VoIP szybko staje się popularną nazwą, ale niewiele osób rozumie, jak działa ta technologia. Dla przeciętnego człowieka mówienie o VoIP oznacza przedzieranie się przez akronimy i tajemnicze terminy, takie jak SIP i UC. Nic dziwnego, że wszyscy są zdezorientowani!
Jeśli Twoja firma rozważa przejście na VoIP, ale nie wiesz o tym zbyt wiele, jesteś we właściwym miejscu. Czytaj dalej, aby uzyskać szczegółowe informacje na temat działania technologii VoIP.
Co to jest VoIP?
VoIP odnosi się do zestawu standardów, które umożliwiają ludziom wykonywanie połączeń głosowych przez Internet zamiast korzystania z usług firmy telefonicznej. VoIP jest również powszechnie znany jako telefonia internetowa. Dostawcy usług mogą wdrażać VoIP na wiele sposobów. Istnieje wiele standardów, chociaż SIP jest najbardziej powszechnym protokołem.
Ludzie zaczęli przechodzić na VoIP, ponieważ był tańszy niż tradycyjne systemy telefoniczne. Pozwala także użytkownikom na wykonywanie połączeń, nawet jeśli nie mają usługi telefonicznej. Wszystko czego potrzebujesz to połączenie internetowe i urządzenie, które może wykonywać połączenia VoIP.
Jak działa VoIP?
Teraz, gdy już wiesz, czym jest VoIP, nadszedł czas, aby zrozumieć podstawy tej technologii.
VoIP działa poprzez konwersję sygnałów głosowych na cyfrowe pakiety danych. Po tej konwersji te pakiety danych są nie do odróżnienia od jakichkolwiek innych danych, takich jak e-maile, zdjęcia lub wideo. Oznacza to, że mogą być przesyłane przez sieci komputerowe bez potrzeby dodatkowej infrastruktury, takiej jak przewody miedziane. Gdy pakiety danych dotrą do miejsca docelowego, są ponownie składane i konwertowane z powrotem na sygnały głosowe dla drugiego użytkownika.
Typowy system VoIP składa się z wielu elementów, ale użytkownik końcowy rzadko widzi jakiekolwiek ruchome części. Doświadczenie użytkownika z VoIP nie różni się od korzystania z typowego telefonu stacjonarnego. Nawet telefony stacjonarne wyglądają niezwykle podobnie. Jednak VoIP oferuje dodatkowe korzyści, ponieważ nie potrzebujesz telefonów do wykonywania połączeń. Użytkownicy mogą wykonywać i odbierać połączenia VoIP za pośrednictwem komputerów, smartfonów, tabletów i wielu innych urządzeń podłączonych do Internetu.
Rodzaje systemów VoIP
Zanim przemysł VoIP osiągnął dojrzałość, istniało wiele konkurencyjnych standardów i alternatyw dla internetowych połączeń głosowych. Obecnie protokół inicjowania sesji (SIP) jest standardem branżowym i jest najczęściej używany przez dostawców. Istnieją dwie opcje dla organizacji biznesowych rozważających VoIP. Pierwszą opcją jest skorzystanie z hostowanego zewnętrznego dostawcy usług VoIP. Drugą opcją jest zakup i użytkowanie łączy SIP trunk wraz ze sprzętem IP-PBX.
SIP Trunking
Tradycyjny biznesowy system telefoniczny składa się z prywatnej centrali telefonicznej (PBX) i indywidualnych linii telefonicznych. Cały system jest połączony z lokalną firmą telefoniczną za pomocą infrastruktury fizycznej i nazywa się trunkingiem. Sprzęt PBX umożliwia organizacji współdzielenie zestawu linii telefonicznych między pracownikami. W ten sposób firma nie musi kupować osobnych linii dla każdego pracownika.
