W tym momencie nie ma wątpliwości, że VoIP to przyszłość komunikacji głosowej. Mimo że niektóre firmy nadal korzystają z sieci PSTN, nie będzie to trwało zbyt długo. Operatorzy telefoniczni w wielu krajach na całym świecie dyskutowali już o zakończeniu obsługi PSTN w ciągu następnej dekady. Dlaczego więc tak wiele osób nadal sprzeciwia się usługom telefonicznym VoIP?
VoIP to technologia cyfrowa, która oferuje znacznie więcej przydatnych funkcji, które są lepiej dostosowane do współczesnego świata biznesu niż analogowe telefony stacjonarne. Dodatkowo VoIP znacząco obniża również koszt systemów telefonicznych dla przedsiębiorstw.
Jednocześnie nie oznacza to, że nie ma żadnych wad.
Po pierwsze, do działania potrzebuje internetu i zasilania. Musisz więc mieć więc pewność, że telefony nie pozostaną bez prądu czy sieci. Czasami również klienci nie są pewni, jak włączyć określoną funkcję w swoich systemach VoIP.Dlatego wahają się przed zmianami.
Po co blokować połączenia VoIP?
Jedną z takich funkcji jest blokowanie połączeń VoIP. W Internecie można znaleźć wiele informacji na temat kierowania połączeń i skutecznego zarządzania nimi w firmie. Nie ma jednak zbyt wielu informacji na temat skutecznego zwalczania spamu VoIP.
Wszyscy znamy niechciane połączenia. Jako pracownicy nie ma nic bardziej irytującego niż wielokrotne przerywanie pracy w ciągu dnia. Ale właśnie tak dzieje się w większości z firm w typowy dzień.Niechciane połączenia to wszystko, od oszustów po pozbawionych skrupułów telemarketerów.
Największym powodem, dla którego chcesz blokować połączenia VoIP – w szczególności niechciane – jest wyeliminowanie straty czasu. Jeśli posiadasz zespół sprzedaży lub pomocy, spamerzy nie powinni obciążać linii telefonicznych. Chcesz, aby Twoi klienci mogli do Ciebie dotrzeć. Ale jeśli znaczna część Twoich połączeń to spam, marnujesz czas.
Twoi pracownicy nie mogą wykonywać swojej pracy. Klienci nie mogą się z Tobą skontaktować w celu uzyskania pomocy lub zapytań dotyczących sprzedaży, a Twoi partnerzy nie mogą sfinalizować transakcji. Podsumowując, jest to bezproduktywne zadanie dla wszystkich zaangażowanych.
Poprawa produktywności
Przerwy w niechcianych połączeniach powodują więcej niż tylko stratę czasu. Załóżmy, że Twoi pracownicy byli w trakcie ważnego zadania lub spotkania. Rozłączenie się z niechcianym rozmówcą zajmuje tylko kilka sekund lub minutę. Ale przerwa może zakłócić ich skupienie lub koncentrację. Wyobraź sobie, że dzieje się to kilka razy dziennie, każdego dnia. W dłuższej perspektywie przerwy te mogą Cię kosztować utratą produktywności. Im większa firma, tym większa strata.
Typy niechcianych połączeń
Telemarketerzy
Telemarketerzy należą do grupy firm, które próbują sprzedawać produkty i usługi przez telefon. Różnią się od zwykłych firm, które próbują się z Tobą skontaktować. Dlaczego? W większości przypadków telemarketerzy nie mają z Tobą żadnych powiązań. Oznacza to, że nigdy niczego od nich nie kupiłeś ani nie prosiłeś o informacje.
Robocalls
Dzięki technologii telemarketerzy stali się bardziej wydajni. Zamiast wykorzystywać ludzi do wykonywania tysięcy połączeń, mogą teraz używać automatycznych systemów wywołujących. Systemy te wykorzystują nagrane wiadomości zamiast rzeczywistej rozmowy. Czasami poproszą cię o naciśnięcie numeru, abyś mógł zostać usunięty z tej listy.
