Jest kilka słów, które stały się synonimem pandemii 2020 – kwarantanna, dystans społeczny, lockdown, praca z domu i wirtualne spotkania, by wymienić tylko kilka przykładów. Wirtualne spotkania nie są nowością w świecie biznesu, ale pandemia przekształciła je w podstawowe narzędzie dla milionów pracowników na całym świecie.
Jeszcze przed 2020 r. wirtualne spotkania były powszechnie używane w międzynarodowych zespołach, pracownikach zdalnych i wewnątrzfirmowych procesach biznesowych. Ale ponieważ wielu z nas pracuje w domu zamiast w biurze, wirtualne spotkania zastąpiły prawie każdą interakcję, jaką mieliśmy ze współpracownikami i szefami.
Dziś firmy używają wirtualnych spotkań do wszystkiego, od prezentacji sprzedażowych, dyskusji nad projektami, sesji burzy mózgów, a nawet happy hour. Niestety nie oznacza to, że wszystkie te wirtualne spotkania są udane lub efektywne. Podobnie jak spotkania osobiste, spotkania wirtualne mogą być fantastycznym źródłem do załatwienia spraw. Albo popaść w frustrujący bałagan, na który nikt nie zwraca uwagi.
RÓŻNICA MIĘDZY SPOTKANIAMI OSOBISTYMI A WIRTUALNYMI
Największym powodem, dla którego wirtualne spotkania są często nudne, mdłe lub po prostu denerwujące, jest to, że ludzie zapominają, że to zupełnie inna gra. Nie możesz zastosować reguł rządzących regularnymi spotkaniami i wykorzystać ich do prowadzenia efektywnego wirtualnego. Jasne, że są podobieństwa, ale to zupełnie inne bestie.
Większość wirtualnych spotkań obejmuje wideo, które łudzi menedżerów do założenia, że wszystko będzie działać tak samo, jak spotkania osobiste. Ale przekonasz się, że to wcale nie jest prawda.
Komunikowanie się to coś więcej niż tylko rozmowa i słuchanie. Obejmuje to również sygnały mimiczne, język ciała, ton głosu itp. I chociaż wirtualne spotkania z wideo dostarczają pewnych niuansów, często trudno jest ocenić czyjąś odpowiedź lub zebrać szczere opinie.
NIEBEZPIECZEŃSTWA WIRTUALNYCH SPOTKAŃ
Wiele osób postrzega wirtualne spotkania – nawet te z wideo – jako szansę na wielozadaniowość lub załatwienie innych rzeczy. Organizatorzy spotkań są zwykle nieprzygotowani i przytłoczeni. Zobaczysz naprzemienne okresy ciszy lub wszyscy będą mówić jednocześnie. Łatwo też 1 lub 2 osobom być głośnym i zdominować spotkanie, kosztem innych uczestników.
Dodaj do tego, że niektórzy lub wszyscy uczestnicy mogą napotkać problemy techniczne, które mogą wykoleić spotkanie jeszcze przed jego rozpoczęciem. Nawet jeśli nalegasz na spotkania wyłącznie wideo, okoliczności mogą na to nie pozwolić. Musisz pomieścić ludzi, którzy podróżują lub tych, którzy mają mniej niż stabilne połączenia internetowe. Ponieważ większość ludzi nadal pracuje w domu, rozpraszaczy jest również bez liku. Od dzieci po zwierzęta domowe i hałaśliwych współlokatorów, skupienie się na wirtualnym spotkaniu może być dość trudne.
ZALETY WIRTUALNYCH SPOTKAŃ
Z drugiej strony dobrze zorganizowane spotkanie wirtualne może zdziałać cuda. Skupia ludzi, którzy mogą nie być w stanie spotkać się inaczej. Jeśli masz zespoły pracujące zdalnie lub ludzie mieszkają w różnych strefach czasowych/krajach, wirtualne spotkania pozwalają zaoszczędzić dużo czasu i wydatków. Mostek konferencyjny nie jest dobrym substytutem wirtualnego spotkania z wideo, agendą i podekscytowanymi uczestnikami.