SIP trunking jest podobny, z tą różnicą, że nie ma fizycznego połączenia między firmą a usługodawcą. Trunk to połączenie wirtualne w sieci danych. Centrala PBX może obsługiwać połączenia internetowe i dlatego jest określana jako IP-PBX. Pozostała część systemu składa się z szeregu telefonów stacjonarnych, urządzeń mobilnych, komputerów i tabletów.
SIP trunking oferuje znaczną przewagę nad tradycyjnym systemem PBX. W przypadku telefonów stacjonarnych firmy muszą kupować pnie w określonych ilościach. Jeden trunk może obsłużyć 23 kanały głosowe. Firmy muszą więc kupować je w wielokrotnościach 23, nawet jeśli potrzebują tylko 35 kanałów. Łącza SIP nie mają takich ograniczeń. Organizacja może zakupić dokładnie tyle linii, ile potrzebuje.
Hostowany VoIP
Hostowana usługa VoIP znacznie różni się od korzystania z łączy SIP trunk. Po pierwsze, firma nie musi kupować żadnych licencji na sprzęt ani oprogramowanie. W lokalu nie ma w ogóle sprzętu. Usługodawca świadczył usługi telefoniczne przez Internet na rzecz klienta biznesowego. Zajmują się konfiguracją infrastruktury, jej utrzymaniem oraz okresowymi aktualizacjami.
Hostowany VoIP jest również nazywany Cloud VoIP, ponieważ usługi są świadczone przez Internet. Administratorzy w organizacji mogą wprowadzać zmiany w funkcjach dostępnych dla użytkowników za pośrednictwem internetowego pulpitu nawigacyjnego. Nowe funkcje i linie telefoniczne można dodawać w mgnieniu oka. Nie trzeba czekać, aż technik zainstaluje fizyczny sprzęt lub okablowanie.
Hostowany VoIP szybko stał się popularny, zwłaszcza wśród małych i średnich firm. Każda organizacja, która nie dysponuje wewnętrzną wiedzą specjalistyczną do konfigurowania systemu i zarządzania nim, może zdecydować się na hostowaną technologię VoIP. Nawet większe organizacje wybierają tę alternatywę, ponieważ pozwala ona ich pracownikom skupić się na bardziej produktywnych zadaniach.
Czy VoIP jest drogi?
Ogólnie rzecz biorąc, VoIP jest znacznie tańszy niż korzystanie z tradycyjnych linii telefonicznych. Istnieją jednak różnice w kosztach między hostowanymi łączami VoIP i SIP. Ten ostatni jest zwykle droższy i wymaga więcej czasu na konfigurację. Firma może rozpocząć korzystanie z hostowanych usług VoIP w ciągu godziny, nawet bez karty kredytowej, na okres próbny!
Oczywiście dla firm istnieją kwestie związane z kosztami. Hostowany system VoIP może kosztować od 40 do 200 PLN za linię, w zależności od planu i wybranych funkcji. Porównanie cen między różnymi dostawcami może być dość trudne. Niektóre usługi pobierają stałą opłatę za użytkownika, podczas gdy inne dodają opłaty za określone funkcje premium. Firmy mogą również wybierać między nielimitowanymi planami telefonicznymi a pakietami minut do określonych miejsc docelowych. Istnieją również opcje płatności na bieżąco.
Łącza SIP na początku mogą kosztować znacznie więcej. Wymaga to znacznych inwestycji, zwłaszcza jeśli firma chce za jednym razem wymienić cały system telefonii służbowej. Wymaga sprzętu (IP-PBX, routery, firewalle, switche itp.) oraz serwerów VoIP. Ponieważ firma kontroluje system, potrzebni są również eksperci, którzy potrafią rozwiązać problemy i utrzymać optymalną funkcjonalność.
Co jest potrzebne firmie, aby korzystać z VoIP?
Z perspektywy pojedynczego użytkownika nie potrzebujesz nic więcej niż szybkie łącze internetowe i urządzenie zdolne do wykonywania połączeń VoIP. Jednak z biznesowego punktu widzenia wdrożenie systemów telefonicznych VoIP wiąże się z określonymi wymaganiami.