Oszustwa
Znaczna część niechcianych połączeń to oszustwa. Na przykład częstym oszustwem jest podszywanie się pod bank lub firmę obsługującą karty kredytowe. Celem jest zmuszenie Cię do zapłacenia wyimaginowanej opłaty za opóźnienie lub opłatę manipulacyjną.
Odmianą tego oszustwa jest udawanie, że użytkownik jest winien pieniądze Urzędowi Skarbowemu lub innej agencji rządowej. Oszuści zazwyczaj żądają zapłaty w postaci przedpłaconych kart podarunkowych lub przelewów pieniężnych, których nie można śledzić.
Czasami natomiast szukają informacji, a nie pieniędzy. Ich celem są dane do logowania do konta bankowego, hasła lub inne informacje poufne.
Niepokojenie
Tego typu połączenia nie stanowią znaczącej części niechcianych połączeń, ale mimo to warto o nich wspomnieć. Te rozmowy mają zazwyczaj charakter osobisty i są skierowane przeciwko pracownikowi. Na przykład zły były małżonek może wielokrotnie dzwonić w godzinach pracy, aby przerwać dzień. Ten rodzaj nękania jest emocjonalnym i psychicznym obciążeniem dla Twoich pracowników. Może poważnie wpłynąć na ich produktywność i zagrozić ich zdolności do wykonywania pracy.
Połączenia anonimowe
Twoją pierwszą myślą może być blokowanie połączeń anonimowych. Chociaż może to być korzystne dla indywidualnego użytkownika, nie jest to opłacalna opcja dla większości firm. Co się stanie, jeśli klient lub partner zadzwoni do Ciebie z numeru, którego Twój system nie rozpoznaje? Ryzyko braku odebrania połączeń znacznie przewyższa stracony czas spowodowany niechcianymi telefonami. Dlatego samo blokowanie anonimowych połączeń nie jest dobrym rozwiązaniem.
Jak blokować połączenia VoIP
Identyfikator dzwoniącego
Pierwszą linią obrony przed niechcianymi połączeniami jest identyfikator dzwoniącego. To świetna opcja dla pracowników, którzy nie kontaktują się regularnie z klientami (sprzedaż, pomoc techniczna itp.). Jeśli odbierzesz prawidłowe połączenie z numeru, którego nie rozpoznajesz, prawdopodobnie zostawi wiadomość głosową. Zawsze możesz oddzwonić później.
Niestety, istnieją sposoby obejścia tego problemu, w tym fałszowanie identyfikatora dzwoniącego. Oszuści mogą wyświetlać na ekranie inny identyfikator dzwoniącego niż numer, z którego dzwonią. Wiele osób odbiera takie telefony, ponieważ widzą znajomy lub lokalny numer kierunkowy.
Do Not Call Registry
Inną opcją jest zarejestrowanie swojego numeru telefonu w krajowym rejestrze Do Not Call. Twoja rejestracja nigdy nie wygasa, a wiele osób zauważa spadek liczby niechcianych połączeń. Jednak organizacje i firmy, które wcześniej były z Tobą powiązane, nadal mogą do Ciebie dzwonić. Jednocześnie nie powstrzymuje to również oszustów ani nielegalnych firm.
Złóż skargę do FTC
Problem połączeń automatycznych i połączeń spamowych urósł do tego stopnia, że organy regulacyjne rozważają podjęcie kroków prawnych przeciwko firmom. Ale jak dobrze wiesz, te procesy mogą trwać bardzo długo. Dopóki firma nie zostanie zamknięta przez prawo, nadal będziesz od nich otrzymywać telefony.