Spotkania wirtualne umożliwiają firmie częstsze odbywanie spotkań i rozwiązywanie problemów, zanim staną się one nie do pokonania. To także okazja, by spotkać się z kolegami pod koniec tygodnia i towarzysko, coś, czego zwykle nie robisz, gdy wszyscy pracują w domu. Dzięki wirtualnym spotkaniom możesz nawet prowadzić programy szkoleniowe, seminaria i inne możliwości nauki.
JAK PRZEPROWADZIĆ EFEKTYWNE WIRTUALNE SPOTKANIE?
Biorąc to wszystko pod uwagę, dzięki odpowiednim narzędziom i planowaniu, możesz czerpać korzyści z wirtualnych spotkań bez żadnych problemów. Oto 4 najważniejsze wskazówki, które pomogą Ci poprowadzić skuteczne wirtualne spotkanie:
1. Zdobądź odpowiednią technologię
Nie da się tego obejść – nie można zorganizować wirtualnego spotkania bez odpowiedniej technologii. Najlepsze jest to, że istnieje tak wiele opcji, że z pewnością znajdziesz taką, która pasuje do Twojej firmy. Dostępne są bezpłatne opcje, takie jak Zoom i Skype, jeśli nie masz budżetu na narzędzia dla przedsiębiorstw. Większe korporacje zwykle używają Webex lub GoToMeeting, które można skalować, aby pomieścić dziesiątki, a nawet setki uczestników jednocześnie.
W rzeczywistości nie potrzebujesz nawet osobnej platformy do prowadzenia wirtualnych spotkań. Jeśli masz już hostowany system VoIP dla swoich telefonów, możesz w każdej chwili prowadzić wirtualne spotkania z wideo. Pakiety ujednoliconej komunikacji, które działają w technologii VoIP, integrują wideo, dzięki czemu można organizować wirtualne spotkania bez konieczności pobierania kolejnej aplikacji lub płacenia za oddzielne licencje.
Być może największą wskazówką techniczną jest naleganie na używanie wideo tak często, jak to tylko możliwe. Oczywiście chcesz pozwolić na nieoczekiwane zmiany, ale wirtualne spotkanie bez wideo ma mniejsze szanse na produktywność i skuteczność. Zwiększ szanse na prowadzenie efektywnego spotkania, korzystając również z wideo. Zbliżaj wszystkich do siebie tak blisko, jak to tylko możliwe, bez przebywania w tym samym pomieszczeniu.
Pamiętaj jednak, aby sprawdzić, czy wybrana platforma odpowiada Twoim potrzebom. Musisz wziąć pod uwagę następujące kwestie:
- Aplikacja powinna dobrze obsługiwać wielu uczestników.
- Możliwość dołączenia przez uczestników, rezygnacji i ponownego dołączenia w razie potrzeby.
- Uczestnicy mogą dołączać tylko za pomocą wideo, audio lub przełączać się między tymi opcjami.
- Wszyscy uczestnicy mogą pobrać aplikację i korzystać z niej, zwłaszcza jeśli musi do niej dołączyć osoba spoza organizacji.
- Czy możesz udostępnić ekran innym? Czy jesteś w stanie wyciszyć uczestników, jeśli ktoś ma na końcu rozpraszające dźwięki?.
- Zezwalaj członkom zespołu na dołączanie za pomocą łącza, mostka konferencyjnego lub unikalnego kodu sesji.
- Organizatorzy spotkań mogą planować spotkania z wyprzedzeniem lub ustalać je ad hoc.
2. Ustal cele i oczekiwania na spotkanie
Spotkanie wirtualne może być cyklicznym cotygodniowym sprawdzeniem dla zespołów, sesją burzy mózgów w celu znalezienia nowych pomysłów, happy hour na spotkania towarzyskie lub zebranie wszystkich razem na ważną aktualizację projektu. Każdy rodzaj spotkania będzie różnił się celami, oczekiwaniami i wnioskami. Określ również długość spotkania co pozwoli każdemu zaplanować wokół niego swój harmonogram.
