Celem każdego systemu telefonicznego jest łączenie ludzi i umożliwienie im komunikacji. Przez większą część XX wieku analogowe telefony stacjonarne bardzo dobrze spełniały swoje zadanie. Jednak wraz z pojawieniem się technologii opartych na Internecie systemy te nie są już wystarczające. Potrzebujesz nowoczesnych systemów komunikacji cyfrowej dla swojej firmy w XXI wieku.
Większość osób już wie, że korzystanie z systemu telefonicznego VoIP umożliwia ogromne oszczędności w miesięcznych rachunkach. Każda usługa telefoniczna VoIP może pomóc Ci w obniżeniu kosztów. Ale najlepsze systemy telefoniczne VoIP robią coś więcej. Dzięki telefonom VoIP możesz poprawić łączność, współpracę i produktywność w całej firmie.
W jaki sposób dostawca usług VoIP dla firm może pomóc małym firmom bez naliczania wysokich cen? Odpowiedź leży w sposobie działania technologii VoIP. W przeciwieństwie do wcześniejszych central PBX nie musisz wiązać się rocznymi umowami, stałą ilością zasobów ani drogim sprzętem. Możesz uzyskać funkcje telefonu klasy korporacyjnej w rozsądnych cenach. Niezależnie od tego, czy masz jednego pracownika, czy dwa tuziny, istnieje system telefoniczny dla Ciebie.
JAK DZIAŁA VOIP?
Nie możesz się więc doczekać przejścia na nowy system telefoniczny. Chcesz zobaczyć, jak VoIP może pomóc Twojej firmie. Zanim do tego przejdziemy, musisz wiedzieć, jak działa VoIP. Telefony analogowe przesyłają sygnały głosowe przewodami miedzianymi między dwoma punktami. Im większa odległość między dwoma punktami, tym więcej będzie kosztować połączenie.
VoIP wykorzystuje Internet do kierowania połączeń. Sygnały głosowe są konwertowane na pakiety danych i przesyłane przez połączone sieci. Każdy pakiet danych może obrać inną trasę do miejsca docelowego. Są one składane i konwertowane z powrotem na dźwięk na drugim końcu. Ponieważ korzystają z istniejących sieci, odległość i lokalizacja nie mają już znaczenia.
JAKI SPRZĘT JEST POTRZEBNY DO VOIP?
Niewiele małych firm może sobie pozwolić na inwestowanie tysięcy dolarów w sprzęt i oprogramowanie. Z hostowanym VoIP, nie musisz. Możesz zacząć korzystać z hostowanej usługi VoIP już dziś, jeśli masz solidne połączenie internetowe i urządzenie komputerowe (laptop, smartfon, tablet itp.). Taka konfiguracja jest przydatna do przetestowania VoIP. Ale każda firma potrzebuje więcej funkcji od swoich systemów komunikacyjnych.
Istnieje kilka opcji, jeśli planujesz przejść na telefony VoIP. Większość firm korzysta z kombinacji telefonów fizycznych i aplikacji na telefony programowe. Jeśli masz już telefony stacjonarne, możesz dokupić przejściówki, aby podłączyć je do sieci i wykonywać połączenia VoIP. Pracownicy mogą również pobierać i instalować aplikacje na telefony programowe na urządzeniach mobilnych. W przypadku awarii telefonów stacjonarnych możesz je zastąpić telefonami VoIP.
Inną alternatywą jest zakup telefonów VoIP na samym początku. Podstawowe modele kosztują już od 200 złotych. Droższe modele wykonawcze (w tym urządzenia konferencyjne) mogą z łatwością sięgać setek złotych. Większość firm korzysta z tej opcji, ponieważ wcześniej czy później trzeba dokonać aktualizacji do telefonów VoIP. Nie można korzystać z bardziej zaawansowanych funkcji używając starszych telefonów stacjonarnych.
