Za popularność technologii VoIP odpowiada między innymi jej elastyczność i możliwość dopasowania. Hostowany system VoIP może zostać dopasowany do potrzeb przedsiębiorcy prowadzącego niewielką firmę we własnym garażu lub do wymagań wielkiej korporacji, posiadającej filie w wielu regionach kraju. Podczas gdy dostawcy usług zazwyczaj kierują swoją ofertę do konkretnego segmentu rynku, operatorzy telefonii VoIP często obsługują zarówno klientów prywatnych, jak i firmy.
Elastyczność VoIP obejmuje również inne funkcje systemu telefonicznego. Użytkownik może na przykład wybrać dowolny rodzaj urządzenia do odbierania połączeń przychodzących – od specjalnego telefonu VoIP do aplikacji softphone na urządzeniu mobilnym. Przedsiębiorstwa korzystające z systemu VoIP również mogą zakupić wiele rodzajów sprzętu w zależności od swoich potrzeb. Firma może zakupić np. kilka telefonów stacjonarnych SIP dla kluczowych pracowników oraz jeden lub dwa zestawy konferencyjne do prowadzenia spotkań wirtualnych, a pozostałym pracownikom udostępnić aplikację softphone na ich prywatnych urządzeniach mobilnych.
Co to jest konsola recepcjonisty VoIP?
Choć nie są tak powszechne jak aplikacje softphone czy telefony stacjonarne, specjalne moduły sprzętowe i oprogramowania zdobywają popularność w świecie systemów telefonicznych dla przedsiębiorstw. Użytkownikom biznesowym z pewnością nieobce jest pojęcie konsoli recepcjonisty. W tradycyjnym modelu przedsiębiorstwa to fizyczny sprzęt, który służy do tak zaawansowanych zadań jak przekazywanie połączeń.
Konsola recepcjonisty VoIP działa na podobnej zasadzie i ma na celu ułatwienie recepcjonistom zarządzania bieżącymi połączeniami. W wielu branżach pracownicy są zastępowani przez rozwiązania zautomatyzowane, a jednak całkiem sporo przedsiębiorstw zatrudnia recepcjonistów do obsługi połączeń telefonicznych. Jest to szczególnie powszechne w siedzibach firm i biurach dyrektorów wykonawczych. Podczas gdy zwykły telefon VoIP zapewnia doskonałą funkcjonalność w porównaniu ze sprzętem analogowym, konsola recepcjonisty jest opracowana specjalnie z myślą o recepcjonistach i/lub asystentach administracyjnych.
Jak to działa?
Konsola recepcjonisty to nowość w branży, jednak niektórzy uznani dostawcy mają już to rozwiązanie w swojej ofercie. Niektóre rodzaje konsol wymagają zakupu specjalistycznego sprzętu, jednak większość opiera się na oprogramowaniu i są opracowywane z wykorzystaniem standardowych protokołów, takich jak SIP. Konsola może zostać zainstalowana na systemach SIP trunk firmy lub wykorzystana jako część portfolio dostawcy usługi hostingowej. Niektóre konsole posiadają nawet system dostępu dla użytkowników słabowidzących.
Głównym zadaniem konsoli recepcjonisty jest skrócenie czasu, jaki użytkownik musi poświęcić na każdą rozmowę. Recepcjonista może korzystać z funkcji konsoli za pomocą zestawu słuchawkowego lub innych, wybranych akcesoriów. Wiele systemów tego rodzaju jest kompatybilnych z szerokim zakresem oprogramowania IP PBX, które można zainstalować na zwykłym telefonie stacjonarnym SIP. Użytkownik może nawet przenieść swój profil na wiele urządzeń należących do danej firmy.
Funkcje konsoli recepcjonisty
Baza danych książki adresowej
Zintegrowana książka adresowa jest jedną z podstawowych funkcjonalności konsoli recepcjonisty. Książka adresowa to baza danych zawierająca numery telefonu wszystkich pracowników danej firmy oraz inne informacje na ich temat. Takie bazy danych zawierają o wiele więcej informacji na temat każdego pracownika niż starsze konsole przy analogowych ustawieniach.
Recepcjonista ma wgląd w takie szczegóły, jak nazwisko, pozycja, dział, adres e-mail, numer wewnętrzny DID, a nawet bezpośredni przełożony lub zespół, w skład którego wchodzi dany pracownik. Recepcjonista ma również dostęp do statusu numerów wewnętrznych, tj. czy dany pracownik aktualnie rozmawia przez telefon, czy jest wolny itp.
Zarządzanie połączeniami i przekazywanie rozmów
Recepcjonista może korzystać z konsoli, aby przekazać połączenie, zawiesić je lub wykonać inne zadanie związane z zarządzaniem połączeniami. Niektórzy operatorzy oferują na przykład ulepszoną funkcję zawieszania połączeń. Recepcjonista nie musi sprawdzać co chwilę, czy zajęty numer nie jest już dostępny – system przekaże połączenie do odbiorcy, gdy linia się zwolni. Zanim to nastąpi, połączenie będzie zawieszone. Możliwe jest odtwarzanie muzyki w tle lub pozostawienie dzwoniącemu wyboru pozostania na linii, przekierowania na pocztę głosową lub przekierowania połączenia z powrotem do recepcjonisty.
Wsparcie platformy w wielu językach
Biorąc pod uwagę globalny charakter wiekszości firm, konsole recepcjonisty są przeważnie dostepne w wielu wersjach językowych. Użytkownik może zmieniać ustawienia języka w zależności od potrzeb. Konsole są również kompatybilne z wieloma platformami i oprogramowaniem. Dana firma może więc korzystać z konsoli opartej na oprogramowaniu niezależnie od posiadanego systemu IP PBX. Większość konsoli może działać na urządzeniach wyposażonych w systemy operacyjne Windows, Mac i Linux. Niektóre mogą nawet działać przez przeglądarkę internetową!
Użytkownicy technologii VoIP w jej wczesnej erze nie dysponowali tyloma możliwościami. Większość firm inwestuje w VoIP w ramach oszczędności. Dostawcy usług VoIP oferują dziś o wiele więcej specjalistycznych usług. Firmy mają dostęp do wielu rodzajów oprogramowania dedykowanego, takiego jak konsole recepcjonisty lub oprogramowanie call-center z zaawansowanymi funkcjami.
