Był czas, kiedy posiadanie telefonu stacjonarnego i związanego z nim numeru było standardem w każdej firmie. Jednak w 2021 r. organizacje pozbywają się telefonów stacjonarnych i wykorzystują nowoczesne systemy technologii internetowych do swoich potrzeb komunikacyjnych. Jedną z zalet korzystania z usługi telefonicznej VoIP jest to, że można uzyskać numer telefonu służbowego bez konieczności kupowania telefonu stacjonarnego.
Jednak sporo firm utrzymuje telefony stacjonarne z kilku powodów. Mogą posiadać system alarmowy lub inne technologie korporacyjne, które opierają się na telefonach stacjonarnych. Mogą preferować prywatność i bezpieczeństwo linii stacjonarnych, a nawet potrzebować ich, aby zachować zgodność z przepisami.
Dlaczego warto przekazywać połączenia?
Niezależnie od tego, czy masz telefon stacjonarny, czy nie, większość firm musi skonfigurować przekierowanie połączeń w określonych sytuacjach:
Kiedy pracownicy są poza biurem
Niewiele firm stosuje tradycyjny model, w którym każdy przychodzi do pracy o 9, zostaje do 5, a potem wraca do domu. Większość firm posiada sprzedawców i agentów, którzy często są w drodze a także wielu innych pracowników, którzy częściowo lub całkowicie pracują zdalnie.
Nawet w biurach, które wymagają codziennego przychodzenia do pracy, niedawna pandemia zmusiła większość pracowników do pracy w domu. Jak więc odbierać połączenia biznesowe, gdy nie możesz odebrać telefonu stacjonarnego? Odpowiedzią jest przekazywanie połączeń.
Przekazywanie połączeń jest przydatne w przypadku zespołów sprzedaży, obsługi klienta lub wsparcia technicznego. Dzwoniący klienci nie chcą rozmawiać z konkretną osobą. Chcą porozmawiać z pracownikiem działu, który może pomóc. Jeśli co najmniej jeden z Twoich pracowników jest na urlopie lub z innego powodu nie ma go w biurze przekierowanie połączeń może okazać się pomocne. Zamiast kierować klientów do poczty głosowej możesz przekazywać połączenia do innej osoby, która pomoże klientowi.
Gdy pracownicy posiadają wiele urządzeń
W ostatnich latach organizacje uświadomiły sobie potrzebę posiadania przez pracowników wielu urządzeń. Przeciętny pracownik biurowy może mieć komputer stacjonarny w pracy, laptop w podróży, telefon stacjonarny z numerem służbowym i osobiste urządzenie mobilne, którego używa do odbierania połączeń biznesowych lub kombinację powyższych. Kiedy więc odbierają połączenie, muszą mieć możliwość odebrania go na najbliższym dostępnym urządzeniu zamiast biegać do telefonu. Chociaż nie pasuje to do technicznej definicji przekierowywania połączeń, nadal potrzebujesz sposobu na przekazywanie połączeń do konkretnego urządzenia.
Istnieje wiele sposobów przekazywania połączeń z telefonu biurowego. To, który wybierzesz, będzie zależeć od wielkości Twojej firmy, systemu komunikacji, kosztu jej skonfigurowania i potrzebnych funkcji.
Przekieruj połączenia z telefonu stacjonarnego na telefon komórkowy
Najprostszą opcją skonfigurowania przekierowania połączeń jest użycie kodu, zwykle * 72 lub * 92. Umożliwia automatyczne przekierowanie połączeń na numer, który wcześniej dodałeś do systemu. To szybkie, łatwe, a co najważniejsze, jest bezpłatne. Nie ma żadnych skomplikowanych ustawień i jest to automatyczne, więc możesz mieć pewność, że zadziała.
Są jednak wady. Musisz ręcznie wyłączyć przekazywanie połączeń. Gdy o tym zapomnisz telefony służbowe będą Ci przeszkadzać w weekendy lub na wakacjach. Ta opcja jest odpowiednia dla firm jednoosobowych , ale z chwilą dodania kolejnego członka personelu ta opcja przestanie działać.
Aplikacje do przekierowywania połączeń
Istnieje wiele aplikacji, które umożliwiają przekierowywanie połączeń z telefonu biurowego. Po raz kolejny są łatwe w konfiguracji i obsłudze. Możesz przełączać przekazywanie połączeń dla wszystkich numerów lub wybranych za pomocą szybkich skrótów.
Są jednak kierowane do użytkowników prywatnych i małych przedsiębiorstw. Nie otrzymujesz gwarancji serwisowych, dedykowanego wsparcia ani żadnych innych funkcji biznesowych. Niestety są one również ograniczone pod względem platformy. Nie znajdziesz wielu aplikacji, które będą działać na laptopach z systemem Windows, smartfonach takich jak Android i iOS, a także Linux / Mac itp.
Przekierowanie połączeń biznesowych
Jeśli jesteś właścicielem małej lub średniej firmy lub nią zarządzasz, warto zapoznać się z firmowymi aplikacjami lub usługami do przekierowywania połączeń . Usługi te są przeznaczone dla segmentu korporacyjnego i oferują podstawowe funkcje biznesowe. Na przykład, jeśli nadal korzystasz z tradycyjnego systemu PBX i linii stacjonarnych, Twój operator zaoferuje funkcje przekierowania połączeń w pakiecie podstawowym lub jako dodatek. Umożliwi to dokładniejszą kontrolę nad funkcją np. kiedy, jak, a nawet kto może z niej korzystać.