I to wszystko, czego potrzebujesz, aby zacząć korzystać z hostowanego VoIP! Nie musisz kupować więcej sprzętu, ponieważ usługodawca dostarczy funkcje telefonu online. Możesz przetestować najlepsze hostowane usługi VoIP przez kilka tygodni, zanim podejmiesz ostateczną decyzję.
KORZYSTANIE Z GOOGLE VOICE DLA MAŁYCH FIRM
W tym momencie wiele osób kusi się na wykorzystanie konsumenckiego poziomu Google Voice dla swojej firmy. Za niską cenę miesięczną można uzyskać wiele cennych funkcji, takich jak wizualna poczta głosowa i przekierowanie połączeń. Problem w tym, że wkrótce przerośnie Cię każda konsumencka usługa VoIP, nie tylko Google Voice. W momencie, gdy zatrudnisz kolejnego pracownika (Google Voice jest przeznaczony dla pojedynczych użytkowników), Twoja dotychczasowa konfiguracja nie będzie już dla Ciebie pracować.
Z drugiej strony możesz pociągnąć za spust już teraz i zacząć korzystać z usługi, która będzie rosła wraz z Twoją firmą przez wiele lat. Nie musisz kupować tego najlepiej ocenianego systemu telefonicznego VoIP, jeśli to więcej, niż możesz sobie na to pozwolić. Właściwa usługa telefoniczna to taka, która odpowiada Twoim potrzebom i mieści się w Twoim budżecie.
W JAKI SPOSÓB SYSTEMY TELEFONICZNE VOIP MOGĄ POPRAWIĆ ŁĄCZNOŚĆ?
Kiedy telefony stacjonarne pojawiły się po raz pierwszy, ludzie uwielbiali z nich korzystać. Możesz podnieść słuchawkę i porozmawiać z kimś oddalonym o tysiące kilometrów. Oczywiście były ograniczenia – mogło być drogo, obie osoby musiały siedzieć obok urządzenia, potrzebny był telefon od operatora itp.
W każdej nowoczesnej organizacji małej firmy pracownicy nie są już ograniczeni do fizycznej lokalizacji. Możesz mieć wiele biur w całym kraju lub na całym świecie. Niektórzy pracownicy mogą pracować z domu, z lokalizacji klientów lub często przemieszczać się między różnymi lokalizacjami. Inni – zwłaszcza handlowcy i kierownicy – muszą pracować podczas podróży. Potrzebujesz systemu, który jest ekonomiczny, elastyczny, mobilny i interoperacyjny z innymi posiadanymi systemami korporacyjnymi. Innymi słowy, potrzebujesz systemu telefonicznego, który łączy ludzi, a nie tylko fizyczne lokalizacje.
Właśnie dlatego hostowane usługi VoIP stały się tak popularne. Podobnie jak w przypadku telefonów stacjonarnych, możesz podnieść słuchawkę i zadzwonić do każdego na świecie. Ale na tym kończą się podobieństwa. Systemy telefoniczne VoIP dla małych firm eliminują lub minimalizują przeszkody utrudniające łączność — koszty, lokalizację, odległość, kable, a nawet urządzenia.
Połączenia z dowolnego miejsca do dowolnego miejsca
Zasadnicza różnica między telefonami stacjonarnymi a VoIP polega na tym, że lokalizacja nie ma już znaczenia. Nie musisz się zastanawiać, czy połączenie, które zamierzasz wykonać, jest połączeniem lokalnym, krajowym czy międzynarodowym. Twoja lokalizacja – lub lokalizacja drugiej osoby – nie ma znaczenia dla kosztów lub jakości połączenia.
Możesz zadzwonić do klienta korzystając z numeru służbowego, nawet jeśli siedzisz w domu. Twoi pracownicy mogą odbierać połączenia podczas podróży. Możesz nawet prowadzić spotkania i uczestniczyć w konferencjach bez opuszczania biurka. Twoi pracownicy nie muszą się już martwić o składanie raportów wydatków lub przekraczanie budżetu na dany miesiąc. Po przejściu na VoIP możesz wykonywać więcej połączeń i nadal otrzymywać niższe miesięczne rachunki!
