiema liniami biznesowymi. Jedną skoncentrowaną na rynku krajowym, a drugą na rynku międzynarodowym.
Dlatego musieli wiedzieć, kto do nich dzwoni, aby móc odpowiedzieć w języku hiszpańskim lub angielskim. Jak to osiągamy?
Powiadomienie dotrze do nich na dwa sposoby przed odebraniem połączenia. Dzięki wykorzystaniu kolejek połączeń zostaną powiadomieni, z jakiej kolejki nadchodzi połączenie. Oznacza to, że jeśli pochodzi od klienta wybierającego numer 1, będzie on krajowy, ale jeśli pochodzi od klienta wybierającego numer 2, będzie międzynarodowy.
Poniższy monit pojawia się po podniesieniu telefonu. System odtworzy lokucję. W takim przypadku, gdy podniesiesz i odbierzesz telefon, zadzwoni krajowy lub międzynarodowy.
Dzięki temu zoptymalizowaliśmy proces obsługi klienta, czyniąc go znacznie bardziej spersonalizowanym.
Oprócz poprzedniej kwestii obsługi międzynarodowych klientów, niektóre połączenia mogą przychodzić, gdy nikt nie pracuje, a zatem nie można ich odebrać.
Z tego powodu w systemie powstała nowa linia IVR, która działała tylko poza godzinami pracy firmy. Innymi słowy, nowa wiadomość głosowa była odtwarzana, gdy połączenia były wykonywane poza godzinami od 9.00 do 16.00.
Ta wiadomość głosowa poinformowała klienta, że firma jest obecnie zamknięta, aby próbował zadzwonić w godzinach pracy, a jeśli nie, zostawić wiadomość głosową. Dzięki wiadomości głosowej mogli przekazać to, czego chcieli.
Wiadomość głosową można było odsłuchać z samej aplikacji lub za pomocą wiadomości e-mail, która zostałaby wysłana na adres e-mail firmy.
POWODY, ABY WDROŻYĆ USŁUGĘ TELEFONICZNĄ W TWOJEJ AGENCJI MARKETINGOWEJ
Biorąc pod uwagę powyższą możliwość dla firm marketingowych, aby umożliwić swoim pracownikom pracę zdalną, wdrożenie usługi telefonicznej jest jedną z najbardziej ekscytujących opcji, które mogą przyjąć.
Nowoczesne biuro pozostawiło po sobie wiele narzędzi, które były powszechne w firmach. Kończy się obowiązek chodzenia w jedno miejsce do pracy przez 8 godzin i pięć dni w tygodniu. Pracownicy mogą teraz pracować z dowolnego miejsca na świecie bez konieczności przebywania w domu. Coraz częściej spotyka się ludzi pracujących w kawiarniach, na lotniskach, w plenerze i nie tylko.
Ale jakie korzyści może to przynieść agencjom marketingowym i co powinno skłonić je do przyjęcia systemu komunikacji VoIP w swoich firmach?
Poniżej wyjaśniono niektóre ulepszenia, które firmy marketingowe będą miały podczas wdrażania usługi telefonicznej:
Rentowność biznesu
Jedną z pierwszych myśli, jakie mają firmy decydujące się na wdrożenie nowego narzędzia, jest to, ile czasu zajmie odzyskanie inwestycji i jak różny będzie miesięczny koszt w dłuższej perspektywie w porównaniu ze starym rozwiązaniem.
System VoIP obniży regularne rachunki telefoniczne firmy o prawie 50%. Różnica jest jeszcze bardziej znacząca, jeśli mówimy o połączeniach międzynarodowych, ponieważ usługa telefoniczna VoIP potrzebuje tylko Twojego pakietu danych, aby połączyć się z kimś za granicą.
Telefon VoIP jest niezależny od lokalizacji. Nie będzie to miało wpływu na Twój rachunek w zależności od kraju, do którego dzwonisz. Tak więc, jeśli jesteś firmą międzynarodową, powinieneś rozważyć wdrożenie usługi telefonicznej, aby usprawnić swój biznes.
Ujednolicona komunikacja
Odnosimy się do zunifikowanej komunikacji (UC) jako tych narzędzi, które umożliwiają interakcję i współpracę cyfrową wszystkich osób w firmie. Innymi słowy, usługa telefoniczna to narzędzie, które pozwoli nam ujednolicić rozmowy telefoniczne, konferencje, SMS-y, e-maile czy pocztę głosową w tej samej aplikacji.