Infrastruktura sieci
Większość firm ma już solidne i szybkie łącze internetowe do podstawowych narzędzi korporacyjnych. Jednak Twoja istniejąca sieć może nie mieć przepustowości wystarczającej do obsługi dodatkowego ruchu głosowego. W niektórych przypadkach organizacje muszą uaktualnić lub nawet dodać drugą linię do obsługi VoIP.
Ponadto starsza infrastruktura sieciowa, taka jak routery i przełączniki, może nie obsługiwać VoIP. Czasami wystarczy aktualizacja oprogramowania układowego. Ale innym razem organizacje muszą wymienić starzejący się sprzęt.
Telefony IP
Potrzebujesz także urządzeń do wykonywania połączeń. Tutaj błyszczy VoIP. Większość organizacji używa kombinacji telefonów stacjonarnych, komputerów i urządzeń przenośnych do wykonywania połączeń.
Oznacza to, że nie musisz kupować telefonów IP dla każdego pracownika. Pracownicy, którzy muszą często podróżować lub pracować z domu, mogą zdecydować się na używanie smartfonów z aplikacją VoIP do wykonywania połączeń. Kierownictwo może potrzebować najwyższej klasy telefonów stacjonarnych z najlepszymi funkcjami. Pracownicy, którzy są zawsze przy swoich biurkach, mogą używać swoich laptopów z zestawem słuchawkowym.
Możliwe jest również, aby użytkownicy mieli kombinację urządzeń podłączonych do tego samego numeru. Mogą nawiązywać i odbierać połączenia z dowolnego z tych urządzeń w zależności od lokalizacji lub potrzeb. Pracownicy mogą również skonfigurować swoje konta tak, aby połączenia przychodzące dzwoniły na wszystkich urządzeniach jednocześnie lub dzwoniły kolejno na każdym urządzeniu, aż do odebrania połączenia.
Systemy VoIP są bardziej elastyczne niż tradycyjne systemy telefoniczne dla przedsiębiorstw. Można je również skalować w górę lub w dół w zależności od wymagań biznesowych. Możesz dodawać nowe numery, linie i użytkowników bez czekania na technika. Pozwala firmom zwiększać wydajność, aby poradzić sobie z nagłymi skokami popytu. Działa to również w drugą stronę. Zawsze możesz usunąć linie, jeśli ich nie potrzebujesz.
Sprzedawcy VoIP również nie blokują klientów umowami. Zawsze możesz zmienić usługodawcę, jeśli znajdziesz lepszą alternatywę. Nie musisz czekać do wygaśnięcia umowy ani nawet do końca miesiąca.
Jaki jest najlepszy system VoIP dla firm?
Częstym pytaniem właścicieli i menedżerów firm jest wybór najlepszego rozwiązania dla ich biura. Niestety, nie ma jednej dobrej lub złej odpowiedzi. Najlepsza opcja dla każdej firmy zależy od jej wymagań, a nawet okoliczności. To, co działa w Twojej firmie, może nie być odpowiednie dla kogoś innego. Jednocześnie może się okazać, że usługa, która działała dobrze przez lata, już nie pasuje, ponieważ zmieniły się Twoje potrzeby biznesowe.
Ogólnie rzecz biorąc, małe i średnie firmy w przeszłości wybierały hostowany VoIP ze względu na jego niski koszt i bezobsługową strukturę. Większe organizacje, które wolą kontrolować swoje systemy telefoniczne, od dawna polegają na łączach SIP. Jednak w branży coś się zmienia. Usługa Cloud VoIP staje się coraz bardziej popularna, ponieważ dostawcy rozwijają działalność.
Skoro już wiesz, jak działa technologia VoIP, może spróbujesz jej w swojej firmie? Zarejestruj się już dziś na bezpłatny 30-dniowy okres próbny, karta kredytowa nie jest wymagana!