Bezpłatne i niedrogie połączenia
W rzeczywistości jedyne rozróżnienie między połączeniami polega na tym, czy jest to połączenie wewnętrzne, czy zewnętrzne. Połączenia między Twoimi pracownikami – bez względu na to, gdzie się znajdują – nic Cię nie kosztują. Dobrze słyszałeś, rozmowy w Twojej sieci są całkowicie bezpłatne. Musisz płacić za połączenia międzynarodowe. Dzieje się tak, ponieważ połączenie przechodzi przez sieci PSTN na niewielką część całkowitej odległości.
Jeśli Twoja firma wykonuje dużo połączeń do danego kraju, możesz wykupić nielimitowany pakiet lub pakiety minut. To często działa taniej niż opcje pay-as-you-go.
Korzystaj z dowolnego urządzenia
Obecnie większość dorosłych ma i korzysta z wielu urządzeń w ciągu dnia. Osoba może przełączyć się z komputera stacjonarnego w biurze na smartfon w pociągu. Inni żonglują nawet kilkoma komputerami i telefonami w ciągu tygodnia. Jeśli chcesz nawiązać połączenie VoIP, możesz to zrobić z dowolnego urządzenia z połączeniem internetowym. Tak długo, jak masz zainstalowaną aplikację softphone i wprowadzasz dane swojego konta, możesz dzwonić do każdego.
Podobnie, możesz skonfigurować swoje konto, aby dzwonić na dowolne lub wszystkie urządzenia w przypadku połączeń przychodzących. Jedną z opcji jest ustawienie kolejności dla urządzeń. Na przykład najpierw dzwoni telefon stacjonarny. Jeśli nie ma odpowiedzi, następnie urządzenie przenośne, a na końcu komputer. Możesz też ustawić, że wszystkie urządzenia dzwonią w tym samym czasie, a Ty możesz odebrać to, które jest najbliżej Ciebie. Można to skonfigurować w taki sposób, że pora dnia lub wywołany identyfikator określa, które urządzenie dzwoni!
Przełączanie pomiędzy różnymi kanałami
Przez długi czas połączenia głosowe były ograniczone do systemu telefonicznego. Nie można było na przykład wysłać wiadomości głosowej do skrzynki e-mail. Nie można było wykonywać połączeń telefonicznych z przeglądarki. Jeśli klient chce zadzwonić do Twojej firmy, musi zanotować Twój numer ze strony internetowej. Następnie musi użyć telefonu stacjonarnego lub komórkowego, aby do Ciebie zadzwonić.
Dzięki VoIP rozróżnienie między kanałami jest praktycznie wyeliminowane. Możesz wysyłać wiadomości głosowe do swojej skrzynki pocztowej. Możesz nawet wysyłać faksy poprzez swoją pocztę elektroniczną! Twoi klienci mogą zadzwonić do Twojej firmy klikając na numer w swojej przeglądarce internetowej.
Pracownicy mogą ustawić informacje o obecności (dostępny, zajęty, na spotkaniu itp.), aby inni nie przeszkadzali im w wykonywaniu ważnych zadań. Możesz wysłać wiadomość tekstową, komunikator lub e-mail za pomocą jednej aplikacji, zamiast męczyć się z wieloma aplikacjami.
Jak widać, systemy telefoniczne VoIP poprawiają łączność na wiele sposobów. Nie musisz myśleć o kosztach połączeń, lokalizacji, odległości, a nawet o tym, jakiego urządzenia użyć. Po prostu podnosisz słuchawkę i dzwonisz do kogoś. Otrzymają wiadomość bez względu na to, gdzie się znajdują. Na co więc czekasz? Skontaktuj się z VoIPstudio i zacznij korzystać z najlepszego systemu telefonicznego dla małych firm już dziś!