Jest to funkcja, która przeniesie Twój biznes na wyższy poziom. Dzięki takiemu zarządzaniu całą komunikacją firmy, zarówno zewnętrzną, jak i wewnętrzną, za pomocą jednego narzędzia, możesz znacznie poprawić swoją codzienną pracę. Pracownikom będzie znacznie łatwiej komunikować się ze współpracownikiem, a firmie kontrolować wszystko, co dzieje się z ich komunikacją.
Ponadto wszelka wewnętrzna komunikacja między użytkownikami narzędzia jest bezpłatna. Niezależnie od tego, czy są to rozmowy, rozmowy wideo czy wiadomości, wszystkie są objęte usługą telefoniczną bezpłatnie.
Wreszcie będziesz mieć możliwość korzystania z aplikacji na dowolnym urządzeniu (komputerze, telefonie komórkowym, tablecie). Będziesz mógł z niego korzystać z dedykowanej aplikacji lub innych narzędzi, takich jak rozszerzenia Google Chrome.
Wzrost produktywności
Patrząc na powyższe, możemy stwierdzić, że Twoi pracownicy będą lepiej przygotowani technologicznie do wykonywania swojej pracy. Ta zmiana przekłada się na wzrost produktywności.
Każda firma ma na uwadze, jak lepiej radzić sobie ze swoimi aktywami, czyli innymi słowy, jak zrobić więcej (być bardziej produktywnym) przy takim samym wsparciu. Cóż, usługa telefoniczna jest jednym z tych narzędzi, które pomagają zwiększyć produktywność.
Komunikacja w firmie jest niezbędna do wykonywania tysięcy codziennych procesów. Dlatego uczynienie tej komunikacji (wewnętrznej i zewnętrznej) bardziej nieskomplikowaną, bardziej płynną i szybszą oznacza mniej czasu straconego na zarządzanie.
Optymalizacja wykorzystania usługi telefonicznej w firmie może przynieść firmie wiele korzyści. Będziemy musieli nauczyć naszych pracowników, jak korzystać z narzędzia, aby jak najlepiej je wykorzystać. Proces ten nie potrwa długo, ponieważ telefon VoIP jest bardzo podobny w użyciu do istniejącej technologii.
Wzrost konkurencyjności
Na dzisiejszym, wysoce konkurencyjnym rynku, aby pozostać konkurencyjnym, konieczne jest dostosowywanie się do nowych sytuacji. Dlatego wiele firm już teraz stawia na możliwość zatrudnienia najlepszych kandydatów w swojej okolicy, a jest to możliwe tylko przy pracy zdalnej.
Zdolność każdej firmy do przyciągania i zatrzymywania najlepszych talentów jest elementem różnicującym. Z tego powodu oferowanie zdalnej, elastycznej pracy w warunkach pracy poprawiających jakość życia pracownika będzie bardzo pozytywnym punktem w ich wyborze.
Wprowadzenie usługi telefonicznej w Twojej firmie zapewni Ci pożądane możliwości zatrudnienia pod względem geograficznego wyboru kandydata. Nie będziesz musiał mieć ściśle ustalonego harmonogramu; nie będziesz musiał wyznaczać obszaru, w którym będą pracować, i nie będziesz ich zmuszać do spędzenia 8 godzin przez pięć dni z rzędu w tym samym miejscu.
POTRZEBUJESZ SERWISU TELEFONICZNEGO DLA TWOJEJ AGENCJI MARKETINGOWEJ?
Można by pomyśleć, że usługa telefoniczna to usługa, która służy wyłącznie do sprzedaży klientom zewnętrznym lub odbierania połączeń, ale jest to dalekie od rzeczywistości.
Usługa telefoniczna sprawi, że Twoja firma będzie dalej rozwijać się w komunikacji. Miej wszystko pod kontrolą, aby żadne informacje nie zostały utracone po drodze i zoptymalizuj procesy.
Coraz więcej agencji marketingowych posiada w swojej działalności usługę telefoniczną, więc nie jest to już przewaga konkurencyjna, ale biznesowa konieczność.
Nie mamy wątpliwości, że Twoja agencja marketingowa musi zakupić usługę telefoniczną, więc nie wahaj się i skontaktuj się z nami, abyśmy mogli pomóc Ci w procesie adaptacji.
VoIPstudio jest znanym międzynarodowym operatorem telefonii VoIP, który dzięki swojemu bogatemu doświadczeniu oferuje doskonałą gwarancję komunikacji. Oferujemy 30-dniowy bezpłatny okres próbny, dzięki czemu możesz zobaczyć, jak usługa telefoniczna pasuje do Twojej firmy.
