Jak prawidłowo skonfigurować system telefoniczny

VoIP staje się powoli coraz bardziej popularny. Niektórzy w ogóle nie pamiętają korzystania z telefonu stacjonarnego! Firmy początkowo powoli opierały się zmianoms ale w ciągu ostatniej dekady również przeszły na VoIP. Właściwa konfiguracja VoIP przetrwa lata i pozwoli zaoszczędzić sporo pieniędzy Twojej firmie.

Aby maksymalnie wykorzystać VoIP, musisz wiedzieć, jak go skonfigurować. Systemy telefonii biznesowej VoIP są stosunkowo proste w porównaniu z konfiguracjami telefonii stacjonarnej. Jednak powinieneś wiedzieć, czego chcesz od swojej konfiguracji VoIP. Pamiętaj, że każdy system VoIP jest unikalny dla jego użytkowników.

1.Do zrobienia przed konfiguracją VoIP

Skuteczny system VoIP wymaga planowania i przemyślenia. W przypadku użytkownika domowego konfiguracja VoIP zajmuje kilka minut. Wszystko, co musisz zrobić, to podłączyć telefon VoIP i/lub skrzynkę aby acząć dzwonić. Jak można sobie wyobrazić, jest to nieco bardziej złożone w przypadku przedsiębiorstw.

1. Z którego dostawcy usług powinieneś skorzystać?

Istnieją setki dostawców usług VoIP. Decyzja o wyborze dostawcy usług VoIP to osobny temat sam w sobie. Zależy to od kilku czynników, w tym:

• Twój budżet
• Liczba i rodzaj potrzebnych funkcji

• Dorobek i doświadczenie sprzedawcy

2. Konfiguracja VoIP — usługi hostowane czy lokalny protokół SIP?

Chociaż obie implementacje opierają się na technologii VoIP, każda ma swoje wady i zalety. Przez długi czas uważano, że usługi hostowane to najlepszy wybór dla małych i średnich firm. Większe organizacje natomiast powinny inwestować i wprowadzać swoje wdrożenia SIP.

Ten trend jednak się zmienia. Większe korporacje decydują się na usługi hostowane, aby zminimalizować konserwację. Mniejsze firmy decydują się na inwestycje w swoje instalacje SIP ze względów długoterminowych. Najskuteczniejszym sposobem na podjęcie decyzji jest rozważenie, która opcja najlepiej sprawdzi się w przypadku wymagań biznesowych i użytkowników.

Jeśli jest to Twoja pierwsza wyprawa do świata systemów telefonicznych VoIP, najlepszym rozwiązaniem są usługi hostowane.

4. Przygotuj sieć przed konfiguracją VoIP

Główna różnica między telefonami stacjonarnymi VoIP a analogowymi polega na tym, że te pierwsze korzystają z sieci transmisji danych. Wszystkie połączenia głosowe będą przekierowywane przez sieć biurową i Internet. Oznacza to, że szybkość Internetu i przepustowość sieci odgrywają ważną rolę w konfiguracji VoIP. Rozważ następujące pytania:

• Czy prędkość Twojego Internetu może obsługiwać połączenia VoIP?
• Czy masz wystarczającą, dodatkową przepustowość dla dodatkowego ruchu?

• Czy Twój sprzęt sieciowy – routery, przełączniki, modemy itp. – jest gotowy na VoIP?
• Czy masz najnowsze oprogramowanie układowe, poprawki, aktualizacje zabezpieczeń dla swojego sprzętu?
• Czy masz opcje tworzenia kopii zapasowych danych i zasilania?

Jeśli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań brzmi „nie”, musisz zaradzić tej sytuacji przed skonfigurowaniem VoIP.

5. Zdecyduj się na rodzaje telefonów VoIP.

Każdy system VoIP będzie wymagał telefonów, aby użytkownicy mogli wykonywać połączenia. Na szczęście VoIP oferuje mnóstwo opcji. Możesz używać aplikacji softphone na istniejącym sprzęcie, takim jak urządzenia mobilne i komputery. Możesz też kupić dedykowane telefony stacjonarne dla wybranych pracowników. Wiele firm docenia wygodę telefonów konferencyjnych do rozmów grupowych i spotkań. Możesz również potrzebować akcesoriów VoIP, takich jak zestawy słuchawkowe lub adaptery.

2.Jak prawidłowo skonfigurować VoIP

Jeśli zdecydujesz się na hostowane usługi VoIP, nie ma zbyt wiele konfiguracji technicznej. Jeśli telefony VoIP obsługują automatyczne przydzielanie, wystarczy je podłączyć. Rzeczywisty problem polega na tym, jak skonfigurować różne funkcje, aby najlepiej odpowiadały potrzebom pracowników i klientów.

Ogólnie rzecz biorąc, konfiguracja VoIP wpływa na postrzeganie firmy przez klientów. Czy chcesz, aby myśleli, że jesteś dużą i stabilną korporacją lub małą firmą oferującą spersonalizowane usługi?

6.Nagrywanie rozmów

7.Nagrywanie rozmów

Czy kiedykolwiek dzwoniłeś do dużej firmy i nie słyszałeś znajomego „ta rozmowa zostanie nagrana w celu zapewnienia jakości?” Jednak wielu klientów nie lubi, gdy ich rozmowy są nagrywane. Dlatego możesz chcieć tego uniknąć, chyba że masz przekonujący powód (przepisy, przyjmowanie zamówień itp.). Zanim włączysz nagrywanie rozmów, upewnij się, że przestrzegasz przepisów stanowych/federalnych.

