Każda osoba, która zarządzała firmowym systemem telefonicznym, zna złożoność związaną z zakupem sprzętu, wdrażaniem, negocjowaniem umów z dostawcami usług itp. Sprawy nie stają się prostsze, gdy system jest już uruchomiony. Rozliczanie, księgowanie i zarządzanie dużą liczbą połączeń międzymiastowych i lokalnych może stać się koszmarem, zwłaszcza jeśli rzeczywiste wykorzystanie znacznie przekracza początkowe szacunki.
Menedżerowie często muszą śledzić rozmowy telefoniczne wykonywane przez członków zespołu – zarówno lokalne, jak i międzymiastowe – aby mieć pewność, że miesięczne rachunki nie są wygórowane. Ponadto usługodawcy często dokonują mylących rozróżnień między połączeniami międzymiastowymi wykonywanymi między określonymi lokalizacjami, połączeniami między biurami w tym samym kraju i połączeniami lokalnymi z numerami zewnętrznymi. Oznacza to, że pracownicy będą musieli dwa razy pomyśleć, zanim zadzwonią do kolegi w innym kraju lub stanie, co utrudnia komunikację i współpracę.
Hostowane VoIP vs. PSTN
Praktycznie każdy dostawca usług hostingowych VoIP oferuje bezpłatne połączenia między biurami, niezależnie od liczby biur i ich lokalizacji. Choć brzmi to zbyt pięknie, aby mogło być prawdziwe (zwłaszcza w porównaniu z wysokimi cenami pobieranymi przez operatorów telefonicznych za ten sam przywilej), bezpłatne rozmowy między biurami to aspekt hostowanej technologii VoIP, która czyni ją bardzo atrakcyjną dla wielu organizacji.
Ściśle mówiąc, ta funkcja sama w sobie nie jest przełomowa, ale łatwość użycia i wdrożenia z pewnością jest. Zazwyczaj operatorzy telekomunikacyjni pobierają od organizacji stałą miesięczną lub roczną opłatę za umożliwienie nieograniczonych rozmów między biurami. Nawet po włączeniu opcji bezpłatne rozmowy można wykonywać tylko z określonych, przypisanych „telefonów służbowych”, a połączenia realizowane z innych urządzeń będą płatne.
Porównaj to z VoIP, gdzie zarówno same połączenia, jak i funkcje umożliwiające ich włączenie są bezpłatne. Dostawcy VoIP mogą to osiągnąć, ponieważ połączenia są kierowane przez Internet lub sieci danych i w żadnym momencie nie łączą się z siecią PSTN. Dzięki temu, że wszystkie lokalizacje biur są podłączone do Internetu (poprzez Wi-Fi, LAN, WAN itp.), pracownicy mogą wykonywać nieograniczone rozmowy ze swoimi współpracownikami z dowolnego numeru telefonu – służbowego lub prywatnego, telefonu komórkowego, stacjonarnego, a nawet komputera.
Zalety bezpłatnych rozmów między biurami
- Skraca czas spędzony na śledzeniu i rozliczeniach: Dzięki VoIP połączenia między biurami są bezpłatne. Menedżerowie lub pracownicy nie muszą zawracać sobie głowy śledzeniem miesięcznego zużycia ani martwić się potencjalnymi rachunkami. Oszczędza to dużo czasu pracowników, który zwykle jest marnowany.
- Zwiększona produktywność: Gdy pracownicy nie będą już musieli myśleć przed skontaktowaniem się ze współpracownikami, komunikacja stanie się szybsza. Zespoły mogą się spotykać i współpracować niezależnie od lokalizacji, a po usunięciu tej bariery praca jest wykonywana szybciej.
- Komunikuj się w dowolnym miejscu i czasie: Połączenia między biurami nie są ograniczone do konkretnego urządzenia lub numeru. Pracownicy mogą dodawać do firmowej książki telefonicznej wszystkie urządzenia/numery, z których regularnie korzystają, dzięki czemu dzwoniący nie muszą zastanawiać się, pod który numer zadzwonić. Nie dotyczy to tylko połączeń głosowych – z użytkownikami można skontaktować się za pośrednictwem czatu głosowego, wiadomości tekstowych lub czatu wideo, ponieważ wszystkie kanały są zintegrowane w jeden system z technologią VoIP.
Czy nadal płacisz wysokie opłaty za połączenia między pracownikami biura? A co w sytuacji, gdy wyjeżdżają za granicę? Czy martwisz się rosnącymi wydatkami w miarę rozwoju Twojej organizacji? Cóż, może to być idealny moment na wypróbowanie hostowanego systemu połączeń VoIP!