Na przykład, możesz ustawić cotygodniową happy hour na spotkania towarzyskie dla swojego zespołu. Może to być tylko 30-minutowa rozmowa, w której wszyscy wyładują się i spotkają kolegów twarzą w twarz w celu interakcji społecznej. Uczestnictwo jest często dobrowolne, a spotkania te są zazwyczaj nieformalne i zrelaksowane.
Jeśli prowadzisz wirtualne spotkanie dla dużego projektu, takie zrelaksowane podejście nie zadziała. Musisz zaplanować dogodny dla wszystkich czas na spotkanie, ustalić agendę, upewnić się, że wszyscy wezmą udział i upewnić się, że dojdziesz do satysfakcjonującego wniosku. Takie spotkanie będzie bardziej formalne i zorganizowane, aby każdy mógł wrócić do pracy lub rozpocząć przydzielone mu zadania.
3. Dobrze się przygotuj
Jakiekolwiek byłyby cele wirtualnego spotkania, powinieneś się dobrze przygotować. Przetestuj wybraną technologię — niezależnie od tego, czy jest to opcja bezpłatna, czy sprawdzone narzędzie dla przedsiębiorstw, na którym zawsze polegasz. Poproś wszystkich, aby zalogowali się co najmniej 5 minut przed czasem, aby przetestować swój sprzęt (sprzęt i mikrofon). W ten sposób nie tracisz cennego czasu na spotkanie.
Zastanów się, co chcesz osiągnąć i jakich narzędzi potrzebujesz, aby to zrobić. Czy prosisz uczestników o pomysły? Możesz pomyśleć o narzędziu do odpytywania lub aplikacji, która działa jak wirtualna tablica. Czy zamierzasz zaprezentować aktualizacje lub wyniki projektu? Pamiętaj, aby wcześniej wysłać plik PDF lub prezentację, aby móc przedyskutować pomysły podczas spotkania. Po co marnować czas spotkania na zapoznawanie się z notatkami lub slajdami, które mogą później przeczytać?
4. Podstawowe zasady
Każde wirtualne spotkanie jest inne, więc ustal podstawowe zasady dla wszystkich. Jak planujesz poprowadzić spotkanie? Przygotuj się na lodołamacze, zwłaszcza jeśli wszyscy uczestnicy się nie znają. Czy wszyscy będą aktywnie uczestniczyć, czy kilka osób będzie obecnych, podczas gdy inni będą słuchać i oglądać?
Nie polegaj na tym, że ludzie spontanicznie zabierają głos lub uczestniczą w spotkaniu. Często moderator prosi wszystkich o przedstawienie się, ale nikt nie wie, jak zacząć. Po kilku minutach ciszy wiele osób zacznie mówić jednocześnie.
Zamiast tego spróbuj powiedzieć coś w stylu „Bob, czy chciałbyś się przedstawić?” lub „Tina i Chris, czy masz coś do powiedzenia na temat tej aktualizacji?” Kluczem jest skierowanie pytań do konkretnej osoby. Eliminuje to nieporozumienia dotyczące tego, kto powinien się odezwać. Pozwala również wszystkim uczestnikom wiedzieć, kto w tej chwili mówi.
Czy chcesz zarezerwować ostatnie 15 minut spotkania na opinie, pytania i dyskusję? Poinformuj wszystkich z góry, aby nie czuli się zmuszeni do przerywania mówcom pytaniami.
Ustal podstawowe zasady rozwiązywania konfliktów, odpowiadania na wątpliwości i pytania ogólne. Możesz czuć, że trudne tematy powinny czekać na osobiste spotkania, ale niekoniecznie jest to prawda. Zawsze możesz rozwiązać każdą sytuację, nawet na wirtualnym spotkaniu. W razie potrzeby możesz zaplanować osobne spotkanie jeden na jednego z mniejszą liczbą uczestników.
Zarejestruj się na bezpłatną wersję próbną i ulepsz swoje wirtualne spotkania z VoIPstudio.
