Hostowana technologia VoIP oferuje wiele korzyści dla przedsiębiorstw, takich jak obniżenie miesięcznych kosztów i zapewnienie elastycznego systemu telefonicznego. Organizacje i ich użytkownicy czekają jednak na odkrycie wielu ukrytych korzyści. Technologia ta oferuje sporo funkcji, które mogą być ukryte, ale mogą mieć duży wpływ.
ZAAWANSOWANE PRZEKIEROWYWANIE POŁĄCZEŃ
Technologia VoIP umożliwia przedsiębiorstwom wdrażanie routingu lub przekazywania połączeń w oparciu o reguły. Wiele z tych funkcji było dostępnych w tradycyjnych centralach PBX opartych na PSTN. Były one jednak dostępne tylko dla organizacji, które mogły sobie pozwolić na opłacenie składki za takie zastosowania. VoIP udostępnia te narzędzia małym firmom, wykonawcom, przedsiębiorcom, a nawet osobom fizycznym.
Czy wiesz na przykład, że możesz przekierowywać połączenia na więcej niż tylko pocztę głosową lub numery telefonów w organizacji? VoIP może nie tylko przekazywać połączenia na telefon komórkowy lub urządzenie zewnętrzne, ale może to robić bez wiedzy osoby dzwoniącej, co dzieje się za kulisami. Na szczęście dla użytkowników konfiguracja nie wymaga specjalistycznej wiedzy ani czasochłonnych procesów. W większości przypadków wystarczy zmienić niektóre ustawienia za pomocą internetowego pulpitu nawigacyjnego.
KONFIGUROWANIE PODSTAWOWYCH REGUŁ PRZEKAZYWANIA POŁĄCZEŃ
Zanim zagłębisz się w zaawansowane konfiguracje oferowane przez VoIP, warto zapoznać się z niektórymi podstawowymi regułami dostępnymi domyślnie. Częstą sytuacją w firmie jest to, że połączenie pozostaje bez odpowiedzi. Możesz też otrzymać telefon, gdy już z kimś rozmawiasz. Co stanie się z połączeniami w przypadku awarii połączenia internetowego lub sieci wewnętrznej?
Użytkownicy mogą ustawić proste zasady dla takich podstawowych sytuacji. Zasady te mogą się różnić w zależności od potrzeb pracownika. Nie muszą być takie same dla wszystkich w zespole, biurze czy dziale. Oczywiście administratorzy mogą skonfigurować podobne reguły dla całej organizacji lub poszczególnych działów.
INDYWIDUALNE ZASADY PRZEKAZYWANIA POŁĄCZEŃ
W zależności od funkcjonalności oferowanych w Twoim systemie, użytkownicy mogą stworzyć dowolną liczbę reguł obsługi połączeń przychodzących. Możesz kategoryzować połączenia na podstawie tego, kto dzwoni, pory dnia lub tygodnia, w godzinach pracy lub poza nimi itp. Gdy system odpowiednio zidentyfikuje i kategoryzuje połączenie, możesz zdecydować, co się z nim stanie. Możesz na przykład przekierować rozmówcę na pocztę głosową, ale dopiero po uprzednim zadzwonieniu na numer telefonu kolegi.
Niestandardowe reguły przekazywania połączeń mogą być proste lub złożone, w zależności od sytuacji. Pracownik działu księgowości może nie potrzebować więcej niż kilku niestandardowych reguł, podczas gdy menedżer sprzedaży może potrzebować większej elastyczności i szczegółowej kontroli nad połączeniami przychodzącymi. Ten ostatni może zamiast tego chcieć, aby w godzinach pracy dzwoniono do zespołu pomocy technicznej lub aby dzwoniły połączenia z określonych numerów na jego urządzenie mobilne. Użytkownicy mogą również wyłączyć te niestandardowe reguły w razie potrzeby. W ten sposób zachowujesz kontrolę nad tym, kiedy i w jaki sposób system kieruje połączenia.
Przekazywanie „wiele do jednego”.
Jedną z najczęstszych opcji przekazywania połączeń jest przesyłanie ich do wielu urządzeń podłączonych do tego samego konta/numeru telefonu. Załóżmy, że pracownik ma telefon stacjonarny, urządzenie mobilne i czasami w ciągu dnia pracuje w biurze klienta. Użytkownik może ustawić regułę, dzięki której połączenia przychodzące w godzinach pracy będą automatycznie przekazywane na urządzenie mobilne.
Ale nie musisz na tym poprzestawać, ponieważ VoIP pozwala pójść jeszcze dalej. Możesz skonfigurować reguły tak, aby połączenia przychodzące trafiały najpierw na telefon stacjonarny, następnie na urządzenie mobilne, jeśli nikt nie odbiera, a na końcu na pocztę głosową. Cecha ta jest ogólnie nazywana pierścieniem sekwencyjnym. Z drugiej strony reguła może również sprawić, że wszystkie urządzenia będą dzwonić jednocześnie w przypadku połączeń przychodzących. Nazywa się to pierścieniem jednoczesnym.
PRZEŁĄCZANIE AWARYJNE I TWORZENIE KOPII ZAPASOWYCH
Jak widać, niestandardowe reguły przekierowywania połączeń są niezwykle przydatne do skutecznej obsługi połączeń przychodzących dla osób prywatnych. Ale zapewnia to również korzyści dla organizacji jako całości. Część zarządzania kryzysowego obejmuje planowanie ciągłej komunikacji przez cały czas trwania sytuacji awaryjnej. Co się więc stanie, gdy podczas śnieżycy stracimy moc w Internecie?
VoIP może się tym zająć za Ciebie. Możesz określić, gdzie mają być przekierowywane połączenia w przypadku wystąpienia katastrofy. Zapewnia również, że możesz zapewnić swoim pracownikom bezpieczeństwo i kontynuować pracę z drugiej lokalizacji bez opóźnień. Niektóre organizacje wolą, aby pracownicy pracowali w drugim biurze, inne zaś decydują się po prostu wysłać ich do domu i stamtąd pracować. Przez cały ten czas dzwoniący nigdy nie będą wiedzieć, że system przekierowuje ich na numer zewnętrzny lub do lokalizacji zewnętrznej. Twoi pracownicy mogą w dalszym ciągu profesjonalnie obsługiwać połączenia telefoniczne i działać normalnie dla wszystkich.
Zaawansowane reguły przekierowywania połączeń pomagają organizacjom wykorzystywać system telefoniczny zgodnie z ich potrzebami. Nie musisz zmieniać sposobu pracy ze względu na ograniczenia systemu telefonicznego.
