Połączenia konferencyjne stały się podstawową funkcją telefonu dla firm. Mogą korzystać z połączeń konferencyjnych audio lub wideo do spotkań z klientami, prezentacji, seminariów szkoleniowych i wielu innych celów. Chociaż była dostępna z telefonami stacjonarnymi PSTN, funkcja ta była droga i tylko duże organizacje mogły sobie z niej pozwolić. Podobnie jak wiele innych aspektów komunikacji głosowej, VoIP usprawnił funkcję połączeń konferencyjnych i uczynił ją bardziej dostępną dla przedsiębiorstw.
Połączenia trójstronne a połączenia konferencyjne
Czy jest różnica między połączeniami trójstronnymi a połączeniami konferencyjnymi? Z technicznego punktu widzenia połączenia trójstronne stanowią podzbiór połączeń konferencyjnych, w których jest maksymalnie trzech uczestników. Z drugiej strony, większość dostawców usług oferuje usługi połączeń konferencyjnych, w których liczba uczestników może wynosić od 4 do 30 osób. Jest to najprostsza forma połączeń konferencyjnych, w wielu przypadkach dostępna również dla użytkowników domowych.
Połączenia trójstronne są łatwiejsze do zainicjowania niż typowe połączenie konferencyjne. Funkcja została zaprojektowana w taki sposób, aby użytkownik mógł zamienić zwykłe połączenie telefoniczne w połączenie trójstronne za pomocą kilku naciśnięć przycisków. Ogólnie rzecz biorąc, połączenia trójstronne są zwykle rozmowami spontanicznymi i nie są konfigurowane z wyprzedzeniem. Jest to przydatne w sytuacjach, gdy dzwoniący zdają sobie sprawę, że potrzebują osoby trzeciej, aby uzyskać określone informacje czy podjąć decyzje.
Natomiast większość połączeń konferencyjnych jest konfigurowana i planowana z wyprzedzeniem. Firmy wykorzystują połączenia konferencyjne jako substytut spotkań osobistych, zwłaszcza gdy uczestnicy są rozproszeni po różnych biurach lub krajach. Gospodarz często może udostępniać swój ekran innym. Wiele połączeń konferencyjnych zawiera również komponent wideo, a niektórzy uczestnicy mogą zdecydować się na użycie dźwięku tylko wtedy, gdy ich urządzenie nie obsługuje kamery.
Jak inicjować połączenia trójstronne za pomocą VoIP
Metoda zamiany zwykłego połączenia na połączenie trójstronne będzie się różnić w zależności od dostawcy usług i rzeczywistego urządzenia. Użytkownicy mogą wykonywać połączenia trójstronne z większości urządzeń, w tym smartfonów, telefonów stacjonarnych SIP i komputerów. Jednak ta możliwość może być ograniczona na niektórych urządzeniach ze względu na plan usług lub inne względy.
Ogólnie rzecz biorąc, użytkownik może dodać trzeciego uczestnika do zwykłego połączenia, wykonując następujące czynności:
- Zawieś pierwsze połączenie (niektóre telefony mają dedykowane przyciski, podczas gdy inne polegają na określonych kombinacjach klawiszy )
- Po odebraniu możesz z nim porozmawiać przed dodaniem go do oryginalnego połączenia
- Jeśli nowy uczestnik nie odbierze zawsze możesz wrócić do pierwszego połączenia
Jaki jest koszt?
Koszt połączeń trójstronnych będzie zależał od wielu czynników. Dzięki VoIP rozmowy między pracownikami tej samej firmy są bezpłatne, ponieważ nie korzystają oni z sieci publicznej. Jeśli połączenie trójstronne obejmuje uczestników w firmie, usługodawca może w ogóle nie pobierać opłat. Ale jeśli jedna ze stron jest połączeniem zewnętrznym, możesz ponieść opłaty za połączenia zamiejscowe. W większości przypadków dostawcy domyślnie uwzględniają tę funkcję w większości planów usług. Mogą jednak mieć również specjalne plany, w których takie połączenia są wykluczone i kosztują dodatkowe.
Kiedy używać połączeń trójstronnych z VoIP?
Połączenia trójstronne są przydatne w różnych sytuacjach. Pracownicy mogą korzystać z tej funkcji, aby udostępniać informacje wielu członkom zespołu jednocześnie. Przedstawiciele obsługi klienta mogą zamienić zwykłą rozmowę ze zirytowanym klientem na rozmowę trójstronną z menedżerem w celu rozwiązania problemów. Agenci wsparcia technicznego mogą eskalować problemy do przełożonego, nie przerywając rozmowy, aby udzielić dodatkowych informacji.
Połączenia trójstronne pozwalają kontrolować, kiedy osoba trzecia dołącza i opuszcza z połączenie. Możesz dodać osobę, gdy potrzebujesz dodatkowych danych i kontynuować rozmowę z pierwszym uczestnikiem po jego opuszczenie. W zależności od funkcji oferowanych przez usługodawcę można również przełączać się między połączeniem konferencyjnym a drugim połączeniem.
Istnieje kilka sytuacji, w których połączenie trójstronne jest bardziej odpowiednie niż zwykły mostek konferencyjny używany przez firmę. Załóżmy, że masz zespół projektowy odpowiedzialny za uruchomienie nowej strony internetowej firmy z trzema osobami. Zespół korzysta z mostka konferencyjnego do organizowania cotygodniowych spotkań, aby zapewnić aktualizacje statusu i utrzymać wszystkich na bieżąco. Z drugiej strony, rozmowy trójstronne są przydatne, gdy dwóch członków rozmawia i z jakiegoś powodu potrzebuje wkładu od trzeciego użytkownika.
Weźmy inny przykład. Załóżmy, że rozmawiasz przez telefon z pracownikiem działu marketingu o nowej inicjatywie. W trakcie rozmowy zdajesz sobie sprawę, że potrzebujesz kogoś z księgowości do analizy kosztów i korzyści. Możesz łatwo dodać konkretną osobę do istniejącego połączenia, omówić sprawę i kontynuować rozmowę z pierwszym pracownikiem po jego odejściu. Połączenia trójstronne to kolejny przykład tego, jak VoIP może pomóc Ci zaoszczędzić czas i zwiększyć produktywność.