Spójrzmy prawdzie w oczy, większość firm nie korzysta już z tradycyjnego telefonu stacjonarnego. Zdecydowana większość przeszła na usługi VoIP za pośrednictwem dedykowanego dostawcy lub przy użyciu własnej konfiguracji lokalnej. Jakiego rodzaju przekierowań można używać z VoIP?
Przekazywanie połączeń VoIP
Podstawowe przekierowanie połączeń działa tak, jak można by oczekiwać w usługach VoIP. Możesz włączyć lub wyłączyć tę funkcję zdalnie i jest ona łatwa w użyciu. Jednak przekierowanie połączeń VoIP zapewnia precyzyjną kontrolę za pomocą zasad i harmonogramów.
Przekazywanie połączeń i SMS-ów
Podstawowe przekierowanie połączeń działa tak, jak można by oczekiwać w usługach VoIP. Możesz włączyć lub wyłączyć tę funkcję zdalnie i jest ona łatwa w użyciu. Jednak przekierowanie połączeń VoIP zapewnia precyzyjną kontrolę za pomocą zasad i harmonogramów.
Na przykład możesz przekazywać wszystkie połączenia lub tylko wybrane z określonego numeru kierunkowego. Połączenia można przekazywać tylko wtedy, gdy linia jest zajęta lub gdy telefon jest w trybie “Nie przeszkadzać”. Dodatkowo możesz ustawić przekazywanie połączeń tylko wtedy, gdy nie ma odpowiedzi, gdy numer wewnętrzny jest nieosiągalny lub poza określonymi godzinami pracy
Możesz przekazywać połączenia na urządzenie mobilne, numery bezpłatne, a nawet numery międzynarodowe. Chcesz również przekazywać wiadomości tekstowe? To też jest możliwe! Zwykle istnieje limit liczby numerów, na które można przekazywać połączenia , na przykład 10 lub 15. Jednak niewiele organizacji potrzebuje więcej opcji niż to .
Kolejki ACD
Jest to specyficzny rodzaj przekierowania połączeń, który jest idealny dla zespołów takich jak:
- Sprzedaż
- Pomoc techniczna
- Obsługa klienta
Jest to dobre w sytuacjach, w których klienci proszą o pomoc w jakiejś sprawie. Tak naprawdę nie obchodzi ich, z kim rozmawiają, o ile osoba im pomaga. Zamiast korzystać z przekierowania połączeń, możesz skorzystać z wbudowanych funkcji Kolejki automatycznej dystrybucji połączeń (ACD) . Menedżerowie mogą włączyć ustawienia, aby połączenia trafiały do następnego dostępnego agenta zgodnie z wcześniej ustalonymi regułami.
Ta funkcja umożliwia Twojej firmie natychmiastowe odbieranie wszystkich połączeń bez przełączania klienta na pocztę głosową lub oczekiwania, że oddzwoni. Pomaga oferować stałą obsługę nawet wtedy, gdy pracownicy robią sobie przerwę, wyjeżdżają na wakacje itp. bo zawsze jest ktoś, kto odbiera telefony.
Grupa wielu urządzeń
Ta funkcja jest skierowana bardziej do osób, które:
- Żonglowanie wieloma urządzeniami w pracy
- Praca z różnych lokalizacji w ciągu dnia lub tygodnia
- Praca w domu w niepełnym lub pełnym wymiarze godzin
- Często podróżujesz, ale nadal musisz utrzymywać kontakt z klientami
Jest to przeciwieństwo kolejek ACD, w których dzwoniący nie szuka konkretnej osoby w firmie. Tutaj klienci są prawie zawsze zainteresowani rozmową z konkretną osobą, taką jak przedstawiciel konta, menedżer lub kierownik w sprawie transakcji biznesowych. Jeśli chcą porozmawiać z menedżerem A, nie chcą zamiast tego pozyskiwać menedżera B.
Grupa wielu urządzeń pozwala użytkownikom dodać kilka urządzeń do ich numeru służbowego . Następnie mogą ustalić zasady, w jaki sposób i kiedy każde połączenie powinno dzwonić do urządzeń. Jedną z opcji jest ustawienie go tak, aby każde połączenie dzwoniło jednocześnie na wszystkich podłączonych urządzeniach. Jest to przydatne w sytuacjach, w których użytkownik nie wie, gdzie będzie lub z jakiego urządzenia będzie korzystał najbliżej.
Inną opcją jest ustawienie połączeń przychodzących tak, aby dzwoniły kolejno na każdym urządzeniu i przestawały, gdy użytkownik odbierze połączenie. Ta opcja przydaje się, gdy użytkownik ma priorytet dla określonych urządzeń. Możesz chcieć, aby połączenia przychodzące najpierw dzwoniły na osobisty telefon komórkowy, potem na telefon biurowy, a potem na laptopa.
Najlepszą częścią przekazywania połączeń VoIP jest to, że chociaż może wyglądać na złożoną, ta funkcja jest łatwa w konfiguracji i obsłudze. Możesz ją włączyć lub wyłączyć zdalnie, zmieniać ustawienia, a nawet uzyskać dostęp do pulpitu nawigacyjnego podczas podróży. Możesz ograniczyć ogólną kontrolę tylko do administratorów, jednocześnie umożliwiając użytkownikom zmianę ustawień osobistych.
Jeśli korzystasz już z hostowanej usługi VoIP lub rozważasz zmianę, zapoznaj się z funkcjami przekazywania połączeń. Niektórzy operatorzy oferują podstawowe przekierowywanie połączeń na wiele urządzeń w ramach planu podstawowego. Inni mogą oferować to jako dodatek premium. Niezależnie od opcji cenowych przekierowanie połączeń może pomóc Twojej firmie zapewnić doskonałą obsługę klienta.