Jak blokować połączenia VoIP na poziomie indywidualnego użytkownika
Smartfony
Jeśli posiadasz smartfon – urządzenie z systemem iOS lub Android – w różnych aplikacjach dostępne są opcje blokowania niechcianych połączeń. Domyślne aplikacje do połączeńw obu systemach mogą również blokować określone numery. Dodatkowo posiadają opcję ostrzegania o potencjalnych oszustwach, zanim jeszcze odbierzesz telefon.
Usługi operatora
Większość głównych operatorów filtruje lub blokuje niechciane połączenia. Możesz skorzystać z ich czarnych list, aby upewnić się, że automatyczne połączenia telefoniczne i połączenia spamowe do Ciebie nie dotrą.
Jak blokować połączenia VoIP na poziomie firmy
Jeśli posiadasz telefony VoIP,świetną opcją jest NoMoRoBo. Aplikacja oferuje zarówno bezpłatne, jak i płatne plany blokowania połączeń automatycznych. Usługa identyfikuje je skanując czarną listę znanych numerów telefonów. Możesz wtedy zdecydować o przekierowaniu połączenia do poczty głosowej lub odebraniu go. Dodatkowo chroni również przed wiadomościami tekstowymi.
Użyj IVR
Korzystanie z systemu interaktywnej odpowiedzi głosowej jest dobrą metodą blokowania połączeń VoIP. Jest to szczególnie ważne w przypadku połączeń automatycznych, ponieważ nie zostanie wybrana żadna z opcji. Telemarketerzy i oszuści również się rozłączą, ponieważ nie chcą tracić czasu.
Przyszłość – AI
Technologia oparta na sztucznej inteligencji prawdopodobnie wygra walkę z połączeniami spamowymi w przyszłości. Wiele firm programistycznych pracuje nad sposobami identyfikowania i przekierowywania połączeń spamowych. Mogą one analizować połączenia na podstawie pochodzenia, wzorów numerów i innych czynników. Ale do tego czasu metody, które mamy dzisiaj, powinny wystarczyć.
Świadomość i szkolenie pracowników
Innym sposobem na ograniczenie niechcianych połączeń jest uświadamianie użytkownikóworaz ich szkolenie. Upewnij się, że Twoi pracownicy wiedzą,abynie odbierać telefonów z nieznanych numerów. O ile nie pracujesz w działach sprzedaży lub wsparcia, nie ma powodu, aby odpowiadać na takie telefony.
Poniższe wskazówki mogą pomóc w zarządzaniu niechcianymi połączeniami:
- Nawet jeśli w wiadomości jest taka prośba, nie naciskaj żadnej cyfry, aby usunąć Cię z ich list. Potwierdza to tylko, że Twój numer działa.
- Nie trać czasu na rozmowę z dzwoniącym ani nie próbuj go przekonać, aby nie dzwonił później. Najlepszą opcją jest zawsze rozłączanie się.
- Blokuj poszczególne numery, jeśli wiesz, że są to połączenia spamowe. Korzystaj również z białych lub czarnych list, aby zarządzać połączeniami na podstawie znanych numerów.
- Nie klikaj niechcianych wiadomości w e-mailu lub skrzynce tekstowej. Są one często wykorzystywane jako część większych oszustw w celu identyfikacji pracowników firmy lub organizacji.
- Nigdy nie podawaj przez telefon poufnych informacji, które obejmują dane klientów lub dane finansowe, hasła, a nawet adresy e-mail.
- Pamiętaj o zgłaszaniu takich połączeń do odpowiedniego działu lub zespołu. W razie potrzeby zawsze mogą podjąć dalsze działania.
- Odpowiedzialnie korzystaj z mediów społecznościowych i nie publikuj numerów służbowych w Internecie. Im mniej osób zna Twój numer, tym jest on bezpieczniejszy.
Wiedza o tym, jak blokować połączenia VoIP, może pomóc w uniknięciu spamu i łatwiejszej organizacji dnia. Odwiedź VoIPstudio, aby dowiedzieć się więcej o VoIP.