Menu otwierające

Menu otwierające jest ważną częścią konfiguracji VoIP. Ile opcji chcesz dać dzwoniącym? Chcesz, aby Twoi klienci mogli wybierać konkretne działy, a nawet osoby? Im więcej opcji podasz, tym lepiej możesz zarządzać połączeniami. Jednak zwiększa to również szansę, że klient się rozłączy, ponieważ jest sfrustrowany. Staraj się, aby drzewo telefonów było proste i zawsze miej możliwość bezpośredniego porozmawiania z osobą dzwoniącą.

Zarządzanie połączeniami

Praktycznie nie ma firmy, która mogłaby sobie pozwolić na odebranie wszystkich połączeń w ciągu 30 sekund lub mniej. Wcześniej czy później musisz zawiesić rozmówców lub kazać im czekać. Oznacza to, że musisz zdecydować, jak będziesz zarządzać swoimi połączeniami. Niektóre aspekty, które należy wziąć pod uwagę, obejmują:

• Dlaczego większość klientów dzwoni do Twojej firmy? Masz osobną opcję dla zapytań podstawowych (informacje o koncie, status zamówienia itp.), które nie wymagają pracownika.
• Czy niektóre prośby powinny trafić do działu, grupy lub osoby prywatnej?

• Jeśli ktoś nie odbierze połączenia, czy powinno ono trafić do poczty głosowej, do skrzynki odbiorczej grupy, czy do czegoś zupełnie innego?
• Czy zauważyłeś wzorce ruchu w ciągu dnia lub tygodnia? Zdecyduj, jak obsłużyć zwiększone zapotrzebowanie w godzinach szczytu.

Czy chcesz zachować telefon stacjonarny?

Wiele konfiguracji VoIP ma gdzieś telefon stacjonarny. Dzieje się tak, ponieważ Twój telefon stacjonarny może być podłączony do innych systemów, takich jak alarmy bezpieczeństwa, systemy drzwi automatycznych itp. Możesz też polegać na faksowaniu, a Twój dostawca nie oferuje opcji faksu cyfrowego. Niektóre firmy wykorzystują nawet telefony stacjonarne jako opcję zapasową, jeśli telefony VoIP ulegną awarii.

Skonfiguruj QoS

Żaden przewodnik na temat konfiguracji VoIP nie jest kompletny bez odniesienia się do koncepcji jakości usług. QoS to najlepszy sposób na zapewnienie jakości dźwięku. Pozwala zarezerwować przepustowość sieci dla połączeń głosowych.

Twój router robi to, oznaczając pakiety audio i nadając im priorytety w przypadku wąskich gardeł w ruchu. Oznacza to, że Twoje połączenia będą realizowane nawet w przypadku dużego obciążenia sieci (pobieranie plików lub inna aktywność).

Niektóre routery umożliwiają także ręczne nadawanie priorytetów określonym aplikacjom. Dzięki temu możesz upewnić się, że aplikacje na telefony programowe mają wyższy priorytet niż jakakolwiek inna aplikacja w sieci.

Zdecyduj, jak obsługiwać połączenia grupowe na spotkania

Czy posiadasz sale konferencyjne na wirtualne spotkania? Wiele organizacji korzysta z połączeń grupowych VoIP — z wideo lub bez — w celu zastąpienia spotkań osobistych. Oszczędza to zarówno czas, jak i pieniądze. Powinieneś być jednak przygotowany i posiadać odpowiedni sprzęt i infrastrukturę.

W zależności od wielkości sali i liczby uczestników warto zainwestować w dedykowane modele konferencyjne. Te urządzenia mają wiele głośników i/lub mikrofonów. Dzięki konfiguracji VoIP możesz nawet prowadzić szkolenia i seminaria!

3.Przetestuj swój system VoIP

Konfiguracja systemu telefonicznego VoIP nie kończy się na konfiguracji. Musisz upewnić się, że Twój system działa w warunkach rzeczywistych. Przed uruchomieniem przetestuj cały system tak dokładnie, jak to możliwe. Możesz nawet zasymulować sytuację awaryjną (brak zasilania lub Internetu) i sprawdzić, czy nadal możesz wykonywać połączenia. Czy Twój dostawca może automatycznie przekierować połączenia do Twoich opcji zapasowych? Jak szybko możesz skontaktować się z ich pomocą techniczną w celu rozwiązywania problemów?

Oznacza to wykonywanie różnych typów połączeń i upewnianie się, że są one wykonywane poprawnie. Poproś niewielką grupę użytkowników o wykonanie połączeń testowych z różnych urządzeń i lokalizacji. Monitoruj te połączenia i zbieraj informacje o jakości dźwięku, hałasie w tle, łatwości obsługi itp.

Czasami ta faza testowania ujawni, że musisz przeszkolić użytkowników w nowym systemie. Większość sprzedawców oferuje przewodniki pomocy i podręczniki, z których możesz skorzystać. Edukuj swoich użytkowników w kluczowych aspektach, takich jak między innymi bezpieczeństwo, hasła i funkcje konfiguracyjne.

Skorzystaj z powyższych wskazówek, aby pomyślnie skonfigurować VoIP. Zadzwoń do nas już dziś, aby przekonać się, jak łatwo zacząć!